Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

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Bienvenidos a todos a este nuevo artículo, en el que hablaremos de manera general, sobre el diagnóstico en la empresa. Con esto, tendremos las bases para luego hablar, en particular, del diagnóstico para obtener el índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial.

En diferentes artículos hemos comentado sobre el índice IDEAL, que se estima a partir de 4 áreas: foco, mejora continua, control y colaboración.

Esta estimación se obtiene a través del diagnóstico de las áreas, apoyado en la observación, cuestionarios y otros instrumentos, según el caso.

La puntuación para cada área varía desde 0 (que implica ausencia del área) hasta 2,5 (que implica una empresa con el área consolidada).

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

Ejemplo del índice IDEAL

Cómo hacer un diagnóstico en la empresa

Para ir al grano, veamos los pasos principales que puedes realizar para hacer un diagnóstico en la empresa, sin hablar de una herramienta en particular.

Los pasos son al menos 4: hacer las preguntas correctas (según el objetivo que se persiga); buscar respuestas honestas; analizar los resultados y desarrollar planes de acción.

Pasos básicos para hacer un diagnóstico en la empresa

Paso 1 – Haga las preguntas correctas

Para realizar las preguntas correctas, es necesario comenzar por conocer la realidad de la empresa. Su contexto. Una forma fácil es utilizar una plantilla modelo para el diagnóstico empresarial. Tener una guía para no dejar puntos claves por fuera.

En el caso del índice de eficiencia empresarial, se plantean preguntas generales en las 4 áreas. Luego, según el caso, se pueden realizar preguntas específicas para áreas funcionales claves. Esto dependerá, en parte, de la etapa en que se encuentre la empresa.

Paso 2 – Obtenga respuestas honestas

Como sabes, el papel y la plantilla que utilices aceptan cualquier respuesta que nos den al realizar un diagnóstico. Entonces, es fundamental lograr respuestas honestas.

Si somos nosotros mismos los que respondemos, pues no hay más que decir. Pero si son los empleados o colaboradores, debe asegurarte de que lo hagan sin ningún tipo de temor.

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

El buen feedback es clave en procesos de diagnóstico

En tal sentido, si nos apoyamos en colaboradores para el diagnóstico, debe crearse el ambiente apropiado para lograr un feedback de calidad. Solo así podrás aplicar planes de acción pertinentes para avanzar en el índice de eficiencia empresarial.

Paso 3 – Realice el análisis de la información obtenida

Este análisis puede ser cuantitativo y/o cualitativo. Dependerá de cómo se haya recogido la información.

La importancia de solicitar respuestas abiertas a un colaborador, por ejemplo, es que del análisis de su discurso se pueden obtener datos de situaciones que no se obtienen de otra forma.

Por tal motivo, en el paso 1, la selección o formulación de las preguntas debe realizarse con detenimiento, según el objetivo del diagnóstico.

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

El análisis de la información no solo debe ser cuantitativo

Una herramienta de diagnóstico debe tener referencias sobre el deber ser, así que el análisis debería establecer las brechas que puedan existir. Las brechas entre la situación actual y la ideal.

Paso 4 – Desarrolle estrategias y planes de acción

Para mejorar las áreas y subáreas que necesitan de mayor atención y que están con peores desempeños, debes crear planes de acción. Por ello, detectar brechas es un elemento importante.

Los planes pueden ser básicos, pero deben tener cierto rigor y formalidad.

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

Un diagnóstico debe derivar en planes de acción concretos

Como seguramente sabes, existen muchos modelos para el diagnóstico empresarial. Unos formales, propuestos por estándares internacionales. Otros menos formales, pero igualmente útiles para establecer caminos de mejora en las empresas.

Una pyme, en la etapa de funcionamiento regular o estable, difícilmente podrá invertir en evaluaciones por parte de consultores especializados.

Por tal motivo, recomendamos aplicar herramientas básicas y útiles, que permitan aclarar el panorama en ciertos momentos, para reorganizar el esfuerzo y seguir avanzando. Por ello, nuestra propuesta del índice de eficiencia empresarial.

Breves aspectos sobre las preguntas en un diagnóstico

Preguntas correctas:

  • ¿Existen un manual de gestión de la organización?
  • ¿Existe un plan de formación del personal según necesidades?
  • ¿Se analiza el nivel de satisfacción de los clientes?

Las preguntas correctas tienen más de 2 características:

  • Se formulan como interrogación, casi siempre.
  • Son cortas y sencillas.
  • Están orientadas a la búsqueda de evidencia. Esto es clave.
  • Tienen perspectiva de negocio. No se plantean en términos académicos.
  • Apuntan a un área funcional concreta.
  • Emplean términos como: existe, se analiza, utilizan, hacen tal cosa, cuentas con, etc.

Anatomía de un buen cuestionario para un diagnóstico o autodiagnóstico:

Lo ideal es tener un cuestionario ajustado para la empresa, lo que se puede lograr a través de una fase de preparación. Sin embargo, una primera evaluación de las áreas del índice puede ser realizada con base en un grupo de preguntas estándar.

El cuestionario puede contener los siguientes elementos:

  • Área del índice
  • Pregunta
  • Solicitud de evidencia, si aplica (debería ser lo común)
  • Rol responsable
  • Valoración del ítem
  • Observaciones o comentarios
Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

Formato para un cuestionario de diagnóstico en la empresa

Ejemplo de preguntas

Acá compartimos algunas preguntas que pueden ser parte de un diagnóstico, con las que puedes reflexionar sobre tu empresa.

En tal sentido, un ejercicio que te propongo es que definas a qué área del índice puede aplicar la pregunta formulada: foco, mejora continua, control y colaboración.

Observe que las preguntas pueden aplicar a un área del índice; y también ser exploratorias para un área funcional dentro de la empresa.

Las preguntas de ejemplo son las siguientes:

  1. ¿Tienes elaborada una segmentación eficaz del mercado y de los clientes?
  2. ¿Sigues una política de mejora de los productos existentes, y de creación de otros nuevos?
  3. ¿Se mantienen los stocks a un nivel satisfactorio?
  4. ¿Utilizas canales de comercialización específicos para dar salida a los stocks?
  5. ¿Quiénes son tus cinco principales competidores?
  6. ¿El número de clientes está creciendo, está estancado, o está decreciendo?
  7. ¿Qué relación existe con tus principales clientes?
  8. ¿Recibe su empresa quejas de sus clientes?
  9. ¿Ha medido alguna vez el grado de satisfacción global de sus clientes?
  10. ¿En qué se basa tu empresa para tomar decisiones de marketing?
  11. ¿Cómo se fijan las diferentes tareas y responsabilidades de los empleados?
  12. ¿Cómo está la motivación e implicación del equipo que gestiona la empresa?
  13. ¿La comunicación con los empleados, es la idónea?
  14. ¿Cómo se fijan los objetivos y las políticas de la empresa?
  15. ¿Se conoce y controla el coste y margen de cada tipo o línea de producto?
  16. ¿Tiene gastos financieros excesivos?

Las áreas del índice necesitan herramientas de gestión

El éxito de una empresa tiene muchas aristas. Una de ellas es el cómo se organizan las actividades. Lo ideal es que sea fácil de entender y seguir. Que no haya cuellos de botella, desperdicio en tareas y actividades; y que la empresa tenga un arreglo claro vertical y horizontalmente.

Con los componentes del índice IDEAL nos centramos en 4 aspectos o pilares clave en toda organización. Pilares que, si sustentan el cómo se hacen las cosas, aseguran el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

Pilares del índice de eficiencia empresarial (para el diagnóstico en la empresa)

Como se señaló en el artículo “qué es eficiencia según el índice lDEAL”, en general, toda empresa que quiera alcanzar un índice alto, necesita integrar a su sistema de actividades, herramientas de gestión.

Y esto es consistente con la característica clave de una empresa en funcionamiento óptimo, que utiliza herramientas de gestión para manejar indicadores.

De las 4 áreas consideradas en el índice, el “control” y la “colaboración” requieren en particular, el apoyo de un entorno automatizado. Y tal como señalamos en dicho artículo, una opción es la plataforma Platzilla V2.0.

¿Qué logras con una herramienta como Platzilla?

Con Platzilla V2.0 podrás gestionar tu empresa en un ambiente ideal de colaboración y control. Eso fortalecerá las acciones de mejora continua y te mantendrá enfocado.

Es decir, te facilita un ambiente para mejorar el índice de eficiencia de manera sostenida. Además, según sea la empresa, el cliente tendrá la oportunidad de participar en la gestión.

Así que por lo pronto, te invitamos a hacer clic en la siguiente imagen para que nos dejes tus datos. De esta manera podrás enterarte cuando la plataforma salga en producción, que será muy pronto.

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

Formulario para que compartas tus datos. Así te mantendremos informado sobre Platzilla

En próximos artículos hablaremos con más detalle del diagnóstico en la empresa, para cada área del índice de eficiencia empresarial.

¡Hasta pronto!

Artículos en este blog sobre el índice de eficiencia empresarial

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