Riesgos de implantar procedimientos en la empresa. Parte 1

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Riesgos de implantar procedimientos en la empresa, algo que no se suele tener en cuenta y tiene graves consecuencias.

Hola de nuevo queridos empresarios, gestores y emprendedores. Hoy os voy a hablar de algo que nos pasa todos los días. Cada vez más de vosotros os pasáis a la digitalización, modernización, uso de software u otras mejoras. Casi todo pasa por hacer algún tipo de implantación de procedimientos sea formal o no. Hasta ahí todo bien. Lo que no sabemos cuando lo hacemos, son los riesgos de implantar procedimientos en la empresa que asumimos. Casi, casi ha momentos que  el hacer este camino pudiera parecer que estamos caminando por una fina cuerda con riesgo de caer al vacío.

Riesgos de implantar procedimientos en la empresa

Riesgos de implantar procedimientos en la empresa

Los riesgos parten de una base: tu equipo y su vinculación. Hay que hacer ver que nuevos procedimientos no es igual a “perder responsabilidad” o “van a ver mis errores” o ” no voy a poder hacer lo que me daba la gana” o “Pierdo el poder de mi pequeño reinado”. En el artículo anterior tratamos este punto de “convencer” al equipo para que esté alineado con los cambios. Si no lo has leído, te recomiendo la lectura antes de continuar:

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

 Vamos a los riesgos de implantar procedimientos en la empresa. Riesgo 1: Resistencia interna

Este es el riesgo inicial y es uno de los que puede desembocar en el desastre. Si alguien de tu equipo no quiere asumir los riesgos implantar procedimientos en la empresa de ningún tipo, o de su área, por miedo a perder su poder, hará todo lo posible por evitar que esto ocurra.

Esta persona la hemos identificado en un artículo sobre “tipos de clientes” y en concreto el tipo “parásito saboteador”. Sea un cliente externo o interno (vosotros mismos al recibir unos procesos nuevos), esta persona “lobo con piel de cordero” va a hacer todo lo posible para evitar que eso ocurra. Supongo que te imaginas ese perfil y si no, en la mitad de este articulo podrás ver cómo es: “Clases de clientes y cómo tratarlos”

¿Se puede eliminar el riesgo de la persona tóxica?

Depende. Si es quien va a implementar los cambios es más complicado si es el Director de área. Por ejemplo, para implantar procedimientos en nuestro departamento administrativo-financiero, probablemente éstos pasen por usar un software. Siendo así, quien registra las cosas es el asistente y no el director, éste dirá que el sistema es difícil, que se pierde mucho tiempo, etc, etc.

Los trucos para solucionarlo son fáciles. Todos pasan por excusas para evidenciar la facilidad de cambio. Hacer sesiones demo con el Director del área y personas a favor. De esta manera, al ver la facilidad, ya no tendrá esa excusa el asistente. Si siguen habiendo resistencias y por lo tanto riesgos de implementar procedimientos en la empresa, lo mejor es dar un toque de atención rápido, tajante pero EDUCADO y realista. Frases como: “Pepito, esto se va a cambiar, Necesitamos tu colaboración y actitud positiva para resolver los pequeños inconvenientes por el camino. Puedes resolverlos o bloquearte. Si te bloqueas, habrá otra persona para resolverlos. Cuento contigo ¿verdad?

Si la persona tóxica es el responsable del departamento o área y ésta tiene asistentes lo ideal es decir: “vamos a dejar que tu asistente haga el trabajo inicial de registro de información”, todo ello tras haber acordado los pasos en reunión.

El riesgo de personas tóxicas en empresas pequeñas

Si tu empresa es pequeña y es sólo una persona la que lleva esta área, la solución es más tajante: DESPIDO. Te puede pasar como en el ejemplo de la empresa Quimiland (para ver hacer click en: procedimientos de una empresa: optimizar tareas) que permitió que una persona controlara su empresa.

Esto supuso asumir unos riesgos de implantar procedimientos en la empresa que podrían haber cerrado la empresa. A su vez se podrían desperdiciar muchas oportunidades de ventas. Si eres sentimental y no quieres hacer ajustes por el respeto a tus empleados de toda la vida, allá tu.

La empresa son todos y eres un mal gerente si permites que una amistad entorpezca el desarrollo de algo de lo que depende primero tu familia, luego tus empleados y luego tú. No seas estúpido, sé objetivo.

Si tu empleado de toda la vida no quiere sumarse al progreso e implementar procedimientos para mejorar, se está ganando el despido. Es él quien lo está haciendo mal, no tú. Es él o ella quien está siendo egoísta por no implementar lo necesario, pensado sólo en sí mimo y en el control que sólo él o ella tiene sobre su desorden. Por lo tanto, no te sientas mal por hacer lo que debes por el bien de todos.

Riesgo 2: Salida de la empresa con su activo: clientes y procedimientos

Este es el riesgo más delicado de todos. Una empresa puede tener en pocas personas una red de clientes de métodos y procedimientos.

Como dice el refranero popular “no conoces realmente a tu mujer hasta que te divorcias”. No te fíes de nada y fíate de todo.

Fíate de todo lo que es objetivo, dato puro y duro, hechos y no palabras. Tus empleados por norma general no van a ser antipáticos contigo, sino al revés. Me parece muy educativa la serie de “restaurante indiscreto” donde se ponen cámaras ocultas y se descubren a empleados que estafan:

No se trata de ir “a por el empleado”. Pero tampoco se trata de “ser amigos” y fiarte de lo que te dicen. Por muchas horas que paséis juntos sigue siendo un negocio y lo que ha de imperar son:

HECHOS Y NO PALABRAS.

Así, si vas a hacer cambios este riesgo de implementar procedimientos en la empresa que afecte a esa persona puede hacer que:

  1. Se sienta desvalorizado y quiera vengarse
  2. Piense que le van a descubrir y se va con los clientes y procedimientos a montar su negocio. Total, ya iba a perder su trabajo actual, luego no pierde nada intentando.
  3. Se vaya a la competencia para continuar trabajando “a su aire”

Llámame dramático, puede que la probabilidad de esto sea baja (digamos un 15%). Sin embargo,  ¡tienes esa probabilidad de perder todo tu esfuerzo durante años! ¿No crees que merece esto mirarlo en detalle?

Te damos las claves para mitigar este riesgo en el siguiente artículo:

Riesgos de implementar procesos en la empresa

 

¡Gracias por leernos!

 

 

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