Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

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Implementar procedimientos en la empresa: ¿cuando y cómo toca poner en práctica?

Hola amigos empresarios, gestores y emprendedores. Si habéis llegado aquí es porque tenéis en mente implementar procedimientos en el empresa. Quizás sea porque ya habéis llegado a una fase de la empresa donde está estable y hay que prepararla para el siguiente nivel, como se indica en la fase 4 del siguiente vídeo (lo dejo aquí para que lo veáis después si queréis, ¿ok?):

Implementar procedimientos en la empresa para aprovechar el potencial y reducir riesgos

También es posible que querráis implementar procedimientos porque la empresa no está aprovechando su potencial. Esto ocurre en aquellos departamentos de operaciones donde reina el caos. Quizás tengáis miedo que el know-how y contactos estén concentrados en un empleado y queráis hacer procedimientos para pasar ese activo de la empresa a la empresa (porque el empleado tiene todo) ya que las operaciones las gestiona un o unas pocas personas. También es algo necesario.

Estos asuntos van a generar obviamente cierta resistencia al cambio. Te recomiendo también que si quieres entender el contexto de los riesgos de no profesionalizarse y la resistencia al cambio veas este artículo de un caso de negocio (quizás fuera el tuyo):

Procedimientos de una empresa: la manera de reducir riesgos y optimizar tareas

Dicho esto, te has decidido a profesionalizar la empresa y has llamado a un consultor y te ha creado un diagnóstico, diagramas de los procesos y definido los procedimientos (como aparece en el artículo a continuación por si quieres leerlo):

¿Cuándo crear un manual de procedimientos?

El día 1 para implementar procedimientos en la empresa. Fracaso total

Tenemos los documentos de los consultores, sabemos que hay que hacer, nuestros empleados están informados y hay que empezar a cambiar nuestra realidad.

¿Cuántos dura el cambio? 30 minutos

Lo suficiente hasta que ocurre algo que obliga a consultar según la metodología desorganizada de siempre. ¿Por qué ocurre esto?

Ocurre por varios motivos:

1.- Los humanos somos animales de costumbres. Implementar procedimientos en la empresa es también una cuestión de implementar costumbres

Asúmelo, tú no eres perfecto y tu empleados tampoco lo son. ¿Cuantas veces te has planteado dejar un hábito (fumar, tomar azúcar, etc)? ¿Cuántas veces te has planteado ir al gimnasio o adelgazar?

Ok, quizás tu seas de esas personas muy eficaces, en forma y ordenadas. Pero la mayoría de los humanos no. En tu empresa has de tener gente organizada y gente desorganizada. Lo que te interesa es el resultado, luego si por ejemplo, tus comerciales son brillantes, venden mucho pero no son lo más organizados posibles, no les vas a despedir, ¿no?

Dicho esto, asumiendo que tu tienes personas de todo tipo y no robots, piensa, ¿crees que van a cambiar así de la noche a la mañana?. Piensa esto… el consultor de turno te ha hecho un mapa de procesos y te ha dado perlas como esta para que implemente tu equipo:

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Piensa un momento… ¿crees que alguien va a seguirlo al pié de la letra? Puede que tus empleados te digan que está todo ok pero según sales de la reunión de puesta en marcha la cara de tu equipo puede que sea así:

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Apuesto a que en su cabeza habrá 1.000 preguntas y la dudas como: ¿cuando llame Pepe pidiendo recambios para su máquina (suponiendo que vendemos recambios), ya no basta con llamar a Luis en el taller y que lo envíe?

Resultado: A los 30 minutos las costumbres imperan y se regresa a lo mismo.

Consejo 1 para implementar procedimientos en la empresa: Implementa tareas con ventajas no procesos. La suma de tareas, creará el proceso en el futuro

Eso es. La implementación de los procedimientos ha de ser fácil. Todo no lo puedes hacer de una vez. Ya que tienes la idea del consultor y tu objetivo final, piensa por partes que puedes implementar. Cosas que sean sencillas y que supongan mejoras en la vida de los empleados.

Pongamos un punto de partida. Cualquier procedimiento de venta termina con el envío de un email, ¿verdad? Quizás ese correo electrónico cada uno lo envíe a su manera. Puedes decir que todos usen la misma plantilla de email que a su vez, puede tener carácter vinculante contractual. De esta manera, ya has hecho un pequeño cambio, una mejora y a lo mejor, implementado el paso 15 de tu proceso sin generar ruido.

¿Y el consultor? ¿no sospecharán los empleados de su visita? Por su puesto que si, pero puedes convertir su visita en “Aliado”, como explicamos en el siguiente punto

2.- Los humanos necesitamos reconocimiento para relajarnos y abrirnos

¿Cómo crees que sentará la visita de un consultor a los empleados? Te lo digo yo lo que piensan muchos de los empleados:

Llevo X tiempo trabajando y va a llegarme un desconocido que no sabe nada de mi empresa a decirme ¿cómo debo trabajar?

Es lógico, la gente se puede sentir totalmente desvalorara. Piénsalo por un momento: ¿no te molesta cuando alguien critica cómo trabajas en tu empresa?

Si tu vas a “criticar” a otros su respuesta siempre va a ser así:

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Consejo 2: Desde la positividad, comienza a implementar procedimientos en la empresa de manera muy gradual y “natural”

Así el consultor ha de hacer su diagnóstico pero siempre dar un feedback positivo a los empleados. Así ellos bajarán la guardia y no estarán abiertos a pequeños cambios de mejora.

No es lo mismo decir: “vamos a cambiar el procedimiento” a decir “el procedimiento está bien, pero aprovechemos para dejarlo perfecto y facilitar las cosas para todos”

Aprovecha para implantar cosas de mucho impacto y fácil implementación. ¿Cómo hacemos esto? Fácil:

  1. De las tareas de tu organigrama.
  2. Las tareas dale una puntuación de dificultad.
  3. Implanta las tareas más sencillas y las siguientes de manera gradual.
  4. Asegúrate que se hacen de manera natural antes de intentar implementar otra.

Una vez hayas conseguido implementar de manera gradual, has de hacer las siguientes modificaciones en la estructura de la empresa: blindar riesgos y democratizar conocimiento. Para no abrumarte con un artículo muy largo, lo dejamos para este otro artículo:

Claves para implantar procedimientos en la empresa (parte 2)

Cualquier duda, por favor contáctame en: dpolo@timemanagement.es

Muchas gracias por leernos!

 

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