Gestión de empresas. ¿Quieres crecer sin detenerte?

¿Quieres que tu empresa crezca sin obstáculos? El propósito de este artículo es discutir algunos elementos de la gestión de empresas, necesarios para avanzar por el camino del éxito. Para crecer sin detenerse.

¿Quién, que esté al frente de una mipyme, no desea transitar hacia el funcionamiento óptimo de su organización? Al leer esta entrega obtendrás «datos» que tal vez te estén haciendo falta en la gestión de tu empresa.

En tal sentido, revisaremos 3 aspectos importantes:

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  • las etapas de la empresa (¡esto es clave!);
  • las áreas funcionales o los procesos en la empresa; y
  • el apoyo de la tecnología para crecer sin parar.

¡Así que vamos a aprender, viendo la empresa desde una perspectiva sencilla, pero esencial!

Gestión de empresas: ¿Quieres crecer sin detenerse?

Podemos entender la gestión de empresas como el conjunto de actividades estratégicas, administrativas y de control que desarrolla el empresario y su equipo para aumentar la productividad y competitividad.

Pero ese conjunto de actividades, como sin duda sabrás, depende del momento de la empresa. Porque un punto clave en la gestión exitosa de una empresa, es tener claro en qué etapa está.

¡Vamos por partes!

Comencemos con una pregunta: ¿Qué acciones aplicarías si quieres pasar de funcionamiento estable a óptimo en tu empresa? Para aclarar qué entendemos por «estable» y «óptimo», no daremos vueltas.

Tómate unos minutos para ver este entretenido vídeo: etapas por las que pasa toda empresa. Te sentirás identificado.

En resumen, la imagen siguiente nos muestra las 6 etapas:

Etapas de una empresa en su camino del éxito.
Etapas de una empresa en su camino del éxito.

Ahora que tienes en mente nuestro modelo de etapas, es muy probable que ya tengas una idea sobre tu mipyme en cuanto a la etapa que está transitando, ¿cierto?

Pero para hablar de cómo crecer y mejorar, vamos a situarnos en el caso de una mipyme en funcionamiento estable. ¡Es muy probable que sea tu caso!

Funcionamiento estable y mejora continua

Las empresas que han consolidado el funcionamiento regular generan los ingresos necesarios para cumplir con todos sus compromisos. Además, tienen holgura para incorporar personal de apoyo. Nuevos colaboradores para diversas actividades, ya sea como apoyo o para crear nuevas áreas funcionales.

Lo común es que el empresario contrate personal para delegar la administración de la empresa. Cuando esto ocurre, decimos que la empresa está en la etapa de funcionamiento estable.

Recordemos que desde la puesta en marcha, hay dos grandes acciones que el empresario realiza: gestionar y administrar.

Lo que delega en funcionamiento estable es principalmente la administración. Es decir, la ejecución de tareas y el poder de decisión, pero solo en aspectos puntuales.

Para conocer más, te recomiendo leer el siguiente artículo sobre empresas en funcionamiento estable: Empresas en funcionamiento estable. La clave es contratar y delegar. ¡Pero hazlo al final de esta lectura, para que no pierdas el hilo!

Por otra parte, sin importar en qué etapa esté la empresa, todas las áreas funcionales que se desarrollen son susceptibles de mejora continua.

Es claro que todo empresario realiza actividades propias de gestión de empresas, desde el inicio de la misma. Solo que al principio puede ser algo caótico por falta de experiencia y por ser el ¡hombre orquesta!

Clave: la mejora continua.

Para crecer con buen ritmo en cuanto a una organización de actividades exitosa, es posible aplicar los principios de la mejora continua, a través del círculo de la calidad:

Círculo virtuoso de la calidad: planificar-hacer-verificar-actuar… continuamente.
Círculo virtuoso de la calidad: planificar-hacer-verificar-actuar… continuamente.

«Un principio en el que se basa la gestión de la calidad en las empresas, es la mejora continua».

Si no tienes experiencia, no importa. Comienza por tareas básicas, tomando acciones un paso a la vez. Planifique, ejecute, verifique y actúe…

Gestión de empresas: ¿Cómo crecer hasta el funcionamiento óptimo?

Cuando un empresario alcanza la etapa de funcionamiento estable, deja parte o toda la administración en manos de otra persona. Partiendo de esta premisa, es cuando se dedica a las actividades propias de la gestión de empresas.

En esta situación comienza a reflexionar con más empeño sobre el funcionamiento de la empresa. Surgen preguntas, como por ejemplo:

  • ¿Estamos aplicando buenas prácticas en los procesos medulares?
  • ¿Qué se hace bien y qué podemos mejorar?
  • ¿Están los colaboradores dando lo mejor de sí?
  • ¿Tengo en los colaboradores, las competencias técnicas y sociales que demanda la empresa?

Su foco en estos aspectos depende mucho de la formación y experiencia. También del contexto de la empresa.

Consejo clave:

Sigue formándote sin parar. Es necesario para tener éxito. Un empresario exitoso aprende todos los días. Y no siempre tiene que ser sobre gestión de empresas. ¡Aprende cosas nuevas y luego piense si lo puedes trasladar a tu organización!

Por otro lado, un empresario exitoso sabe que todo lo que no se haga bien tendrá consecuencias negativas. Es por eso que se ocupa de la gestión empresarial.

Por tal motivo, uno de los impulsos del empresario es tratar de organizar las actividades y dar orden a las áreas que se conformen a lo largo de las etapas. Debes recordar que las áreas funcionales de una empresa surgen según su naturaleza, en diferentes etapas.

La gestión de empresas es un punto de apoyo para el crecimiento.
La gestión de empresas es un punto de apoyo para el crecimiento.

La necesidad de poner orden conlleva a crear «unidades» organizativas para mejorar la gestión empresarial. Es a estas unidades a las que denominamos áreas funcionales.

Áreas en funcionamiento estable

En varios artículos hemos precisado que las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar actividades por tipo. De esta manera se puede optimizar el funcionamiento de la organización y atender tareas típicas de gestión de empresas.

Al menos 12 áreas pueden estar presentes en una empresa. Como sabes, no todas se desarrollan en las mismas etapas. Y siempre habrá áreas más desarrolladas, con mayor nivel de madurez, que otras. Todo depende del tipo de empresa y del equipo de trabajo.

En diversas experiencias comentadas en este blog, puedes encontrar ejemplos de empresas en funcionamiento estable y las áreas que ha desarrollado.

12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa
12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa.

En un próximo artículo te hablaré con detenimiento de las áreas y del porqué desarrollarlas para pasar de funcionamiento estable a óptimo.

Por ahora – y para no quitarte mucho tiempo – nos enfocaremos en cómo ayuda la tecnología en la gestión de empresas.

¿Cómo ayuda la tecnología a las empresas para crecer y competir?

Es un hecho que los estándares de calidad, la dinámica de los negocios y el acceso a la información por parte de clientes y usuarios, entre otros factores, han obligado a los empresarios y gestores a adquirir infraestructura y herramientas tecnológicas. Sin esto, el crecimiento es difícil en el mundo de hoy.

La tecnología permite competir en la economía creativa y del conocimiento. Ayuda a transformar las ofertas de productos y servicios para crecer. Es un punto de apoyo clave en la gestión de empresas.

Invertir en herramientas tecnológicas permite al empresario replantear e integrar su organización de actividades.

Además y muy importante, le ayuda a reducir costes, mejorar la gestión de la información, transformar los procesos e implementar una cultura de aprendizaje y mejora continua. ¡La tecnología es un pilar para la gestión!

Cuando una empresa (mipyme o grande), hace uso apropiado de las nuevas tecnologías, aprovecha las oportunidades del presente y puede anticiparse a los cambios del futuro. Inclusive, puede ser parte del cambio y de la innovación en su sector de negocio.

Está claro que las pequeñas o medianas empresas no demandan el mismo tipo de tecnologías que podría necesitar una gran corporación. Y que no tiene recursos para invertir en herramientas complejas o muy “sofisticadas”. Además, ¿para qué las necesitaría?

Por suerte, lo anterior no es un problema. Existen recursos tecnológicos que pueden adaptarse a las necesidades y naturaleza de las micro, pequeñas y medianas empresas.

Es decir, herramientas adaptables a su «magnitud» y capacidad, generando resultados que sin duda le dan la oportunidad de operar con eficiencia y gran capacidad.

Platzilla. Ejemplo de herramienta para pequeñas y medianas empresas.
Platzilla. Ejemplo de herramienta para pequeñas y medianas empresas.

Herramientas tecnológicas para las empresas en crecimiento

Existen múltiples herramientas tecnológicas para la gestión empresarial de negocios en crecimiento.

En esta ocasión mencionaremos 2 que pueden ser de gran utilidad para que tu empresa en crecimiento logre un mayor desarrollo y competitividad, cualquiera sea su sector.

1. Software CRM para gestionar la relación con los clientes

Como sabes, el área de mercadeo y ventas constituye una parte vital para cualquier empresa.

En la actualidad existen tecnologías enfocadas en ayudar a las pequeñas y medianas empresas a incrementar sus ventas, desarrollar campañas y mejorar el nivel de servicio que ofrecen a sus clientes.

Con esto, logran alcanzar los objetivos estratégicos y comerciales que se hayan propuesto, en su camino hacia la etapa de funcionamiento óptimo.

Un CRM (Costumer Relationship Management) es una herramienta de gestión para las empresas en crecimiento. Sin herramientas de gestión no se alcanza el funcionamiento óptimo.

De la estrategia CRM y las aplicaciones que facilitan su implementación hablamos en la experiencia de gestión del cliente, Caso: Batidos y Algo Más.

Gestión de empresas. ¿Cómo crecer hasta el funcionamiento óptimo?
Batidos y Algo Más. Caso de éxito.

Como aplicación, el CRM está preparado de manera particular para entender y responder a las necesidades del mercado actual y potencial. Es clave para crear valor agregado, mejorar las relaciones con los clientes y prospectos, y por supuesto, para incrementar los ingresos por ventas.

Como es de esperar, una aplicación CRM también es de gran utilidad para que el área de mercadeo y ventas opere de forma organizada y los comerciales logren mayor productividad.

2. Sistema de gestión de empresas (ERP)

Un ERP (Enterprise Resource Planning) le permite a las empresas en crecimiento, y a la gestión en general, tomar el control total de las actividades del negocio.

El ERP incluye los procesos de negocio a través de sus distintos módulos (incluyendo «mercadeo y ventas»). En ocasiones, por falta de información se tiene una idea equivocada sobre este tipo de sistemas. Se piensa que han sido creados únicamente para las grandes empresas y que se requiere una muy alta inversión para adquirirlos.

Sin embargo, esto no es así. Existen software ERP que se ajustan a las características y necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

Un ERP es una solución completa que te permite gestionar y administrar las áreas de finanzas, mercadeo y ventas, producción y operaciones, compras, inventarios, etc.

Esto lo hace optimizando las actividades de manera integral, permitiéndote tener acceso inmediato a la información y acelerando el crecimiento de tu empresa.

Beneficios de los CRM y ERP en la gestión de empresas

Algunos de los beneficios garantizados con la implantación en la empresa de este tipo de herramientas tecnológicas. son los siguientes:

  • Integración y estandarización de las actividades del negocio.
  • Eliminación de retrabajos (reducción de costes y más calidad).
  • Información en línea para mejorar la toma de decisiones.
  • Establecimiento de las mejores prácticas para la mejora continua.
  • Generación de información con vistas variadas para conocer la marcha de la empresa, entre muchos otros beneficios.

Es un hecho que las tecnologías son una alternativa para reinventar los pequeños y medianos negocios y para crecer.

Un empresario interesado realmente en que su empresa alcance un gran nivel de competitividad y crecimiento, debe incorporar tecnología. Para ello, deberá evaluar cuáles son las tecnologías que mayor beneficio puede aportar a su negocio, a un coste que se ajuste a su situación.

En tal sentido, lo ideal para una pequeña o mediana empresa es comenzar con una aplicación CRM e implementar el cambio cultural que este demanda, enfocándose en el cliente.

Este paso ayudará a que tu empresa tenga un desarrollo más ordenado y la preparará para asumir el reto de incorporar software de gestión más complejo y completo, como un ERP.

Pero recuerda: ¡no hay recetas para la gestión de empresas!

Cada empresa es única, tiene un contexto propio y su crecimiento depende en buena medida de las competencias (conocimiento + habilidades + valores) del empresario o gestor. ¡Sé que ya lo sabes!

En el paso por las etapas, lo importante es estar consciente de lo que se está haciendo. Tener claro qué áreas funcionales debe mejorar y no perder tiempo en actividades que siendo importantes, debes atender más adelante.

Y para seguir aprendiendo, regresa cuando quieras y dedica unos minutos a estas dos lecturas:

En un próximo artículo te hablaré con detenimiento de qué áreas funcionales debes desarrollar – según nuestra experiencia – para pasar de funcionamiento estable a funcionamiento óptimo.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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