Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse

En este artículo te describo una forma de cómo mejorar la eficiencia en la empresa, con base en consejos claves y en qué enfocarse.

La eficiencia en todo tipo de empresa puede y debe ser mejorada día a día, porque toda organización cambia sin parar.

En otras palabras, una empresa eficiente hoy, mañana puede no serlo. Porque el entorno cambia y puede hacer a la organización ineficiente.

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¿Qué aprenderás con esta lectura?

  • 8 consejos sobre cómo mejorar la eficiencia en la empresa.
  • Dos elementos en los que debes enfocarte: áreas y procesos.
    • Áreas funcionales para mejorar la eficiencia en la empresa.
    • ¿Quieres mejorar la eficiencia en la empresa? Revise los procesos.
  • Conclusiones.
Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse
Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse.

8 consejos sobre cómo mejorar la eficiencia en la empresa

Podría citar muchos consejos para mejorar la eficiencia en la empresa.

Pero te presentaré solo 8 consejos, que considero esenciales. Con ellos podrás aumentar los indicadores de calidad y elevar los valores de eficiencia.

1. Disponga de información segura y hágala visible

Una empresa nunca está libre de problemas porque, al fin y al cabo, está conformada por seres humanos.

Por lo tanto, una capacidad que debe desarrollar es la de reaccionar a los problemas de forma rápida. Y evidentemente, debe resolverlos de manera eficaz, lo que la diferenciará de su competencia directa. 

Por lo tanto, «equipar» a tus colaboradores con datos confiables y actualizados, permitirá trabajar mejor, ser eficiente, y resolver crisis sin demoras.

Para proporcionar información segura, elimine todo el software anticuado que tengas:

  • Primero, no es seguro, lo que supone riesgos.
  • Segundo, es característico que se interrumpa, creando frustración e ineficiencia.
  • Tercero, puede hacer uso de software en la nube para centralizar los datos. Esta opción asegura que la información esté protegida.
  • Y por último, un software inteligente le proporcionará a su empresa máxima agilidad y fiabilidad.

¿Cuenta tu equipo con información de calidad para actuar y tomar decisiones?

2. Identifique y automatice los procesos claves

Las actividades y tareas que se realizan de forma manual, cuando podrían estar automatizadas, son una pérdida de tiempo y dinero. 

Además, conlleva a errores de manera frecuente.

En tal sentido, busque un software que automatice la mayor cantidad de procesos, dejando más tiempo para el análisis, la creación y la imaginación de tu equipo. 

Si ellos no tienen que estar dedicando tiempo a las actividades repetitivas, serán más eficientes, tratarán mejor a los clientes y estarán más satisfechos. 

Además, los procesos ejecutados automáticamente serán más rápidos y estarán libres de errores.

Con el fin de precisar más este punto esencial para la eficiencia, te dejaremos un conocimiento clave más abajo sobre procesos.

¿Están los procesos claves automatizados y son los correctos?

Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse
Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse.

3. Subcontrate tecnología y servicios de TI

Evalúe si en tu empresa aplica y pueden ser subcontratados los servicios de TI. Según el caso, esto puede ser una variable importante para mejorar la eficiencia y productividad.

La subcontratación de TI es la transferencia de la gestión y el control de «sistemas», relacionados con la tecnología de la información, a una empresa especializada.

Una decisión de este tipo puede conducir a un aumento en la calidad de la tecnología requerida, y a una reducción de costes, debido a que los procesos estarán más optimizados.

Si es una empresa especializada, tendrás un soporte óptimo, mejorando la eficiencia y la productividad en tu negocio.

Lectura que te puede interesar al respecto: Empresas outsourcing: ¿contratar o hacerlo con tu equipo?

¿Qué áreas de la empresa son susceptibles de ser pasadas a manos de terceros?

4. Mejore la gestión del tiempo y optimice las reuniones

Todo empresario sabe que las reuniones no siempre son efectivas.

Incluso, a veces convocamos reuniones para abordar asuntos triviales y repetitivos, desperdiciando tiempo y hasta frustrando al personal.

Por lo tanto, es necesario aplicar prácticas apropiadas y solo programar reuniones para los casos en que se trate de decisiones importantes. 

La recomendación es dejar las reuniones para los asuntos realmente claves y compartir información a través de maneras alternativas, como software, diagramas y chats internos.

¿Estás midiendo el tiempo y la efectividad de las reuniones? ¿Hace seguimiento a los acuerdos?

5. Impulse una cultura de comunicación efectiva

Estarás de acuerdo en que no hay colaborador más indicado para mejorar un proceso, que el que trabaja día a día en el mismo. 

Por tal motivo, si el equipo siente que no puede comunicarse y plantear situaciones al gestor, gerente o supervisor, o a sus pares, la empresa tiene un problema importante.

En este sentido, un consejo que debes seguir es capacitar a tus colaboradores para que abracen el concepto de retroalimentación (feedback) en todas las direcciones.

Este concepto va de la mano con la comunicación efectiva, con el que las personas pueden realmente colaborar y sentirse motivadas, influyendo en la eficiencia y la productividad.

¿Cómo sabes que tu equipo se comunica bien? ¿Lo mides?

6. Defina los objetivos por áreas o procesos y mida el desempeño

Para tener evidencia de que la empresa está mejorando, es necesario medir el logro de objetivos y metas.

Por otro lado, no tiene sentido definir objetivos que son imposibles o muy difíciles de alcanzar. Pues esto sólo crea frustración y entorpece los resultados.

Defina metas posibles y motivadoras, basadas en el análisis de datos, valores históricos de los indicadores y números reales.

¡Calcule los resultados logrados (o no), así como la actuación de su equipo! La medición y el análisis son acciones clave para mejorar la eficiencia.

Te invito a revisar este contenido al finalizar esta lectura: Indicadores de productividad. ¿Cuándo medir?

7. Actualice la tecnología en todos los procesos

Recuerde que la tecnología no son solo los equipos de la fábrica, maquinaria y ordenadores.

Mire a su alrededor. Encontrarás tecnología en todos lados.

No se trata de tener siempre el último equipo, pero sí disponer de aquellos que mejoren el rendimiento del equipo de trabajo.

En muchos casos puede parecer una gran inversión actualizarlos con frecuencia. Pero puede justificarse. Y si lo hace, creará una diferencia aún mayor en la eficiencia y la productividad.

¿Está tu equipo trabajando con tecnología desfasada u obsoleta? 

Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse
¿Sabes cómo mejorar la eficiencia en la empresa?

8. Mejore continuamente, un paso a la vez

Un consejo que vale oro es el siguiente:

Salvo que tengas un equipo de trabajo para la gestión de la calidad, no asuma una carga de trabajo elevada con la intención de mejorar.

Muchas pymes obtienen logros extraordinarios mejorando día a día, gracias al compromiso del equipo. ¡Un paso a la vez!

¿En qué consiste este consejo? Te lo explico en el siguiente artículo: Un paso a la vez… para avanzar en la excelencia empresarial.

Elementos en los que debes enfocarte: áreas y procesos

Los 8 consejos son importantes para toda pyme, por lo que sugerimos evaluar a la empresa respecto a lo indicado.

Sin embargo, hay dos elementos fundamentales a los que debes prestar atención, porque son pilares de una buena gestión.

Responden, de alguna manera, al cómo mejorar la eficiencia en la empresa. Hablo de enfocarse en las áreas funcionales de la empresa y sus procesos.

1. Áreas funcionales para mejorar le eficiencia en la empresa

En diversos artículos hemos insistido en que mantener el foco en áreas funcionales es clave para crecer.

Con independencia de cómo veas a tu organización, en todas es posible identificar ciertas áreas. Algunas comunes y necesarias; otras, propias del tipo de empresa o del sector.

Por ejemplo:

  • Mercadeo y ventas.
  • Producción y operaciones.
  • Contabilidad y finanzas.
  • Talento humano.
  • Gestión de la información.

Poner el foco en las áreas, según su importancia, es una forma de evaluar y tomar acciones para mejorar.

Observe que el área «gestión de la información», por ejemplo, involucra manejo de tecnología y herramientas de comunicación. Lo que es necesario para atender casi todos los consejos señalados.

Pero por lo pronto, te dejamos una lectura al respecto, para que la abordes en algún momento: Áreas de una empresa «ideal» y su evaluación básica.

Con esta lectura podrás realizar un diagnóstico básico de las áreas clave de tu negocio, a fin de efectuar las mejoras que correspondan y elevar la eficiencia y productividad.

12 áreas que pueden estar presentes en una empresa madura.
12 áreas que pueden estar presentes en una empresa madura.

2. ¿Quieres mejorar la eficiencia en la empresa? Revise los procesos

Una empresa puede ser vista como un sistema que involucra procesos.

Estos, reunidos como un todo, hacen posible la entrega de valor al cliente, satisfaciendo necesidades a través de productos y servicios.

En tal sentido, aplicar el concepto de proceso, aún en forma básica, constituye una herramienta importante para mejorar la eficiencia en la empresa.

Sin duda, es un tema relevante para todo tipo de empresas (micro, pequeña, mediana o grande).

Veamos un ejemplo.

En el área de contabilidad y finanzas, un proceso puede ser «gestión de tesorería». Para entender un poco más qué implica esto, considera lo siguiente:

  • Área funcional: contabilidad y finanzas.
  • Proceso: gestión de tesorería.
  • Un subproceso puede ser: pago a proveedores.
  • Una actividad dentro del subproceso: registro de facturas (previsión de pagos).
  • Una tarea dentro de la actividad: comprobación de facturas con pedidos.

Debemos tener claro que no existe una interpretación homogénea sobre el alcance de los procesos.

En cualquier caso, lo que realmente importa es adoptar un criterio en la organización y mantenerlo a lo largo del tiempo.

Parece lógico que el alcance debe implicar una “unidad” adecuada para gestionarlo. Y por supuesto, todo depende del contexto de cada empresa.

Los procesos son las piezas que conforman las organizaciones
Los procesos son piezas que conforman organizaciones para crear valor…

Ahora bien, para mejorar la eficiencia en la empresa, un punto central es definir y gestionar la organización con base en procesos.

Características de un proceso bien dirigido y gestionado:

Muchos empresarios y colaboradores suelen preguntar qué es un proceso bien dirigido y gestionado.

Si has leído parte de nuestros artículos, es probable que ya conozcas un concepto importante: áreas y procesos con «nivel alto de capacidad”.

Pues bien, bien dirigido y gestionado implica alta capacidad. Es decir, se ejecutan siempre de manera similar, obteniendo los resultados según los estándares esperados.

Dicho en otras palabras, la ejecución cumple con los criterios de calidad establecidos. Inclusive, cuando hay nuevos colaboradores involucrados en las actividades.

Procesos definidos y gestionados:

1- Son procesos que tienen identificados a sus proveedores y clientes, siendo conocido por todos los interesados.

2- Tienen una misión claramente definida en términos de su contribución al desarrollo de los objetivos y las políticas de la empresa.

3- Disponen de objetivos cuantitativos y cualitativos para satisfacer las expectativas de sus clientes. Recordemos que los clientes pueden ser internos o externos.

4- Cuentan con un responsable del proceso, de los resultados y de la mejora. Un colaborador que lo conoce; que dispone de poder para actuar sobre él.

5- Tienen límites concretos del comienzo y el final.

Cómo mejorar la eficiencia en la empresa y en qué enfocarse
En manufactura, los procesos son «tangibles», fáciles de describir. En la organización de actividades no tanto.

6- Tienen asignado con claridad unos recursos y es realizable con los disponibles. Por supuesto, la tecnología es un elemento esencial para su ejecución.

7- Disponen de un sistema de medida de su eficacia, eficiencia y flexibilidad, que se utiliza para centrar la atención del personal y para la toma de decisiones.

8- Tienen puntos de control de revisión y espera, según sea el tipo de proceso.

En fin, son procesos normalizados y documentados en procedimientos e instrucciones de trabajo.

Tienen mecanismos para la prevención de errores y contemplan la posibilidad de ser mejorados. Así mismo, tienen definida la sistemática para auditar su funcionamiento.

Muestran con claridad las interrelaciones con otros procesos. Además, contribuyen con el desarrollo de ventajas competitivas sostenibles y duraderas.

Y por último, son sencillos y fáciles de realizar. Lo que requiere que el número de pasos y de personas involucradas sea el mínimo necesario.

Conclusiones

Aprender a cómo mejorar la eficiencia en la empresa no es sencillo. Porque demanda conocimiento, compromiso de los empleados, motivación, estrategia, definición de roles y responsabilidades, etc. 

Sin embargo, podemos dar pasos concretos si ponemos el foco en los consejos indicados, que los podemos precisar como sigue:

  • Asumir la gestión de las áreas funcionales que involucran los procesos clave de la empresa.
  • Establecer una política para mantener y actualizar la tecnología que dé cuenta de una mayor eficiencia. Nombrar responsables de hacer seguimiento al entorno en esta materia.
  • Estudiar el desempeño de los procesos claves y dotarlos de los medios para conseguir la máxima capacidad posible. Se puede enfocar como un proyecto de mejora, manteniendo a la vista la satisfacción del cliente.
  • Brindar a los colaboradores el acceso a herramientas para la comunicación efectiva. Porque si no hay comunicación de calidad, ¿cómo podría mejorar la eficiencia en la empresa?
  • Crear los indicadores idóneos para medir la eficiencia empresarial. Lograr una cultura en este aspecto, es fundamental para generar cambios y mejorar la gestión.

Espero que con lo señalado logres el objetivo del artículo; o al menos, que haya dejado la inquietud de poner el foco en aquellos aspectos que contribuyan a optimizar el uso de recursos. 

Porque, como sabes, no es necesario acudir a proyectos con metodologías engorrosas para mejorar la eficiencia en la empresa. Un enfoque sencillo puede dar resultados extraordinarios. 

Muchas gracias por leernos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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