Administración de la información y el Índice IDEAL

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¿Cómo es la administración de la información en tu empresa? ¿Es óptima, buena, regular? ¿No tienes certeza? Es probable que no estés seguro(a) de qué tan bien se gestiona la información. Pues bien, con este artículo pretendo darte pautas para que respondas a estas preguntas con claridad. Y luego, de ser el caso, podrás tomar acciones y mejorar. ¡Bienvenidos(as)!

En el artículo sobre el área funcional gestión de la información, comentamos que para alcanzar el funcionamiento estable, una de las áreas a desarrollar lo más pronto posible, es precisamente la responsable de administrar la información y gestionar la comunicación.

En una empresa madura, todas las áreas administran y comparten la información
En una empresa madura, todas las áreas comparten la información

No hay que ser experto para reconocer que la buena administración de la información es uno de los factores que más influye en la eficiencia y productividad. Una pregunta al respecto es: ¿Acaso puede una empresa hacer las cosas bien y lograr sus objetivos sin información oportuna, completa y confiable?

Por ello, en el artículo recomendado sobre el área funcional «gestión de la información», hablamos de planes para mejorar, aplicables en cualquier tipo de empresa: micro, pequeña o mediana.

¿Te parece un tema complejo? – Si lo analizas con calma, no lo es. Pero en cualquier caso, acá lo plantearemos de forma sencilla y fácil de entender. Luego, podrás aplicar un plan de acción para lograr una óptima administración y gestión de la información.

Gestionar Fácil.

Por cierto, los planes de acción son un medio para mejorar las áreas funcionales en toda organización. Recuerda que una empresa avanza por el camino del éxito cuando los colaboradores hacen las cosas bien; lo necesario para tener más «capacidad» y así pasar por las etapas de forma oportuna.

Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa. Avanzar demanda gestionar bien la información.

Administración de la información

En diferentes artículos hemos hecho referencia a cómo algunas áreas funcionales se desarrollan más temprano que otras. Esto lo determina, en parte, el tipo de empresa y las competencias del empresario. ¡Y por supuesto, la capacidad de aprovechar los datos y la información!

Ejemplos de experiencias que puedes consultar en este blog son las de empresas como:

  • Batidos y Algo Más – ventas a consumidores finales, B2C.
  • Consultora Geosama – servicios profesionales, B2B.
  • Músik con K – ventas a clientes de diversos tipos, B2C y B2B.
  • Fábrica JM Sports – ventas a distribuidores, B2B.

Sobre estas experiencias y cómo administran la información, puedes hacer búsquedas en el blog, como se muestra en la imagen:

Administración de la información y el Índice IDEAL
Coloca el nombre de la empresa en la caja de búsqueda ¡y listo!

Una de las condiciones para transitar con éxito la etapa funcionamiento estable, es desarrollar lo más pronto posible la administración de la información. Un buen manejo de la información es clave para la eficiencia empresarial.

En la medida en que el volumen de los datos crece –tanto en papel como en medios electrónicos– se incrementa de manera exponencial la necesidad de adoptar herramientas para la gestión de la información.

Sin la administración apropiada, el valioso capital que representa la información se pone en riesgo. Se trata de un activo intangible que debemos cuidar. ¡Sí, un activo tan esencial como los medios de producción!

La información es un activo clave para el desarrollo de toda organización
La información es un activo clave para el desarrollo de toda organización

Un problema común en las empresas es la dispersión de los datos:

Si preguntamos a un grupo de empresarios que transitan las primeras etapas… sobre sus principales problemas, muchos señalarán que uno de ellos es la dispersión de los datos.

Cuando la empresa crece e incorpora colaboradores, la información comienza a tener diversos “dueños”. Y como es muy probable que aún no existan herramientas automatizadas para compartirla, surge la dispersión. ¡Habrá datos en todos lados, en todas las áreas!

Aparecen así lo que denominamos “islas de información”. El de finanzas tiene una isla propia de datos; igual los de mercadeo, los de ventas, producción, etcétera. Compartirla suele convertirse en una tarea engorrosa, asumiendo que no haya resistencia por parte de los dueños de cada isla.

Problema típico en empresas: la dispersión de los datos

Con la dispersión se pierde el control y la visibilidad de documentos, registros, datos de clientes y proveedores, indicadores, informes, etcétera. Te pongo un ejemplo simple:

  1. Necesitas un informe del mes pasado con urgencia, relacionado con las incidencias atendidas para tu cliente más importante. La secretaria o asistente está enferma, por lo que no ha venido a laborar.
  2. Buscas en su equipo (PC). No tienes certeza de en qué carpeta pueda estar. No sabes qué nombre tiene. Pasan los minutos y no lo consigues. Después de una hora, ¡finalmente logras encontrar el informe! Pero no es la versión final, no es la versión corregida.
  3. Al no ubicar el documento, no puedes dar respuesta, lo que te genera estrés, molestia, dolor de cabeza, entre otras incomodidades. No puedes atender a tiempo la solicitud que te han hecho. ¡Imagínate que esto te haga perder la oportunidad del negocio del año!

¿Te parece exagerado este microrrelato, propio de empresas sin orden y sin disciplina respecto a sus datos, información, documentos…? Esto ocurre en todo tipo de empresa, ¡créame! Situaciones como estas afectan la eficiencia empresarial.

Gestionar Fácil.

¿Qué hubiese pasado si tuvieras una herramienta en la que estén los informes, clasificados e identificados, y asociados al registro del cliente? – No tendrías que levantarte de tu escritorio para encontrarlo. En segundos lo estarías revisando…

Y si estás fuera de la oficina y cuentas con una herramienta en la “nube” (software «SaaS»), pues te conectas y descargas la versión más reciente. Fácil, ¿no? ¿Qué tiempo te llevaría?

Administración de la información y el Índice IDEAL
Con una herramienta de software tienes el control de la información…

Como ves, la administración de la información tiene ciertos aspectos básicos, que podemos atender con un software de gestión. Aspectos como el control del acceso, la organización, el filtrado y la distribución.

Utilice un software de gestión y evite la dispersión

Sin duda, el manejo de la información en una empresa – de cualquier tipo o tamaño – es clave. Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de la información, Es decir, si capacitas a tus colaboradores en resumir, analizar, obtener tendencias e interpretar la información. Es claro que tener los datos es la primera tarea. Luego viene el procesamiento de los mismos.

En las primeras etapas puede ser suficiente registrar los datos en aplicaciones de ofimática, como las hojas de cálculo. Pero al crecer el volumen de tareas, el número de colaboradores, clientes, proveedores, etcétera; es necesario buscar aplicaciones o herramientas de gestión.

Administración de la información y el Índice IDEAL
Software de gestión en la nube: Platzilla

Por tanto, la eficiencia empresarial apunta a que cuando el volumen de datos crece, lo ideal es tener una herramienta de gestión. Con esta puedes automatizar la captura, el procesamiento (evaluación, organización y filtrado) y la disponibilidad de la información. Lo que asegura consistencia, oportunidad y confiabilidad.

Todos los responsables (muchos o pocos), podrán acceder a la misma información con unos pocos clics. Por supuesto, según los privilegios de acceso que hayas definido.

Una empresa que dé prioridad a la administración de la información, es una empresa en la que el control, la colaboración y la mejora continua es fácil de impulsar todos los días.

Gestionar Fácil.

Control de tareas:

Ahora suponga que necesitas saber en qué actividades está ocupando el tiempo tu personal. ¿Qué tareas han completado de cierta actividad o proyecto? ¿Cómo va el avance de las mismas? ¿Cuáles son las dificultades o demandas durante su ejecución?

  • Si no tienes una aplicación que te facilite ese control, será complicado que tengas claridad de lo que esté pasando. Puedes recibir un reporte de cada colaborador y luego tratar de consolidar la información. Eso te llevará algún tiempo hacerlo. Si es diario, en el mes representará una cantidad de horas considerable.
  • Otra opción es que una persona se encargue de organizar la información y filtrarla, a partir de los reportes de actividades, cada cierto tiempo. Y luego te los pasa. En este caso, estarás ocupando a un colaborador para tal fin. Y te estarás enterando de situaciones a destiempo.

Una aplicación en línea, en tal situación, podría ser ideal para tener a la mano y en tiempo real, lo que esté pasando con el proyecto, con las actividades, con la atención de las incidencias reportadas con los clientes, etcétera. Es decir, con lo que esté pasando con la empresa.

Cada empleado registra su actividad, colabora con la información que fluye por las diversas áreas y actualiza la que le corresponde. Incorpora comentarios para registros particulares, como clientes o proveedores. Esto lo hace de manera natural, sin perder tiempo y evitando olvidos.

Administración de la información y control de tareas

Como empresario, al acceder a la aplicación podrás tener un panorama de las actividades en desarrollo, las pendientes, las completadas; y con los filtros apropiados, información clave de las áreas funcionales para la gestión.

Impacto de la administración de la información en el Índice IDEAL

El índice IDEAL lo aplicamos como medio para valorar la eficiencia empresarial. Y lo hacemos midiendo 4 variables: el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.

Sobre esto, es muy probable que ya conozcas, si has leído artículos en este blog. Si no es así, al final te comparto excelentes lecturas, que te permitirán aprender sobre el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

Ejemplo de evaluación con el Índice IDEAL para una microempresa
Ejemplo de evaluación con el Índice IDEAL para una microempresa

Como lo describimos en el artículo mencionado al principio, un plan de acción para el área funcional “gestión de la información”, puede incluir los siguientes 5 pasos generales:

  1. Identificar fuentes de información.
  2. Registrar, organizar y evaluar la información.
  3. Desarrollar la capacidad de análisis.
  4. Utilizar la información, de manera particular, en el proceso de toma de decisiones.
  5. Coordinar de manera eficaz los medios para hacerla llegar a los interesados.

Todo esto pasa por contar con herramientas que permitan capturar, procesar y presentar los datos de las áreas funcionales, a todos los interesados.

 La información procesada es la base para la toma de decisiones óptimas
La información procesada es la base para la toma de decisiones óptimas
Una empresa que aplique planes de mejora en las áreas funcionales, es una organización que transita el camino del éxito. Y una de esas áreas clave, como sabemos, es la de gestión de información.

Control, colaboración y mejora continua:

Si tienes la información de las diversas áreas debidamente registrada, tendrás el control de la organización. Sabrás qué está pasando, cuáles son los resultados obtenidos, y así podrás tomar mejores decisiones.

Una buena administración de la información, entonces, apoya el control. Así, no tendrás que decir, “no sé dónde estoy” o “no sé qué está pasando en mi empresa”. Expresión propia del empresario pyme que ha perdido el foco y no tiene control de su organización.

Este es, precisamente, uno de los problemas comentado en el artículo: 7 problemas típicos del empresario pyme.

Con relación a la colaboración, esta se potencia cuando tienes buenas prácticas de la gestión de la información. Por ejemplo, en el control y seguimiento de las incidencias reportadas, puedes dar acceso al cliente para que apoye el control y su actualización.

Un cliente puede registrar directamente la incidencia, como parte del servicio posventa. Los responsables darán respuesta y actualizarán la incidencia. Luego el cliente, cuando esté satisfecho, podrá cerrar el caso. Además, al cerrar el caso, se puede invitar a responder una encuesta de satisfacción. Información que nos permitirá generar indicadores de gestión.

La gestión de la información es clave para la eficiencia empresarial
La gestión de la información es clave para la eficiencia empresarial

Con una administración de la información bien realizada, podrás generar una serie de métricas e indicadores para tu empresa. No se trata de tener un sistema complejo de medición. Se trata de tener información de la evolución de los principales indicadores para la etapa en que se encuentre la empresa.

Los indicadores dan información para plantearse mejoras, planes de acción, cambio de prácticas. Facilita la aplicación del ciclo PDCA (plan-do-check-act; esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) por áreas funcionales, en cada etapa. Así, las puedes fortalecer de manera continua.

Ciclo PDCA (plan-do-check-act / planificar-hacer-verificar-actuar)
Ciclo PDCA (plan-do-check-act / planificar-hacer-verificar-actuar)

Comentarios para finalizar

Sin la debida administración de la información, la eficiencia empresarial estará comprometida. Y con ello, las áreas del índice IDEAL: control, colaboración y mejora continua. También, el “foco”, pues el empresario estará haciendo grandes esfuerzos para mantener a flote a la empresa, perdiendo de vista su propósito, misión y visión.

Un empresario exitoso siempre gestiona la información. Conoce su valor, la trata como un activo, y por lo tanto aplica planes para asegurar que sea:

  • Oportuna. La información oportuna es la que todavía es útil.
  • Relevante. El componente clave para la calidad de la información es que se dirija a las personas adecuadas.
  • Completa. La información incompleta puede provocar una toma de decisiones errónea.
  • Orientada al usuario. La información debe ser comprensible para los usuarios.

Para finalizar, en una empresa el valor de la información se puede clasificar como sigue:

  • Administrativo (el empresario puede tomar decisiones efectivas).
  • Operacional (apoya o documenta las actividades repetitivas).
  • Documental (sirve de evidencia sobre las actividades que se llevan a cabo).
  • Histórico (información de actividades pasadas que facilita planear actividades a futuro).

Con lo comentado hasta aquí, te pregunto una vez más: ¿cómo es la administración de la información en tu empresa? ¿Es óptima, buena o regular? ¿Te apoya con el control, la colaboración y la mejora continua?

¡Muchas gracias por leernos!

Lectura recomendada para aprender más:

Más de Estrategias de mejora

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