Administración de la información y el Índice IDEAL

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¿Cómo es la administración de la información en tu empresa? ¿Es óptima, buena o regular? Es probable que no estés seguro(a) de qué tan bien se gestiona la información. Pues bien, con este artículo pretendo darte algunas pautas para que responda a estas preguntas. Luego, de ser el caso, podrás tomar acciones y mejorar. ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!

En el artículo sobre el área funcional gestión de la información, comentamos que para alcanzar el funcionamiento estable, una de las áreas a desarrollar lo más pronto posible, es precisamente la gestión de la información y la comunicación.

No hay que ser experto para reconocer que la buena administración de la información es uno de los factores que más influye en la productividad. ¿Acaso puede una empresa hacer las cosas bien y lograr objetivos sin información oportuna, completa y confiable?

Por ello, en el artículo referido hablamos de planes para mejorar el área “gestión de la información” en micro, pequeñas y medianas empresas.

¿Te parece un tema complejo? – Si lo analizas con calma, no lo es. Pero en cualquier caso, acá lo plantearemos de forma sencilla y fácil de entender. Luego, podrás aplicar un plan de acción.

Por cierto, los planes de acción son un medio para mejorar las áreas funcionales. Recuerda que toda empresa avanza en el camino del éxito, cuando mejora las áreas funcionales necesarias para pasar de etapa.

Administración de la información y el Índice IDEAL

Etapas por las que pasa una empresa… Para avanzar hay que gestionar la información

En diferentes artículos te ilustramos cómo algunas áreas funcionales se desarrollan más temprano que otras. Esto lo determina, en parte, el tipo de empresa y las competencias del empresario.

Administración de la información y el Índice IDEAL

Ejemplos de experiencias que puedes consultar en este blog: Batidos y Algo Más, Consultora Geosama,  Músik con K, Donas Redoma y JM Sports. Todas estas experiencias las puedes buscar como se muestra en la imagen:

Administración de la información y el Índice IDEAL

Colocando el nombre de la empresa, accedes a los artículos

Una de las condiciones para transitar con éxito la etapa funcionamiento estable, es desarrollar lo más pronto posible la administración de la información. Un buen manejo de la información es clave para la eficiencia empresarial.

Administración de la información y el Índice IDEAL

En la medida en que la información crece –tanto en papel como en medios electrónicos–se incrementa de forma exponencial la necesidad de adoptar herramientas de gestión.

Sin la administración apropiada, el valioso capital que representa la información se pone en riesgo. Se trata de un activo que debemos cuidar. ¡Sí, un activo intangible tan esencial como los medios de producción!

Administración de la información y el Índice IDEAL

La información es un activo esencial

¿Cuál es el primer problema que tiene una empresa con la información? – A nuestro entender, la dispersión de la misma.

Cuando la empresa crece e incorpora colaboradores, la información que se crea comienza a tener diversos “dueños”. Y como muy probablemente no existan aún herramientas automatizadas para compartir la información, surge la dispersión.

Aparece lo que denominamos “islas de información”. El de finanzas tiene una parcela de información; igual los de mercadeo, ventas, producción, etcétera. Compartirla suele convertirse en una tarea engorrosa…

Dispersión de la información: problema típico en la empresa

Con la dispersión se pierde el control y la visibilidad de documentos, registros, datos de clientes y proveedores, informes, etcétera.

Te pongo un ejemplo simple:

  1. Necesitas un informe del mes pasado con urgencia, relacionado con las incidencias atendidas para un cliente importante. La secretaria está enferma, por lo que no está presente.
  2. Buscas en su equipo (PC). No tienes certeza de en qué carpeta pueda estar. No sabes qué nombre tiene. Pasan los minutos y no lo consigues. ¡Finalmente, logras encontrar el informe! Pero no es la versión final, la versión corregida.
  3. Al no ubicar el documento, no puedes dar respuesta, lo que te genera estrés, entre otras incomodidades. No puedes atender a tiempo la solicitud que te han hecho. ¡Imagínate que esto te haga perder una oportunidad de negocio!

Esto ocurre en todo tipo de empresa, ¡créame! Situaciones como estas afectan la eficiencia empresarial.

¿Qué hubiese pasado si tuvieras una herramienta en la que estén los informes, clasificados e identificados? – No tendrías que levantarte de su escritorio para encontrarlo.

Y si estás fuera de oficina y cuentas con una herramienta en la “nube”, pues te conectas y descargas la versión más reciente. Fácil, ¿no? ¿Qué tiempo te llevaría?

Administración de la información y el Índice IDEAL

Con una herramienta de gestión tienes el control de la información…

Como ves, la administración de la información tiene ciertos elementos básicos, uno de ellos es el acceso. Otros son la evaluación, la organización, el filtrado y la distribución.

Utilice herramientas de gestión y evite la dispersión

Sin duda, el manejo de la información en una empresa (de cualquier tipo o tamaño) es clave. Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de la información de que dispone.

En las primeras etapas puede ser suficiente registrar los datos en aplicaciones de ofimática, como las hojas de cálculo. Pero al crecer el volumen de tareas, clientes, proveedores, etcétera; es necesario buscar aplicaciones o herramientas de gestión.

Administración de la información y el Índice IDEAL

Ejemplo de datos de clientes en la plataforma de aplicaciones Platzilla

Por tanto, la eficiencia empresarial apunta a que cuando el volumen de datos crece, lo ideal es tener una herramienta de gestión. Con esta puedes automatizar la captura, el procesamiento (evaluación, organización y filtrado) y la disponibilidad de la información. Lo que asegura consistencia y confiabilidad.

Todas los responsables (muchos o pocos), podrán acceder a la misma información con unos pocos clics. Por supuesto, según los privilegios de acceso que hayas definido.

Una empresa que dé prioridad a la administración de la información, es una empresa en la que el control, la colaboración y la mejora continua es fácil de impulsar todos los días.

Control de tareas

Ahora suponga que necesitas saber en qué actividades está ocupando el tiempo tu personal. ¿Qué tareas han completado de cierta actividad o proyecto? ¿Cómo va el avance de las mismas?

  • Si no tienes una aplicación que te facilite ese control, será complicado que tengas claridad de lo que esté pasando. Puedes recibir un reporte de cada colaborador y luego tratar de consolidar la información. Eso te llevará algún tiempo hacerlo. Si es diario, en el mes representará una cantidad de horas considerable.
  • Otra opción es que una persona se encargue de organizar la información y filtrarla, a partir de los reportes de actividades, cada cierto tiempo. Y luego te los pasa. En este caso, estarás ocupando a un colaborador para tal fin. Y te estarás enterando de situaciones a destiempo.

En este caso, una aplicación en línea podría ser ideal para tener a la mano, en tiempo real, lo que esté pasando con el proyecto, con las actividades, con la atención de las incidencias reportadas con los clientes, etcétera.

Cada colaborador registra su actividad, colabora con la información que fluye por las diversas áreas y actualiza la que le corresponde. Esto lo hace de manera natural, sin desperdiciar tiempo y evitando olvidos.

Administración de la información y el Índice IDEAL

Administración de la información y control de tareas

Como empresario, al acceder a la aplicación podrás tener un panorama de las actividades en desarrollo, las pendientes, las completadas; y con los filtros apropiados, información clave para la gestión.

Impacto de la administración de la información en el Índice IDEAL

El índice IDEAL lo aplicamos como medio para valorar la eficiencia empresarial. Y lo hacemos midiendo 4 variables: el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.

De esto, es muy probable que ya conozcas, si has leído artículos en este blog. Si no es así, al final te comparto excelentes lecturas, que te permitirán aprender sobre el índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL.

Diagnóstico en la empresa. Índice IDEAL

Ejemplo de evaluación con el Índice IDEAL para una microempresa

Como lo describimos en el artículo mencionado al principio, un plan de acción para el área funcional “gestión de la información”, puede incluir los siguientes 5 pasos generales:

  1. Identificar fuentes de información
  2. Registrar, organizar y evaluar la información
  3. Desarrollar la capacidad de análisis
  4. Utilizar la información, de manera particular, en el proceso de toma de decisiones
  5. Coordinar de manera eficaz los medios para hacerla llegar a los interesados

Todo esto pasa por contar con herramientas que permitan capturar, procesar y presentar los datos de las áreas funcionales, a todos los interesados.

Administración de la información y el Índice IDEAL

La información procesada es base para la toma de decisiones

Una empresa que aplique planes de mejora en las áreas funcionales, es una organización que quiere alcanzar el éxito. Y una de esas áreas clave, es la de gestión de información.

Control, colaboración y mejora continua

Si tienes la información de las diversas áreas, debidamente registrada, tendrás el control de la organización. Sabrás qué está pasando, cuáles son los resultados obtenidos, y así podrás tomar mejores decisiones.

Una buena administración de la información, entonces, apoya el control. Así, no tendrás que decir “no sé dónde estoy” o “no sé qué está pasando en la empresa”. Expresión propia del empresario pyme que ha perdido el foco y no tiene control de su organización. Problema comentado en el artículo 7 problemas típicos del empresario pyme:

7 problemas típicos del empresario pyme

Con relación a la colaboración, esta se potencia cuando tienes buenas prácticas de la gestión de la información. Por ejemplo, en el control y seguimiento de las incidencias reportadas, puedes dar acceso al cliente para que apoye la gestión.

Un cliente puede registrar directamente la incidencia, como parte del servicio postventa. El o los responsables, darán respuesta y actualizarán la información de la incidencia. Luego el cliente, cuando esté satisfecho, podrá cerrar el caso.

Además, al cerrar el caso, se puede invitar a responder una encuesta de satisfacción. Esta información permitirá generar indicadores de gestión.

En el caso comentado, está presente la colaboración externa. Un aspecto que aporta a la eficiencia empresarial.

Administración de la información y el Índice IDEAL

La administración de la información es clave para la eficiencia empresarial

Con una administración de la información bien realizada, podrás generar una serie de métricas e indicadores para tu empresa. No se trata de tener un sistema complejo de medición. Se trata de tener información de la evolución de los principales indicadores para la etapa en que se encuentre la empresa.

Los indicadores dan información para plantearse mejoras, planes de acción, cambio de prácticas. Facilita la aplicación del ciclo PDCA (plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) por áreas funcionales, en cada etapa. Así, las puedes fortalecer continuamente.

Administración de la información y el Índice IDEAL

Ciclo PDCA (plan-do-check-act / planificar-hacer-verificar-actuar)

Resumen

Sin la debida administración de la información, la eficiencia empresarial estará comprometida. Y con ello, las áreas del índice IDEAL: control, colaboración y mejora continua. También, el “foco”, pues el empresario estará haciendo grandes esfuerzos para mantener a flote a la empresa.

Un empresario exitoso gestiona la información. Conoce su valor, sabe que es un activo, y por lo tanto aplica planes para asegurar que sea:

  • Oportuna. La información oportuna es la que todavía es útil.
  • Relevante. El componente clave para la calidad de la información es que se dirija a las personas adecuadas.
  • Completa. La información incompleta puede provocar una toma de decisiones errónea.
  • Orientada al usuario. La información debe ser comprensible para los usuarios.

Para finalizar, en una empresa se puede clasificar el valor de la información como sigue:

  • Administrativo (el empresario puede tomar decisiones efectivas).
  • Operacional (apoya o documenta las actividades repetitivas).
  • Documental (sirve de evidencia sobre las actividades que se llevan a cabo).
  • Histórico (información de actividades pasadas que facilita planear actividades a futuro).

Con lo comentado, te pregunto nuevamente: ¿cómo es la administración de la información en tu empresa? ¿Es óptima, buena o regular? ¿Te apoya con el control, la colaboración y la mejora continua?

¡Hasta el próximo artículo!

Lectura recomendada para aprender más:

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