Reducción de costes y el Índice de Eficiencia Empresarial

. Oct 11, 2019.

¿Cuándo aplicar la reducción de costes en la empresa? Lo ideal es hacerlo siempre, desde el comienzo de las operaciones, en funcionamiento regular. Pero como sabemos, un empresario en las primeras etapas es el “hombre orquesta”. Será difícil que tenga tiempo para descubrir cómo reducir los costes. Sin embargo, hay tareas, en tal sentido, que puede ejecutar desde el inicio. ¡Bienvenidos(as)!

La primera pregunta que responderemos es: ¿por qué reducir los costes de la empresa? Una respuesta es, porque nos demanda mayor eficiencia. Aunque lo común es que cuando una pyme se encuentra ante una situación en la que los costes y gastos superan los ingresos, lo primero que busca es aumentar las ventas. No siempre se piensa en la reducción de costes en los que incurre la empresa.

Reducción de costes y el Índice de Eficiencia Empresarial
¿Por qué reducir los costes de la empresa?

La reducción de costes y gastos es un quebradero de cabeza para la mayoría de los empresarios. En muchos casos, es una tarea compleja. Por algo existirá la denominada contabilidad de costes, ¿cierto?

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Es más fácil, probablemente, buscar la manera de incrementar los ingresos antes que reducir los costes. Pero en el mediano plazo, la reducción de costes resultará más beneficiosa, porque nos demanda eficiencia. En tal sentido, aquí intentaremos dar algunas pautas al respecto que, combinadas con la mejora en ventas, permite márgenes importantes para fortalecer las áreas y avanzar por las etapas de la empresa.

Analizar para reducir costes y gastos es una actividad clave
Analizar para reducir costes y gastos es una actividad clave

Reducción de costes y el índice de eficiencia empresarial

Como empresario debes saber que si bien los ingresos en el corto plazo pueden aumentar considerablemente, con la práctica de reducción de costes en la realización del producto o servicio, garantizamos la productividad y un flujo de caja para operar sin sobresaltos.

Al modificar la forma de trabajar en el interior de la empresa, para reducir costes, tendrás más fortalezas. Sobre ellos hay control, mientras que las ventas dependen en parte de los clientes, por lo que sobre ellas tenemos menos control.

¿Cómo reducir los costes de la empresa?

Ningún libro te dirá con precisión cómo reducir los costes en tu empresa. Cada empresario conoce el funcionamiento de su organización y debe utilizar tales conocimientos a la hora de reducir los costes.

Veamos algunas medidas que pueden ayudarte en la reducción de costes, lo que se traduce como ya se señaló, entre otras cosas, en eficiencia.

Pero antes, queremos dejar claro que la tecnología es un punto de apoyo necesario a la hora de aumentar la productividad y reducir costes. Muchas de las acciones que ejecutes, por tal motivo, serán exitosas si tu equipo cuenta con herramientas de gestión, idóneas para tu empresa.

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Medidas para la reducción de costes en la empresa

1. Gestión de los stocks o inventarios:

En diversos artículos hemos comentado sobre la importancia de gestionar adecuadamente el inventario. Sabes que no es aconsejable que la producción se almacene durante mucho tiempo, pues implica que la empresa tiene inmovilizado el capital que ha utilizado en la misma.

Los inventarios no deben generar costes altos por almacenamiento.

Un inventario grande e inmovilizado, además, genera costes de almacenamiento. Cuanto mayor sea la tasa de rotación del stock, mayor será el excedente obtenido por la empresa.

Esta tasa de rotación debería ser similar, por lo menos, a la de la competencia. Por otro lado, es necesario recordar que los stocks defectuosos suponen un coste irrecuperable. Así que hay que reducir al mínimo la tasa de productos defectuosos, cuando esto aplique.

2. Gestión de cobros y pagos:

En muchos casos, el empresario se centra en vender, sin ocuparse de las condiciones en las que lo hace. Luego, surgen problemas de liquidez. ¡Hay que pagar a los proveedores y aún no se ha cobrado a los clientes!

Una situación ideal es cobrar lo antes posible los productos y servicios vendidos, y retrasar los pagos al máximo. La disponibilidad del dinero puede aprovecharse en algún sentido.

Cuando la empresa vende a crédito, el área funcional “contabilidad y finanzas” debe desarrollar la gestión de cobranza, para asegurar un flujo de caja acorde con la necesidad de la empresa.

3. Control del “ciclo logístico” de la empresa:

Se entiende como tal, al tiempo que tiene lugar desde que la empresa recibe materias primas hasta que el cliente compra el producto final. Esto aplica también para empresas de servicio, con las salvedades del caso.

Es necesario eliminar los denominados tiempos muertos. Estos ocasionan pérdidas de eficiencia, retrasos en la entrega del producto, poca calidad en el servicio. Cuando se producen por la rotura de una máquina o fallo de un equipo, genera costes de muchos tipos.

El orden y la ejecución disciplinada de actividades son elementos claves para la eficiencia empresarial.
La ejecución disciplinada de actividades es un elemento clave para la eficiencia…

También los errores del personal mal capacitado o desmotivado pueden conllevar a costes adicionales. Estos son difíciles de controlar, pero se puede minimizar con una gestión apropiada del talento humano. Crear una cultura de aprendizaje es clave para empoderar a los colaboradores.

4. Uso de las redes sociales:

Las redes sociales no solo aplican para fidelizar clientes. También pueden apoyar actividades o servicios que conllevan a lograr ahorros para la empresa. Un diseño apropiado permitirá reducción de costes sin dejar de atender al cliente y asegurar una relación que fomente su fidelidad.

¿Aplicarán las redes sociales, en este propósito, para cualquier tipo de empresa? Tal vez la respuesta no sea fácil. En función del servicio que queramos ofrecer, utilizaremos la(s) red(es) social(es) idónea(s). Por ejemplo:

  • Estudios de mercado: para este propósito, con cualquiera de las redes sociales se pueden crear pequeñas encuestas de opinión. El punto clave es el buen diseño de las preguntas para lograr el objetivo deseado.
  • Servicio de atención al cliente: es posible habilitar el servicio de atención al cliente a través de redes como Twitter o Facebook. Dependiendo del tipo de empresa, a través de ellas se puede ahorrar tiempo al momento de resolver incidencias, evidenciando un servicio posventa ágil y flexible.
  • Búsqueda de personal: una red social idónea es LinkedIn. Es de gran utilidad para ubicar personal sin intermediarios. Personal con las competencias y el perfil que necesitemos.

Estos medios, bien utilizados, sin duda evitan costes y gastos a la empresa. A la vez, nos ayudan a realizar una gestión más ágil y flexible, con lo que favorece la eficiencia de la organización.

¿Cuáles son las redes sociales que le convienen a mi empresa?
¿Cuáles son las redes sociales que le convienen a mi empresa? No es trivial la respuesta.

5. Otros gastos generales:

Existen muchos otros tipos de costes y gastos que deben ser objeto de atención. Se trata de casos que parecen «no sumar», pero que vistos con detenimiento al final del mes, se llevan una porción de los ingresos. Dos casos que pueden ser atendidos para reducir su impacto son los siguientes:

  • Factura del servicio eléctrico: hay empresas del tipo fábricas, en las que esta factura es muy alta, lo que puede ser inevitable. Pero en locales y oficinas podemos evitar gastos elevados por este concepto. En tal sentido, las empresas pueden llevar a cabo prácticas que les permitan reducir la factura eléctrica. Por ejemplo, aprovechar más la luz natural. Otra medida es apagar todos los aparatos electrónicos por la noche, dejando sólo los indispensables.
  • Factura por telefonía: muchas veces las empresas reciben ofertas de compañías telefónicas, particularmente, las de telefonía móvil, para que contraten una tarifa plana. ¿Realmente es una ventaja para toda empresa? En estos casos es necesario valorar si aplica una tarifa plana o es más apropiado pagar por llamada. En el caso en que la opción sea tarifa plana, debemos comparar precios entre operadoras.
Las medidas comentadas para la reducción de costes son solo algunos ejemplos aplicables en la pyme. Cada empresario, al alcanzar el funcionamiento estable, tendrá tiempo para atender entre otras áreas, la reducción de costes. En nuestro modelo de áreas funcionales, el análisis de costes es parte de Contabilidad y Finanzas.
Finanzas para no financieros. ¿Cómo las lleva en tu pyme?

Como siempre, todo depende del empresario, del líder. Pues es quien marca el camino a seguir. Su conocimiento de la empresa, del sector y de la competencia, es de gran ayuda para saber qué costes se pueden reducir. Esto conlleva a la eficiencia, a través del control y la mejora continua, que son parte de las áreas del Índice de eficiencia empresarial o Índice IDEAL.

El mantenimiento como ventaja competitiva

Un caso interesante es el de las fábricas y empresas de servicios, que hacen uso intensivo de máquinas, equipos, instalaciones, etc. El mantenimiento es un tema fundamental por la vida útil que tienen esos bienes. En estos casos, el mantenimiento puede dar lugar a una ventaja competitiva.

La buena gestión del mantenimiento es sinónimo de reducción de costes. Mantenimiento, tanto a nivel técnico como humano. Sin duda, el tipo más importante es el mantenimiento preventivo.

Al lograr que el “flujo de producción” sea continuo o sin paradas, se reducen costes. Lo que representa una ventaja competitiva, por la mayor eficiencia y productividad.

1. Coste global del mantenimiento:

Este tipo de coste es el más olvidado en las empresas. En términos de contabilidad analítica, debemos tener un coste que contemple diferentes factores que envuelvan al mantenimiento. Por ejemplo, el que genera el paro de las máquinas e instalaciones; el reemplazo de piezas o el de la mano de obra.

Tener bajo control el coste global de mantenimiento te permitirá avanzar en términos de gestión y de fiabilidad de planta e instalaciones.

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2. Mantenimiento correctivo versus preventivo:

Como empresario te habrás preguntado: ¿vale la pena hacer mantenimiento preventivo? ¿Cuánto mantenimiento preventivo realizar? ¿Cómo equilibrar estos dos tipos de mantenimiento?

¡No lo sabemos! Si te damos una respuesta tipo receta, mentiríamos. La respuesta a estas preguntas no es sencilla. Intervienen muchos factores y, según el tipo de empresa, será necesario que inviertas más en un tipo de mantenimiento u otro.

Cada empresa conoce qué tan crítico es que una máquina o un equipo se detenga. En consecuencia, aplicará planes de mantenimiento según su caso. Por otro lado, la “historia” de mantenimientos correctivos da pautas para diseñar planes de acción y evitar interrupciones.

El modelo del futuro: crecer reduciendo el tamaño

Un comentario adicional, antes de finalizar esta entrega, es sobre el libro «La organización de empresas. Hacia un modelo de futuro«, de Fernando Giner de la Fuente y María de los Ángeles Gil.

Allí sus autores destacan el papel de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en los cambios que han sufrido las organizaciones en las últimas 3 décadas. Subrayan la reducción de costes que las TIC han proporcionado, así como el potencial de la organización del trabajo para que las empresas sean ágiles, innovadoras y creativas. En tal sentido, es un material que puedes leer en ratos de descanso.

Resumiendo, todo lo comentado hasta aquí sobre reducción de costes implica más eficiencia. En la que el empresario tiene “foco” en su misión y visión, más control de las actividades, el equipo trabaja en un ambiente que favorece la colaboración; y la mejora continua es una práctica constante. Que no es otra cosa, que lo que proponemos con el Índice de Eficiencia Empresarial o Índice IDEAL.

Para finalizar, insistimos en que todo depende del tipo de empresa. Las hay en las que la reducción de costes en sus operaciones es obligatoria, pero también en las que no es una condición de “vida o muerte” para avanzar.

Comparto esta cita de Steve Jobs, como ejemplo de lo señalado: «El remedio de Apple no es la reducción de costes. La forma de salir de esta situación es la innovación».

(Apple Confidential 2.0: The Definitive History of the World’s Most Colorful Company. Owen Linzmayer, 1999).

Espero que esta entrega te sea útil para reflexionar sobre el control y la reducción de costes, como parte de la eficiencia empresarial. Es claro que es un tema, principalmente, para cuando dejes de ser el “hombre orquesta” en tu organización.

¡Muchas gracias por leernos!

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