“En una empresa en funcionamiento estable el empresario ha delegado la administración”. Como comentamos en la entrega anterior, en las empresas en funcionamiento estable, la clave es contratar y delegar. Pero es claro que no se puede delegar de cualquier forma o manera. Delegar implica seguir buenas prácticas y luego hacer seguimiento para garantizar que todo marche dentro de lo esperado. ¡Bienvenidos(as)!
En este artículo haremos referencia a algunas buenas prácticas que podemos aplicar en esta etapa, y cómo allanar el camino para pasar al funcionamiento óptimo. Recordemos las etapas que proponemos en nuestro modelo, a través de la siguiente imagen y el vídeo que podrás ver, al hacer clic en ella.
¿Qué caracteriza a una empresa en funcionamiento estable? Si leyó el artículo previo, sabrás que una característica clave es que los ingresos superan a los “costes+gastos”, al punto de que el empresario puede fortalecer al equipo de trabajo, contratando personal para delegar las tareas en diversas áreas funcionales. Por ejemplo, en el área de contabilidad, ventas, producción, recursos humanos, entre otras.
Al contratar personal y proceder a delegar actividades para dedicarse a la gestión, estará dejando de ser el “hombre orquesta” de la empresa. Esto representará, con seguridad, un salto cualitativo que podría llevarlo, inclusive, a precisar aún más la misión y visión, alineando las velas en la dirección correcta.
Durante esta etapa, ya podrá dedicarse a revisar qué funciona y qué no funciona en la empresa, lo que permitirá tomar decisiones para mejorar.
Buenas prácticas para delegar en una empresa en funcionamiento estable
En la primera parte de este artículo hicimos referencia a algunos aspectos que debes tomar en cuenta para delegar. Veamos otras buenas prácticas aplicables en esta etapa clave para el éxito del proyecto empresarial:
- Como empresario, debes tomar conciencia de los hábitos adquiridos. Al estar involucrado desde “cero” en el negocio, has aprendido a hacer de todo. Esto hace que se forjen hábitos difíciles de romper.
- Es necesario que te quites de la cabeza que nadie hará las cosas tan bien como tú. Muchas tareas pueden delegarse en personas que no lo harán tan “perfectamente”; pero al final, tendrán un buen resultado. Con la práctica y el apoyo que le des, con seguridad mejorarán.
- Es lógico contratar personal idóneo para las tareas a delegar. No incorpores personas a tu empresa solo por ser amigos o familiares, en los que claramente confías. Esto casi siempre termina siendo un error.
- Una buena práctica es definir qué perfil debe tener el personal que contratará. Según el caso, puede ser necesario formarlo para que cumpla el rol. En cualquier caso, asegúrate de buscar gente con competencias: conocimiento, destrezas y valores.
Otras prácticas clave para delegar bien:
- Debes explicar claramente qué es lo que el colaborador hará, cómo lo hará y porqué es importante que lo haga bien. También, cuáles son las prioridades. Si lo enfocas como un proceso, lista cuáles son las entradas, las salidas y qué entregables debe obtener. Y si es posible, con qué calidad. Si existe alguna documentación, será mucho mejor.
- No lo dejes solo. Asegúrate de que la persona haya entendido el proceso de cómo hacerlo y bríndale feedback en privado y de calidad. Es decir, reconoce lo hecho bien, corrige lo que no está como se espera y muestra confianza en que seguirá mejorando.
- Deje por escrito lo acordado para facilitar el seguimiento.
- Resiste a la tentación de intervenir en el trabajo que está realizando el nuevo personal. ¡Permita que se equivoquen, porque así aprenderán más! Claro, siempre que se pueda corregir a tiempo.
¿Cómo preparar el salto a la próxima etapa, al funcionamiento óptimo?
Toda empresa se materializa a través de la organización de un conjunto de actividades, realizadas por quienes comparten la misión y visión, para producir bienes y/o servicios.
Gestionar Fácil.
Algunas organizaciones, por supuesto, son más complejas que otras. Por ejemplo, la microempresa de Carlos Flores, Batidos y algo más, demandó en la etapa de la puesta en marcha, una organización no tan compleja para cumplir con su misión: ofrecer batidos sanos, con frutas de excelente calidad. Ideal para deportistas.
Sin embargo, al crecer la demanda, Carlos tuvo dificultades para llevar un buen control de sus clientes. Esto lo motivó a buscar soluciones para organizarse mejor. Su primo le propuso probar con una aplicación CRM, lo que le permitió organizar la gestión de los clientes y le facilitó, en gran medida, tener disciplina. Además de esto, mejoró el proceso de adquisición de las frutas e incorporó a un ayudante para la elaboración del producto.
El ejemplo de Batidos y algo más permite visualizar a una organización como un conjunto de actividades que se deben agrupar en diversas áreas, según su propósito. En este caso, algunas áreas funcionales en el inicio de las operaciones fueron: adquisición de las frutas (que implica manejar cantidad y calidad); gestión de los clientes y proveedores, y el pago al personal contratado, entre otras.
Áreas funcionales típicas en funcionamiento óptimo
Dependiendo de la empresa y de la etapa en la que se encuentre, el número de áreas a engranar varía. Cuando una empresa está en funcionamiento óptimo, cuenta con un grupo de áreas (unidades, departamentos) que hacen posible el logro de los objetivos estratégicos de la organización. En tal sentido, además de proponer un modelo para las etapas de una empresa, en este blog hablamos de un modelo para las áreas funcionales:
Estas 12 áreas suelen estar presentes en empresas que han alcanzado un grado de madurez alto, a las cuales las podemos encontrar con nombres diversos. Es claro que algunas son básicas o de apoyo. Por ejemplo, contabilidad y finanzas, mercadeo y ventas, talento humano y producción y operaciones.
Otras son menos comunes, como “gestión de la calidad” y “gestión de la información”, que no necesariamente son un área funcional representada por un equipo específico, sino que son creadas de forma transversal, y forman parte de la cultura organizacional.
Cada empresa, según su tipo, desarrollará unas áreas más que otras:
Tal como señalamos, algunas áreas son comunes en todo tipo de empresa: comercializadora, distribuidora, fábrica o de servicios profesionales. Por ejemplo, el área de contabilida y finanzas, que involucra la contabilidad, el pago de impuestos, la facturación y el control de costes, es un área común. Cumple funciones inclusive, de carácter obligatorio, ante entes externos.
En otros casos, como en una fábrica de envases para laboratorios de medicinas, probablemente el área más desarrollada sea la de producción y operaciones, apoyada por el área de control de calidad, obligatoria en el sector salud.
Entonces, en una empresa en funcionamiento estable, en la que el empresario dedica gran parte o todo su tiempo a la gestión, es clave evaluar qué funciona y qué no, y atender aquellas áreas que según el tipo de empresa, son claves para dar un salto hacia un funcionamiento con mayor madurez. Atender y engranar las áreas allana el camino hacia el funcionamiento óptimo.
Pero recuerda que no hay recetas…
Como lo hemos comentado en otros artículos sobre gestión de empresas, cada proyecto empresarial es único, tiene un contexto particular y depende en buena medida de la pasión por la idea, de las competencias que tenga el emprendedor y su equipo, y de la capacidad de aprender de forma continua.
Un emprendedor que intenta desarrollar una idea por primera vez tendrá, probablemente, más tropiezos y caídas que superar, que un emprendedor con experiencia, que ha vivido parte de las etapas de una empresa.
Conclusiones
Los dos artículos que hemos dedicado a hablar de una empresa en funcionamiento estable, buscan llamar la atención sobre la importancia de delegar, dedicar tiempo a la gestión y toma de decisiones, así como identificar y desarrollar la organización, a partir de las áreas funcionales.
Estas y otras sugerencias, además de diversos tópicos relacionados con el funcionamiento estable y óptimo, serán objeto de revisión a través de actividades que estaremos compartiendo con todos en breve. ¡Aprenderemos mucho sobre gestión fácil de la empresa!
¡Muchas gracias por leernos!
