¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y eficiencia empresarial! En esta oportunidad continuamos hablando sobre gestión de la información en una pyme B2C/B2B. Y en particular, comentaremos qué es la eficiencia y cómo esta es impactada, cuando la empresa se apoya en herramientas como, por ejemplo, la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.
Esta entrega es la segunda parte del artículo Gestión de la información en una pyme, que aborda la experiencia de la empresa La Casita de MÍA. Una pyme dedicada a la venta de chocolates y a la prestación de servicios a empresas en eventos de diversos tipos. Por ello, se clasifica como B2C (negocio a consumidor) y B2B (negocio a negocio).
Como señalamos en el artículo referido, la gestión de la información es una de las 12 áreas funcionales presentes en una empresa con alto nivel de madurez. Y como sabes, es un área clave para la eficiencia empresarial.
Información y comunicación en La Casita de MÍA:
Las dueñas de La Casita de Mía abordaron desde 2 perspectivas la gestión de la información:
- Perspectiva de la información. Incluye el manejo de las fuentes de información, tanto internas como externas; el procesamiento y el uso de la información.
- Perspectiva de la comunicación. Se refiere a la fluidez, cobertura y eficiencia de la coordinación en la comunicación.
Las 2 perspectivas son apoyadas por la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, que tiene impacto, como ya sabes, en la eficiencia de la empresa.
¿Qué es la eficiencia en una pyme B2C/B2B?
En general, en el mundo de las empresas, la eficiencia se entiende como el logro óptimo de un objetivo con la menor cantidad posible de recursos.
Esto no cambia para las micro, pequeñas o medianas empresas. Sin embargo, cómo ser eficiente en cada una, tiene sus matices.
En pymes, como La Casita de MÍA, la eficiencia aumenta a través de la buena gestión de la información. Gestión que involucra los datos, su significado en la empresa, y la forma de la comunicación. Incluye, por supuesto, la comunicación con clientes, proveedores y otros entes externos.
Gestión de la información y eficiencia empresarial
Repasemos de manera breve, ¿qué es gestionar información? – Se puede decir que es ir en busca de nuevos significados, hacer análisis, aplicar el principio de que el todo, es más que la suma de las partes. Es producir un impacto en el ambiente de la organización.
La gestión de la información requiere acción, decisión y evaluación. Mediante esta gestión se proporciona:
- Recursos para una buena toma de decisiones
- El desarrollo de nuevos conocimientos
- Mayor calidad y eficiencia en los productos y servicios de la empresa
Según nuestro modelo de Índice IDEAL, la gestión de la información es un pilar clave para el control, la colaboración y la mejora continua. Esto es, un pilar para la eficiencia empresarial. ¡Nada que no conozcas como empresario!
Sobre cómo se implementa el área funcional “gestión de la información” en una empresa, lo común es que se vaya configurando en la medida en que la organización crece.
Al aumentar el número de actividades por áreas funcionales, aparecen canales de comunicación para transmitir la información. Surgen acuerdos “implícitos” sobre cómo y qué comunicar, cuándo y a través de qué medios.
La gestión de la información en una pyme, como el caso de La Casita de MÍA, se apoya en una plataforma que centraliza los datos. Y como ya compartimos, en este caso particular, la plataforma es Platzilla.
Una herramienta que al estar en la nube, facilita el acceso a la información. Está disponible desde cualquier lugar con conexión a Internet, accesible con diversos dispositivos y en cualquier momento.
Gestión de la información en La Casita de MÍA
Como Platzilla permite contratar aplicaciones según las necesidades del negocio, las empresarias contrataron – estando en la etapa de funcionamiento estable – las siguientes:
- CRM Comercial
- Campañas Email y Offline
- Facturación
- CRM Posventa
Cada aplicación está conformada por módulos. Uno de ellos, común a todas las aplicaciones, es el módulo Clientes.
En el artículo Administrar los datos de los clientes mostramos para qué y cómo utilizaron este módulo en La Casita de Mía.
Otro ejemplo de para qué utilizaron Platzilla lo podemos ver en la administración de los artículos ofertados. En este punto debes tener claro que en La Casita de MÍA ofertan productos, servicios y formación:
- Productos (chocolates) de diversos tipos y marcas.
- Servicios, que consisten básicamente en ofrecer fuentes de chocolate en eventos sociales, atendidas por personal propio. Este servicio es demandado no solo por clientes particulares, sino también por empresas y agencias de festejos.
Aparte de los productos y servicios ofertados, Karla incorporó a la oferta para los clientes, talleres de formación en bombonería y otras especialidades:
Personalización de módulos
Para adaptar el módulo Artículos, perteneciente a la aplicación Facturación, Karla y María Valentina realizaron cambios en los campos, a través de la opción “editor de disposición”:
También, el equipo aprovechó las funcionalidades de Platzilla para gestionar las Oportunidades, un módulo de la aplicación CRM Comercial.
Sobre la gestión de las oportunidades comentaremos en otra entrega. Allí mostraremos más sobre las posibilidades que ofrece Platzilla para crear tareas en segundo plano y automatizar acciones según ocurran ciertos eventos, al actualizar la información.
Con la Plataforma de Aplicaciones Platzilla, Karla y María Valentina iniciaron un proceso de gestión de la información que les permitió mejorar la eficiencia empresarial.
A nivel de datos e información, la empresa tuvo a su disposición, en breve tiempo, lo necesario para mejorar su eficiencia. Por ejemplo, para ejecutar acciones como:
- Automatizar tareas
- Controlar las fuentes de información (clientes, artículos, oportunidades, facturas, pedidos…)
- Organizar y priorizar registros, mediante filtros (vistas de la información)
- Presentar la información en diferentes formatos
- Utilizar la información para la toma de decisiones
Todo esto implica vistas diferentes de la información, para cada usuario, según la jerarquía de roles implementado en la empresa.
Con relación a la comunicación, Platzilla provee herramientas que facilitan el registro de la interacción entre colaboradores, asociados a registros en los módulos de las aplicaciones. De esto comentaremos en otras entregas sobre la experiencia de la pyme La Casita de MÍA.
Resumen
Con este artículo quisimos responder a la pregunta qué es la eficiencia en una pyme. Para esto, debemos tener claro qué es gestionar la información.
En nuestra experiencia, la gestión de la información tiene que ver con obtener la información correcta, en la forma adecuada. Implica, además, que debe estar disponible para los colaboradores que la requieran, en el momento oportuno, en una herramienta idónea y con un coste mínimo.
Comentado todo lo anterior, respondemos la pregunta qué es la eficiencia en una pyme: en términos sencillos, la eficiencia es la capacidad de hacer las cosas bien. Comprende las tareas y acciones con las que se garantiza la calidad en el producto final de cualquier actividad, o del bien entregado al cliente.
Está claro que la eficiencia depende de la calidad del talento humano o de los agentes que realizan la labor. En una pyme la eficiencia se vale de dos pilares: de las herramientas de gestión de la información y de las competencias de los colaboradores.
En términos de personas, se es eficaz cuando conseguimos cumplir con un objetivo en el tiempo señalado. Se es eficiente cuando, además, se alcanza la meta utilizando la menor cantidad de recursos posibles.
¡Hasta la próxima entrega!
