Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

. Jun 8, 2018.

Caso de uso: gestión de contratos en una agencia de festejos

Datos de la empresa:

  • Nombre comercial: Agencia de Festejos La Reina
  • Tipo de empresa: microempresa, prestadora de servicios (eventos)
  • Descripción del caso de uso: gestión de contratos en una agencia de festejos, a partir de oportunidades ganadas.

Agencia de Festejos La Reina: organización de eventos

Para conocer los detalles de la Agencia Festejos La Reina, te compartimos dos enlaces:

Herramienta de gestión

Para llevar adelante los planes de mejora, con el propósito de relanzar la otrora exitosa agencia, Marta convenció a sus padres, dueños de Festejos La Reina, para adoptar una herramienta de gestión: la plataforma Platzilla.

Con esta, las acciones para mejorar podrían ejecutarse con facilidad, apuntando a elevar la calidad en las 4 áreas del índice de eficiencia empresarial, utilizado para el diagnóstico inicial.

Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Áreas del Índice de Eficiencia Empresarial o Índice IDEAL

En particular, con la herramienta esperaban lograr:

  • Mayor foco en las actividades, en función de la misión y visión.
  • Más control en la dinámica de la empresa.
  • Más colaboración por parte del equipo, en cuanto a la gestión de la información.
  • La incorporación de prácticas para mejorar continuamente, apoyados en parte, con la herramienta de gestión.

Con la ejecución de las primeas acciones, la empresa consiguió elevar su índice de eficiencia empresarial, de manera notoria.

Esto además, generaba confianza en el personal y en los dueños, lo que hacía que el clima de la organización también mejorara.

Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Para continuar ejecutando los planes de mejora, Marta realizó cambios en algunos módulos de las aplicaciones de la plataforma Platzilla.

En otras palabras, continuó alineando las aplicaciones con el nuevo funcionamiento de la agencia. Por ejemplo, la gestión de contratos, actividad clave para elevar la calidad del servicio.

¿Qué nuevos ajustes realizaron en las aplicaciones y para qué? – Comentamos los cambios a continuación.

1. Ajustes en contenedores de información: Oportunidades y Contratos

Recordemos que las aplicaciones instaladas para Festejos La Reina, involucran ciertos contenedores de información, como:

  • Clientes
  • Contactos
  • Potenciales clientes
  • Pedidos
  • Contratos de servicio
  • Oportunidades
  • Orden de trabajo

Tale contenedores corresponden a 2 aplicaciones: CRM comercial y Registro y control de trabajos.

Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Aplicaciones contratadas hasta la fecha en Festejos La Reina

Para la gestión de contratos, primero evaluaron el contenedor de Oportunidades y realizaron varios ajustes.

Con el nuevo modelo de funcionamiento, todo contrato de servicio será generado a partir de una oportunidad registrada. Esta puede estar asociada a un potencial cliente o a un cliente.

Contenedor Oportunidades

Acá un ejemplo de una lista de oportunidades:

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Lista de oportunidades y ejemplo de filtros

Para todo contenedor de información, la plataforma permite crear filtros con los que despliegas en pantalla registros específicos, a un solo clic. Ideal para ubicar información en el caso de contenedores con cientos o miles de registros.

Para el campo Tipo de oportunidad, cambiaron los valores posibles a recurrente, eventual o exclusiva.

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Ajustes en campos tipo lista, para adecuarse al lenguaje de la agencia

Marta creó un campo para diferenciar a quién pertenece la oportunidad, si es un cliente o un potencial cliente.

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El campo “Pertenece a” es tipo lista, con valores posibles: cliente, potencial cliente

En la imagen se muestra la lógica según el valor del campo:

  • Sin valor, no muestra ninguno de los campos “cliente” o “potencial cliente”
  • Con valor = “Cliente”, muestra el campo “cliente” y oculta “potencial cliente”
  • Con valor = “Potencial cliente”, lo contrario al anterior caso.
Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Campo condicionado… En este caso, el campo Cliente

Los señalados fueron los principales ajustes para el contenedor “Oportunidades”.

Contenedor Contratos de Servicio

Para este contenedor, Marta hizo cambios importantes, dado que el enfoque de los contratos en la agencia es diferente al planteado por defecto en la aplicación.

Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Formulario original de la plataforma

En cuestión de minutos, ajustó los campos:

  • Eliminó los relacionados con “unidades” y el campo “¿firmado?”
  • Agregó: Fecha Inicio, Fecha Fin, Detalle de Horarios y Firmado (como campo de información, diferente al que fue eliminado).
  • Modificó lo valores posibles de “Estado contrato”:
    • Pendiente por firmar
    • En curso
    • Terminado
    • Rescindido
  • Cuando el valor de “Estado contrato” está en Pendiente por firmar, Firmado no es mostrado. Cualquier otro estado, sí muestra el campo con valor verdadero.
Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Formulario ajustado a las necesidades de la agencia

El ingreso de Contratos de Servicio, a través del formulario, se realizará esporádicamente.

La regla en Festejos La Reina es que se ingrese la oportunidad, y una vez cerrada con éxito, se genera el registro del contrato.

A partir de allí se gestionan los pedidos y el apoyo de los proveedores, para realizar el servicio al cliente.

¿Por qué Marta hizo estos ajustes en los contenedores de información? – En términos sencillos, para ajustar la aplicación al funcionamiento de la agencia. Con estos y otros cambios, en Festejos La Reina entendieron que la plataforma Platzilla los ayudaría a mejorar de manera sustancial.

Como ya sabes, los ajustes en contenedores de información pueden hacerse en cualquier momento. Sin embargo, lo ideal es plantearse los cambios desde el inicio, para ahorrar tiempo y trabajo. Y asegurar la calidad de la información desde el primer registro que se haga.

2. Creación de tarea oculta

Un punto interesante que Marta pudo resolver con la ayuda de la plataforma Platzilla fue el referente a la creación del contrato, a partir de una oportunidad ganada.

Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

El modelo es como sigue:

  • Una oportunidad ganada permite crear el contrato de servicio correspondiente.
  • Esto ocurre cuando el usuario hace clic en un botón. Es decir, es un evento a petición; no se genera solo. Si bien, cuando la oportunidad pasa a estado = “cerrada con éxito” podría generar automáticamente el contrato, Marta decidió que fuera una acción ejecutada por el responsable del caso.
  • Con el contrato creado, se disparan las actividades necesarias para realizar el servicio, según las condiciones o la propuesta asociada.
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El botón señalado está asociado a una tarea oculta

Cuando el responsable hace clic en el botón Crear contrato, se crea automáticamente un registro en el contenedor Contrato de Servicio, tal como se planteó arriba.

A través de una vista calendario, pueden verse en pantalla (por día) los contratos generados y en curso. Esto facilita de manera importante el seguimiento diario para todo el equipo y potencia la colaboración en la gestión de contratos.

El calendario para los contratos es similar al ejemplo del calendario que señala la “fecha de evento” de los clientes corporativos y clientes principales.

Gestión de contratos en la Agencia de Festejos La Reina

Vista calendario de fecha estimada de evento para clientes principales

Con todas las facilidades que el equipo de Festejos La Reina fue descubriendo, mejoraron el foco, el control y la colaboración de manera importante. Y como se señaló antes, el ambiente de trabajo se hizo más agradable. Por su parte, los dueños, apoyados por Marta, ya soñaban con una agencia de primera…

Después de este caso de uso…

Para no detenerte más con esta lectura, en la siguiente entrega te presentaremos otro caso de uso. Así podrás ver la evolución de Festejos La Reina y el para qué utilizó la Plataforma Platzilla.

Todas estas acciones facilitaron la implementación de los planes de mejora de la agencia. Recordemos que eran 4 planes:

  1. Redefinir la gestión de los clientes. Plan relacionado con la captación, atención, creación de vínculos, satisfacción del cliente, segmentación, entre otras actividades.
  2. Administrar contratos para asegurar la fluidez, tanto de cara al cliente como de cara a los proveedores.
  3. Gestionar acuerdos con proveedores. Esto es parte del área funcional de producción y operaciones e implica alianzas.
  4. Gestionar campañas comerciales. Aplicar campañas comerciales, como parte de las funciones del área de mercadeo, para incrementar las ventas.

Resumen:

Con las aplicaciones de la plataforma Platzilla, Festejos La Reina experimentó mejoras para gestionar su relación con los clientes y administrar los contratos.

¿Qué ganó el equipo de la agencia? – Control sobre las oportunidades y la gestión de contratos, además del control sobre los clientes. También, una excelente gestión de la información, con la colaboración de los responsables de la realización del servicio.

Los dueños, por su parte, lograron hacer seguimiento a las tareas y compromisos, por las facilidades que brinda el manejo y personalización de los calendarios con filtros. Lo que impacta la gestión de manera muy positiva.

Sin lugar a dudas, con la incorporación de las 2 aplicaciones de la plataforma Platzilla, la agencia Festejos La Reina inició un proceso de mejora en su índice de eficiencia empresarial. En próximas entregas te comentamos más al respecto.

¡Hasta pronto!

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