¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre herramientas de gestión para la mejora continua! En esta oportunidad te hablaré de la importancia de la gestión de la información en una pyme B2C y B2B. Y en particular, mostraremos una experiencia de gestión de la información apoyada en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.
Esto lo haremos, de manera específica, con el caso de una pyme: La Casita de MÍA, dedicada a la venta de chocolates y a la prestación de servicios en eventos. Por ello, la empresa se clasifica como B2C y B2B:
- B2C: negocio a consumidor. Relación y comunicación referida desde una empresa hacia el consumidor o cliente. Ventas a clientes particulares y consumidores finales.
- B2B: negocio a negocio. Relación y comunicación entre 2 empresas. La Casita de MÍA presta servicios a empresas que organizan eventos.
Una de las 12 áreas funcionales presentes en una empresa con alto nivel de madurez, según el modelo que hemos compartido acá, es el área gestión de la información. Sobre la misma, consigues diversos artículos en este blog. Sin embargo, en esta oportunidad la explicamos desde el punto de vista de la pyme mencionada.
Para entrar en materia, compartimos interesantes definiciones de gestión de la información que puedes consultar en la Web. Haz clic en el enlace para acceder a una definición en wikipedia.org.
Para seguir nuestro modelo de áreas funcionales, acá nos centramos en 2 aspectos de la gestión de la información: la información propiamente dicha y la comunicación:
- Con relación a la información, interesan las fuentes, el procesamiento, el uso y la eficacia de la información en la empresa.
- En cuanto a la comunicación, interesa la velocidad y fluidez, la cobertura y la eficiencia.
Gestión de la información en una pyme. Mejora continua en las pymes
En el artículo “Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales“, explicamos que cuando una empresa alcanza la etapa de funcionamiento estable, el dueño tiene más tiempo para la gestión.
Lo común es que sea en este “escenario” cuando muestre inquietudes por el funcionamiento de la empresa. Por lo que se hace bien y lo que no. Es cuando inicia planes para mejorar las áreas con el propósito de tener eficiencia empresarial.
Según sea la formación y experiencia, la preocupación sobre cómo marcha la empresa puede ser desde el inicio. Mucho antes de que la empresa llegue a funcionamiento estable.
Un empresario con “foco” sabe que todo lo que no se haga bien generará consecuencias negativas para la empresa. De una u otra forma.
Por tal motivo, la mejora continua debe – y puede – aplicarse desde siempre. No se trata de contratar especialistas para aplicar modelos complejos. Se trata de crear una actitud a aplicar en todo: la de hacer las cosas bien. Detectar errores, corregir, aplicar, observar.
En el mundo empresarial, todos los que han recorrido las etapas de una empresa exitosa han aplicado la mejora continua. Han alcanzado una empresa madura.
Una empresa madura es una empresa que ha alcanzado el éxito:
- Tiene una organización que no deja de mejorar.
- Sus clientes son fieles porque tiene credibilidad y capacidad de dar respuestas a sus exigencias.
- Es una empresa en constante cambio para asegurar su sostenibilidad.
- El empresario o los socios permanecen fuera de su zona de confort.
- Tienen un índice elevado de eficiencia empresarial.
Áreas funcionales en una empresa madura
Como sabemos, las empresas realizan sus actividades, agrupadas en áreas por su tipo o naturaleza. Es por ello que en las organizaciones identificamos diversos grupos de actividades, algunos claramente definidos.
Ejemplo de grupos de actividades son mercadeo y venta o finanzas. A estos grupos los denominamos áreas funcionales.
Como ves en la imagen, una de ellas es el área de gestión de la información. En toda empresa, grande o pequeña, fluye información y hay comunicación. Tanto en forma vertical (de arriba hacia abajo y viceversa), como en forma horizontal (entre personas en un mismo “nivel” de jerarquía).
La información fluye por canales diversos, unos formales y otros no tanto. En empresas maduras, los canales utilizados son más formales y dejan “rastros” para el seguimiento.
Gestión de la información en una pyme B2C y B2B
¿Conoces una empresa que tenga un departamento de gestión de la información? Esta pregunta la hemos hecho en diversos artículos. Hasta ahora, no tenemos respuesta positiva. Así que lo más probable es que no conozcas un caso.
¿Qué es lo común? – Lo común es encontrar departamentos de contabilidad, tesorería, producción, informática, etc. Pero de gestión de la información, es difícil.
Una razón puede ser la siguiente: las actividades que involucra el área gestión de la información se distribuye a lo largo de toda la empresa. En la organización, todos reciben y entregan datos e información. Todos los colaboradores son responsables de la gestión de la información.
En otras palabras, todos los colaboradores en una empresa producen y consumen información. No solo los clientes internos, también los externos.
Por ejemplo, el área de producción necesita información de mercadeo y ventas y de finanzas para planificar. También del cliente.
Ante este panorama, surge una pregunta: ¿cómo se implementa el área funcional gestión de la información en una pyme? A continuación lo comentamos.
Gestión de la información en una pyme. ¿Cómo se implementa el área gestión de la información?
En las micro, pequeñas y medianas empresas, lo común es que no se implemente de manera deliberada. Es decir, es un área que se va configurando en la medida en que la organización crece.
Es natural que al aumentar el número de actividades por áreas funcionales, se vaya creando canales de comunicación para transmitir la información. Surgen acuerdos “implícitos” sobre cómo y qué comunicar. También, sobre cuándo y a través de qué medio.
En las pymes, por ejemplo, un medio común es el correo electrónico. De manera especial, si el equipo no está ubicado en un mismo lugar. Otro típico es la vía telefónica. Aunque al interior de las empresas (entre colaboradores), suele utilizarse herramientas tipo “chat” para entablar conversaciones. En muchas son canales formales que dejan evidencias.
En empresas grandes o de base tecnológica, con seguridad habrá herramientas más sofisticadas, para comunicarse y compartir información.
La gestión de la información en una pyme, como el caso de La Casita de MÍA, se apoya en una plataforma que centraliza los datos.
En este caso particular, la Plataforma es Platzilla, que al estar en la nube, pone a disposición de todo el equipo la información de la empresa. Desde cualquier lugar con conexión a Internet, accesible con diversos dispositivos (PC, móviles, tabletas) y en cualquier momento.
Gestión de la información en una pyme: La Casita de MÍA
Está claro que en toda empresa se comparte información desde la etapa de la IDEA. Hay comunicación entre los socios o involucrados, se produce y se consume información; pero pocas veces se registra. Por las razones que sean, en las primeras etapas muchos datos no se capturan, lo que implica pérdida de información.
Un ejemplo comentado en otras entregas, es el caso de la empresa V&C que se dedica a confeccionar prendas de vestir. El empresario da instrucciones al responsable de la fábrica, de manera verbal. Por lo que no quedan registradas.
Cuando las instrucciones no son bien ejecutadas, no hay forma de saber dónde estuvo el problema. Si fue en las instrucciones o por falta de atención de parte del responsable. Se produce un “conflicto” y no hay forma de precisar el origen del “error”.
Aun cuando en otros artículos hemos señalado que una empresa utiliza herramientas de gestión cuando alcanza el funcionamiento óptimo, lo ideal es comenzar en la etapa de funcionamiento estable.
Esto dependerá, como es lógico, de la necesidad del empresario de gestionar la información antes o después. Por ejemplo, una empresa consultora utiliza herramientas de gestión, tipo Platzilla, desde la etapa de funcionamiento regular. Un caso compartido acá es la consultora Geosama.
Al gestionar la información, la empresa desarrollará mayores capacidades. Será más competitiva. Y como sabemos, ¡la información es poder!
[Tweet ““Knowledge is power”. De manera literal: el conocimiento es poder. Frase de F. Bacon.”]
¿Cuándo se formalizó la gestión de la información en La Casita de MÍA?
En un artículo previo comentamos el caso específico de la administración de los clientes en La Casita de MÍA. Allí mostramos para qué utilizaron las empresarias, el módulo clientes de la aplicación CRM Comercial, de la plataforma Platzilla.
Cuando las empresarias, María Valentina y Karla, alcanzaron la etapa de funcionamiento estable, necesitaron tener una herramienta que brindara funcionalidades más allá de una hoja de cálculo. Fue cuando incorporaron la plataforma de aplicaciones Platzilla.
Una de sus primeras acciones fue registrar todos los clientes y aprovechar la funcionalidad “filtros” para crear vistas sobre los mismos.
Como Platzilla permite contratar aplicaciones según las necesidades del cliente, estando en la etapa de funcionamiento estable, las empresarias contrataron las siguientes:
- CRM Comercial
- Campañas Email y Offline
- Facturación
- CRM Posventa
Para no hacer más larga esta entrega, los detalles de para qué y cómo utilizaron Platzilla en La Casita de MÍA lo comentamos en la siguiente entrega. ¡Es un caso interesante, así que no te lo pierdas!
Información y comunicación
Para finalizar esta parte de la experiencia de La Casita de MÍA, resaltamos que las empresarias abordaron desde 2 perspectivas la gestión de la información:
- Perspectiva de la información. Esta incluye el manejo de las fuentes de información internas y externas; el procesamiento y uso de la información, así como la eficacia de la coordinación en la información.
- Perspectiva de la Comunicación. Este aspecto se refiere a la fluidez, cobertura y eficiencia de la coordinación en la comunicación.
Ambas perspectivas son apoyadas por las aplicaciones de Platzilla, por lo que la incorporación de esta herramienta representó para las empresarias, un avance significativo en la gestión de la información. Y con ello, es su eficiencia empresarial.
Así que te invito a leer las próximas entregas, en las que explicaremos lo que hizo La Casita de MÍA para seguir mejorando, en su afán por avanzar por las etapas, para convertirse en una empresa exitosa; es decir, una empresa madura.
¡Hasta pronto!
