Planeación estratégica con Hoshin Kanri (p. 2/2)

El propósito de esta entrega (número 2) sobre planeación estratégica con el modelo Hoshin Kanri, es describir los 5 fundamentos que lo definen, como herramienta de gestión.

Con ello complementamos las respuestas a 2 preguntas que planteamos en el post anterior (Hoshin Kanri, método práctico de gestión):

  • ¿Qué es el modelo de gestión Hoshin Kanri?
  • ¿Por qué es considerado como una poderosa herramienta para la planificación estratégica?

Para tal fin, nos centraremos en cuáles son los fundamentos y principios de esta herramienta de planificación estratégica y comentaremos sobre sus puntos críticos.

Recordemos que Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que permite describir la filosofía de la mipyme e implementa acciones específicas para que funcione.

Incorpora la visión en las estrategias, las estrategias en los proyectos y los proyectos en las acciones que debe seguir todo el equipo de trabajo.

Planeación estratégica con Hoshin Kanri
Planeación estratégica con Hoshin Kanri (fundamentos).

Con esta lectura sobre Hoshin Kanri, como técnica para crear planes y estrategias en una empresa, podrás sacar el máximo provecho de la misma.

¡Eso sí, sacarás provecho luego de que la practiques unas cuantas veces! De hecho, un buen gerente lo es por la práctica, no por los diplomas que tenga.

¡Recuerda que la práctica hace al maestro!

En fin, ¿quieres saber cómo puedes lograr tus objetivos empresariales de manera más efectiva?

Entonces continúa con esta lectura.

Y lo primero que haremos será repasar el concepto de planeación estratégica. Luego veremos los fundamentos y otros puntos sobre Hoshin Kanri.

¿Qué es la planeación estratégica?

La planificación estratégica es un proceso que, aunque suene muy formal o técnico, lo aplicamos sin darnos cuenta.

En nuestro artículo sobre la manera perfecta de proyectar tu empresa, explicamos que «planificar» es algo que realizamos todos los días. Por ejemplo, desde una fiesta o una cena, hasta nuestro itinerario semanal.

La planificación es un aspecto imprescindible en nuestras vidas.

Entonces, no es de sorprender que, hablando de gestión empresarial, se trate de una de las acciones más importantes. Por desgracia, no todos los empresarios o emprendedores la aplican bien.

¿Qué es la planeación estratégica de una empresa? Dicho de forma simple, es todo el conjunto de pasos que definimos y ordenamos para alcanzar un objetivo.

La planeación estratégica es un proceso donde se busca definir los objetivos de un negocio. Posteriormente, se crean estrategias con base en esas metas.

Por lo general, se realiza luego de hacer un estudio sobre la situación actual de la empresa.

Suena bastante sencillo ¿verdad?

Pero, como muchas cosas en la vida, no se trata sólo de entender la teoría, sino de saber aplicarla en la práctica.

Fijarte una meta u objetivo puede ser fácil, lo complicado es identificar esa serie de actividades, estrategias, métodos y procesos que se necesitan para alcanzarlo.

En conclusión, la planeación estratégica es el pilar principal de la administración de una empresa. Al crear un plan de acción, conducirás a tu negocio en la dirección que deseas.

Ventajas de la planeación estratégica

Es evidente que la planeación estratégica tiene muchas ventajas. Pero, en caso de que aún no comprendas todos sus beneficios, a continuación te mencionamos algunos:

  1. Disminuye la incertidumbre. Cuando se crea un plan de acción y se estudia la situación de la empresa, es más fácil prever hacia dónde se dirige.
  2. Reduce los riesgos. Si defines los objetivos del negocio y creas estrategias para cumplirlos, estarás más preparado para enfrentar cualquier cambio.
  3. Produce compromiso. La planeación estratégica involucra a toda la empresa, especialmente cuando se usa la técnica Hoshin Kanri. Se incrementa el compromiso del talento humano.
  4. Optimiza el funcionamiento de la empresa. Al crear un plan estratégico, se organizan y administran mejor las áreas funcionales.
  5. Promueve la motivación y el bienestar. Como se trata de un método participativo, los empleados se motivan a hacer bien su trabajo. Esto aporta al mantenimiento de un mejor clima laboral.
  6. Mayor control y coordinación. Hay mayor control y coordinación. Además, serás capaz de administrar mejor todos los recursos, incluyendo el tiempo.
  7. Te ayuda a «pulir» y desarrollar tus capacidades. ¡La práctica hace al maestro! Mientras te vas «acostumbrando» a planificar y a crear estrategias, tus capacidades para gestionar mejorarán.

Hoshin Kanri como modelo de gestión estratégico

Como hemos visto hasta ahora, la planeación estratégica tiene múltiples ventajas tanto para el gestor como para su personal o equipo de trabajo.

Una buena gestión no se logra estando «a la deriva», quedándose de brazos cruzados, esperando que todo marche bien por que sí.

Se trata de tomar las riendas de tu negocio; de fijarse metas a mediano y largo plazo, para luego crear las estrategias más efectivas.

Con el Hoshin Kanri, podemos ver con más claridad cuál es el camino correcto
Con el Hoshin Kanri, podemos ver con más claridad cuál es el camino correcto.

Y es para ello, justamente, que podemos basarnos en el modelo de gestión Hoshin Kanri. En términos simples: es una técnica japonesa que ayuda a los negocios a focalizar sus esfuerzos.

Su propósito es organizar a la empresa en general. A su vez, también es una herramienta poderosa para evitar «perder el rumbo» o tomar una dirección equivocada.

En resumen, con el Hoshin Kanri podemos iniciar un proceso de planeación estratégica en nuestra empresa y disfrutar de todas las ventajas mencionadas.

Los 5 fundamentos del Hoshin Kanri

¡Muy bien!, ya tenemos una definición puntual y breve de planeación estratégica y del modelo Hoshin Kanri. Si crees que necesitas más claridad sobre el modelo, puedes leer la primera parte que ya compartimos.

Vamos a conocer cuáles son los 5 fundamentos o pilares del Hoshin Kanri.

1. Integración de tareas rutinarias e innovadoras

Según el Hoshin Kanri, en toda empresa o compañía existen dos tipos de tareas: las rutinarias y las innovadoras.

Las tareas rutinarias o repetitivas son lógicamente necesarias, y se realizan todos los días en diferentes áreas y por distintos empleados.

Por otro lado, tenemos las tareas que implican innovar, cambiar o modernizar.

Todas las tareas clave del negocio se integran y se ejecutan de acuerdo a las metas fijadas.
Todas las tareas clave del negocio se integran y se ejecutan de acuerdo a las metas fijadas.

Con el Hoshin Kanri estas dos clases de tareas se integran, y se van desarrollando en función de los objetivos establecidos.

A pesar de ser de diferente índole, ambas dependen del trabajo en equipo y la cooperación de todos los miembros de la empresa.

2. Alineación de objetivos generales

Al usar el método Hoshin Kanri cubrimos dos dimensiones clave: la dirección estratégica y la gestión operativa.

Suele describirse como una herramienta táctica y estratégica, porque nos permite alinear los objetivos generales del negocio.

Además, también nos permite definir tanto los planes estratégicos a largo plazo, como las tareas y procesos que deben ejecutarse día a día.

3. Formulación de metas, planes y objetivos «en cascada»

El tercer fundamento del Hoshin Kanri es establecer un sistema para formular metas, planes y objetivos en cascada para toda la empresa.

Los modelos de mejora continua son la base de esta herramienta. Adicionalmente, se establecen indicadores que permiten monitorear la eficacia de los planes.

Los indicadores también nos ayudan a valorar la obtención de objetivos y asignar responsabilidades puntuales a los empleados, para involucrarlos en el proceso.

Lectura recomendada: Ejemplos de indicadores de gestión, caso Donas Redoma.

4. Revisiones periódicas

Para que tengamos la certeza de que el proceso se está efectuando como se debe, se realizan revisiones periódicas.

Las revisiones pueden ser semanales, mensuales o hasta anuales; y también se realizan para evaluar el progreso y la efectividad de las estrategias aplicadas.

5. Enfoque en los objetivos críticos para el éxito

Como el Hoshin Kanri busca focalizar los esfuerzos, se concentra en los objetivos críticos para el éxito de la organización.

Se trata de una técnica de planeación estratégica realista, en donde se está consciente de los límites y de las debilidades.

Puntos críticos para el uso efectivo del Hoshin Kanri

Para sacar el máximo provecho de esta herramienta y que nos sea de utilidad, debemos tener en cuenta algunos puntos críticos para su uso. Por ejemplo:

  • Se deben definir y clasificar los indicadores de la situación general de la empresa y los de cada departamento individualmente.
  • Involucrar a tantos empleados como sea posible. El modelo de gestión Hoshin Kanri asegura un despliegue estratégico no sólo con líderes o encargados, sino también con personas con «cargos menores».
  • Hacer un seguimiento constante a todo lo que se ha planteado. Así, todos los involucrados pueden enfocarse en alcanzar su objetivo o detectar alguna falla en el proceso.
  • Reflexionar sobre las consecuencias positivas y negativas de alcanzar o no la meta fijada.
Para que el Hoshin Kanri cumpla su función, se necesita la cooperación de todos.
Para que el Hoshin Kanri cumpla su función, se necesita la cooperación de todos.

Si tienes claros estos factores para desarrollar tu planeación estratégica, te aseguramos que el modelo de gestión Hoshin Kanri será mucho más efectivo.

Una vez aclarados, estarás listo para cumplir los 7 pasos del método, los cuales son:

  1. Identificar las claves de la empresa.
  2. Establecer objetivos calculables.
  3. Definir las metas a mediano y largo plazo, al igual que la visión general del negocio.
  4. Poner en práctica las estrategias para alcanzar las metas.
  5. Definir los planes de acción para cada una de las estrategias.
  6. Establecer indicadores que midan el rendimiento de cada proceso y tarea.
  7. Revisar y analizar los resultados. ¡Y aprender de ellos!

Un punto interesante que debes tener en mente es el siguiente:

  • Una estructura de gestión aplanada es lo mejor para aplicar Hoshin Kanri.
  • Cuantos menos niveles haya, más fácil será la formulación de metas, planes y objetivos «en cascada».
  • Menos «capas» también significa una toma de decisiones más ágil.

Conclusiones

La planeación estratégica es una clave para mantener el enfoque y conseguir que todo el personal de una empresa sea más eficiente y productivo.

También te ayuda, como gestor, a pulir y afinar tus capacidades y habilidades para dirigir y administrar tu negocio.

El modelo Hoshin Kanri, por su parte, es una de las herramientas más útiles y prácticas para planificar y organizar tanto la dirección de la empresa, como las estrategias para alcanzar objetivos.

Además, fomenta el trabajo en equipo. Al involucrar a todos los profesionales del negocio y motivarlos a participar, se crea un ambiente laboral más ameno, agradable y eficaz.

Podemos afirmar que prácticamente cualquier mipyme puede beneficiarse de sus principios básicos:

  • Planificación estratégica visionaria (centrándose en las cosas que realmente importan).
  • Catchball (construyendo planes viables a través del consenso y el trabajo colaborativo).
  • Medición del progreso (seleccionando cuidadosamente los KPI o indicadores que impulsarán el comportamiento deseado).
  • Cerrar el ciclo (usando un seguimiento regular para mantener el progreso en el camino).

¿Qué opinas de la planeación estratégica mediante el modelo Hoshin Kanri?

¿Crees que realmente ayude a mantener el rumbo de un negocio? Nosotros no tenemos dudas.

Esperamos que el contenido de este artículo te sea de utilidad. Para más información sobre planes y estrategias, no te pierdas la siguiente entrega.

¡Gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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