Notificaciones electrónicas y el fin del papel. Adáptate

. Ago 3, 2019.

Las notificaciones electrónicas son una constante en el día a día de las redes sociales. Digamos que la mayoría de nosotros nos hemos acostumbrados a estar avisados cuando algo ocurre con algún amigo en Facebook o Instagram u otra red social.

Sin embargo, parece que el mundo tiene una especie de dualidad. Ya lo vimos con otras tecnologías, donde la adopción según la curva de la innovación no es inmediata. Podríamos decir que hay mucho ruido, pero el público en general se adapta lentamente a los cambios, aunque hoy en día dicho periodo de adaptación cada vez es más corto.

En este artículo vamos a abordar cómo aprovechar las notificaciones electrónicas para hacer más fácil tu vida.

¡Comencemos!

La curva de la innovación y la no excepción de las notificaciones electrónicas

La curva de la innovación se cumple siempre y cada vez que se introduce alguna innovación en un mercado.

5 Tipos de consumidores en la gestión del cambio

Observamos cómo se tarda en adoptar cambios y esto no es una excepción en el caso de las notificaciones electrónicas. ¿En qué fase estamos? En este caso a nuestro juicio hay 3 mercados donde se aplican las notificaciones electrónicas y cuya adopción varía. Así tenemos:

  • Notificaciones electrónicas administrativas: Son las que corresponden a las comunicaciones con las administraciones públicas. En este segmento podríamos decir que nos encontramos en la fase 3, donde empiezan a convencerse los prágmáticos que ven las ventajas de la solución
  • Notificaciones electrónicas de gestión: También nos encontramos en la fase 3 aunque según qué industrias podríamos estar en la 4. Es un mundo bastante dual. Algunas empresas están en la «edad de piedra» y otras llegan a niveles de gestión elevadísimos.
  • Notificaciones de redes sociales: Estas son más una realidad. Estamos más que acostumbrados a recibir noticias de novedades sobre nuestra red de amistades.

Vayamos a analizar cada caso.

Las notificaciones electrónicas administrativas

Las notificaciones electrónicas administrativas son las comunicaciones que se realizan desde la administración hacia empresas y particulares.

Estas notificaciones electrónicas vienen a solucionar el problema de tiempos de gestión, aumentar eficacia y promover el compromiso de las administraciones públicas con el medio ambiente (menos papel = menos talas de árboles).

Notificaciones electrónicas y el fin del papel. Adáptate
Las notificaciones electrónicas vienen a sustituir el papel y benefician a la naturaleza

Ahora bien, ya que tenemos notificaciones electrónicas administrativas, será que podremos:

  • ¿Monitorizar si entran algunas nuevas?
  • ¿Establecer un flujo de trabajo a partir de dichas notificaciones?
  • ¿Y qué tal poder archivarlas, ordenarlas y en definitiva hacer gestión desde las notificaciones?

Pues bien, todo esto que algunos ya hacemos con el correo electrónico, podemos hacerlo con el sistema de notificaciones automáticas. Obviamente, esta automatización es posible hacerla hoy en día con algunas empresas especializadas.

Las notificaciones de software de gestión

Una vez vistas las notificaciones de los agentes externos, como la administración, veamos lo que ocurre internamente en nuestra empresa.

En un mundo de gestión perfecto, no se nos debe pasar por alto ningún dato. Así las entradas de información productos, clientes, contactos, prospectos, se tramitan en acciones como campañas y planes. El resultado de esas acciones será la ejecución o no de ventas, facturas, etc y en clientes actuales, incidencias, servicios, etc.

Toda esa información que se puede registrar en un software de gestión como Platzilla, que procesa y genera ratios de negocio. Cuando esos ratios de negocio son diferentes de lo definido, se genera una notificación.

Notificaciones electrónicas y el fin del papel. Adáptate

Cuando tengo muchas notificaciones de gestión…

En ese caso, algo no estás haciendo bien. No se trata de tener 50 notificaciones sobre ratios de negocio, se trata de tener lo prioritario.

Insistimos, si 50 cosas son prioritarias entonces nada es prioritario. Prioritario significa lo más importante, volvemos a insistir. No pueden haber 50 cosas que sean lo más importante, sino 3 o 4.

¿Por qué insistimos tanto? Porque es difícil para muchas personas entender que priorizar significa gestionar pocas cosas a la vez. No por tener más cosas a la vez, se hace mejor. Recuerda como dice el viejo refrán español: «quien mucho abarca, poco aprieta».

¿Cómo saber qué es lo importante para generar notificaciones? Quizás esa es la clave de todo. Ante todo, hay que tener claros los objetivos de la empresa para trasladarlos a las operaciones y tareas del a día. Si no se tiene muy claro como realizarlo, recomendamos ver el siguiente video:

Etapas de las empresas

El siguiente paso… La automatización y generación de workflows a partir de las notificaciones electrónicas

Obviamente es el siguiente paso natural. Si somos notificados de alertas en la administración pública se han de activar los «workflows» (flujos de trabajo) correspondientes.

En el caso de las notificaciones electrónicas de nuestro software de gestión, éstas pueden disparar generar tareas o bien «No conformidades».

El concepto «No conformidad», obedece a un hecho que ha surgido diferente de como estaba planeado o definido en un proceso de la empresa.

Pongamos un ejemplo: imaginemos que las ventas del mes de Julio no han sido como planteado. Así hemos sido notificados y se genera una «No Conformidad» en estado definido, para que el responsable del área la revise:

  • ¿Por qué habrán bajado las ventas?
  • ¿Es una situación coyuntural o algo «no previsto»?
  • ¿Si es algo «no previsto», dónde ha sido la causa raíz?
  • ¿Amerita ejercer alguna acción correctiva?

Imaginemos que la bajada en ventas se ha producido porque un competidor ha sacado un producto con mejor precio. Quizás entonces, la acción correctiva pudiera ser una revisión en los precios o mejora de nuestro producto. En cualquier caso, sea lo que sea, la notificación electrónica y el flujo de trabajo generado, permite que haya un tiempo de reacción inferior, lo cual en muchos casos, es vital para ser competitivos.

No hay vuelta atrás

Adaptarse o morir. La tecnología nos ahorra costes, ¡y de qué manera! El concepto de coste de oportunidad cobra muchísimo sentido con la tecnología.

Las notificaciones supone pasar a ser reactivo y dejar la proactividad de chequear las cosas a las máquinas. El proceso si bien es eficaz, no está exento de tener que invertir tiempo en definir lo que es importante.

Podemos tener miles de notificaciones electrónicas, pero nuestro día sólo tiene 24 horas para tratarlas.

Eso es todo en el artículo de hoy. Estimado lector, espero que seas consciente de la adaptación hacia la tecnología para gestionar fácilmente y que automatices el envío de información con notificaciones automáticas. Este proceso te ayudará a saber lo que realmente necesitas y cómo gestionar lo que ocurre alrededor de la empresa.

¡Muchas gracias por leernos!

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