¡Cuidado con la microgestión! Resta eficiencia a las pymes

. Ago 30, 2019.

Es muy probable que conozcas el término microgestión. Sin embargo, no siempre los gestores y empresarios tienen claro de qué trata y qué significado se le da en el mundo de las pymes. Y mucho menos conocen el impacto negativo para la eficiencia empresarial. Este es el tema que tratamos en esta entrega. ¡Bienvenidos (as)!

En un sentido amplio, la microgestión es una práctica aplicada por supervisores, que consiste en prestar atención estricta a todos los detalles de un trabajo. Con la característica de no permitir al colaborador la realización de sus tareas con un nivel apropiado de libertad. Es decir, no le permite gestionar los resultados de su actividad.

A menudo, la microgestión se basa en estándares y prácticas de obligatorio cumplimiento. Y en muchos casos, estas prácticas se basan en las preferencias del “jefe” (que puede ser un gestor, empresario, supervisor), y no en estándares de la industria, por ejemplo.

¡Cuidado con la microgestión! Resta eficiencia a las pymes
El microgestor interviene en todo. Limita la acción del colaborador…

En tal sentido, la microgestión se suele asociar con un estilo de gestión no democrático, en el que las ideas de los colaboradores no se toman en cuenta. Es decir, todos – o casi todos – los aspectos del puesto de trabajo son controlados por las decisiones de un “líder”.

Con lo indicado, queremos dejar desde ahora un par de preguntas: ¿has estado en una situación de microgestión? ¿Te has sentido cómodo? – Sigamos con el tema, pues queremos continuar aclarando qué es y cuáles son las consecuencias comunes del “micromanagement”.

Microgestión: ¿por qué resta eficiencia en las pymes?

Como ya señalamos, la microgestión es un estilo de gestión en que un jefe o rol similar observa y controla de cerca el trabajo de sus colaboradores. Con la particularidad de que presta atención excesiva a detalles menores.

Es claro que en la práctica, esto implica que el “jefe” pasa la mayor cantidad de tiempo interviniendo y observando a los empleados, dejando de lado sus propias actividades. Según sea el tipo de empresa, es habitual que se pase por las oficinas consultando sobre cómo van las actividades. Y está pendiente de su análisis y aprobación, pidiendo reportes de manera frecuente.

Podemos afirmar que este estilo es propio de empresarios o gestores que no saben o no quieren delegar. Un artículo en tal sentido que recomendamos es: Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

¿Qué suele pensar un empresario que aplica la microgestión? Lo común es que esté convencido de que es una forma de que el trabajo se haga bien. Hasta considera que es una forma de mejorar la eficiencia y la calidad. Pero la realidad es otra, ocurre todo lo contrario. Diversos estudios demuestran que la microgestión disminuye la productividad y la creatividad de los colaboradores.

Además, según sea la relación «jefe-colaboradores», se puede generar una situación de miedo, entrando en un ciclo pernicioso. Es decir, el “jefe” siente la necesidad de “microgestionar” cada vez más, lo que hace que la calidad del trabajo disminuya. En este ciclo dañino, el colaborador estará cada vez más paralizado.

¡Cuidado con la microgestión! Resta eficiencia a las pymes
¡Cuidado con la microgestión! Resta eficiencia y paraliza a los empleados

Indicios de que estás aplicando la microgestión

Lo primero que debes considerar – o autodiagnosticar – es tu capacidad de delegar: ¿cómo lo haces?, ¿se delega en la organización con base en buenas prácticas?, ¿quién tiene el poder de tomar decisiones? Estas y otras preguntas pueden dar indicios de cómo es la gestión. Y en particular, si hay características de “micromanagement”.

Muchos empresarios sin mayor experiencia suelen caracterizarse por no delegar, debido al miedo que le generan los errores. Piensan que para que algo se haga bien, deben hacerlo ellos mismos. Si esto no se supera pronto – en las primeras etapas de la empresa – puede convertirse en algo peligroso.

El empresario o quien esté de ”micromanager”, asume más y más trabajo. Y con esto no solo se crea estrés, sino que incrementa la ineficiencia en la organización.

Por lo tanto, saber delegar es esencial. Lo que demanda una excelente comunicación entre colaboradores y una cultura de aprendizaje continuo.

Gestionar Fácil.

Por otro lado, es claro que si no delegas, tendrás menos tiempo para la gestión. Lo que afectará el crecimiento y el avance de las áreas funcionales y, por tanto, el de la empresa. ¡Es probable que te quedes en la etapa de funcionamiento regular, por no aprender a delegar!

Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito

Indicio 1. Dejar que los detalles te quiten la visión global:

Una predisposición de los microgestores es centrarse en los detalles y perder el control del todo. Al obsesionarse, el “jefe” quiere observar que se realicen todas las tareas según sus especificaciones. Por lo que olvida los objetivos globales. Es claro que esto genera consecuencias negativas, ¿cierto?

Un comportamiento que conlleve al control de cada detalle – en forma obsesiva – es indicio de inseguridad. También puede interpretarse como una necesidad de poner el sello personal en cada bien o servicio realizado, afectando la productividad.

Entonces, algunas preguntas de autodiagnóstico son: ¿pierdes el foco en el todo por estar obsesionado con los detalles de las tareas de tus supervisados?, ¿tienes que aparecer tu “sello” en cada actividad, proyecto, producto, etc.?, ¿te da miedo dejar que los colaboradores aporten ideas?

Indicio 2. Exigir el cumplimiento de tareas menores:

Tal vez conozcas gestores que tienden a poner el énfasis en tareas menores, que si bien son importantes, no son medulares para el cumplimiento de objetivos. Por ejemplo: mantener un orden estricto en los archivos físicos. Aunque se trata de tareas internas importantes, tienen poco impacto en los objetivos del negocio.

Sin duda, hacer tiempo para tareas de baja prioridad es necesario. Pero en ningún caso puede obstaculizar el logro de los objetivos de las áreas funcionales. En tal sentido, vale la pena estar atento a este tipo de situaciones, que pueden ser parte de las causas por las que no logramos las metas.

¡Cuidado con la microgestión! Resta eficiencia en las pymes
Un microgestor suele enfocarse en tareas menores. Sí, el orden es importante, pero…

Indicio 3. Controlar hasta las decisiones básicas:

Relacionado con los puntos anteriores, tenemos el caso de los microgestores que quieren tener el control de las decisiones. Esto puede generar serias dificultades en los casos en que las tareas de los colaboradores demandan tomar decisiones de manera continua. Es claro que se crearán cuellos de botella en los procesos, cuando el “jefe” no esté presente.

Saber delegar incluye también ceder parte del poder de decisión. Es clave para darle fluidez a los procesos, ya sean de apoyo o de la cadena de valor. Cuando el poder de decisión está centralizado, quita la oportunidad para que otros muestren sus habilidades en la resolución de problemas. En resumen, tienden a frenar la creatividad y la puesta en marcha de ideas propias.

Observen que esto será causa de ineficiencia, salvo que el “jefe” pueda atender a todos, sin demora. Lo que es imposible en una pequeña empresa, y más aún en una mediana. Mientras esperan, los empleados pierden tiempo. ¡Y si cada decisión involucra una reunión…!, el panorama no parece ser el ideal.

¡Cuidado con la microgestión! Resta eficiencia en las pymes
Cuando el «jefe» aplica la microgestión, prescribe detalles y no permite tomar decisiones

En otras palabras, cuando los colaboradores tienen un poder de decisión según su responsabilidad, ejecutan las tareas de manera más eficiente. Por otro lado, otorgar autonomía aumenta la satisfacción, lo que mejora la productividad.

En tal sentido, ¿es clara la delegación del poder de decisión en tu empresa?, ¿hasta “dónde” pueden decidir los empleados sin tener que solicitar el visto bueno de un supervisor?

Indicio 4. Ignorar las ideas de los colaboradores:

Lo peor que puede decir un empresario es que nadie hace las cosas como él. Pensar que su forma de hacer las cosas es la mejor, por lo que debe estar cuidando los detalles de lo que hacen otros, creará malestar y desánimo.

Un colaborador o un equipo de trabajo con un “jefe” que aplique la microgestión, no tendrá compromiso con la empresa. Y la falta de compromiso se traduce en menos calidad, entre otras consecuencias. ¿Puede una mipyme ser exitosa si a sus empleados se les anula la creatividad? No hablemos de innovación, de aprendizaje continuo, etc.  

En fin, lo comentado son algunos elementos para estar alertas con relación a la microgestión. Como imaginarás, existen muchos otros indicios comunes.

Por ejemplo: ¿te irritas cuando un colaborador toma decisiones sin consultarte, aunque sean pertinentes y oportunas? ¡Si te irritas… puedes estar sufriendo de microgestión!

¿Te irritas cuando un colaborador toma decisiones sin consultar, aunque estas sean pertinentes y oportunas?
¿Te irritas cuando un colaborador toma decisiones sin consultarte…?

Si eres “jefe”, ¡ponga remedio a la microgestión!

Asumiendo que has reconocido alguno de los indicios de microgestión en tus hábitos como supervisor, es el momento de cambiar. En el 90 % o más de los casos, cambiar puede mejorar el funcionamiento de todo el equipo y mejorar los resultados en todas las áreas.

  • Si te cuesta delegar, busca apoyo para aprender a «pasar el control» y el poder de decisión a tus colaboradores. Puedes comenzar por delegar grupos de tareas y luego supervisar, sin entrar en los detalles. Algo así como la aplicación de un método «caja negra». Si los resultados son los esperados, no tienes que ir al detalle.
  • Si estás preocupado por los detalles, quizás puedas realizar reuniones y compartir las expectativas, en lugar de asignar tareas sin dar a conocer los objetivos globales. Será más fácil para los colaboradores completar las tareas en forma correcta.
  • Cuando percibas que descuidas las tareas que solo tú puedes realizar, comienza el día con ellas; y anímate a delegar mientras avanza.
Si eres “jefe”, ¡ponga remedio a la microgestión!
Si eres “jefe”, ¡ponga remedio a la microgestión!
  • En buena parte, la microgestión se puede minimizar si mejoras la comunicación en todos los niveles de la organización. El equipo debe conocer los objetivos que se deben lograr; pero más importante aún, es que participen en su elaboración, aportando ideas. Con esto contribuyes a mejorar el clima laboral y a lograr más compromiso. ¡Puedes aplicar la gestión por retos!

Comentario para finalizar

En algún momento todos hemos tenido un comportamiento de microgestor. Puede pasar no solo en la empresa, también en otros ambientes. Por ejemplo, con el grupo familiar. Es por ello que este estilo puede parecer normal, pero sin duda genera dificultades y resta eficiencia en cualquier contexto.

Los estudios señalan que la microgestión tiende a disminuir la productividad; crea insatisfacción laboral y poco compromiso. Además, trabajar bajo la mirada de un “jefe”, disminuye la capacidad creativa, con la consecuente baja calidad y nula innovación. Por tal motivo debes autodiagnosticar tu situación:

  • ¿Evitas la delegación de responsabilidad por miedo a los errores?
  • ¿Dejas que los detalles de menor importancia te distraigan?
  • ¿Pierdes de vista los objetivos por atender pequeñas tareas?
  • ¿Mantienes el control a pesar de que creas desánimo, tomando todas las decisiones?
  • ¿Ignoras las ideas de tus colaboradores?

Y una pregunta para finalizar: ¿hay indicios de microgestión en tu pyme?, ¿cómo afecta al equipo y a tu propia vida laboral?

Espero que esta lectura te sea de mucha utilidad en tu gestión. ¡Muchas gracias por leernos!

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