¿Gestión por tareas o gestión por retos? Diferencias claves

. Ago 29, 2019.

¿Qué opinas sobre gestionar por retos en lugar de gestionar por tareas? Cuando me hicieron esta pregunta, tuve dudas. Porque hay que entender primero qué es y qué implica cada término: tareas, retos… Así que lo primero es diferenciar los términos. Además, al hablar de retos podemos pensar en problemas. Pero, ¿son sinónimos? ¡Bienvenidos(as)!

En el artículo Organizar las tareas en un plan de inicio de una pyme, dejamos un comentario importante para la reflexión. Allí afirmamos que cuando gestionamos por tareas, se corre el riesgo de que el equipo esté ejecutando acciones sin entender hacia dónde va. Es decir, sin tener a la vista el objetivo global al que apunta su esfuerzo.

En tal caso, surgen varias posibles desventajas o consecuencias negativas, como por ejemplo, la desmotivación y baja calidad en la ejecución. En efecto, en algunas empresas con problemas de comunicación suele ocurrir que al gestionar por tareas, el equipo actúe sin entender.

Es por ello que algunos expertos sugieren hablar de la gestión por retos, pues esto invita a un mayor esfuerzo por comprender el propósito de las actividades y un mayor compromiso.

¿Gestión por tareas o gestión por retos? Diferencias claves
¿Gestión por tareas o gestión por retos? Diferencias claves

Por tal razón consideramos interesante dedicar un espacio a hablar de la gestión por retos. Sin duda, nos dejará algunas ideas interesantes al respecto. Además, del uso de un lenguaje quizás más llamativo y que invita a la acción.

Distinción clave: retos versus problemas

Según sea nuestro dominio de los términos, es posible que al hablar de retos y problemas los consideremos con un significado similar. Sin embargo, podemos afirmar que un problema puede ser un reto, pero un reto no tiene necesariamente que ser un problema.

Si indagamos por la definición del término reto, esta hace referencia a la invitación a enfrentar un desafío. También, a resolver situaciones difíciles, pero siempre con una connotación positiva. Por otro lado, el logro de un reto suele asociarse a una satisfacción personal o en equipo…

…mientras que el término problema sugiere otras consideraciones. Es decir, su significado puede no asumirse en un sentido positivo, tal vez por cuestiones culturales. En muchos casos lo asociamos a buscar soluciones, pero no con la misma connotación positiva que implica el reto.

En general, al reto lo asociamos con oportunidades que se nos brinda en una situación determinada. Mientras que al problema lo asociamos con una situación conflictiva, lo que nos puede generar malestar.

¿Gestión por tareas o gestión por retos? Diferencias claves
¿Cómo asumes las dificultades: como retos o como problemas?

Por tal motivo, una recomendación es aprender a enfocar los problemas como retos, en lugar de verlos como amenazas. Es decir, los podemos tomar como oportunidades para demostrar nuestra capacidad de hacer frente a la situación particular, estando siempre abiertos a la posibilidad de cambio y al aprendizaje que nos puede dejar.

¿Gestión por tareas o gestión por retos?

Hace algún tiempo, en una empresa de servicios profesionales, el director mostraba cara de decepción en la medida en que le presentaban los resultados de un proyecto para un nuevo servicio. Había desagrado por lo que estaba viendo. Después de la presentación comentó: “esto no fue lo que pedí… las instrucciones eran claras y no han entregado lo mínimo esperado”.

A pesar de que la planificación fue muy bien ejecutada, y que el desglose del trabajo en tareas fue realizado según las buenas prácticas de la empresa, algo no funcionó. El responsable del seguimiento durante la ejecución, también hizo su trabajo. Además, el avance de las tareas y el presupuesto ejecutado estuvo dentro de los parámetros establecidos. Entonces, ¿qué pudo haber ocurrido?

Al líder del proyecto se le ocurrió que, si bien, el trabajo fue realizado, no hubo una compresión real del objetivo a lograr. Tampoco un compromiso real de parte del equipo. Y después de recordar la diferencia entre gestionar por tareas y gestionar por retos, consideró cambiar el enfoque. Plantear retos a alcanzar, para lograr más valor y compromiso.

¡Todo se hizo como se esperaba, pero no hubo resultados! ¿Qué pudo haber ocurrido?

¡Cuidado con el desglose de las tareas específicas!

Desglosar una actividad general en tareas hasta el mínimo detalle, en algunos casos, puede convertirse en “arma de doble filo”. Esto suele ocurrir, por ejemplo, cuando las tareas son detalladas por un jefe o supervisor, de manera unilateral.

Es decir, sin la participación de los colaboradores en el equipo. Situación común en empresas que adoptan un modelo organizacional por proyecto, sin cultura de comunicación.

Por otro lado, el enfoque en tareas puede llevarnos, en la práctica, a realizar una microgestión. Y no es que esto sea errado, pero suele pasar que este enfoque termine con efectos más negativos que positivos. En este contexto, la visión del todo puede perderse y terminar creando un producto o servicio – o la solución buscada – muy por debajo de lo esperado. De cara a un cliente, estaríamos hablando de una “solución” de baja calidad.

Es cierto que existen herramientas para la gestión de grupos de tareas, agrupadas en proyectos, que nos permiten asignarlas a “recursos”, una vez las tenemos definidas. Y, además, nos facilitan controlar lo que tardan, el tiempo de ejecución y el avance. Esto no está mal, o mejor, no parece mala idea…

Pero puede pasar que el colaborador al que has asignado la tarea se limite a cumplir con la misma y ya. Y la suma del cumplimiento de “n-tareas” no necesariamente lleva a la mejor solución. Entre otras razones, ¡porque no hay sinergia!

Cuando recibimos formación académica, nadie nos enseña que una de las claves para el éxito en una empresa (proyecto) es la gestión y liderazgo de las personas, con base en retos. No basta, por ejemplo, con una matriz de stakeholders o de responsabilidades para hacerlo bien.

¿Definir el trabajo en la empresa a través de retos?

En este punto, debo aclarar que el desglose del trabajo a realizar en tareas no es, de ninguna manera, algo errado. Pero quizás, plantearse la realización de las tareas en un contexto de superación de retos, puede aportar valor. Mucho valor tangible e intangible.

Cuando estamos frente a un proyecto, por ejemplo, debemos pensar no solo en el objetivo, sino en el trabajo en equipo. De hecho, antes de establecer objetivos, podemos probar a “lanzar retos” al equipo, que creemos asociados y esperar propuestas. Puede ocurrir que surjan “expresiones de logro” con propuestas enriquecedoras.

Esto implica integración y trabajo colaborativo, que demanda competencias no solo técnicas, sino también sociales. Es decir, competencias duras y blandas. Trabajar en equipo nos ayuda a dar solución a problemas complejos con menos riesgos.

Y si asumimos la ejecución de cada conjunto de tareas como un reto, la disposición del equipo será más proactiva, por lo que podemos esperar mejores resultados.

Los retos suponen una disposición más proactiva, por lo que podemos esperar mejores resultados.
Los retos suponen más proactividad, por lo que podemos esperar mejores resultados.

Entonces, como puedes imaginar, este enfoque nos minimiza el peligro del desglose de tareas a bajo nivel. Y nos invita a fortalecer el trabajo en equipo. Claro, el trabajo en equipo no nos salva de imprevistos y dificultades. De los cambios que suceden a lo largo de la ejecución de las tareas.

Pero si los colaboradores están involucrados con los objetivos y saben hacia dónde apunta su esfuerzo, estamos dando una base o marco de actuación. Al tener claro los objetivos, debemos “desglosarlos” y plasmarlos en hitos (retos), con una fecha acordada por el equipo. A partir de aquí, debe ser el equipo el que se comprometa a lograrlos o superarlos. Ya no hablaremos de objetivos sino de retos.

Ejemplo de reto:

Suponga que necesitas conocer mejor a los potenciales clientes, para generar insumos para una campaña comercial. Como sabemos, comprender a los prospectos y clientes es clave para ofrecer soluciones que se ajusten a sus necesidades. Es decir, soluciones que resuelvan sus problemas.

En este caso, el reto lo podemos expresar como: “quiero conocer mejor a mis potenciales clientes”. Para ello podemos plantearnos una serie de tareas, organizadas en pasos, que nos permita lograr el reto. Por ejemplo:

  1. Encuentra un segmento de clientes (asumiendo que ya los has identificado) con un problema por resolver.
  2. Enfócate en ese único segmento de clientes.
  3. Aplica la empatía. Ponte en la “piel” de tu cliente.
  4. Pasa un día viviendo – ¿sufriendo? – como lo hace tu cliente.
  5. Da los pasos que consideres para validar las hipótesis de tus clientes.

Por supuesto, este planteamiento puede mejorarse o, simplemente, puede aplicarse un enfoque diferente, para lograr el reto de conocer mejor a los potenciales clientes. El punto es que el planteamiento del reto sirva de “chispa”. Es decir, que sirva de «disparador» de la motivación, para evitar que esta no permanezca dormida.

Los retos fomentan la innovación en el equipo de trabajo
Los retos fomentan la innovación en el equipo de trabajo

Por otro lado, si ponemos atención a los entrenadores deportivos, validamos lo indicado. Si lo observas con cuidado, ellos no hablan de los objetivos que deben conseguirse. Ellos hablan de los retos que se quieren o deben superar.

Comentario para finalizar

Cuando asumimos las actividades y las tareas como un desafío o reto, activamos una serie de comportamientos esenciales. Es probable que ya lo hayas experimentado. Nos referimos a la perseverancia, la disciplina, la concentración, el deseo de aprender a aprender, entre otros. Forman parte del colaborador en el proceso de la superación del reto.

¿Te imaginas a tus empleados con una actitud proactiva, con comportamientos como los indicados? ¡Imagina lo que podrías estar logrando en semanas, meses y años!

Por tal motivo, cuando seleccionemos personal para nuestra empresa, no pensemos solamente en talento. Debemos fijarnos en la motivación, porque unidos – talento y motivación – implica disposición a enfrentar retos. Es decir, son colaboradores motivados, dispuestos a activar y conectar su talento con la estrategia de nuestra organización.

Por supuesto, podemos conseguir talento que necesita motivación o al revés, por lo que nuestro propósito debe apuntar a activar los dos aspectos. Así podemos asegurarnos de que el colaborador entienda que el reto es un medio para ser mejor, por el aprendizaje que implica. En particular, cuando no se logra o cuando se produce el “error” en su consecución.

¡Muchas gracias por leernos!

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