Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

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Como empresarios, al transitar las primeras etapas, es común que nos sintamos “acechados” por una multitud de tareas. Al incorporar colaboradores, comenzamos a delegar funciones para mejorar la administración de la empresa. ¡O al menos, esa es la intención!

Pero saber delegar es una habilidad que no siempre tenemos. Y esta se ha vuelto imprescindible para la eficiencia empresarial. Este es el tema que nos ocupa en esta entrega. ¡Bienvenidos!

Delegar implica partir de la premisa de que todos los colaboradores de un equipo pueden contribuir en la consecución de metas.

Cuando estos han sido seleccionados de manera apropiada, no habrá problema. Pero cuando son ingresados sin obedecer a las necesidades de la empresa, como ocurre en pymes familiares, suele haber dificultades. Aunque este punto no es tema del artículo, es importante tenerlo presente.

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

El equipo debe trabajar en forma coordinada. Saber delegar funciones es clave

Saber delegar es, en principio, aceptar que no somos la única persona con la capacidad para hacer bien las tareas.

En tal sentido, con la orientación y la práctica adecuada, muchas personas que no están capacitadas para ejecutar una actividad, podrán aprender y hasta superarnos. Un líder no se molesta si es superado; al contrario, es lo que busca en su equipo de trabajo.

Delegar es un término que tiene su origen en el vocablo latino delegāre. Este vocablo latino puede traducirse como “mandar a alguien de manera legal”. Sus componentes léxicos son: el prefijo “de” (que significa “de arriba abajo”); el verbo “lex” (sinónimo de “ley”); más el sufijo “ar” (usado para formar verbos).

Importancia de delegar funciones

Hay muchos aspectos que podríamos nombrar con relación a la importancia de delegar funciones. Quizás una de las razones más importantes está vinculada con la necesidad de una adecuada gestión de nuestro tiempo.

Delegar, como se puede inferir de su definición, es dotar a un empleado o colaborador de:

  • poder y autonomía,
  • responsabilidad para tomar decisiones,
  • capacidad para resolver problemas, y
  • destrezas para realizar tareas sin nuestra supervisión.

En muchas ocasiones, la delegación de funciones puede ser un proceso difícil para el empresario. Y en muchos casos, las razones principales son por no tener la confianza necesaria o por creer que nadie puede hacer las cosas tan bien como ellos.

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

¿Cuál es la importancia de delegar funciones? Algunos de los beneficios directos que aporta son:

  • Más tiempo disponible. Al delegar nos liberamos de tareas que, casi siempre, son repetitivas. Esto nos permite dedicar tiempo para llevar a cabo las tareas relevantes y la toma de decisiones, con mayor eficiencia.
  • Motivación en nuestros colaboradores. Cuando delegas funciones, dotas de cierta autoridad y responsabilidad a los empleados. La reacción natural es sentirse importantes al saber que puede aportar, lo que ayuda con su autoestima y motivación.
  • Compromiso con la empresa. Al dotarles de responsabilidad, los colaboradores se sentirán reconocidos, por lo que su identificación y compromiso con la empresa aumentará.
  • Mejora la productividad. Es claro que contar con empleados motivados y comprometidos, necesariamente tendrá un impacto positivo en la eficiencia y productividad.

Todos estos beneficios constituyen parte de las variables que hacen posible el avance de la empresa por las etapas, además del crecimiento y el aumento de la rentabilidad.

Delegar funciones: ¿sabes cómo lograrlo en forma eficiente?

Cuando sabemos delegar funciones, minimizamos el solapamiento de tareas y la pérdida de tiempo. Esto deriva en una mayor producción y una mayor calidad en los productos y servicios. Lo que, a su vez, nos permite tener clientes satisfechos y fidelizados.

En el artículo “delegar tareas: haz un plan y pasa a funcionamiento estable” comentamos algunos aspectos a tener en cuenta.

Dos puntos que queremos rescatar del mismo son: uno, que delegar no siempre es fácil; dos, que con un plan de acción lo puedes comenzar a realizar.

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Delegar no siempre es fácil, pero con un plan de acción lo puedes lograr

Declaración típica: ¡delegar no es fácil!

Es común que los empresarios se encuentren con el dilema de delegar tareas o actividades. Es natural que resulte difícil en un primer momento. ¡De hecho, es probable que lo estés viviendo en este instante!

¿Qué razones frenan la delegación de tareas? Dos de las principales razones son:

  1. En primer lugar, el hábito. Como estás involucrado desde el inicio en tu pyme, has aprendido a hacer de todo. Esto forja hábitos difíciles de romper.
  2. En segundo lugar, es lógico que pienses que nadie hará las tareas mejor que tú. Por lo tanto, las tienes que seguir haciendo tú mismo para que se ¡hagan bien!

Al respecto, te invitamos a reflexionar sobre estas 2 razones que frenan el delegar funciones. ¿Te pasa a ti? ¿No puedes evitar romper con los hábitos? ¿Realmente nadie podrá hacer las cosas bien? “Hacer las cosas bien” no significa hacerlas como tú…

Plan de acción para delegar

Para facilitar el proceso de delegar en una organización, puedes aplicar un plan. De hecho, un plan te puede evitar que la delegación de tareas termine en un desastre.

Los pasos que recomendamos son los siguientes:

  1. Define qué es lo que necesita hacerse. Si es pertinente, debes especificar los detalles.
  2. Asegúrate de que la persona en quien delegas entienda qué necesita hacer. Para esto, contrata personal atendiendo a un perfil, según las competencias requeridas (aún si tu empresa es del tipo familiar).
  3. Explica por qué debe hacerse la tarea, mientras pides que se haga.
  4. Enseña cómo debe hacerse y cuáles son los resultados. Si es posible, explica qué entra (lo que se necesita para hacer la tarea) y qué sale (el resultado).
  5. Asegúrate de que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo.
  6. Haga seguimiento, al menos, al principio. Así podrás dar feedback de calidad. Este debe ser en un sentido positivo, tomando los errores como oportunidades para el aprendizaje.
Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Este es un plan factible de aplicar, pero es claro que demanda cierto esfuerzo para hacerlo bien. ¿Qué otros aspectos y qué otras consideraciones podemos tener presentes para delegar? En las 2 próximas secciones le comentamos otros “aspectos”.

1. Competencias para delegar de forma efectiva

Para delegar bien, lo primero es conocer a cada uno de los colaboradores de tu empresa. Esto requiere responder algunas preguntas acerca de cada uno de ellos:

  • ¿Qué capacidad ha tenido para proponer soluciones a los problemas que ha enfrentado?
  • ¿Cómo ha cumplido con las expectativas de su desempeño?
  • ¿En qué circunstancias ha tenido su mayor rendimiento? ¿Haciendo qué?
  • ¿Qué habilidades técnicas y sociales ha demostrado?
  • ¿Cómo puedes ayudarle para que tenga éxito en las tareas que asumirá?

Para precisar si estamos delegando funciones en las personas idóneas, podemos analizar 3 tipos de habilidades o competencias en ellas.

Competencias técnicas

Son las habilidades que están relacionadas, en forma directa, con los conocimientos técnicos y la experiencia necesaria para realizar las actividades. En muchos casos, determina la selección de los colaboradores. Sin embargo, cuando el colaborador evoluciona dentro de la empresa, es necesario capacitarlo en las mismas.

Según sea el tipo de empresa, se debe considerar la capacidad para gestionar proyectos, la capacidad que tiene para administrar y hacer buen uso del tiempo, apoyándose en herramientas de gestión.

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Competencias técnicas (conocimiento y experiencia en un oficio o actividad)

Competencias de comunicación

Estas competencias se relacionan con la capacidad de interacción con terceros, incluyendo la escucha activa, el manejo de relaciones interpersonales, la resolución de conflictos y la disposición de servicio al cliente (tanto internos como externos).

Son competencias muy demandadas en empresas que desarrollan proyectos con equipos multidisciplinarios. También nos referimos a ellas como parte de las habilidades blandas.

Competencias de gestión

Para quienes delegan, estas habilidades, también del tipo técnicas, implican crear una estructura estable en la que los colaboradores pueden desempeñar su trabajo.

Tienen que ver, también, con habilidades para aplicar normas y buenas prácticas. Además de saber priorizar, supervisar y evaluar el rendimiento de sus colaboradores.

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Competencias de gestión necesarias para saber delegar

Todas estas competencias deben estar acompañadas de una visión a largo plazo. Con un liderazgo que cuestione y que permanezca fuera de la zona de confort, en búsqueda de la innovación.

2. Proceso de delegación como “ritual”

Un enfoque interesante es el de Paula Molinari, que aborda al proceso de delegación con un “ritual” de 6 pasos. Estos pasos están muy bien alineados con el plan de acción descrito arriba.

Veamos de manera breve el proceso de los 6 pasos:

Paso 1. ¿Por qué y para qué?

Consiste en determinar el por qué y el para qué elegir a una persona. E incluye el detallar cuál será su contribución y cómo se relaciona esta delegación de actividad con un beneficio para toda la organización.

  •  “Por qué”, responde a la justificación de la elección.
  • “Para qué”, responde a lo que aportará al delegar la actividad en la persona.

Paso 2. Objetivos de la nueva responsabilidad

Este paso consiste en definir los objetivos que se deben alcanzar, tanto en lo individual como de forma colectiva. Implica establecer metas y resultados cuantificables, para períodos específicos.

Paso 3. Herramientas y soporte necesario

Implica precisar las herramientas, el soporte y las competencias de las que dispondrá y requerirá el colaborar para tener éxito.

Paso 4. Límites del poder delgado

Implica especificar qué poder se delega, para realizar la nueva actividad. Es necesario delimitar qué puede hacer y qué no puede hacer, cuándo puede decidir y cuándo tiene que consultar.

Paso 5. Seguimiento y control

Consiste en determinar los procedimientos que se adoptarán para el seguimiento y control de la actividad delegada. Responde a cómo se monitorizará la ejecución.

Paso 6. Medición del desempeño

Este paso implica definir las métricas para asegurar la medición apropiada y tener datos sobre la consecución de la función asignada. Debemos medir los resultados o el cumplimiento de las metas.

Delegar funciones: ¿sabes cómo hacerlo en forma eficiente?

Delegar funciones de forma efectiva demanda buenas prácticas

Para finalizar…

En resumen, es clave recordar que para delegar funciones de manera efectiva debemos “explotar” las competencias de los colaboradores de nuestro equipo. ¡Explotar en el buen sentido de la pablara, claro está!

Si logramos una buena delegación de funciones, estaremos maximizando los resultados individuales en las tareas asignadas, mientras potenciamos y generamos sinergia en las áreas funcionales de la empresa.

Cerramos esta entrega con una afirmación condicional clave:

“Si quieres una empresa en crecimiento constante, entonces debes aprender a delegar en forma efectiva.

Hasta la próxima entrega… ¡Suerte con tu proceso para delegar funciones!

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