Matriz de Eisenhower en una empresa comercial ¡Prioriza las tareas!

¿Sabías que la matriz de Eisenhower te permite priorizar las tareas en una empresa comercial?

Si no lo sabes, ¡estás en el lugar indicado!

Porque en este post te enseñaré cómo aplicarla para que puedas aumentar la productividad en tu negocio.

La matriz de Eisenhower, también conocida como matriz de gestión del tiempo, es una herramienta gráfica que te permite clasificar tus tareas y actividades de acuerdo a su nivel de urgencia e importancia.

¿Quiere saber más?

Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:

  • ¿En qué consiste la Matriz de Eisenhower?
  • Prioriza las tareas de tu empresa comercial con la Matriz de Eisenhower.

¡Comencemos!

¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?

Como te mencione anteriormente, la matriz de Eisenhower es una herramienta que te permite administrar tu carga de trabajo.

Con la intención de que las tareas más importantes y urgentes sean priorizadas y completadas lo más pronto posible.

De esta manera, la matriz está conformada por cuatro cuadrantes que te permitirá clasificar las actividades de la empresa de acuerdo a cuatro aspectos:

  • Urgente e importante.
  • Urgente pero no importante.
  • No urgente pero importante y
  • No urgente y no importante.

Observa cómo se ve gráficamente:

Matriz de Eisenhower en una empresa comercial
Matriz de Eisenhower en una empresa comercial

Ahora bien, te enseñaré de cómo debes asignar cada una de las actividades de tu empresa en los cuadrantes de la matriz.

¡Presta atención!

Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis

En el primer cuadrante, deben asignarse todas aquellas actividades que son urgentes e importantes, es decir, las que te presionan constantemente y que, por lo general, tienen una fecha límite en su entrega.

De este modo, deben ser ejecutadas de manera inmediata, ya que de no hacerlas acarreará graves consecuencias para la empresa.

Por tanto, para saber si las actividades de la empresa son urgentes e importantes, puedes dar respuesta a las siguientes interrogantes:

  • ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
  • ¿Cuándo debo entregarla?
  • ¿Las actividades tienen una fecha límite?
  • ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?

Algunas de las actividades de una empresa comercial que puedes asignar a este cuadrante son:

  • Accidentes del personal.
  • Cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • Reclamos urgentes.
  • Búsqueda de nuevos proveedores de productos.
  • Entrega de pedidos a domicilio.
  • Devolución de productos con fecha de vencimiento próximos a la fecha.
  • Y muchas más.

Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación

Ahora bien, en este cuadrante van ubicadas todas las actividades que deben ser planificadas y agendadas, con la finalidad de que sean ejecutadas a tiempo y no se tornen urgentes.

Si bien, son actividades que no demandan tu atención, si no la realizas, llegara el momento en el que pasarán al cuadrante uno (cuadrante urgente + importante)

¡Que no se te olvide de realizar estas tareas!

Las siguientes actividades, son un ejemplo de las que pueden ir asignado a este cuadrante:

  • Realizar un pedido con nuevos productos.
  • Cotizar el precio de los productos en inventario.
  • Realizar la contabilidad de la empresa.
  • Capacitación del personal.
  • Supervisión del personal.
  • Chequeo médico rutinario.
  • Y muchas más.

Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones

Seguidamente, este cuadrante se compone de todas aquellas actividades de la empresa que pueden esperar y que, además, pueden delegarse a otras personas para ser ejecutadas.

Algunos ejemplos de las actividades que deben ser asignadas a este cuadrante son:

  • Responder correos electrónicos, llamadas telefónicas, WhatsApp, etc.
  • Asistir a reuniones con proveedores.
  • Atención al cliente.
  • Pagar los pedidos.
  • Realizar la limpieza del local.
  • Crear la página web de la empresa.
  • Atención al cliente por redes sociales.
  • Entregar folletos para captar clientes.
  • Y muchas más.

Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades

Por último, en este cuadrante se asignan todas las actividades que son ladrones de tiempo.

Es decir, que no le aportan ningún valor a la empresa ni a sus trabajadores, y si no se realizan no sucede nada, al contrario, te permite ganar tiempo y ser más productivo. Por ejemplo:

  • Ver una serie en Netflix en horario laboral.
  • Leer noticias.
  • Ver televisión.
  • Revisar las redes sociales.
  • Navegar por internet.
  • Jugar videojuegos.
  • Entre otros ladrores de tiempo.

Como ves, si comienzas a utilizar constantemente la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias, podrás identificar rápidamente qué actividades debes realizar de forma inmediata, cuáles pueden esperar y cuáles debes delegar.

Si aún tienes dudas sobre está herramienta, te invito a ver el siguiente vídeo: ¿Cómo PRIORIZAR TAREAS? – TÉCNICA Importante vs Urgente.

Prioriza las tareas de tu empresa comercial con la Matriz de Eisenhower

Ahora, te mostraré con un ejemplo sencillo, cuáles son las tareas y actividades que se asignan a cada cuadrante de la matriz.

Conocerás el caso de Virginia Contreras, la propietaria de Tendencia Actual, una tienda de ropa dedicada a la venta de prendas de vestir de excelente calidad como: blusas, playeras, camisas, pantalones, shorts y chaquetas para damas y caballeros.

Ahora, observa cómo gestionó Virginia Contreras las actividades de su pequeña empresa.

¡Toma nota!

Cuadrante I: Urgente + Importante

Virginia Contreras asignó al primer cuadrante las actividadesy tareas que consideraba más urgentes e importantes:

  • Entregar pedidos a las clientas.
  • Contratar un nuevo servicio de delivery.
  • Asistir a reuniones urgentes con proveedores.
  • Pagar por lo nuevos pedidos.

Cuadrante II: Importante + No urgente

En el segundo cuadrante, fueron asignadas las siguientes actividades:

  • Cotizar el precio de la nueva colección de ropa.
  • Buscar nuevos proveedores.
  • Gestionar el catálogo de la tienda.
  • Gestionar los envíos.
  • Medir y analizar el tráfico de la página web.

Cuadrante III: Urgente + No importante

Ahora bien, en el tercer cuadrante asignó todas las actividades que podía delegar:

  • Revisar por qué se cayó la tienda online de Tendencia Actual.
  • Confirmar día y hora para la sesión de fotos de la nueva colección.
  • Responder los mensajes de las clientas.
  • Publicar diariamente una foto en el Instagram de Tendencia Actual.

Cuadrante IV: No urgente + No importante

Por último, Virginia asignó al cuarto cuadrante las actividades que consideraba ladrones de tiempo en su horario laboral.

  • Ver una serie en Netflix.
  • Ir a la peluquería.
  • Revisar las redes sociales.

¿Qué te ha parecido hasta ahora?

Acompáñame a ver cómo se ve gráficamente las actividades que asignó Virginia Contreras en cada uno de los cuadrantes de la matriz de Eisenhower:

Matriz de Eisenhower en una empresa comercial.
Matriz de Eisenhower en una empresa comercial.

Conclusiones

En este punto, ya conoces cómo aplicar la matriz de Eisenhower en una empresa comercial para gestionar de forma correcta las actividades y el tiempo.

No olvides que la matriz de Eisenhower o matriz de gestión del tiempo, te permite gestionar tus tareas y actividades dependiendo de su grado de urgencia e importancia.

Con la finalidad de que seas mucho más eficiente en tu empresa o lugar de trabajo, puedas delegar funciones, y eliminar las actividades que son ladrones de tiempo.

Y luego de que asignes las tareas a ejecutar en la empresa, en cada cuadrante, podrás realizarlas eficientemente.

¡No olvides realizar las tareas urgentes e importantes primero!

Por último, para llevar a cabo esta técnica, no necesitas dedicar largas horas y tampoco destinar recursos, ya que puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa con cualquier plantilla o software.

Sin duda, nosotros podemos ayudarte con nuestra herramienta de gestión llamada Platzilla, una plataforma de aplicaciones fácil de adaptar a cualquier tipo de pyme.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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