¿Sabías que al utilizar la matriz de Eisenhower en una empresa distribuidora, podrás priorizar sus actividades de forma eficiente?
Si no lo sabias, ¡Estás en el lugar perfecto!
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo, que te permite organizar en cuatro cuadrantes las actividades de la empresa de acuerdo a su nivel de urgencia e importancia.
Sin duda, es un instrumento realmente eficaz para aumentar la productividad, administrar la carga de trabajo, y dejar a un lado las actividades que no aportan ningún valor a la empresa.
¿Te gustaría conocer más?
Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:
- ¿En qué consiste la Matriz de Eisenhower?
- Prioriza las tareas de una empresa distribuidora con la Matriz de Eisenhower.
Ahora sí, ¡Comencemos!
¿En qué consiste la Matriz de Eisenhower?
Como te mencioné anteriormente, la Matriz de Eisenhower o matriz de gestión de tiempo, es una herramienta que te permite organizar mejor las actividades de la empresa.
Con el fin de ejecutarlas de forma eficiente y alcanzar mejores resultados.
Sin duda, es una estrategia que te ayudará a planificar tus actividades y evitar las listas de tareas pendientes.
De este modo, la matriz de Eisenhower se compone de cuatro cuadrantes donde organizarás tus actividades de acuerdo a los siguientes elementos:
- Urgentes e importantes.
- Urgentes pero no importantes.
- No urgentes pero importantes y
- No urgentes y no importantes.
Observa como se compone gráficamente la matriz de Eisenhower:
Ahora bien, a continuación te enseñaré cómo debes llenar cada uno de los cuadrantes de forma correcta para planificar tus actividades.
¡Presta atención!
Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis
Aquí, debes incluir todas las tareas que debes hacer primero, especialmente aquellas que poseen una fecha límite en su entrega.
A su vez, debes priorizarlas de acuerdo al impacto que tienen en los resultados de la empresa.
Por tanto, te invito responder las siguientes interrogantes para que conozcas si tus tareas son realmente urgentes e importantes:
- ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
- ¿Qué pasaría si no la hiciera?
- ¿Cuándo es su fecha de entrega?
Algunas de las actividades que deben incluirse en este cuadrante son:
- Entregas de último minuto.
- Enviar al taller el vehículo averiado.
- Procesar los reclamos urgentes.
- Accidentes laborales.
- Cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Programar las rutas de entregas.
- Embotellar o guardar en cajas los pedidos urgentes.
- Y muchas más.
Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación
Luego, debes asignar al segundo cuadrante todas las actividades que requieren de tu atención y esfuerzo, y que pueden ser planificadas y agendadas con tiempo.
Sin embargo, debes realizarlas antes de que se tornen urgentes. Por tanto, debes ser proactivo.
Algunas actividades que debes asignar a este cuadrante son:
- Capacitación de los transportistas.
- Revisar el inventario.
- Realizar promociones a los clientes fieles.
- Realizar mantenimiento preventivo a los vehículos.
- Contratar nuevo personal.
- Y muchas más.
Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones
Seguidamente, en el tercer cuadrante debes añadir todas las actividades que se deben hacer de forma inmediata, pero que no son tan importantes.
Por tanto, pueden delegarse a otros miembros de la empresa.
Algunas de las actividades que pueden asignarse en este cuadrante son:
- Realizar un plan de marketing.
- Hacer la publicidad de la empresa.
- Atender a los clientes.
- Atender llamadas y responder emails.
- Lavar los vehículos.
- Crear la página web de la empresa.
- Publicar contenido en las redes sociales.
- Y muchas más.
Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades
En este último cuadrante, deben asignarse todas las actividades que son ladrones de tiempo, es decir, que no te permiten cumplir con tus labores diarias pues son una distracción. Por ejemplo:
- Alargar las horas de descanso inncesariamente.
- Ir a comer donas y tomar café durante las entregas de los pedidos.
- Revisar las redes sociales.
- Ver televisión.
- Jugar videojuegos.
- Y muchas más.
Sin duda, si comienzas a utilizar regularmente la matriz de Eisenhower en una empresa distribuidora, podrás identificar rápidamente la diferencia entre tareas importantes y urgentes, así como gestionar mejor tu tiempo.
Interesante ¿Cierto?
Si aún tienes dudas sobre está herramienta, te invito a ver el siguiente vídeo: ¿Cómo PRIORIZAR TAREAS? – TÉCNICA Importante vs Urgente.
Prioriza las tareas de tu empresa distribuidora con la Matriz de Eisenhower
Ahora que conoces qué función tiene cada cuadrante, es importante que aprendas a ubicar correctamente tus actividades.
Por ello, conocerás el caso de Coco Cold, una reconocida empresa que distribuye agua de coco, en tres tipos de envase: lata, cartón y botella de vidrio. Tiene varios años en el mercado y se ha logrado posicionar como una marca respetada en el sector de bebidas refrescantes.
Observa cómo su propietario, Martín Gonzalez organizó las tareas que debía realizar durante la semana en su empresa.
¡Toma nota!
Cuadrante I: Urgente + Importante
En el primer cuadrante, Martín asignó las tareas que consideraba urgentes e importantes que debía realizar durante la semana:
- Embotellar el agua de coco.
- Entregar en las bodegas de los clientes el pedido.
- Llevar al taller el camión averiado.
- Realizar la próxima programación y ruta de entrega.
Cuadrante II: Importante + No urgente
En segundo lugar, Martín asignó las tareas que consideraba importantes, pero que no tenían un fecha establecida y que podían planificar con tiempo.
¡Observa!
- Contratar un representante de ventas.
- Contratar un nuevo transportista.
- Revisar el inventario de productos.
- Realizar las cotizaciones del agua de coco a empresas mayoristas.
Cuadrante III: Urgente + No importante
Posteriormente, en el tercer cuadrante, incluyó todas las tareas urgentes que podía delegar a otras personas, ya que no eran tan importantes para requerir su atención.
- Buscar nuevos proveedores de envases de vidrio.
- Asesorar al cliente en cuanto a la compra del agua de coco al mayor.
- Crear la página web de Coco Cold.
- Realizar la limpieza en las instalaciones.
- Realizar el marketing y publicidad de la empresa.
Cuadrante IV: No urgente + No importante
Por último, asignó en el cuarto cuadrante todas las tareas que no le aportan ningún valor, y que son ladrones de tiempo.
- Ver el partido de fútbol.
- Revisar las redes sociales.
- Leer las noticias.
¿Qué te ha parecido?
Ahora, observa cómo se asigna en cada cuadrante, las tareas a realizar por Martín Gonzalez.
¡Presta atención!
Si quieres aprender más sobre la matriz de Eisenhower, te invito a leer los siguientes post:
- Matriz de Eisenhower en una empresa industrial ¡Prioriza las actividades!
- Matriz de Eisenhower en una empresa de servicios ¡Prioriza las tareas!
- Matriz de Eisenhower en una empresa comercial ¡Prioriza las tareas!
Conclusiones
Ahora bien, ya conoces cómo aplicar la matriz de Eisenhower en una empresa distribuidora para organizar mejor sus actividad y gestionar el tiempo.
No olvides que la matriz de Eisenhower es una gráfica que te permite priorizar tus tareas y actividades dependiendo de su grado de urgencia e importancia.
De esta manera, podrás ser más productivo y eficientes, planificar con tiempo algunas actividades, delegar funciones y eliminar las actividades que te hacen perder el tiempo.
Posteriormente, una vez asignadas las actividades a cada cuadrantes, podrás ejecutar cada una de ellas de forma eficientes y acercarte, cada vez más, al logro de tus objetivos.
Ahora bien, para llevar a cabo esta técnica, no necesitas dedicar largas horas y tampoco destinar recursos, ya que puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa con cualquier plantilla o software.
Sin duda, nosotros podemos ayudarte con nuestra herramienta de gestión llamada Platzilla, una plataforma de aplicaciones fácil de adaptar a cualquier tipo de pyme.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
