Matriz de Eisenhower en una empresa industrial ¡Prioriza las actividades!

¿Sabías que si aplicas la matriz de Eisenhower en una empresa industrial podrás gestionar mejor tu tiempo y tus actividades?

Si lo desconoces, no te preocupes.

La matriz de Eisenhower es una herramienta gráfica que se compone de cuatro cuadrantes, que te ayudan a organizar tus tareas y clasificarlas de acuerdo a su grado de urgencia e importancia.

De este modo, podrás ser más eficiente en tu trabajo, delegar funciones y eliminar las actividades que te hacen perder el tiempo y evitan que avances hacia el logro de tus objetivos.

¿Quiere saber más?

Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:

  • ¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?
  • Aplica la matriz de Eisenhower en las actividades de tu empresa industrial.

¡Comencemos!

¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower es una estrategia que te permite gestionar mejor tu tiempo al organizar todas las actividades de tu empresa industrial de acuerdo a su nivel de urgencia e importancia.

Y así, poder alcanzar en menos tiempo, todos los objetivos y metas empresariales.

A su vez, es un modelo de cuatro cuadrantes que te permite clasificar tus tareas de acuerdo a cuatro aspectos:

  • Urgente e importante.
  • Importante pero no urgente.
  • Urgente pero no importante.
  • No urgente y no importante.

Observa como se compone gráficamente la matriz de Eisenhower:

Matriz de Eisenhower en una empresa industrial
Matriz de Eisenhower en una empresa industrial

A continuación, te enseñaré de qué se compone cada uno de éstos aspectos y cómo se clasifican de forma correcta para priorizar las actividades de tu empresa industrial.

¡Toma nota!

Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis

Las tareas “urgentes” son aquellas que necesitan de tu atención inmediata y que, por lo general, tienen que ver con la temporalidad en la entrega o realización de la misma.

Por tanto, atrapan tu atención, te presionan constantemente y generan estrés, pero que si no se realizan, puede acarrear consecuencias graves para la empresa.

De este modo, te invito a dar respuesta a las siguientes interrogantes para saber si tu tarea es realmente urgente e importante:

  • ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
  • ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?
  • ¿Cuándo debo entregarla?

Algunas tareas que deben ser asignadas en este cuadrante son:

  • Abordar una situación de emergencia imprevista como la interrupción en una de las cadenas de suministros.
  • Enviar al taller una máquina averiada.
  • Comprar materiales de calidad.
  • Entregar pedidos con fecha límite.
  • Asistir a reuniones imprevistas con clientes y proveedores.

Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación

Ahora bien, las tareas importantes son aquellas que contribuyen de forma positiva con los objetivos de la empresa a mediano o largo plazo.

Y debe ser conformado por todas las actividades que se pueden programar para más adelante, pero deben realizarse antes de que se tornen urgentes.

Algunas de las actividades que pueden ser asignadas a este cuadrante son:

  • Capacitaciones y actualización de conocimientos de los empleados.
  • Reducir el presupuesto de la empresa en el largo plazo.
  • Producir un nuevo artículo para lanzar al mercado.
  • Contratar un nuevo software de gestión de inventarios.

Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones

Esta conformada por todas las tareas o actividades que pueden esperar, y que, si bien tienen un grado de urgencia, pueden delegarse a otras personas para su ejecución.

¡Delegar es una tarea que no a muchas personas les gusta hacer, pero es más importante de lo que piensas!

Algunos ejemplos de las actividades que deben ser asignadas a este cuadrante son:

  • Responder correos y llamadas telefónicas.
  • Agendar citas con proveedores.
  • Contratar nuevos proveedores para las materias primas.
  • Crear la página web de la empresa.
  • Manejar las redes sociales.
  • Hacer seguimiento a campañas de anuncios.

Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades

En este último cuadrante ubicado en la parte inferior derecha, deben ser asignadas todas las actividades que deben ser eliminadas, ya que son una fuente de distracción y además que no aportan ningún valor al logro de los objetivos.

Incluso, el no hacerlas te permite ganar un poco de tiempo.

Algunos ejemplos de las tareas que van ubicadas en este cuadrante son:

  • Revisar las redes sociales en horario laboral.
  • Leer noticias.
  • Ver televisión cuando se realiza el proceso productivo.
  • Jugar videojuegos en horario laboral.
  • Y muchas más..

Ahora bien, si comienzas a utilizar regularmente la matriz de Eisenhower para organizar las tareas de tu empresa industrial, podrás gestionar mejor tu tiempo.

Si aún tienes dudas sobre está herramienta, te invito a ver el siguiente vídeo: ¿Cómo PRIORIZAR TAREAS? – TÉCNICA Importante vs Urgente.

Aplica la matriz de Eisenhower en las actividades de tu empresa industrial

Ahora bien, quiero enseñarte con un ejemplo sencillo, cuáles son las tareas y actividades que se asignan a cada cuadrante de la matriz.

A continuación, veremos el ejemplo de los hermanos Sanchez, ellos son dueños de un negocio llamado Zafiro’s Blue, una joyería dedicada a la fabricación y venta de piezas artesanales de oro, plata y bronce como: anillos, collares, brazaletes, pendientes, entre otras.

También, desarrollan diseños exclusivos dependiendo del cliente.

Sin más preámbulos, observa qué tareas asignaron los hermanos Sanchez a cada cuadrante.

¡Toma nota!

Cuadrante I: Urgente + Importante

En el primer cuadrante, los hermanos Sanchez asignaron las actividades que consideraban más importantes y urgentes:

  • Entregar un pedido a un cliente con fecha límite.
  • Crear contenido para la web y redes sociales de Zafiro’s Blue.
  • Asistir a reuniones urgentes con proveedores.
  • Arreglar el auto averiado de la empresa.

Cuadrante II: Importante + No urgente

En el segundo cuadrante, los hermanos Sanchez asignaron las siguientes actividades:

  • Producir piezas de joyería para el siguiente mes.
  • Contratar a un asistente.
  • Comprar materias primas de calidad.
  • Actualizar los libros contables de la empresa.
  • Pagar impuestos.
  • Compartir en familia.

Cuadrante III: Urgente + No importante

Observa las actividades que los hermanos Sanchez añadieron al tercer cuadrante:

  • Realizar trabajos de limpieza en Zafiro’s Blue.
  • Responder los mensajes de los clientes.
  • Asistir a reuniones con proveedores.

Cuadrante IV: No urgente + No importante

Ahora bien, las actividades no urgentes ni importantes que los hermanos Sanchez deben eliminar de su rutina son:

  • Navegar por internet.
  • Mirar las noticias.
  • Jugar videojuegos.
  • Ver una serie en Netflix.

¿Qué te ha parecido hasta ahora?

Acompáñame a ver cómo se componen los cuadrantes de la matriz de Eisenhower realizada por lo hermanos Sánchez.

¡Presta atención!

Aplica la matriz de Eisenhower en una empresa industrial.
Gestiona las tareas de tu empresa industrial con la matriz de Eisenhower.

Conclusiones

Finalmente, ya sabes cómo aplicar la matriz de Eisenhower en una empresa industrial para gestionar de forma correcta las actividades y el tiempo.

No olvides que la matriz de Eisenhower es una herramienta gráfica que te permite priorizar tus tareas y actividades dependiendo de su grado de urgencia e importancia.

Así, podrás mejorar la eficiencia de tus empleados, delegar funciones, eliminar las actividades que solo te hacen perder el tiempo y avanzar hacia el logro de tus objetivos.

Ahora bien, para llevar a cabo esta técnica, no necesitas dedicar largas horas y tampoco destinar recursos, ya que puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa con cualquier plantilla o software.

Sin duda, nosotros podemos ayudarte con nuestra herramienta de gestión llamada Platzilla, una plataforma de aplicaciones fácil de adaptar a cualquier tipo de pyme.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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