Aplica la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias

¿Sabías que si aplicas la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias podrás gestionar mejor tu tiempo?

Pues es una herramienta gráfica que se compone de cuatro cuadrantes, que te permitirán organizar tus tareas y actividades de acuerdo con su grado de urgencia e importancia.

Sin duda, es un instrumento realmente eficaz para aumentar la productividad, priorizar tus tareas, administrar la carga de trabajo, eliminar las actividades que te hacen perder el tiempo y avanzar hasta alcanzar cada uno de tus objetivos en el mediano y largo plazo.

Además, es muy fácil de implementar y no necesitarás dedicar una cantidad de tiempo considerable a elaborar la matriz.

¿Quiere saber más?

Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:

  • ¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?
  • Aprende a aplicar la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias.

¡Comencemos!

¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?

En primer lugar, la matriz de Eisenhower es una herramienta que te permitirá gestionar mejor tu tiempo e incrementar su efectividad, para alcanzar los objetivos bien sea desde el punto de vista empresarial o personal.

De este modo, se trata de un modelo de cuatro cuadrantes que te permitirá clasificar tus tareas de acuerdo a cuatro aspectos:

  • Urgente e importante.
  • Urgente pero no importante.
  • No urgente pero importante y
  • No urgente y no importante.

Observa como se compone gráficamente la matriz de Eisenhower:

Aplica la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias.
Aplica la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias.

A continuación, te mostraré de forma detallada, cómo se compone cada cuadrante y cómo llenarlos de forma correcta para planificar tus actividades.

¡Toma nota!

Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis

Algo que es urgente, por lo general, requiere de tu atención inmediata. Por tanto, atrapan tu atención y te presionan constantemente. Además, en este caso, la urgencia tiene que ver con la temporalidad en la entrega o realización de la tarea.

Por tanto, deben desarrollarse todas las actividades o tareas que deben ser ejecutadas de manera inmediata, de no hacerlas las consecuencias serán graves.

De esta manera, es importante que des respuesta a las siguientes preguntas para saber si tu tarea es realmente urgente:

  • ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
  • ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?

Algunas situaciones que deben ir en este cuadrante deben ser, por ejemplo, un fallo en la electricidad de la casa o en la empresa, de un centro de datos, enfermedades, un accidente doméstico, demandas legales, cumplimiento de obligaciones fiscales, auditorias, situaciones con fecha de término, reclamos urgentes, etc.

Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación

Una tarea importante es aquella que contribuye de forma positiva con tus objetivos a mediano o largo plazo.

De este modo, este cuadrante está conformado por todas las actividades que deben planificarse y agendar para poder realizarlas antes de que se tornen urgentes.

Ahora bien, para no descuidarlas debes ser proactivo, ya que no demandan tu atención. Entonces, si las dejas de lado y no las realizas, llegará el momento en el que serán urgentes y puede terminar en un círculo vicioso.

¡Que no se te olvide de realizar estas tareas!

Algunas de las actividades que pueden ser asignadas a este cuadrante son, por ejemplo, aquellas enfermedades que si bien, en la actualidad no son de vida o muerte, si deben ser tomadas en cuenta y chequearlas para que luego, en el largo plazo, no sean devastadoras.

Otro ejemplo puede ser la preparación de una clase, capacitaciones, exámenes finales, actualización de conocimientos, etc.

Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones

Son las tareas que pueden esperar y que se pueden delegar a otras personas para su ejecución.

Sin duda, delegar es una tarea que no a muchas personas les gusta hacer, pero es más importante de lo que piensas.

Algunos ejemplos de las actividades que deben ser asignadas a este cuadrante son: responder llamadas telefónicas y responder correos electrónicos, manejar las redes sociales, etc.

Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades

El cuarto cuadrante es el que abarca todas las tareas que no nos aportan nada en ningún sentido.

Son todas aquellas actividades que si no se realizan, no sucede nada. Incluso, el no hacerlas te permite ganar un poco de tiempo.

Por ejemplo, revisar las redes sociales para procrastinar, ver televisión cuando tienes que estudiar o en horario laboral, etc.

Sin duda, si comienzas a utilizar regularmente la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias, te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre tareas importantes y urgentes, y podrás gestionar mejor tu tiempo.

Si aún tienes dudas sobre está herramienta, te invito a ver el siguiente vídeo: ¿Cómo PRIORIZAR TAREAS? – TÉCNICA Importante vs Urgente.

Aprende a aplicar la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias

Ahora bien, quiero enseñarte con un ejemplo sencillo, cuáles son las tareas y actividades que se asignan a cada cuadrante de la matriz.

A continuación, veremos el ejemplo de Alejandra Mendoza, la asistente de la Diseñadora de Modas Fabiana Álvarez y, además, propietaria del reconocido Taller de Corte y Costura “LaPercha”.

En este caso, Alejandra asignó en cada cuadrante las actividades que consideraba urgentes e importantes tanto en su vida laboral como personal.

Sin más preámbulos, ¡Observa!

Cuadrante I: Urgente + Importante

En el primer cuadrante, Alejandra Mendoza asignó las actividades que consideraba urgentes e importantes para el correcto deselvolvimiento de su vida laboral y personal.

Las más importantes son:

  • Entregar un proyecto de trabajo con una fecha límite a Carmen Aguilar
  • Preparar informe semanal de seguimiento a Carmen Aguilar
  • Crear contenido para la web y redes sociales del Taller LaPercha.
  • Asistir a reuniones urgentes con proveedores y clientes.
  • Asistir a la cita medica con urgencia.
  • Arreglar el auto averiado.

Cuadrante II: Importante + No urgente

En el segundo cuadrante, Alejandra asignó las siguientes actividades:

  • Realizar mi plan semanal de trabajo en el Taller LaPercha
  • Delegar tareas a los operarios de las máquinas.
  • Leer un libro de costura y diseño de modas.
  • Hacer ejercicio.
  • Meditar.
  • Compartir con mi familia.

Cuadrante III: Urgente + No importante

  • Realizar trabajos extra (sin importancia) para el Taller LaPercha.
  • Responder llamadas y emails.
  • Asistir a reuniones con proveedores.
  • Llamar a mis padres.
  • Asistir a eventos de moda.

Cuadrante IV: No urgente + No importante

  • Revisar las redes sociales.
  • Navegar por internet.
  • Mirar las noticias.
  • Navegar en tiendas de ropa online.
  • Ver una serie en Netflix.

¿Qué te ha parecido hasta ahora?

Acompáñame a ver cómo se ven las actividades diarias de Alejandra Mendoza en cada uno de los cuadrantes de la matriz de Eisenhower.

Matriz de Eisenhower para gestionar el tiempo.
Matriz de Eisenhower para gestionar el tiempo.

Conclusiones

En este punto, ya conoces cómo aplicar la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias para gestionar de forma correcta tu tiempo y aumentar tu productividad.

Esta herramienta gráfica te permite priorizar tus tareas y actividades dependiendo de su grado de urgencia e importancia, así podrás mejorar la eficiencia de tu lugar de trabajo, delegar funciones, eliminar las actividades que solo te hacen perder el tiempo y avanzar hacia tus objetivos.

Luego de asignar tus tareas a cada cuadrante, puedes ejecutar cada una de las actividades importantes y urgentes de forma oportuna y eficiente.

Recuerda que para llevar a cabo esta técnica, no necesitas dedicar largas horas y tampoco destinar recursos, ya que puedes hacerlo desde la comodidad de tu casa con cualquier plantilla o software.

Sin duda, nosotros podemos ayudarte con nuestra herramienta de gestión llamada Platzilla, una plataforma de aplicaciones fácil de adaptar a cualquier tipo de pyme.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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