Cómo hacer el mapa de procesos de una pizzería

¿Estás buscando orientación sobre cómo hacer el mapa de procesos de una pizzería? En este post te enseñaré a elaborar este gráfico clave para gestionar tu negocio e impulsar su crecimiento.

Tal vez tu empresa está creciendo de manera desorganizada o, quizás, quieres mejorar la gestión. Entonces, ¡este contenido te va a encantar!

Ten en cuenta que un mapa de procesos es una herramienta ideal para mejorar la gestión de la organización, evitar el caos, y asegurar un funcionamiento estable e incluso lograr un funcionamiento óptimo.

Por ello, no dudes en seguir las indicaciones, y elabora el mapa de procesos para tu pizzería.

Presta atención al contenido que preparé para ti:

  • ¿Qué es un mapa de procesos?
  • ¿Cómo crear un mapa de procesos para una pizzería?
    • 1. Procesos claves en una pizzería
    • 2. Procesos de apoyo en una pizzería
    • 3. Procesos estratégicos en una pizzería
    • 4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
  • Comentarios de cierre.

Para comenzar fíjate en estas 4 razones por las que un mapa de procesos es un gran aliado para una pizzería:

Un mapa de procesos es un gráfico que muestra la forma en que se articula el conjunto de operaciones
Un mapa de procesos es un gráfico que muestra la forma en que se articula el conjunto de operaciones

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es una representación gráfica que permite visualizar la forma en que se articulan las operaciones asociadas al funcionamiento de la empresa.

El mapa de procesos es una herramienta poderosa para orientar la gestión por procesos. Un asunto interesante es que el mapa «explica» cómo se logra la satisfacción del cliente.

La gestión por procesos facilita el proceso de organización de las actividades que se ejecutan en una pyme en funcionamiento irregular, contribuyendo al logro de fortalezas.

Además, permite identificar áreas susceptibles de mejora dentro de una pyme que transite la etapa de funcionamiento estable. Y así encaminar a la organización hacia la senda de optimización.

De esta manera, puedes establecer estándares y aplicar métricas e indicadores. Y al medir, tienes la alternativa de implementar correctivos y mejorar.

¡Ojo!, un mapa de procesos es mucho más que un diagrama. Cuando está ajustado a la realidad de una pyme, aporta información para el desarrollo eficaz de las actividades, siendo un pilar para el crecimiento de las empresas y la mejora continua.

Si quieres ampliar el conocimiento sobre las etapas de las empresas, desde que nacen, su crecimiento, hasta alcanzar su funcionamiento óptimo, te invito a visualizar en este vídeo: Etapas de la empresa, en nuestro canal de YouTube de Emprender Fácil.

Tipos de procesos que conforman un mapa de procesos
Los procesos a identificar para poder elaborar el mapa.

Los tipos de procesos que conforman el mapa son: los estratégicos, claves y de soporte.

Recuerda que… a los procesos claves también se les designa principales o misionales, y a los de soporte, procesos de apoyo.

¿Cómo crear un mapa de procesos para una pizzería?

Para diseñar el mapa de procesos de una pizzería, seguiré los pasos expuestos en el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! ¡Revisa su contenido cuando termines la lectura de este post!

Es importante destacar, que solo expondré algunos procesos y subprocesos de la Pizzería Pomodoro Red, por supuesto, por razones de espacio y tiempo.

Pero sin duda, serán suficientes para mostrar de forma clara cómo crear un mapa de procesos para el caso que nos ocupa, ¡una pizzería!

Te comento un poco de este emprendimiento. La Pizzería Pomodoro Red es un negocio de producción y venta propiedad de Alessandro y Valentina, un matrimonio de inmigrantes italianos

Te advierto que un negocio dedicado a la elaboración y venta de pizzas, siempre será único en su organización, aun cuando se base en un modelo de negocio común y replicable.

Inicio por los procesos claves…

1. Procesos claves en una pizzería

Son los procesos centrales, relacionados con la elaboración del producto o prestación del servicio que ofrece tu pyme, los cuales se encuentran orientados a la satisfacción de las necesidades del cliente.

Para identificar los procesos claves, debemos dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?

En el caso de “Pomodoro Red” que prepara y vende pizzas, de distintos tamaños y sabores (tradicional, margarita, 4 quesos, vegetariana…) encontramos 4 actividades principales: 

  • recibir el pedido;
  • elaboración de la pizza (diferentes tamaños y sabores);
  • servir la pizza al cliente; o
  • despachar el producto (entrega a domicilio).

Estas son las 4 grandes tareas básicas para conseguir el objetivo de este negocio, dedicado a la preparación y venta de pizzas. Cuando observas este nivel de desglose tienes una idea sobre los procesos implicados.

En general, estas 4 actividades son los procesos claves de una pizzería común. Podría tener otro nivel de detalle. Sin embargo, en principio estos son los procesos principales.

Recuerda que todos los procesos para la elaboración y venta de pizzas van unidos de la mano. Sin embargo, he separado el proceso de “servir la pizza al cliente” y “despachar el producto”.

Esto, debido a que pueden existir «pedidos» que son para servir en el sitio, y otros de entrega a domicilio; lo que implica tareas distintas al vender una pizza.

Ahora, toca definir el alcance de cada proceso.

¿Cómo precisar este alcance?

Pues, se debe establecer el principio y fin en el que se encuentra inmersa cada actividad.

Cuando el equipo se reúne para definir los procesos, debe tomar en cuenta ciertos atributos y el nivel de detalle al que desean llegar.

Un atributo que debes considerar es el referido a “sus límites”, según las posibilidades de la empresa.

Otros atributos a tomar en cuenta son los siguientes:

  • Nombre del proceso
  • Descripción (para garantizar la correcta interpretación)
  • Secuencia de pasos
  • Entradas y salidas
  • Resultados esperados y quién los recibe
  • Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Procesos de apoyo en una pizzería

Comprende los procesos internos y no visibles para el cliente, que garantizan la articulación y el buen funcionamiento de los procesos claves y estratégicos.

Para definir los procesos de soporte debemos responder a la siguiente interrogante: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa?

Para el caso de la pizzería, “Pomodoro Red”, te puedo nombrar algunos procesos de soporte:

  • control de la calidad
  • selección de personal
  • limpieza de herramientas y del local
  • mantenimiento y control de maquinaria 
  • proceso de aprovisionamiento.

Estoy seguro de que si tienes una pyme, ya sea de alimentos o en otro sector, puedes definir otros procesos de apoyo adicionales.

Puedes lograr un “estándar” de las actividades, asegurando la máxima calidad, seguridad e higiene de las pizzas; y de esta manera obtener el 100 % la satisfacción de los clientes.

Es importante reiterar que, el proceso de aprovisionamiento entra en el nivel de apoyo, porque suministra los ingredientes para tener al día la elaboración y venta de las pizzas.

Sin duda, es un proceso que consiste en abastecer los ingredientes necesarios para la elaboración de los diversos tipos de pizza.

Se compone de tres aspectos esenciales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

En este sentido, el encargado de hacer las compras debe tener claro cuáles productos se requieren para elaborar las pizzas, y ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo de entrega, condiciones de pago.

También, debes considerar el lugar adecuado donde almacenar y guardar los ingredientes, de manera de cubrir las necesidades en la elaboración de las pizzas al gestionar los pedidos.

Por último, es necesario que desarrolles un sistema de gestión de inventarios a fin de elaborar y vender las pizzas que permitan satisfacer la demanda.

Procesos estratégicos, clave y de apoyo de una pizzería
Procesos estratégicos, clave y de apoyo de una pizzería

3. Procesos estratégicos en una pizzería

Son aquellos que definen las directrices para la planificación y toma de decisiones orientadas a la agregación de valor en la pyme.

Una manera sencilla de identificarlos es respondiendo la siguiente interrogante, ¿qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

Pondré como ejemplo 4 procesos estratégicos que pueden ser parte de una pyme que elabora y vende pizzas. Estos son los siguientes:

  • Planificación estratégica
  • Planificación comercial
  • Medición, análisis y mejora
  • Sistema de gestión de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica:

Este proceso involucra el diseño, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos, con la intención de alcanzar los objetivos y metas de la pyme.

Te presento dos ejemplos:

  • Primero, el plan empresarial, que implica la estrategia operativa de mantener los procedimientos de elaboración de los productos; estandarizando las recetas en la pizzería.
  • Segundo, el plan de capacitación, cuya estrategia se centra en el desarrollo de un programa de formación continua a los colaboradores.

b. Planificación comercial:

Se centra en definir planes para optimizar los recursos humanos y logísticos, con el fin de mantener precios competitivos en el mercado.

Así mismo, involucra idear la forma de mantener contacto con los proveedores de manera permanente y directa.

c. Medición, análisis y mejora:

Cabe destacar, que cada proceso se debe medir y hacer un seguimiento.

La medición permite planificar y aplicar los métodos de análisis, para asegurar un buen desempeño. En cierta manera, está unido al proceso de control de la calidad.

Por ejemplo, establece el análisis de recetas para amplificar
la cartera del tipo de pizzas en el menú; y además, mejorar los manuales de operaciones que garantizan la elaboración de una pizza de calidad, con la atención esperada.

d. Sistema de gestión de la calidad:

Es un proceso estratégico porque integra una serie de pasos donde se planea, verifica y actúa para obtener mejores resultados dentro de la organización; y así evitar errores en el proceso de elaboración y venta de pizzas.

Una buena gestión de la calidad se verá reflejada en que los clientes estén conformes con las pizzas y el servicio que adquieren.

Reflexiona sobre estas preguntas:

  • ¿Cómo crees que sería la calidad de la pizza, si la planificación financiera no estableciera los precios competitivos acordes a lo ofrecido?
  • ¿Se vería comprometida la calidad de la pizza, si el proceso de aprovisionamiento no certificará la calidad de los ingredientes?
Ejemplo de mapa de procesos para una pizzería
Ejemplo de mapa de procesos para una pizzería

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Este punto es decisivo para crear un mapa de procesos de cualquier tipo de empresa.

Para el caso de la pyme que nos ocupa en este post, el proceso clave “elaboración de la pizza”, lo desglosaré en varios subprocesos.

Estos subprocesos pueden ser los siguientes:

  • Mezclado
  • Preparación de la masa
  • Reposo
  • Preparación de la salsa
  • Armado de la pizza según el pedido
  • Horneado
  • Cortado
  • Entrega.

Los puedes describir con base en procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, según sea necesario.

Por ejemplo, el armado de la pizza necesita instrucciones precisas para cada tipo de pedido; que pueden darse en términos de cantidad de ingredientes, tamaño de la pizza, control, etc.

Además, puedes preparar, en un manual, estas instrucciones de trabajo; o generar un cuadro de verificación para que estén a la mano de tus colaboradores.

Para el proceso clave de elaboración de la pizza, el detalle del mapa de procesos podría ser como el que se muestra en la siguiente imagen:

Mapa de procesos de una pizzería con detalles del proceso de elaboración
Ejemplo de mapa de procesos de una pizzería, con detalles del proceso de “elaboración”

Ahora, ya puedes crear los mapas con detalles para el resto de los procesos de una pizzería, a partir de este ejemplo.

Te sugiero buscar en este mismo blog, para este tema, artículos sobre cómo documentar procesos. ¡Hallarás excelentes contenidos!

Comentarios de cierre

El mapa de procesos es importante en una empresa porque representa la manera en que esta funciona, y permite el engranaje de las tareas involucradas en cada proceso.

Para el caso de una pizzería, el mapa de procesos constituye una herramienta que ayuda a entender y mejorar la gestión de las actividades, que conllevan a ofrecer un mejor servicio al cliente.

La ruta propuesta para elaborar un mapa de procesos se enfoca en identificar los procesos claves para lograr la misión de la pyme, los procesos de apoyo o soporte y los procesos estratégicos que permiten dirigir el negocio. También, es importante definir los subprocesos e interrelaciones.

La tarea se debe completar, identificando y definiendo los subprocesos e interrelaciones. ¡No lo olvides!

Te sugiero iniciar con un mapa de procesos general y luego podrás elaborar de manera sencilla uno más detallado.

Para empresas en funcionamiento estable el diseño de un mapa de procesos facilita la identificación de oportunidades de mejora y disminuye el tiempo de la curva de aprendizaje. De esta manera, se reducen las posibilidades de que nuevos colaboradores implementen prácticas poco efectivas.

Además, piensa que al no poner en práctica esta herramienta, los procesos y actividades vinculados a tu negocio se ejecutarán de manera desorganizada (en medio del caos), pudiéndose generar “Atascos” que obstaculicen su expansión. ¡No incurras en esta situación!, el coste de oportunidad para tu empresa sería muy alto.

Ten en cuenta que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar.

¿Y quién mejor para ello que tú mismo, junto con el equipo de trabajo?, ¡así que comienza ahora!

Un bonus…

Antes de despedirme, quiero invitarte a que sigas leyendo este blog, conseguirás orientaciones fáciles para gestionar tu pizzería. También, puedes consultar Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería, para que revises otro ejemplo sobre el diseño de un mapa de procesos. ¡No te lo pierdas!

Gracias por leerme.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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