Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería

¿Tienes una empresa que fabrica y vende pan? Con la lectura de este artículo aprenderás a elaborar un gráfico clave: el mapa de procesos de una panadería.

Si tu pyme está creciendo, no está del todo organizada o, simplemente, quieres mejorar la gestión, este contenido es para ti. 

Es importante saber que un mapa de procesos es una herramienta ideal para mejorar la organización, evitar el caos y la anarquía, y asegurar un crecimiento estable.

Así que si quieres que tu empresa avance sin contratiempos, no dejes de aplicar lo que aprenderás en este post.

Contenido:

  • ¿Qué es un mapa de procesos?
  • ¿Cómo hacer un mapa de procesos de una panadería?
    • 1. Procesos claves en una panadería
    • 2. Procesos de apoyo en una panadería
    • 3. Procesos estratégicos en una panadería
    • 4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
  • Comentarios de cierre
Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería
¿Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería?

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra el engranaje de los procesos y el flujo de la información, que permite comprender el funcionamiento de una empresa.

El mapa de procesos es un insumo clave para hacer realidad la gestión por procesos. Un punto interesante es que el mapa “explica” cómo se logra la satisfacción del cliente.

La gestión por procesos representa una forma disciplinada de ordenar la ejecución de las actividades en una pyme, permitiendo el logro de fortalezas y nuevas capacidades. 

Con este enfoque se pueden crear estándares y aplicar métricas e indicadores. Y al medir, tenemos la opción de aplicar correctivos y mejorar.

¡Ojo!, un mapa de procesos es mucho más que un diagrama. Cuando está ajustado a la realidad de una pyme, aporta información para el desarrollo eficaz de las actividades, siendo un pilar de la mejora continua. 

Ejemplo de los tipos de procesos que conforman un mapa de procesos
Tipos de procesos que conforman un mapa de procesos: Estratégicos, Claves y de Soporte.

Ten en cuenta que… a los procesos claves también se les denomina principales o misionales, y a los de soporte, procesos de apoyo.

¿Cómo hacer el mapa de procesos de una panadería?

Para elaborar el mapa de procesos de una panadería, ejecutaremos los pasos explicados en el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! No dejes de revisar su contenido al finalizar esta lectura. 

Ten en cuenta que por razones de espacio y tiempo, solo mostraré algunos ejemplos de procesos y subprocesos para el caso que nos ocupa. 

¡Eso sí!, serán los suficientes para ilustrar claramente cómo crear un mapa de procesos, en este caso, para una fábrica y venta de pan.

Observa que una pyme dedicada a la fábrica, distribución y venta de tipos de pan, siempre será única en su sistema de actividades, aun cuando se base en un modelo de negocio común y replicable. 

Comienzo por los procesos claves…

1. Procesos claves en una panadería

Para conocer los procesos claves responderemos a esta pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?

En el caso de un negocio que fabrica y vende pan de diferentes tipos (trigo, centeno, espelta, maíz…), encontramos 4 actividades principales:  

  • comprar insumos y materia prima;
  • producir pan (en diversos tipos y variedades);
  • vender el producto al consumidor final; y 
  • distribuir el producto a los aliados del negocio.   

Estas son las 4 grandes actividades necesarias para lograr el propósito de una pyme, dedicada a fabricar y vender pan. Ya este nivel de desglose nos da idea sobre los procesos involucrados.

De hecho, podemos tomar estas 4 macroactividades, como los procesos claves de una panadería común. Por supuesto, podríamos tener otro nivel de detalle. Pero, en principio, estos son los procesos principales. 

Observa que hemos separado los procesos “distribuir el producto” y “vender al consumidor final”.

Porque en este caso, la pyme no solo vende a través de sus tiendas físicas, sino que provee a otros comercios que forman parte de sus canales de venta.

Esto sugiere que al identificar los procesos, es necesaria su definición precisa, lo que incluye el alcance. En el caso del proceso de venta, la distribución a otros negocios pudo ser un subproceso.

¿Cómo precisar, entonces, el alcance al definir los procesos? 

Definir el alcance no responde a una “fórmula” única. 

Cuando el equipo se reúne para definir los procesos, tendrá que considerar diversos atributos y el nivel de detalle que desean lograr. 

Un atributo es el de “sus límites”, que debe ser acordado según la lógica del negocio.

Otros atributos son, por ejemplo, los siguientes:

  • Nombre del proceso
  • Descripción (para asegurar la correcta interpretación)
  • Secuencia de pasos 
  • Entradas y salidas
  • Resultados esperados y quién los recibe
  • Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Procesos de apoyo en una panadería

El segundo grupo de procesos que debemos definir, son los que dan respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa? 

En el caso de una pyme que fabrica, distribuye y vende pan, algunos de los procesos de apoyo son los siguientes:

  • Control de la calidad
  • Mantenimiento de equipos e instalaciones
  • Registro de la contabilidad
  • Gestión del talento humano
  • Control de las finanzas.

No tengo dudas de que si tienes una pyme, ya sea de alimentos o en otro sector, tendrás claro que estos no son los únicos procesos de apoyo.

En este caso, incluimos el control de calidad en el nivel de “apoyo”, porque no solo atiende la calidad del producto, sino que implica la calidad en la gestión. 

En otras palabras, el proceso “control de calidad” implica buenas prácticas específicas para el caso de una panadería. Pero observa que es un proceso transversal. 

Debe velar por la calidad del producto y de todo el proceso involucrado. Incluyendo la calidad de todos los insumos, lo que correspondería a la gestión de compras (proceso operativo o clave). 

También debes tener presente que el proceso “control de calidad” será más completo y “robusto” en una fábrica de pan, cuando la pyme alcance el funcionamiento óptimo.

Quizás, en las primeras etapas de la empresa, el proceso sea sencillo y hasta empírico.   

Ejemplo de procesos principales o claves y de apoyo en una panadería.
Ejemplo de procesos principales o claves y de apoyo en una panadería.

3. Procesos estratégicos en una panadería

Con los procesos operativos y de apoyo definidos, viene un paso clave. Se trata de la definición de los procesos estratégicos.

Son los que responden a la pregunta, ¿qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa? 

Pondré como ejemplo 4 procesos estratégicos que pueden ser parte de una pyme que fabrica, distribuye y vende pan. Estos son los siguientes:

  • Planificación estratégica
  • Plan operativo anual
  • Planificación de la producción
  • Gestión de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica: este proceso implica la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos, con la intención de alcanzar los objetivos y metas de la pyme.

Un ejemplo es el plan de mercadeo, que involucra las estrategias de ventas y la publicidad o promoción. Otro ejemplo es el plan financiero, que en algunas pymes es clave para la consecución de sus objetivos.

b. Plan operativo anual. Este es un plan que debe estar alineado con el plan estratégico, y su especificación sirve para concretar la manera de alcanzar los objetivos.

Una pyme dedicada a la fábrica, distribución y venta de pan, necesita de planes como estos para alcanzar la etapa de “crecimiento estable”.

c. Planificación de la producción. Este proceso consiste en establecer un plan de trabajo dependiendo de la cantidad de pedidos de los aliados y canales de venta, así como de la proyección de la demanda, según el tipo de pan.

Por otro lado, la planificación se hace teniendo en cuenta:

  • primero, los insumos disponibles y plazos de entrega;
  • segundo, el número de colaboradores por turno en el área de producción;
  • tercero, la capacidad de las máquinas y equipos de producción (hornos).

d. Gestión de la calidad. Este corresponde al nivel estratégico porque implica un conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar errores o “desviaciones” en el proceso de producción, y en los productos o servicios obtenidos mediante el mismo. 

No debes asociarlo solo al proceso productivo (control de calidad), sino con todos los procesos de la organización. Porque la calidad percibida por el cliente involucra la calidad de todas las áreas de la empresa.

Reflexiona sobre estas preguntas: 

  • ¿En qué se afectaría la calidad del pan, si el proceso financiero incurriera con frecuencia en déficit en el flujo de caja?
  • ¿En qué se afectaría la calidad del pan, si el proceso de compras no asegurara la calidad de los insumos?
Ejemplo de modelo de una pyme que fabrica y vende pan
Procesos principales, de apoyo y estratégicos en una panadería.

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Este paso es esencial para crear un mapa de procesos de cualquier tipo de empresa. Para el caso de la pyme que nos ocupa en este post, el proceso clave “producir el pan”, lo desglosaré en varios subprocesos.

Estos subprocesos pueden ser los siguientes:

  • Pesado
  • Amasado
  • Moldeado
  • Fermentación
  • Horneado
  • Enfriamiento
  • Distribución. 

Cada uno de estos subprocesos los podemos describir con base en procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, según sea necesario.

Por ejemplo, el horneado necesita especificaciones precisas para cada tipo de pan. Especificaciones en términos de tiempos, tareas, verificaciones o control, etc. 

Estas especificaciones pueden estar listadas en una instrucción de trabajo o, incluso, como parte de una lista de chequeo.

Para el proceso de producción de pan, el detalle del mapa de procesos podría ser como el que se muestra en la siguiente imagen:

Ejemplo detallado para “producción”
Ejemplo del mapa de procesos de una panadería, con detalles del proceso de “producción”.

En este punto, te sugiero buscar en este mismo blog artículos sobre cómo documentar procesos. ¡Encontrarás excelentes contenidos!

Comentarios de cierre

Toda empresa puede ser representada por un mapa de procesos. En el caso de una fábrica y venta de pan, el mapa de procesos es ideal porque nos ayuda a tener un entendimiento completo de cómo funciona el engranaje de las actividades.

Puedes comenzar con un mapa de procesos general y de alto nivel. No intentes ir al detalle de inmediato, a menos que tengas un conocimiento muy detallado de tu organización.

Luego, con base en la observación y el aporte de los colaboradores, puedes pasar a niveles más específicos. Y así, hasta tener un diagrama detallado de procesos, subprocesos y sus interrelaciones.

Existen pymes en las que al tener el mapa de procesos en un nivel de detalle suficiente para el caso, pasan a la documentación de los mismos.  

Con ello, aparte de detectar oportunidades de mejora, reducen la curva de aprendizaje y evitan que nuevos colaboradores introduzcan prácticas no convenientes.

Observa que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar. 

¿Y quién mejor para ello que tú mismo, junto con el equipo de trabajo? 

¡Éxitos! Gracias por seguirme.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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