Mandamiento #7 APLICARÁS GESTIÓN OPERATIVA EVOLUTIVA
El séptimo mandamiento de la gestión ideal, nos ayuda a relajarnos, una vez lograda una gestión operativa evolutiva. Probablemente estarás en una situación donde en tu organización, negocio o empresa o inclusive emprendimiento, haya tanto que hacer que no sepas por dónde empezar.
No te preocupes, esta situación es muy normal y se tiende a regularizar con el paso del tiempo, pero ¿cuánto tiempo? ¿es necesario que pasen años para poder vivir y trabajar tranquilamente?
Es aquí donde entra la idea de la gestión operativa evolutiva, sin embargo para ello, se tienen que dar ciertas circunstancias que en seguida te contamos.
Este séptimo mandamiento es parte de los 10 mandamientos para la gestión ideal, los cuales puedes verlos en el siguiente enlace:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
¿Listo para aprender?, ¡empecemos!
¿Qué es la gestión operativa evolutiva?
La gestión operativa evolutiva es mejorar cada día, es progresar. Para que no parezca un cliché, mejor te contamos también qué no es gestionar progresivamente:
- La gestión operativa evolutiva no es hacerlo poco a poco. Eso es gestionar lentamente.
- Gestionar progresivamente no es dejar las cosas importantes para después.
- Tampoco es dejar de trabajar para aprender a gestionar.
- Finalmente, no es desaprovechar oportunidades
¿En qué consiste mejorar día día?
Consiste en disponer de la información precisa y organizada (ver mandamiento 1 y mandamiento 2) para poder usarla con tu equipo dentro de tus procesos (ver mandamiento 3 y mandamiento 4) para que esté a disposición para que se analice o se automatice el análisis (ver mandamiento 8 y mandamiento 9), para así establecer correcciones que permitan mejorar cada día.
Si de momento, no deseas leerte todos los mandamientos, querrás saber que los mismos están basados en el ciclo de calidad (usado en las normas ISO), el cual aboga por: Planear, ejecutar, Revisar, corregir.
Si trabajas de esta manera inevitablemente mejorarás día a día.
¿Cómo preparo mi empresa para entrar en este círculo virtuoso?
Hay muchas maneras. Nosotros obviamente abogamos por nuestro software Platzilla y nuestro acompañamiento en el foro, cursos y artículos, además de nuestra certificación de empresa IDEAL.
Si quieres hacerlo por tu cuenta (puedes pedirnos ayuda en cualquier momento), piénsalo de la siguiente forma:
Imagina que tu empresa es una casa vieja torcida y la organización que quieres montar esté representada por un edificio recto, alto y brillante.
¿Cómo construir tu edificio desde la casa vieja? Imposible, hay que hacerlo desde cero. Sin embargo, ¿es necesario dejar de trabajar para ello? No necesariamente, pero obviamente hay que hacer un esfuerzo inicial.
Construyendo nuestra empresa
Estas son las fases para que tu empresa se convierta en una máquina de mejorar día a día:
Construyendo la empresa IDEAL, planta 0
Decide qué herramientas vas a usar. En nuestro caso con Platzilla, se refiere a qué aplicaciones incluir: Comercial, Operaciones, Calidad, RRHH, etcétera.
Sé que por defecto muchas personas dirán: ¡Todas!, pero eso es un error. Hay que tener un equilibrio justo y centrarse en lo importante, en esa base. Así, un buen inicio puede ser tener las aplicaciones comerciales y de operaciones (sea en servicios como en productos o pedidos) y apoyarse en servicios externos para otras tareas (contabilidad).
Planta 1 y 2: Información, filtros y perfiles
Tal y como hemos hablado en otros mandamientos, es importantísimo decidir qué información vamos a usar, ni más ni menos.
Tras ello, cómo vamos a organizarla de cara a tener una gestión operativa evolutiva (qué filtros usamos, cómo la visualizamos en el calendario y si trabajamos con estados o no, es decir metodología Kanban).
Toda esta información ha de usarse por perfiles, es decir quién usa qué información en cada momento. Esto que parece complicado a priori, se hace sencillo según avanzamos y analizamos. Una herramienta sencilla es la que suministramos en el onboarding Platzilla y el apoyo que damos en la certificación de empresa IDEAL.
Plantas intermedias: Procesos e interacción
Del mismo modo, al definir quién ve qué información, vamos generando nuestros procesos. Ahora te preguntarás
¿No es mejor definir antes los procesos y luego la información, perfiles, filtros y demás?
No hay una manera clara. Partimos de dos bases prácticas para esta afirmación:
- Estamos definiendo mientras trabajamos, es decir aprendemos jugando o trabajando. No hay mejor método de aprendizaje. Por otro lado, nadie va a dejar su trabajo para definir “cómo hacer su trabajo”. Todos hemos de pagar facturas, cobrar otras, y atender a a nuestras obligaciones.
- En el ejercicio de definir la información de un modo u otro nos preparamos para definir el proceso, es decir, el descubrimiento se hace “más natural”.
Por otro lado, al definir el proceso, vamos viendo cómo interaccionamos con los integrantes (equipo, clientes y/o proveedores) y qué partes necesitamos automatizar (ver mandamiento 5).
Plantas superiores: informes, gráficos y gestión
Una vez tenemos nuestros procesos o mientras los formamos, definimos los informes, los gráficos y ratios. En Platzilla ya tenemos la mayoría por áreas creados, de tal manera que sea simplemente una cuestión de escoger
Ático: La mejora continua
Ya estamos en el ático del edificio, de nuestra nueva empresa. ¿Qué haremos con toda esa información generada a partir de nuestros procesos y a partir de nuestra información de partida?
Mejorar día a día, saldrá automático.
Conclusiones
- La gestión operativa evolutiva es mejorar cada día.
- Para ello, has de ser consciente que tu empresa ha de adoptar una operativa que permita: Planificar, Ejecutar, Verificar y Corregir.
- Para que esto ocurra has de organizarla correctamente.
- Hemos ilustrado la organización con la construcción de un edificio, donde queda patente qué es la base y cómo construir a partir de ella.
¡Muchas gracias por leernos!