Mandamiento #3 ORGANIZARÁS POR PERFILES
El tercer mandamiento de gestión ideal o aquella donde nos organizamos por perfiles definimos el perfil de puesto de trabajo de cada uno y aprovechamos al máximo la capacidad de cada miembro del equipo.
Organizar por perfiles tiene un componente práctico y un componente motivacional que ahora explicamos. Este mandamiento forma parte de una colección de 10 que puedes consultar ahora o después aquí:
No te abrumes si piensas que esto no es para ti, que no sabes de gestión y que necesitas formarte. Por suerte estamos para ayudarte con nuestro software de gestión integral Platzilla así como el soporte por casos en el foro de gestionar fácil y nuestros cursos de gestión. Sólo hace falta que pongas un poquito de tu parte, porque créeme, gestionar es fácil si sabes cómo y aquí te enseñamos mientras gestionas.
¿Estas preparado? ¡al ataque!
Las empresas las forman personas y realmente, es el motor de la organización. Aún todavía no hay máquinas que hagan todo en un área. Quizás puedas automatizar algunas tareas como hace Platzilla, pero alguien ha de dirigir cada área de la manera apropiada.
Es aquí donde comienza a complicarse las cosas: cuando unimos personas con procesos y a su vez éstos han de estar alineados con el objetivo final. ¿Cómo lo hacemos?
Crear el perfil de puesto de cada persona
Parece una cuestión obvia sin embargo hay que considerar muchos factores a la hora de crear dichos perfiles.
- Características del puesto a tomar en cuenta.
- Tipo de empresa que lo solicita.
- Evolución del puesto de trabajo.
- Perspectivas de futuro.
Todo esto parece muy bonito y sencillo, sin embargo, hay un elemento aún más importante: El momento de la empresa.
¿Cómo afecta el momento de la empresa al definir el perfil de puesto de cada persona? De muchas maneras, sobre todo en lo que se refiere a las competencias blandas, la cuáles se refieren a las aptitudes, rasgos de personalidad, valores, etcétera. Por el contrario, las competencias duras son las que están relacionadas con las capacidades técnicas de la persona.
Si te encuentras en tu empresa en un momento de expansión estable, quizás ya tengas una misión y visión bien claras y tendrás más o menos estructurado el trabajo por procesos. Entre la estructura de la empresa, la clara definición del perfil de puesto y la inercia de las operaciones es sencillo.
Sin embargo, si estás leyendo este artículo, o bien estás empezando a emprender no tendrás:
- Estructura
- Procesos
- Orden claro
- Prioridades
El perfil de cada puesto según las etapas de las empresas
Al inicio, probablemente seas un hombre orquesta. Después tras atravesar la travesía del desierto, probablemente consigas los primeros técnicos (si tu equipo inicial no los tiene), o quizás los primeros comerciales o asistentes. Y así vamos creciendo y necesitando de más recursos humanos. Si no conoces las etapas de las empresas te animo a ver el siguiente vídeo:
El gran problema del crecimiento “regular”
¡Aquí empieza la clave del artículo! Empezamos con un pequeño equipo, definimos la idea, la evaluamos, la ponemos en marcha, atravesamos el desierto, aguantamos con poco dinero y empezamos a ser rentables…
¿Ya está, verdad? ¡Pues no!
Hemos crecido con un poco de desorden y ahora es necesario ir profesionalizando cada parte, creando procesos (mandamiento #4), organizado la información (mandamiento #2) y gestionar con perfiles.
Decidimos crear el perfil de puesto para cada persona y pensamos que con ello está, pero… ¡no encontramos a nadie!
Claro, a todos nos gustaría tener un experto en cada área, pero necesitamos perfiles más todo-terrenos para esta fase hasta que se vayan consolidando.
Aprovechar perfiles estándares para ser todo-terrenos
Es muy complicado que la persona de administración también sea capaz de dar servicio al cliente y a su vez tramitar incidencias. Pero por otro lado, no tienes trabajo suficiente para una persona en cada área, ni recursos económicos suficientes al inicio.
También es complicado que tu técnico pueda llevar la página web, la facturación, el mantenimiento de los ordenadores y contestar a clientes (en caso que vendas cosas que requieran de dichos servicios.
Al final los perfiles que vas contratando han de realizar varias tareas que a lo mejor no son el área 100% natural pero no hay más remedio. Entonces ¿qué hacer?
Definición por perfiles en la herramienta de gestión Platzilla
Nosotros hablamos de Platzilla porque pensamos que es la más completa y porque podemos hablar con propiedad. En realidad, organizar el trabajo se puede hacer de varias maneras, pero siempre con cabeza.
Con cabeza quiere decir 4 cosas:
- No sobrecargar a las personas.
- Llevar a la tierra cada tarea, definir cada una al detalle.
- Hacer seguimiento de los resultados.
- Ser conscientes que los puestos evolucionan.
Así, es necesario que si la persona administrativa hace tareas de clasificación, ejecución y ordenación que continúe haciendo estas labores “ejecutivas”.
Si en tu caso haces labores de planificación (además de ejecución), podrías centrarte en dichas tareas, que además son de más valor a largo plazo.
Así en herramientas como Platzilla, tienes 3 perfiles al inicio:
- Director
- Responsable
- Técnico
Donde, puedes dar acceso a más módulos a tu técnica administrativa o a tu técnico de informática o como le quieras llamar.
Se trata pues, de dar tareas para llenar la capacidad del equipo, que sean de naturalezas parecidas (o ejecución o gestión) y así poder llevar a la tierra lo que hay que hacer.
Lo que hay que hacer al inicio lo tienes más claro tú.
Quizás estés tú y tu equipo en una situación algo complicada y el proceso de adaptación haya que ejecutarlo bajo una cabeza (la tuya). No te preocupes, para desaguar al inicio está bien. Luego podrás ir modificando los perfiles en tu herramienta.
Las excepciones al perfil de puesto
Los perfiles acceden a información y aplicaciones pero ¿a qué información? Por lo general, la información creada por el Director General no debería verla todo el mundo pero… ¿y cuándo todos vendemos?
No pasa nada, a partir de una base necesaria de gestionar por perfil de puesto, se pueden hacer algunas secciones que se comparta información. Así en muchas empresas, la información sobre clientes está disponible para varias áreas o personas para hacer tareas como:
- Registrar incidencias.
- Envío de facturas.
- Creación de cotizaciones.
¿Si aplico excepciones no estaré dejando de trabajar por perfiles?
Quizás pueda parecer que no estamos siendo estrictos y que no estamos aplicando la receta. ¿Acaso no se trata de gestionar por perfiles?
Sí y no. Se trata de ir organizándose poco a poco hasta tener una empresa más madura. No se pasa de 0 a 100, pero es así como se consigue aumentar el ritmo. Gestionar es el arte de tomar decisiones con los recursos que se dispone. Si quieres salir de tu situación de caos, tendrás que aplicar buenas prácticas sin dejar de ajustarte a la realidad y midiendo como evolucionan las operaciones a la vez.
¿Cómo aplico los perfiles y excepciones por áreas?
Eso lo podrás ver en los mandamientos de la gestión ideal por áreas…
¿Estás preparado?
¡Gracias por leernos!