Índice de rotación de personal: cálculo y análisis

Un tema importante en toda mipyme está relacionado con la medición del índice de rotación de personal. Hoy te enseñaremos cómo hacerlo y qué debes tomar en cuenta para analizarlo.

Esto te permitirá ocuparte, medir y establecer las estrategias correctas para darle solución a un alto valor en el indicador «rotación de personal».

Te adelanto los puntos que estaremos abordando en esta entrega:

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  • ¿Qué es el índice de rotación de personal?
  • ¿Cómo se calcula el índice de rotación de personal?
  • ¿Cómo interpretar los resultados del indicador?
  • ¿Cuál es el coste de la rotación de personal?
  • Ejemplo del cálculo del coste de rotación.
  • Comentarios de cierre.

Alguna vez te has puesto a pensar… ¿Cuántos trabajadores se han ido de tu empresa en un periodo determinado y cuánto te ha costado? Pues presta MUCHA ATENCIÓN que en la siguiente infografía te doy algunas pistas que te servirán de introducción a este tema. Fíjate:

índice de rotación del personal
Indice de rotación del personal

¿Ves… qué interesante? Ahora, vamos punto a punto. Profundicemos con el concepto de Índice de rotación de personal…

Índice de rotación de personal, una herramienta para gestionar el capital humano.
Índice de rotación de personal, una herramienta para gestionar el capital humano.

¿Qué es el índice de rotación de personal?

El índice de rotación de personal se ha convertido en un aspecto importante para medir el desempeño de toda organización.

En las empresas exitosas no solo prestan atención a la calidad de los productos y servicios, sino también al ambiente laboral en que se desarrollan, lo que incide en la rotación.

Al hablar de rotación de personal hacemos referencia al volumen de trabajadores que entran y salen de una empresa, por diferentes causas.

En este sentido, el ambiente laboral puede ser un obstáculo para que en tu pyme se logren los objetivos y metas.

No obstante, muchos hablan de la rotación de personal como un suceso poco trascendental, sin prestar atención al coste que tiene el retiro de empleados.

¿Tienes claro cuánto estás perdiendo con la salida – voluntaria o no – de cada empleado de tu pyme?

Este problema se disminuiría si aplicas e interpretas correctamente el índice de rotación de personal.

Analiza las causas de variación de personal
Analizar las «variaciones» del personal y las causas que la generan, permitirá tomar acciones para mejorar la productividad de tu pyme.

Ahora bien, el índice de rotación de personal es el indicador que te permitirá visualizar las «fluctuaciones» de la plantilla de empleados, en períodos sucesivos.

Es importante señalar que no siempre un porcentaje bajo en el indicador de rotación de personal es beneficioso o un buen síntoma.

A veces, solo indica que tu personal está estancado o que tu pyme no está creciendo.

Pero no te asustes; te guiaremos en el proceso para que puedas aplicar el indicador, analizar y tomar las decisiones correctas.

¿Cómo se calcula el índice de rotación de personal?

La forma más utilizada para calcular el indicador se centra en la relación que existe entre las entradas y salidas de trabajadores.

En este sentido, para calcular el índice de rotación del personal sólo deberás aplicar la siguiente fórmula:

  • IRP (Índice de rotación de personal) = [ (A + D) / 2 * 100 ] / PE

En esta fórmula, cada variable es una métrica básica:

  • A = ingresos de personal en un periodo determinado.
  • D = desvinculaciones de personal en un periodo determinado.
  • PE = promedio efectivo del periodo. Se calcula sumando los empleados al inicio y al final del periodo, dividiendo por 2.

Se recomienda aplicar el indicador de rotación de personal diferenciando los retiros voluntarios de aquellos exigidos por la empresa.

Esto te permitirá tener una mejor visión de la proporción de empleados que se han ido desvinculando, y así analizar las causas para tomar las acciones correspondientes.

¿Cómo interpretar los resultados del indicador?

En una megafábrica de calzado, durante el 2019 se presentó la siguiente situación, con relación a ingresos y desvinculaciones de personal:

  • Ingresaron 226 trabajadores en planta.
  • Dejaron de laborar 111 (despidos por causas diversas).
  • En promedio, laboraron 621 colaboradores en la empresa.

Cálculo del IRP para este caso:

  • IRP = [(226+111) / 2 * 100] / 621 = 27 %

Ahora bien, ¿un índice de rotación de 27 % es un valor «malo» para la empresa?

Ni la teoría ni la práctica nos da información de qué valor es óptimo, pues se trata de un indicador en el que intervienen muchas variables. En tal sentido, lo que deriva de un porcentaje «alto», es analizar las causas.

Es decir, lo importante es identificar las causas de un alto índice de rotación, para proceder a establecer correctivos.

A continuación te presentamos algunas causas comunes:

  • Insatisfacción con la política salarial de la pyme.
  • Insatisfacción con las condiciones ambientales del trabajo.
  • Errores en el proceso de reclutamiento y selección del personal.
  • Fugas valiosa de información de la empresa.
  • Debilitamientos de la imagen de la empresa.
  • Poca motivación y capacitación del personal.

Lo anterior puede ser corregido si elaboras un plan de motivación laboral, de capacitación y si analizas el proceso de reclutamiento y selección.

¿Y un valor del índice muy bajo… qué nos señala?

El caso en que el índice sea bajo o cero, no garantiza que en tu empresa todo marche bien con respecto al personal.

Tener un índice bajo o igual a cero para el IRP, puede indicar al menos tres cosas:

  • En primer lugar, que tu personal se encuentre «envejecido». Lo que no siempre es bueno. Es necesario conocer la métrica del tiempo promedio-trabajador en la empresa.
  • En segundo lugar, que no ingresan ideas nuevas a la organización o que tu pyme no esté creciendo.
  • Y en tercer lugar, puede ser una señal de que tienes una excelente gestión del talento humano.

Es importante que se analicen detalladamente cada una de las causas que originan los escenarios y aplicar las estrategias necesarias.

La salida de un trabajador genera costes gastos para la empresa. Aprende a calcularlo.
La salida de un trabajador genera costes gastos para la empresa. Aprende a calcularlo.

¿Cuál es el coste de la rotación de personal?

Al hablar del coste que genera el índice de rotación del personal, nos referimos al valor monetario que implica la salida de un trabajador.

Este es un tema que involucra muchos elementos, lo que complica el cálculo.

Recordemos que la gestión del capital humano inicia desde el momento en que se activa el reclutamiento y luego la selección del empleado.

Pero el proceso no termina ahí. El trabajador necesita capacitación y tiempo para poder alcanzar la productividad que requieres para el cargo.

Todo esto implica dinero, pero ayudará al personal de nuevo ingreso a desarrollar conocimientos, adaptarse a la filosofía organizacional y ser productivo.

¿Cuáles son los costes involucrados? Veamos los principales:

  • Para empezar, se deben conocer cuáles son los costes directos de reclutamiento, selección y adiestramiento del personal de nuevo ingreso.
  • En segundo lugar, se debe considerar la disminución del coste laboral del tiempo que estará vacante el cargo.
  • Finalmente, debemos tomar en cuenta los costes por la caída o disminución de productividad de la empresa.

Debe señalarse que costes directos incluyen el valor monetario del proceso de reclutamiento, selección y la capacitación.

Son costes necesarios, pues le permitirá al nuevo personal adquirir los conocimientos específicos y adaptarse a los valores, normas y demás aspectos de la pyme.

Ejemplo del cálculo del coste de rotación

Supongamos que deseas reemplazar a un empleado con un coste de reclutamiento de 1.000 euros. Además, el reemplazo tiene un coste de capacitación de 4.000 euros.

¿Cuál es el coste directo?

Pues solo tendrás que sumar los conceptos de reclutamiento y capacitación, para un total de 5.000 euros.

Luego de obtener el coste directo tendrás que hallar la reducción temporal del pago. Esto no es más que todos los conceptos que el trabajador percibía y el número de días que quedará vacante el cargo.

Es importante resaltar que diversos estudios aseguran que un trabajador puede ser reemplazado en un promedio de 30 días a 120 días.

Pero es claro que existen excepciones y que esta variable depende del contexto, lugar, tipo de cargo, etc.

El tiempo de duración variará, también, de acuerdo con el nivel de especialización del cargo que se desea cubrir.

En este sentido y siguiendo el ejemplo antes señalado, supongamos ahora que el coste anual del trabajador que se retiró es de 40.000 euros.

Por otra parte, el tiempo que se estima para reemplazar al empleado es de 45 días.

Cálculo de la reducción temporal de nómina

  • Coste diario (incluyendo sueldo y demás conceptos):
    • 40.000 euros / 365 días = 110 euros/día
  • Tiempo promedio para seleccionar una persona: 45 días.
  • Reducción temporal del coste de nómina: 4.950 euros.

Lo último que deberás tomar en cuenta son los costes de productividad vinculada a la falta de un miembro del equipo en tu pyme.

Esto incluye no solamente el tiempo de selección del trabajador, sino también los días en que tardará en tener un buen nivel de productividad.

Debes recordar que una persona no te llegará al nivel de productividad deseado desde el primer día.

La curva de aprendizaje dependerá del nivel de especialización del cargo y de la madurez profesional del nuevo ingreso.

Por ejemplo, para calcular el coste por caída de productividad, supongamos que se estima 30 días para que el trabajador alcance la productividad deseada.

Caída de la productividad (ingresos dejados de percibir)

  • Tiempo promedio para seleccionar: 45 días.
  • Tiempo promedio para alcanzar nivel de productividad: 35 días.
  • Total de días «no» productivos: 80 días.
  • Ingreso promedio aportado por el trabajador retirado:
    • 150.000 euros / año.
    • 150.000 / 365 días del año = 411 euros/día.
  • Coste por caída en la productividad: 32.880 euros.

Para finalizar, el coste total del índice de rotación del personal será igual a sumar los conceptos que aquí se detallan:

Costes directos………………………………(Más) 5.000 euros
Reducción temporal en pago de nómina………………………………………………(Menos) 4.950 euros
Caída en la productividad……………(Más) 32.880 euros
Coste total (anual)………………………….32.930 euros

Este ejemplo hipotético ilustra cómo podemos calcular el coste por rotación de personal para un cargo dado.

Pero también podemos tomar promedios y realizar el cálculo para el indicador general de rotación en la empresa, con los ajustes que correspondan.

Índice de Rotación de Personal: cálculo y análisis.
Índice de Rotación de Personal: cálculo y análisis.

Comentarios de cierre

Para concluir este post debemos enfatizar la importancia de aplicar el indicador de rotación de personal, diferenciando los retiros voluntarios de los no voluntarios.

Esto se debe a que existen diferencias entre las personas que se desvinculan por decisión de la empresa, de aquellas que lo hacen de forma voluntaria.

Analizar las causas en ambos casos, brinda información para mejorar la gestión del recurso humano.

Por otra parte, el cálculo del IRP debe realizarse junto con el coste involucrado, para medir el impacto en la finanzas de la empresa.

Finalmente, no siempre un indicador bajo de rotación es beneficioso para la empresa, pues esto no siempre refleja una situación óptima. A veces solo evidencia una pyme estancada.

Por otra parte, es necesario analizar las causas de los resultados de la aplicación del indicador y establecer los correctivos necesarios.

Para continuar aprendiendo, te recomendamos este artículo sobre indicadores de recursos humanos, como un medio para lograr un óptimo desarrollo de tu negocio.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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