Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

. Nov 23, 2018.

Dedicamos esta entrega a repasar algunas ideas prácticas sobre administración y gestión de empresas. Esto lo abordamos a través de lo que podríamos denominar una hoja de ruta para gestionar pymes. ¡Bienvenido(a)s a un nuevo artículo de Gestionar Fácil!

En muchos de nuestros post hemos descrito un sencillo modelo sobre las etapas por las que pasan las empresas. Es sencillo, pero muy ajustado a la realidad de la mayoría de las microempresa y pymes.

Los que han vivido la experiencia de varios emprendimientos, algunos sin éxito por no hacer “las cosas bien”, saben que hay etapas que superar. No importa cómo las llame. Lo que sí importa es, por ejemplo, el aprendizaje logrado en cada una y en cada intento.

Etapas de las empresas…

Para nosotros, esas etapas son una hoja de ruta que marca puntos claves en la gestión de pymes. El nombre que les asignamos, como probablemente saben, son los siguientes:

  • Etapa1. La idea de negocio
  • Etapa2. Puesta en marcha
  • Etapa3. Funcionamiento regular
  • Etapa4. Funcionamiento estable
  • Etapa5. Funcionamiento óptimo
  • Etapa6. Expansión o traspaso

Para conocer más sobre las mismas, puedes dedicar unos minutos al siguiente vídeo:

Áreas funcionales en las empresas

Así como describimos las etapas típicas de una empresa, también definimos las áreas funcionales comunes en toda organización empresarial. Por supuesto, no todas estarán presentes; su formación depende del tipo de empresa y del contexto en que se desarrolle.

En cualquier caso, lo que sí es cierto es que en la medida en que una empresa avanza, se configuran actividades y tareas que dan lugar a las áreas funcionales. No importa si se trata de una microempresa o de una gran empresa, hay áreas necesarias para que la realización del producto o servicio se pueda ejecutar.

Nosotros identificamos 12 áreas funcionales para una empresa. Algunas son obligatorias; otras son opcionales, según sea el tipo de empresa:

  1. Dirección estratégica
  2. Liderazgo y toma de decisiones
  3. Análisis del entorno
  4. Mercadeo y ventas
  5. Producción y operaciones
  6. Normas ambientales y riesgo laboral
  7. Estructura organizacional
  8. Finanzas
  9. Talento humano
  10. Gestión de la información
  11. Calidad
  12. Innovación

Cada una de estas áreas recibe atención (recursos y tiempo), según la etapa en la que se encuentre la empresa. A su vez, para cada una de las áreas podemos definir subáreas.

Por ejemplo, en el caso del área “finanzas” definimos varias subáreas:

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Ejemplo de subáreas para finanzas y cuándo desarrollarlas

Hoja de ruta para gestionar pymes

La gestión de las microempresas y pymes demanda atender necesidades específicas en cada etapa. Para avanzar es necesario enfocarse en aspectos claves de la etapa en que se encuentre la empresa.

Parte del fracaso de muchos empresarios está en que no sabe en qué enfocarse. Llevado por la pasión, gasta sus recursos en cuestiones que podrían postergarse para una siguiente etapa. Por supuesto, fracasar no es “malo” si de ello se sacan aprendizajes.

Por ejemplo, estando en la etapa “puesta en marcha”, en la que aún no facturas pero sí tienes gastos, ¿dedicarías recursos a diseñar un plan de formación para colaboradores, que aún no tienes? – Lo más probable es que no. Salvo que el inicio de operaciones así lo demande, claro está.

Estando en la puesta en marcha, lo común es que tengas múltiples actividades, antes de comenzar a ofertar el producto o servicio. Involucra la legalización y el papeleo, acondicionar el local, adquirir equipos…. También, buscar materia prima, contactar proveedores, etc.

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Claro está que todo depende del tipo de empresa. La puesta en marcha será diferente para:

  • empresas de fabricación,
  • empresas de distribución,
  • comercios o venta a consumidores finales, o
  • servicios profesionales y consultoras.

En la etapa de funcionamiento regular, cuando logra los primeros clientes, el empresario se centra en producir, vender, facturar y cobrar. Por lo que todo el esfuerzo se dedica a 3 áreas que comienzan a delinearse:

  1. Producción y operaciones
  2. Mercadeo y ventas
  3. Finanzas

Hoja de ruta: la define el empresario

Veamos el caso de una empresa de ventas a consumidores finales (B2C). Un ejemplo es la pyme Músik con K, dedicada a la comercialización de instrumentos musicales.

En el siguiente artículo podrás conocer la experiencia de la ejecución de un plan para aumentar sus ventas:

Músik con K: plan de acción para mejorar

Un punto importante es que Karen, dueña de Músik con K, tenía vínculos con el mundo musical, a nivel de orquestas y música en general. La idea de crear una microempresa para la venta de instrumentos, Karen la estudió por un tiempo, mientras verificaba la oportunidad de negocio.

En este caso en particular, la ruta aproximada que siguió Karen fue la siguiente:

  1. Definición del modelo de negocio 
  2. Estimación de costes e inversiones inicial en inventario (no requirió financiamiento)
  3. Creación legal de la empresa (figura jurídica o tipo de sociedad, papeleo…)
  4. Preparación del local y captación de un colaborador
  5. Acuerdos con proveedores de instrumentos
  6. Adquisición de instrumentos y accesorios (stock inicial)
  7. Apertura del local con publicidad tipo volanteo
  8. Inicio de las ventas (facturación). Captación de primeros clientes
  9. Monitorización constante del funcionamiento de la empresa y del feedback de clientes

Todo esto, acompañado del inicio de tareas en áreas como finanzas, operaciones y mercadeo.

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Por supuesto, muchas de las actividades y subactividades se realizaron en paralelo. Pero en forma general, estos 9 pasos fueron los realizados por Karen para alcanzar el funcionamiento regular. Es decir, para comenzar a facturar.

Como indica el artículo compartido, después de unos meses de funcionamiento, Karen se vio obligada a buscar otros “mercados”. Las ventas estaban descendiendo. Fue cuando tomó la iniciativa de trabajar más el área de mercadeo y ventas.

¿Qué áreas funcionales “empoderó” Karen en funcionamiento regular?

De las 12 áreas funcionales, Karen desarrolló a un nivel importante en funcionamiento regular, las siguientes:

  1. Dirección estratégica: revisó la misión, visión y valores de la empresa, para alinearse con el aprendizaje logrado sobre el negocio.
  2. Mercadeo y ventas:
    • Mejoró continuamente la relación con clientes
    • Segmentó a los clientes para dirigir información a cada grupo
    • Desarrolló un nuevo servicio (formación musical)
    • Hizo más gestión en ventas y atendió a los clientes en postventa
    • Diseñó campañas para captar clientes, a través del aprendizaje musical
  3. Producción y operaciones
    • Mejoró la gestión de proveedores e incluyó fabricantes artesanales o lutieres. Así creó un servicio de “instrumentos a la medida del cliente”.
    • Manejó los inventarios de insumos y accesorios con mejor control en los stocks para no dejar dinero inmovilizado.
    • Planificó el servicio de formación musical según la demanda.
  4. Finanzas
    • Karen llevó la contabilidad, el pago de impuestos y la facturación, desde el inicio de las operaciones. Sus competencias técnicas en este aspecto le permitieron prescindir de un colaborador en la etapa de funcionamiento regular.
  5. Gestión de la información
    • Todas las mejoras en la operación de la empresa se basaron en la gestión de la información. Karen incorporó una herramienta de gestión (modelos SaaS) para organizar la empresa y tener todo bajo control.

Y en menor medida, ejecutó acciones puntuales en aspectos como la calidad, la estructura organizacional, la toma de decisiones y el análisis del entorno.

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Hoja de ruta para gestionar pymes. Puntos claves

Resumiendo

En toda organización, las 12 áreas identificadas se desarrollan en función de sus necesidades. Es típico que unas reciban más atención que otras según la etapa en que se encuentre la empresa. Algunas nunca se atienden, porque no son requeridas.

El tipo de empresa (comercial, fábricas, distribuidora, servicios profesionales) determina en buena medida, qué áreas se desarrollan y en qué etapa. Además, también son importantes las competencias técnicas y sociales del empresario.

Por tal motivo, no hay recetas únicas, ni hojas de ruta precisas. Como lo hemos comentado en otros artículos, cada emprendimiento es único. Todos tienen un contexto particular.

Pero sin duda, conocer las etapas y tener claridad sobre las áreas funcionales, son puntos claves para definir una hoja de ruta para gestionar nuestras pymes.

¡Hasta la próxima entrega!

Lectura sobre Gestión de la Información en pymes

Gestión de información. Área clave en funcionamiento estable

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