Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

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Herramientas de gestión en pymes. ¿Para qué contratan los empresarios las herramientas de gestión? En este artículo te presentamos algunas consideraciones del para qué… que no debes confundir con el por qué. ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

Los empresarios buscan mejorar constantemente. Es lo esperado. Cuando la empresa avanza y logra una facturación regular, surgen inquietudes sobre cómo aprovechar más los recursos y mejorar la gestión.

En nuestro modelo de etapas de empresas, una facturación regular que asegure ingresos para avanzar, implica a aquellas pymes que alcanzaron el funcionamiento estable.

Modelo de etapas por las que pasa una empresa  Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Pasar de etapa es subir de nivel, al mejorar las áreas funcionales.

En ese contexto, lo típico es que surja la inquietud de adquirir herramientas para apoyar a la gestión. Como hemos comentado en otros artículos, esta adquisición es impulsada por la necesidad de gestionar la información y comunicación. Área clave en toda empresa que avanza hacia la optimización de su sistema de actividades.

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Dos distinciones clave:

Distinción 1: ¿qué es gestión?

La gestión busca optimizar el funcionamiento de las organizaciones tomando decisiones racionales, fundamentadas en datos e información.

Busca contribuir al desarrollo de la pyme y a la satisfacción de los intereses de todos sus colaboradores y propietarios; y a las necesidades de la sociedad en general.

La gestión consiste en una gerencia racional, donde el gestor por medio de conductas coherentes, en sus decisiones y actitudes, influye para alcanzar los objetivos, por lo que sus acciones resultan satisfactorias para todos los involucrados.

Distinción 2: ¿”para qué” y “por qué?”

Aunque estas dos preguntas parecen iguales, no lo son. Tienen diferencias importantes. Frente a las dos preguntas, los procesos mentales son opuestos.

La pregunta “por qué”, lleva a considerar el pasado, a buscar causas racionales que nos llevaron a cierta situación. Implica justificaciones, históricas o condicionales.

El “para qué”, lleva a considerar el futuro. Mientras la respuesta al “por qué” busca las causas; el “para qué” te pone en un espacio creativo, que espera por un propósito.

De allí que en la introducción insistimos en que nos interesa, en este caso, considerar el para qué los empresarios adquieren herramientas de gestión.

¿Qué función cumplen las herramientas de gestión en pymes?

En términos concretos, una herramienta de gestión tiene como función organizar las operaciones de las pymes y facilitar el acceso controlado a la información de cada una de las áreas funcionales.

Es claro que cuando esta información es confiable y está dispuesta en tiempo real, se convierte en un activo esencial para la pyme. Un activo que bien aprovechado impacta de manera positiva la eficiencia empresarial.

 Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Plataforma de Aplicaciones Platzilla… para una gestión fácil

En todo tipo de empresa, los colaboradores necesitan disponer de un medio para gestionar la información y colaborar en su actualización. Un medio que, además, les permita integrar sus tareas y trabajar en equipo.

Como lo hemos comentado en muchos otros artículos, lo común es que una pyme en la puesta en marcha o en la etapa de funcionamiento regular, no tenga recursos para contratar herramientas. Pero al llegar a la etapa de funcionamiento estable, quizás la única forma de mejorar sea con herramientas de gestión.

Una herramienta de gestión ideal para pymes, es aquella que pueda ser integrada en la empresa de manera progresiva. Esto es, que permita incorporar áreas funcionales cuando la organización lo demande. En función de su crecimiento.
 Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Herramienta de gestión para pymes (clave en la integración de áreas funcionales)

Consideraciones sobre el para qué…

En muchos casos, los empresarios buscan herramientas por la necesidad de dar respuesta a problemas en la gestión. Problemas que surgen, casi siempre, por la falta de gestión de la información y por mala comunicación. Es una posición reactiva.

En otras ocasiones, los empresarios son más proactivos. Es decir, buscan herramientas pensando en aspectos como:

  • tener control,
  • facilitar el trabajo colaborativo, incluso con el cliente; y, además,
  • establecer una cultura de mejora continua. Cultura que demanda conocer indicadores para corregir, aparte de hacer bien las cosas.

Importancia del control

El control de la gestión, en décadas pasadas, era un tema más para grandes empresas. No de pymes o microempresas.

Hoy en día, las cosas son diferentes. Los empresarios proactivos saben que el control es necesario para una organización sana y óptima. Por ello, contratan aplicaciones y herramientas de gestión.

Estas herramientas suelen estar en la nube, lo que representa múltiples ventajas para la empresa y sus colaboradores.

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Tal como el término lo indica, el control implica observación, medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas.

Entonces, ¿para qué contratar herramientas de gestión? – Para detectar, corregir y encaminar las acciones de las áreas funcionales, con el fin de lograr los objetivos. Para corregir el rumbo, cuando sea necesario.

Importancia de la colaboración

En toda empresa, el “ciclo de vida” de la información está en manos de varios colaboradores. Estos pueden ser internos y/o externos. Los externos colaboran para que ciertas tareas y actividades se ejecuten de manera oportuna. Lo común es que sean clientes.

Por tal motivo, la colaboración implica al menos 2 “niveles”:

  • Colaboración a nivel interno, entre los colaboradores de la empresa.
  • Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, que participan en la gestión de información.
Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

En toda empresa, el “ciclo de vida” de la información está en manos de varios colaboradores

El empresario proactivo busca que sus colaboradores puedan agilizar la actualización de la información. Con esto, las áreas involucradas tendrán mayor capacidad de respuesta. Y por tanto, una mejor gestión.

Importancia de la mejora continua

Un requisito esencial de la mejora continua es el compromiso. Si hay compromiso, es posible mejorar en aspectos claves. Y sobre todo, ir creando un lenguaje que fomente la calidad en el producto o servicio. ¿Te imaginas una pyme con 30 empleados, todos aportando para mejorar día a día?

Aparte del compromiso, es necesario contar con herramientas que faciliten al equipo el seguimiento de actividades. Y que aporte resultados, a través de indicadores, que den cuenta de cómo van las cosas.

Con indicadores se toman acciones para mejorar, que pueden conllevar a un ciclo continuo y en espiral, ascendiendo en la calidad de la gestión.

Cuando hay fallos sucesivos, estos conllevan a pérdidas, que pueden poner en peligro la empresa. Existen estudios acerca de la quiebra de pymes que establecen como una de las causas más comunes, la mala gestión.

Entonces, un empresario proactivo busca herramientas de gestión para brindar a los colaboradores medios para la mejora continua.

Otras ventajas que dan las herramientas de gestión

  • Una herramienta de gestión es clave para mejorar la toma de decisiones.
  • Gracias a las herramientas de gestión, se pueden suprimir las barreras de comunicación. En particular, cuando se coordinan diferentes áreas y diversas tareas. Una única herramienta da visibilidad transversal de la información.
  • Una agenda y un calendario compartido permiten elevar la eficiencia empresarial.
  • Las herramientas de gestión permiten que las tareas del día a día, tales como generar indicadores, hacer seguimientos a clientes y a pedidos, puedan hacerse de manera automática.
  • No puedes olvidar el hecho, además, de que al reducir la cantidad de tareas de los colaboradores, reducirás la cantidad de errores. En tal sentido, favorece la eficiencia.
  • Evitas registros duplicados, inconsistencia y dificultades para colaborar entre áreas. Eliminas la pérdida de tiempo por información de baja calidad.

Una herramienta de gestión que integre áreas y facilite compartir los datos, sin duda representa ventajas para la gestión de una pyme.

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

¿Cuándo adquirir una herramienta de gestión?

En el artículo herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?, sugerimos que el momento adecuado para implementar una herramienta de gestión es “lo antes posible…”.

Son muchas las micro y pequeñas empresas que inician la gestión de los datos con hojas de cálculo. Sin duda, es una solución válida mientras estás solo o con uno o dos colaboradores.

Al crecer y complejizar la organización, tener los datos en hojas de cálculo puede no ser una buena idea. A parte de la fragmentación de información (cada área funcional “dueña” de sus datos), dar visibilidad resulta complicado. Lo que conlleva a lo que denominamos “islas de información”.

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

La información debe estar integrada. Evite “islas de información”

Por tales motivos, un empresario proactivo no deja que estas islas se conformen, ya que no solo traen dificultades para la gestión, sino que fomentan una cultura que va en contra de la colaboración y el control.

Dicho esto, la respuesta a cuándo adquirir una herramienta de gestión es: lo antes posible, en funcionamiento regular preferiblemente. Esto implica que debe ser una herramienta adaptable al crecimiento de las áreas funcionales.

Resumen

¿Para qué adquiere un empresario una herramienta de gestión? – Para gestionar de manera proactiva la empresa.

No solo para corregir fallas y situaciones que desmejoran la calidad (que da cuenta del “por qué”); sino para asegurar desde etapas tempranas, el control, la colaboración y la mejora continua.

Como empresario debes diferenciar el porqué del para qué. O en otras palabras, no solo debes reaccionar ante situaciones de mala gestión, también es clave tener una actitud proactiva, que te ponga en un espacio creativo.

¡Hasta una próxima oportunidad!

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