Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué las utilizan…?

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Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué las utilizan los empresarios y gestores? En este artículo te presentamos algunas consideraciones del «para qué las utilizan…», que no debes confundir con el «por qué». Distinciones que haremos en breve. Así que bienvenidos(as) a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial.

Los empresarios que buscan la excelencia mejoran de manera constante. Para algunos, mejorar todos los días es un reto por el aprendizaje que conlleva. Cuando la empresa avanza y logra una facturación «regular», surgen inquietudes sobre cómo aprovechar más los recursos y mejorar la gestión.

En nuestro modelo de etapas por las que pasa una empresas, una pyme con facturación regular – que asegure los ingresos para cubrir costes y gastos – y así poder avanzar y crecer, está en la etapa de funcionamiento estable:

Pasar de etapa es subir de nivel, al mejorar las áreas funcionales.
Pasar de etapa es subir de nivel y de capacidad de respuesta en todos los aspectos posibles

En ese contexto, lo típico es que surja la inquietud de adquirir herramientas para apoyar a los colaboradores en su gestión. Como hemos comentado en otros artículos, esta adquisición es impulsada – principalmente – por la necesidad de gestionar la información y comunicación en la empresa. Área que consideramos clave en toda organización que tiene como objetivo optimizar su sistema de actividades.

Herramientas de gestión en pymes

Dos distinciones clave:

Distinción 1. ¿Qué podemos entender por gestión?:

La gestión busca optimizar el funcionamiento de las organizaciones tomando decisiones racionales, fundamentadas en datos e información. Busca contribuir con el desarrollo de la pyme y con la satisfacción de los intereses de todos sus colaboradores y propietarios. Además de satisfacer las necesidades de los clientes y de la sociedad a la que impacta con su actividad.

La gestión consiste en una gerencia racional, donde el gestor por medio de conductas coherentes, en sus decisiones y actitudes, influye para alcanzar los objetivos, por lo que sus acciones resultan satisfactorias para todos los involucrados.

Gestionar Fácil.

En nuestro caso, a la acción «gestionar» le asignamos como elemento central, tomar decisiones. Mientras que a la acción «administrar» le asignamos como elemento principal, la ejecución de tareas repetitivas que no demandan poder de decisión.

Distinción 2. ¿»Para qué» y «por qué?»:

Aunque estas dos preguntas parecen iguales, no lo son. Tienen diferencias importantes. Frente a las dos preguntas, los procesos mentales son opuestos.

La pregunta «por qué», lleva a considerar el pasado, a buscar causas racionales que nos llevaron a cierta situación. Implica justificaciones, históricas o condicionales.

Mientras que el «para qué», lleva a considerar el futuro. Es decir, la respuesta al «por qué» busca las causas; mientras que el “para qué» te pone en un espacio creativo, que espera por un propósito.

De allí que en la introducción insistimos en que en este caso nos interesa considerar el «para qué» los empresarios adquieren herramientas de gestión.

¿Qué funciones cumplen las herramientas de gestión en pymes?

En términos concretos, una herramienta de gestión tiene como función organizar las operaciones de las pymes y facilitar el acceso controlado a la información, por parte de los colaboradores de cada una de las áreas funcionales.

Es claro que cuando esta información es confiable y está disponible en tiempo real, se convierte en un activo esencial para la pyme. Un activo que bien aprovechado impacta de manera positiva la eficiencia empresarial.

En todo tipo de empresa, los empleados necesitan disponer de un medio para gestionar la información y colaborar en su actualización. Un medio que, además, les permita integrar sus tareas y trabajar en equipo.

Como lo hemos comentado en otros artículos, lo común es que una pyme en la puesta en marcha o en la etapa de funcionamiento regular, no tenga recursos para contratar herramientas.

Pero al llegar a la etapa de funcionamiento estable, quizás la única forma de mejorar sea mediante la adopción de herramientas de gestión. En particular, software de gestión en la nube – como Platzilla – , fácil de implantar y disponible de inmediato.

Una herramienta de gestión ideal para pymes, es aquella que pueda ser integrada en la empresa de manera progresiva. Esto es, que permita incorporar áreas funcionales cuando la organización lo demande. En función de su propio ritmo y crecimiento.
Herramienta de gestión para pymes (clave en la integración de áreas funcionales)
Herramienta de gestión para pymes (clave en la integración de áreas funcionales)

Consideraciones sobre el para qué…

En muchos casos, los empresarios buscan herramientas por la necesidad de dar respuesta a problemas en la gestión. Problemas que surgen, casi siempre, por la falta de control de la información y por la mala comunicación. Es decir, actúa con una actitud reactiva.

En otras ocasiones, los empresarios son proactivos. Es decir, buscan herramientas pensando en tareas claves para la gestión. Por ejemplo:

  • para tener el control de las actividades y de los datos;
  • también para facilitar el trabajo colaborativo, incluso con el cliente; y, además,
  • para establecer una cultura de mejora continua. Cultura que demanda conocer indicadores para corregir de forma permanente, aparte de hacer bien las cosas.

1. Importancia del control:

El control de la gestión, en décadas pasadas, era un tema más para grandes empresas. No era para pymes o microempresas (mipymes). Hoy en día, las cosas son diferentes. Los empresarios proactivos saben que el control es necesario para una organización sana y óptima, sin importar su tamaño.

Por ello, contratan aplicaciones y herramientas de gestión. Estas herramientas suelen estar en la nube, lo que representa múltiples ventajas para la empresa y sus colaboradores. Para conocer sobre estas ventajas, compartimos el siguiente artículo: SaaS: Software como Servicio. Beneficios para las pymes.

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?
Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué…?

Ahora bien, tal como el término lo indica, el control implica observación, medición y corrección. Por supuesto, es una actividad que demanda recursos y buenas prácticas.

Entonces, a la pregunta ¿para qué contratar herramientas de gestión?, podemos responder como sigue: para detectar, corregir y encaminar las acciones de las áreas funcionales, con el fin de lograr los objetivos. Para corregir el rumbo, cuando sea necesario.

2. Importancia de la colaboración:

En toda empresa, el “ciclo de vida” de la información está en manos de varios colaboradores. Estos pueden ser internos y/o externos. Los externos colaboran para que ciertas tareas y actividades se ejecuten de manera oportuna. Lo común es que sean clientes y proveedores.

Por tal motivo, la colaboración implica al menos 2 “niveles”:

  • Colaboración a nivel interno, entre los colaboradores de la empresa.
  • Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, que participan en la gestión de la información.
En toda empresa, el “ciclo de vida” de la información está en manos de varios colaboradores
En toda empresa, el “ciclo de vida” de la información está en manos de varios colaboradores

El empresario proactivo busca que sus colaboradores puedan agilizar la actualización de la información. Con esto, las áreas involucradas tendrán mayor capacidad de respuesta. Y por tanto, una mejor gestión.

3. Importancia de la mejora continua:

Un requisito esencial de la mejora continua es el compromiso. Si hay compromiso, es posible mejorar en todos los aspectos claves. Y sobre todo, ir creando un lenguaje que fomente la calidad en el producto o servicio. ¿Te imaginas una pyme con 50 empleados, todos aportando para mejorar día a día?

Aparte del compromiso, es necesario contar con herramientas que faciliten al equipo el seguimiento de actividades. Y que aporte resultados, a través de indicadores, que den cuenta de cómo van las cosas.

Con indicadores se toman acciones para mejorar, que pueden conllevar a un ciclo continuo y en espiral, ascendiendo en la calidad de la gestión y en la gestión de la calidad.

Gestionar Fácil.

Cuando hay fallos sucesivos, estos conllevan a pérdidas que pueden poner en peligro la empresa. Existen estudios acerca de la quiebra de pymes que establecen como una de las causas más comunes, la mala gestión.

Entonces, un empresario proactivo busca herramientas de gestión para brindar a los colaboradores medios para el control y la mejora continua.

Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué las utilizan…?
Un empresario proactivo busca herramientas de gestión para mejorar el control, la colaboración y la mejora continua (herramientas de gestión en pymes)

Otras ventajas que nos dan las herramientas de gestión:

  • Una herramienta de gestión es clave para mejorar la toma de decisiones, por su poder de presentación de los datos en diversas formas y con diversos criterios.
  • Gracias a las herramientas de gestión, se pueden suprimir las barreras de comunicación. En particular, cuando se coordinan diferentes áreas y diversas tareas. Una única herramienta da visibilidad transversal de las actividades y de la información.
  • Una agenda y un calendario compartido permiten elevar la eficiencia empresarial. La gestión de tareas es un tema relevante para elevar la productividad.
  • Las herramientas de gestión permiten que las tareas del día a día, tales como generar indicadores, hacer seguimientos a clientes y a pedidos, puedan hacerse de manera automática.
  • No puedes olvidar el hecho, además, de que al reducir la cantidad de tareas de los colaboradores, reducirás la cantidad de errores. En tal sentido, favoreces la eficiencia.
  • Evitas registros duplicados, inconsistencia y dificultades para colaborar entre áreas. Eliminas la pérdida de tiempo por información de baja calidad.

Una herramienta de gestión que integre áreas y facilite compartir los datos, sin duda representa ventajas para la gestión de una pyme.

Gestionar Fácil.
Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué las utilizan…?
Herramientas de gestión en pymes: ¿para qué las utilizan…?

¿Cuándo adquirir una herramienta de gestión?

En el artículo herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?, sugerimos que el momento adecuado para adoptar una herramienta de gestión es “lo antes posible…”.

Son muchas las micro y pequeñas empresas que inician con el control y la gestión de los datos en hojas de cálculo. Sin duda, es una solución válida mientras estás solo o con muy pocos colaboradores.

Pero cuando la organización crece y se hace más compleja, tener los datos en hojas de cálculo puede no ser una buena idea. ¡Realmente no lo es! Aparte de la fragmentación de la información (porque cada área funcional es “dueña” de sus datos), dar visibilidad resulta complicado.

Es decir, compartir la información en tal caso no es sencillo, lo que conlleva a lo que denominamos “islas de información”.

La información debe estar integrada. Evite “islas de información”
La información debe estar integrada. Evite “islas de información”

Por tales motivos, un empresario proactivo no deja que estas islas se conformen, ya que no solo traen dificultades para la gestión, sino que fomentan una cultura que va en contra de la colaboración y el control. Y cuando se quiera mejorar, surgirá la resistencia al cambio, demandando más esfuerzo y recursos para hacer las cosas bien.

Dicho esto, la respuesta a cuándo adquirir una herramienta de gestión es: lo antes posible; en la etapa de funcionamiento regular preferiblemente. Esto implica que debe ser una herramienta adaptable al crecimiento de las áreas funcionales.

Comentario para finalizar

¿Para qué adquiere un empresario una herramienta de gestión? – Para gestionar de manera proactiva la organización, sin importar su tamaño o complejidad.

No solo para corregir fallas y situaciones que desmejoran la calidad (que da cuenta del “por qué”); sino para asegurar desde etapas tempranas, el control, la colaboración y la mejora continua.

Como empresario debes diferenciar el «por qué» del «para qué». O en otras palabras, no solo debes reaccionar ante situaciones de mala gestión, también es clave tener una actitud proactiva, que te ponga en un espacio creativo para transitar por el camino del éxito.

Artículo que te puede interesar: Gestión de la información en una pyme B2C/B2B.

¡Muchas gracias por leernos!

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