Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

. Jul 24, 2018.

Herramienta de gestión para pymes. ¿Te has preguntado si tu empresa está lista para adquirir una herramienta de gestión que apoye a las áreas funcionales claves de la organización? ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

En este artículo te hablaremos sobre cuándo adquirir una herramienta de gestión para pymes, en el contexto de las etapas por las que pasa una empresa:

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Modelo de etapas por las que pasa una empresa

En términos concretos, lo que hace una herramienta de gestión por tu empresa es organizar la operación y brindar visibilidad a la información de cada una de las áreas funcionales.

Cuando esta información es confiable y en tiempo real, se convierte en un activo esencial para la empresa. Si es bien aprovechado, impactará de manera positiva la eficiencia empresarial.

Sin importar el tamaño y la complejidad de la empresa, todos los colaboradores necesitan disponer de un medio para el control de sus actividades y de la información. Un medio que, además, les permita la integración y automatización de tareas.

Está claro que lo común es que una pyme en la puesta en marcha o en la etapa de funcionamiento regular, no tenga recursos para contratar aplicaciones. Y muy probablemente, el tamaño del equipo y las actividades no tengan una complejidad importante. Esto supondría poca urgencia para la adquisición de una herramienta de gestión para pymes.

Entonces, ¿cuándo es el momento adecuado para implementar una herramienta de gestión? Por experiencia y habiendo visto muchos casos reales, considero que la respuesta adecuada es: lo antes posible en el ciclo de vida de la empresa. Esto aplica para pymes que buscan crecimiento, ser sostenibles y, además, competitivas.

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

El contexto y tipo de empresa son elementos determinantes. Por ejemplo, una empresa consultora que presta servicios de estudios geológicos complejos demanda herramientas para la gestión de proyectos. Y esta demanda es desde el inicio de sus operaciones. No es el caso de una fábrica de ropa, que podría operar con herramientas de ofimática en sus primeras etapas.

Una herramienta de gestión ideal para pymes, es aquella que pueda ser integrada en la empresa de manera progresiva. Esto es, que permita incorporar áreas funcionales cuando la organización lo demande.

Ventajas en tal sentido son, por ejemplo, integración de los datos, coste por aplicación y crecimiento de la herramienta a la medida.

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Herramienta de gestión para pymes (clave en la integración de áreas funcionales)

El proyecto para incorporar una herramienta de gestión se dimensiona con base en el tamaño, la complejidad y situación de la pyme, más otras variables.

Es probable que desde el punto de vista de la inversión, mientras más crezca la empresa, implementar la herramienta demande más recursos. Por lo que debe considerarse que para una menor inversión, se debe comenzar cuanto antes.

Por otro lado, una herramienta de gestión implementada en las primeras etapas de la empresa, facilita el crecimiento de manera controlada, organizada y sobretodo, sistematizada. Con la ventaja de que ofrece a sus clientes un valor agregado sobre la competencia.

Puntos a analizar para adquirir una herramienta de gestión

Existen 3 puntos que recomiendo analizar, antes de contratar una herramienta de gestión para pymes:

  1. Escoger la herramienta de gestión adecuada con una visión de largo plazo. Por ello, la herramienta debe permitir la integración progresiva de aplicaciones.
  2. Preparar a la empresa para la implementación. Esto será más complejo en la medida en que la empresa sea más grande.
  3. Considerar la herramienta de gestión como una inversión, no como un gasto. En tal sentido es un activo que debe ser mantenido y mejorado constantemente. Esto debe garantizarlo el proveedor.

Herramienta de gestión en la nube

Una implementación en la nube ofrece múltiples beneficios. Las aplicaciones online son más rápidas de implantar que las desplegadas en forma local.

Cuando se contrata un servicio en la nube, no es necesario comprar ni mantener servidores propios. Los recursos internos necesarios también se reducen, pues no existen exigencias de mantenimiento. En muchos casos, todo esto es totalmente transparente para el cliente.

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Herramienta de gestión para pymes en la nube

Con las aplicaciones en local, los datos se alojan en tu propio entorno tecnológico. En el caso de una herramienta de gestión en la nube, tu información se encuentra segura en centros de datos privados. Y sigue siendo de tu propiedad.

Lo común es que las plataformas en la nube ofrezcan una suscripción, por lo que solo pagas por las aplicaciones y los usuarios que utilices. Esto se traduce en una inversión inicial menor comparada con las soluciones locales. Además, brinda mayor flexibilidad a la hora de modificar usuarios y aplicaciones.

¿Por qué implementar una herramienta de gestión para pymes?

#1. Mejora la toma de decisiones

Cuando se cuenta con una herramienta de gestión que centraliza los datos de manera completa y con calidad, los responsables pueden ver en tiempo real las tendencias e información de la empresa. Esto facilita tomar decisiones efectivas de forma oportuna.

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Las herramientas de gestión mejoran la toma de decisiones

Para muchas empresas, planificar escenarios a futuro es una forma de progresar. Por supuesto, siempre hay tareas y la planificación para el corto plazo; pero sólo se logran mejoras si estas permiten la consecución de objetivos a largo plazo. Sin información no hay forma de crear escenarios.

Una herramienta de gestión es clave, entonces, para mejorar la toma de decisiones.

#2. Comunicación gestionada

Gracias a las herramientas de gestión se pueden suprimir las barreras de comunicación. Sobre todo cuando se coordinan diferentes áreas y diversas tareas, con el apoyo de módulos que dan visibilidad transversal a la información.

Una agenda o un calendario compartido, por otra parte, es una herramienta poderosa para la gestión. Utilizada de manera óptima, te permite elevar la eficiencia empresarial. Al respecto, te comparto un interesante artículo sobre este punto:

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

#3. Automatización de tareas

Las herramientas de gestión permiten que las tareas del día a día, tales como generar indicadores, reportes, hacer seguimientos a clientes o a pedidos, puedan hacerse de manera automática. Es decir, sin necesidad de que un colaborador tenga que dedicar tiempo para tal fin.

Un ejemplo típico es el siguiente: si es necesario enviar un correo, basta con programar una fecha y hora de envío. El correo será enviado sin problemas, lo que resulta muy útil. Evita olvidos y el equipo de trabajo estará ocupado en tareas más productivas; las que realmente aportan valor a la empresa.

No puedes olvidar el hecho, además, de que al reducir el trabajo de los colaboradores y automatizar tareas, reducirás la cantidad de errores. En tal sentido, favorece la gestión y eficiencia empresarial.

#4. Más calidad de la información

Cuando no hay una herramienta que coordine todas las áreas funcionales, estas suelen actuar con cierta independencia.

En materia de datos e información, esta independencia no es buena para la empresa. Se generan registros duplicados, inconsistencia y dificultades para colaborar entre áreas. Es decir, se produce pérdida de tiempo e información de baja calidad.

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?

Una herramienta de gestión que integre áreas y facilite compartir los datos, sin duda representa ventajas para la gestión de una pyme.

¿Cuándo adquirir una herramienta de gestión?

En la introducción sugerimos que el momento adecuado para implementar una herramienta de gestión es “lo antes posible en la vida de la empresa”.

Sin embargo, no es lógico hacerlo mientras no tienes, por ejemplo, una facturación regular. Con independencia de si tienes más o menos colaboradores, una herramienta de gestión es necesaria cuando crece el volumen de los datos que necesitas conservar y procesar.

Muchas micro y pequeñas empresas inician la captura de datos utilizando hojas de cálculo o aplicaciones locales de base de datos. Es una solución válida mientras estás solo o con uno o dos colaboradores, en la etapa de funcionamiento regular.

Cuando mejoras la facturación, contrata personal y comienzas a dar forma a las áreas funcionales, una herramienta de gestión en la nube es necesaria.

Es el momento en que debes iniciar dos acciones claves, a las que hacemos referencia en el Índice de Eficiencia Empresarial: el control y la colaboración en la gestión de la información.

Así que la decisión de cuándo adquirir una herramienta de gestión está sujeta a la necesidad real de disponer de datos para las áreas funcionales que estén en proceso de consolidación. Y esto suele ocurrir en la etapa de funcionamiento estable.

Resumen

En el artículo anterior (4 claves de las empresas de éxito. ¿Las aplica?), señalamos que el éxito de una empresa se debe, en gran parte, a que el empresario se apoya en 4 elementos claves:

  • visión clara,
  • roles y responsabilidades bien asignados,
  • comunicación (coaching y feedback) con el equipo y
  • visibilidad como líder de la organización.

El éxito de estos 4 elementos claves está basado en la posibilidad de disponer de una herramienta que permita la gestión de la información y comunicación en la organización.

Si la herramienta de gestión, además, vincula la administración de tareas que se planifican, ejecutan y controlan en las áreas funcionales, se favorecen las 4 áreas del Índice IDEAL: el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.

La decisión de cuándo incorporar una herramienta de gestión para pymes es fundamental para avanzar con buen pie en el camino del éxito empresarial.

¡Hasta una próxima oportunidad!

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