Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

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¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! En esta oportunidad nos proponemos completar el artículo previo, en el que hablamos de la importancia de la gestión de tareas en la eficiencia empresarial. Nos centraremos en la organización de tareas y la asignación de prioridades con un método sencillo y fácil de aplicar.

Como indicamos en el artículo señalado, existen cientos de herramientas y muchos métodos que ofrecen solución para la organización de las tareas en una empresa. Y como es lógico, todas prometen mejorar tu productividad, además de brindarte métodos para el seguimiento de las mismas.

Lo correcto en el caso de una empresa es que, además, la herramienta esté vinculada a la gestión de la información.

En muchos casos ocurre que las herramientas son, en la práctica, islas de datos. Las áreas funcionales tienen aplicaciones que no comparten información con otras. Igual pasa con la herramienta para gestionar las tareas.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

La gestión en más fácil con la información compartida; no con islas de datos a lo largo de la empresa

Ventajas de las herramientas para la organización de tareas

Con el auge de las tecnologías de información y comunicación, la organización de tareas online es fácil hoy día. Tanto las personales como las vinculadas a nuestro rol en la empresa.

No es necesario, por tanto, reunirse frecuentemente con el equipo. La asignación, distribución y sincronización del trabajo es mucho más ágil. Y lo mejor es que se puede hacer desde cualquier lugar, con dispositivos móviles.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

La gestión es más fácil desde cualquier lugar y momento

Para el caso de empresas consultoras, en la que los colaborares trabajan en equipo con proyectos o servicios profesionales, es obligatorio organizar y gestionar tareas. Hacerlo sin herramientas constituye una desventaja muy grande.

Por otra parte, el desarrollo de actividades se puede ejecutar sin reunirse en una oficina. El teletrabajo ya es una realidad. De la misma manera, el trabajo freelance, integrado en muchas organizaciones.

Esto hace que cada vez sean más necesarias las herramientas de trabajo colaborativo para asegurar la organización y ejecución de las tareas.

¿Cuáles son las ventajas de estas herramientas?

La respuesta tiene mucho que ver con la esencia de las nuevas tecnologías de información y comunicación.

Con las ventajas que enumeramos a continuación te convencerás, si aún no dispones de herramientas de este tipo, de su importancia para la eficiencia empresarial:

  • Facilitan la organización de tareas desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier momento.
  • Mejoran la gestión de la comunicación en la empresa, y asegura la inmediatez para resolver aspectos concretos de una tarea.
  • En algunos casos, permiten incorporar documentos para compartirlos con todo el equipo. Agiliza la gestión.
  • Gestionan con agilidad los aspectos como los plazos de entrega o nuevas tareas.
  • Mejora el foco, pues el equipo se centra en las tareas que se tienen que desarrollar. Evitan distracciones y mejora la productividad.
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Una herramienta de organización de tareas mejora el foco del equipo

  • Permiten evaluar o medir la ejecución de las tareas; el grado de participación de todos los responsables y ser insumo para informes de gestión. Cuando el cliente participa – porque se le ha permitido el acceso, por ejemplo, a un proyecto – se fomenta la colaboración.
  • Un elemento clave es que permiten conocer, en tiempo real, el avance de la ejecución. Facilita el seguimiento y la toma de decisiones en caso de que la tarea no se ajuste a las metas fijadas.
  • Son útiles tanto para la gestión interna como para la coordinación de tareas con clientes o entes externos.
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No permitas que las tareas te hagan perder el control de la empresa

  • Por último, cabe destacar que existen múltiples opciones gratis y en todos los idiomas, aunque no siempre integrables con las aplicaciones que se tengan en la empresa.

El método G.U.T. de priorización de tareas

¿Qué necesitamos para organizar y priorizar las tareas en la empresa? -Tenemos que tener claridad en varios puntos, como:

  1. Tener información de qué importancia o impacto tiene cada tarea.
  2. Conocer el plazo que existe para dar respuesta. Se deben asignar tiempos razonables, pues de otra forma, los resultados de la medición que se haga no será correcta.
  3. Tener claras las consecuencias de lo que sucede si no se atiende la tarea, en el tiempo previsto.
  4. ¿Cuánto tiempo demanda ejecutarlas?
  5. ¿Cuáles son los recursos necesarios para su realización?

Como puedes ver, se trata de un conjunto de factores que deben ser analizados. ¡Pero no te asustes! Con la práctica puedes atender estos elementos con rapidez. La experiencia te dará seguridad, sin duda.

Para aprender a dar orden y organización a las tareas, un método que puedes practicar es el denominado Método G.U.T. Las siglas del método G.U.T. se corresponden con los criterios que evalúa:

  • Gravedad
  • Urgencia
  • Tendencia

Cada uno de ellos puede asociarse a alguno de los factores indicados antes. Por ejemplo:

  • Gravedad: ¿qué importancia e impacto tienen las tareas?
  • Urgencia: ¿qué plazo hay para atenderlas?
  • Tendencia: ¿qué sucede si no se ejecutan?

La aplicación del método es fácil. Son 5 pasos elementales:

  1. Generar una lista de tareas
  2. Asignar puntos por la Gravedad
  3. Asignar puntos por la Urgencia
  4. Asig. puntos por la Tendencia
  5. Definir la prioridad calculando el puntaje total

A continuación explicamos en qué consiste cada uno de estos pasos.

1. Generar una lista detallada de las tareas

Si bien parece una obviedad, este paso busca aclarar las tareas al plasmarlas en algún medio o herramienta.

Cuanto más detallada sea la descripción de la tarea, más datos se tendrán a la hora de evaluar los criterios que definen su prioridad.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

2. Asignar puntaje por la gravedad

Como lo indica el paso, para cada tarea determinamos cuál es el valor que mejor la define, en términos de importancia o impacto.

Una escala puede ser la siguiente:

  1. Sin gravedad
  2. Poco grave
  3. Grave
  4. Muy grave
  5. Extremadamente grave
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Asignar puntaje según la gravedad

3. Asignar puntaje por la urgencia

Aquí es necesario asignar el margen de tiempo del que se dispone para realizar la tarea, antes de que se manifiesten las consecuencias de no ejecutarla.

Una escala para asignar la urgencia puede ser la siguiente:

  1. Mucho tiempo
  2. Bastante tiempo
  3. Poco tiempo
  4. Muy poco tiempo
  5. Sin tiempo

4. Asignar puntaje por la tendencia

En este paso evaluamos qué sucederá con la situación actual si no se toma ninguna acción para la ejecución de la tarea.

Escala propuesta:

  1. No sucederá nada
  2. La situación será desfavorable a largo plazo
  3. La situación será desfavorable a mediano plazo
  4. Empeorará a corto plazo
  5. Empeorará rápidamente

5. Definir la prioridad según el puntaje total

Al disponer de los puntajes para cada tarea, efectuamos una simple operación matemática. Lo que nos indicará qué tareas son las más comprometidas y requieren atención con mayor urgencia.

El total de puntos para cada tarea se calcula como sigue: Puntaje Total = Gravedad x Urgencia x Tendencia

De esta manera, ordenando las tareas según el puntaje obtenido, siempre de mayor a menor, tenemos una lista priorizada. Luego, procedemos a la asignación de responsabilidades y recursos.

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Lista de tareas organizadas y priorizadas

Tiempo de ejecución y recursos

Para procesar la lista priorizada, es importante tomar en consideración dos aspectos: tiempo y recursos.

  • ¿Cuánto tiempo demanda ejecutarlas?
  • ¿Cuáles son los recursos necesarios para su realización?

Por ejemplo: si una tarea tiene un puntaje de los más altos y su tiempo de ejecución es mayor al de otra con puntaje menor, pero con igual importancia, una buena estrategia puede ser ejecutar primero la que demanda menos tiempo.

Con un ejemplo lo aclaramos. Supongamos que tenemos estas 2 tareas:

  1. Elaborar propuesta para un proyecto clave (oportunidad), con entrega obligada al día siguiente. Tiempo estimado de ejecución: 6 horas
  2. Redactar y enviar un mail postergando una reunión con proveedores requeridos con urgencia, programada para el día siguiente. Tiempo estimado de ejecución: 0,5 horas

Si asumimos que la valoración según la gravedad, urgencia y tendencia son iguales, entonces enviar el correo antes de elaborar la propuesta resultaría más eficiente.

Con relación a los recursos necesarios, lo lógico es que antes de comenzar una tarea, siempre verifiquemos la disponibilidad de los todos los recursos para completarla. No hacerlo puede conllevar a ineficiencia o baja productividad, por tener que dejar la tarea a “medio camino”.

Una situación que debemos evitar es definir tareas que luego resulten complejas, obligándonos a dividirla en sub-tareas debido a su extensión. Esto puede desfavorecer la concentración y organización del esfuerzo.

En fin, cuando existan tareas con similares puntajes, pero no se disponga de todo lo necesario para ejecutar una de ellas por completo, priorice las otras. La eficiencia va de la mano con tener los recursos al momento de empezar una tarea, evitando dejarla a medias.

Resumen

Más allá del método que utilices para priorizar las tareas propias y del equipo, la eficiencia en su ejecución se verá favorecida si cuentas con una herramienta vinculada a la gestión de la información. Tal como lo indicamos en el artículo sobre la importancia de la gestión de tareas en la eficiencia empresarial.

La empresa debe funcionar como una orquesta; para ello, la organización y ejecución de las tareas es un pilar clave.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial

La organización de tareas sincronizada, como una orquesta, representa eficiencia empresarial

Vincular las tareas a la información en las áreas funcionales (finanzas, mercadeo, producción, etcétera) favorece el foco, el control y la colaboración. Es decir, favorece la eficiencia empresarial.

¡Hasta una próxima oportunidad!

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