Organización de tareas para mejorar la eficiencia

El propósito que nos fijamos en esta entrega, es el de complementar un artículo previo, en el que hablamos de la importancia de la gestión y organización de tareas para la eficiencia empresarial.

El beneficio de aplicar métodos para asignar prioridades y organizar las tareas en una empresa es evidente. Pero el punto clave está en que debemos apoyarnos en métodos sencillos, prácticos y fáciles de aplicar.

Y para lograr el propósito de mostrar cómo podemos lograr la organización de tareas para mejorar la eficiencia, describiremos el método G.U.T. de priorización de tareas.

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Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial.
Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial.

Pero antes, comentaremos algunas ventajas de las herramientas disponibles para organizar tareas, pues esto nos prepara para pensar en cómo implementar el método G.U.T.

Existen cientos de herramientas y métodos que ofrecen solución a la organización de las tareas en una empresa. Todas prometen mejorar tu productividad. Pero hay que «mirar bien» antes de decidirse por una de ellas.

Lo correcto – y lo esperado – en el caso de una empresa es que, además, la herramienta esté vinculada a la gestión de la información.

En muchos casos ocurre que las herramientas son, en la práctica, islas de datos. Son muchas la pymes en que esto ocurre.

Es decir, las áreas funcionales suelen tener aplicaciones que no comparten información con otras… Igual pasa con la herramienta para organizar las tareas.

Organización de tareas…

Con el auge de las tecnologías de información y comunicación, la organización de tareas con herramientas online es fácil hoy en día.

Sin duda, tanto las tareas personales como las vinculadas a nuestro rol en la empresa, las podemos organizar de manera ágil. Y las podemos vincular con las de otros colaboradores, para coordinar la acción.

No es necesario, por tanto, reunirse frecuentemente con el equipo. La asignación, distribución y sincronización del trabajo puede lograrse de manera sencilla.

Y lo mejor es que se puede hacer desde cualquier lugar, con dispositivos móviles.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia.
Organización de tareas para mejorar la eficiencia empresarial.

Para el caso de empresas consultoras, en la que los colaboradores trabajan en equipo con proyectos o servicios profesionales, es obligatorio organizar y gestionar tareas de manera óptima.

En tales casos, no contar con herramientas constituye una desventaja competitiva. Por otra parte, el desarrollo de actividades se puede ejecutar sin reunirse en una oficina.

Además, debemos recordar que el trabajo a distancia ya es una realidad. De la misma manera, el trabajo freelance, integrado en muchas organizaciones exitosas.

Esto hace que cada vez sean más necesarias las herramientas de trabajo colaborativo para asegurar la organización y ejecución de las tareas.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar estas herramientas?

La respuesta tiene mucho que ver con la esencia de las nuevas tecnologías de información y comunicación.

Con las ventajas que enumeramos a continuación te convencerás, si aún no dispones de herramientas de este tipo, de su importancia para la eficiencia empresarial:

  • Facilitan la organización de tareas desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier momento.
  • Mejoran la gestión de la comunicación en la empresa, y asegura la inmediatez para resolver aspectos concretos de una tarea.
  • En algunos casos, podemos incorporar documentos para compartirlos con todo el equipo. Esto agiliza la toma de decisiones.
  • Nos ayudan a organizar con agilidad aspectos como los plazos de entrega o nuevas tareas.
  • Mejora el foco, pues el equipo se centra en las tareas que se tienen que desarrollar. Evitan distracciones y mejora la productividad.
  • Permiten evaluar o medir la ejecución de las tareas, el grado de participación de los responsables, y ser insumo para informes de gestión.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar estas herramientas?
  • Cuando un cliente participa – porque se le ha permitido el acceso, por ejemplo, a un proyecto – fomenta la colaboración.
  • Un elemento clave es que permiten conocer, en tiempo real, el avance de la ejecución. Facilita el seguimiento y la toma de decisiones en caso de que la tarea no se ajuste a las metas fijadas.
  • Por último, existen múltiples opciones gratis y en todos los idiomas, aunque no siempre integrables con las aplicaciones que se tengan en la empresa.

Método G.U.T. para la priorización y organización de tareas

¿Qué necesitamos para organizar y priorizar las tareas en la empresa?

Tenemos que tener claridad en varios puntos, como los siguientes:

  1. Tener información de qué importancia o impacto tiene cada tarea.
  2. Conocer el plazo que existe para dar respuesta. Se deben asignar tiempos razonables, pues de otra forma, los resultados de la medición que se haga no será correcta.
  3. Tener claras las consecuencias de lo que sucede si no se atiende la tarea, en el tiempo previsto.
  4. Estimar cuánto tiempo demanda ejecutarlas.
  5. Conocer cuáles son los recursos necesarios para su realización.

Como puedes ver, se trata de un conjunto de factores que deben ser analizados.

¡Pero no te asustes!

Con la práctica puedes atender estos elementos con rapidez. La experiencia te dará seguridad, sin duda.

Para aprender a dar orden y organización a las tareas, un método que puedes practicar es el denominado Método G.U.T. 

Las siglas del Método G.U.T. se corresponden con los criterios que evalúa:

  • Gravedad
  • Urgencia
  • Tendencia

Cada uno de ellos puede asociarse a alguno de los factores indicados antes. Por ejemplo:

  • Gravedad: ¿Qué importancia e impacto tienen las tareas?
  • Urgencia: ¿Qué plazo hay para atenderlas?
  • Tendencia: ¿Qué sucede si no se ejecutan?

La aplicación del método es fácil. Son 5 pasos elementales:

  1. Generar o actualizar una lista de tareas.
  2. Asignar puntos por la Gravedad.
  3. Asignar puntos por la Urgencia.
  4. Estimar puntos por la Tendencia.
  5. Definir la prioridad calculando el puntaje total.

A continuación explicamos en qué consiste cada uno de estos pasos.

1. Generar una lista detallada de las tareas:

Si bien parece una obviedad, este paso busca aclarar las tareas al plasmarlas en algún medio o herramienta.

Cuanto más detallada sea la descripción de la tarea, más datos se tendrán a la hora de evaluar los criterios que definen su prioridad.

Paso 1. Generar una lista detallada de las tareas.
Paso 1. Generar una lista detallada de las tareas.

2. Asignar puntaje por la gravedad:

Como lo indica el paso, para cada tarea determinamos cuál es el valor que mejor la define, en términos de importancia o impacto.

Una escala puede ser la siguiente:

  1. Sin gravedad.
  2. Poco grave.
  3. Grave.
  4. Muy grave.
  5. Extremadamente grave.

3. Asignar puntaje por la urgencia:

Aquí es necesario asignar el margen de tiempo del que se dispone para realizar la tarea, antes de que se manifiesten las consecuencias de no ejecutarla.

Una escala para asignar la urgencia puede ser la siguiente:

  1. Mucho tiempo.
  2. Bastante tiempo.
  3. Poco tiempo.
  4. Muy poco tiempo.
  5. Sin tiempo.

4. Asignar puntaje por la tendencia:

En este paso evaluamos qué sucederá con la situación actual si no se toma ninguna acción para la ejecución de la tarea.

Escala propuesta:

  1. No sucederá nada.
  2. La situación será desfavorable a largo plazo.
  3. La situación será desfavorable a mediano plazo.
  4. Empeorará a corto plazo.
  5. Empeorará rápidamente.

5. Definir la prioridad según el puntaje:

Al disponer de los puntajes para cada tarea, efectuamos una simple operación matemática. Lo que nos indicará qué tareas son las más comprometidas y requieren atención con mayor urgencia.

El total de puntos para cada tarea se calcula como sigue:
Puntaje Total = Gravedad x Urgencia x Tendencia

De esta manera, ordenando las tareas según el puntaje obtenido, siempre de mayor a menor, tenemos una lista priorizada. Luego, procedemos a la asignación de responsabilidades y recursos.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia 4
Lista de tareas organizadas y priorizadas.

Tiempo de ejecución y recursos

Para procesar la lista priorizada, es importante tomar en consideración dos aspectos: tiempo y recursos.

  • ¿Cuánto tiempo demanda ejecutarlas?
  • ¿Cuáles son los recursos necesarios para su realización?

Por ejemplo: si una tarea tiene un puntaje de los más altos y su tiempo de ejecución es mayor al de otra con puntaje menor, pero con igual importancia, una buena estrategia puede ser ejecutar primero la que demanda menos tiempo.

Con un ejemplo lo aclaramos. Supongamos que tenemos estas dos tareas:

  1. Elaborar propuesta para un proyecto clave (oportunidad), con entrega obligada al día siguiente. Tiempo estimado de ejecución: 6 horas.
  2. Redactar y enviar un email postergando una reunión con proveedores requeridos con urgencia, programada para el día siguiente. Tiempo estimado de ejecución: 0,25 horas.

Si asumimos que la valoración según la gravedad, urgencia y tendencia son iguales, entonces enviar el correo antes de elaborar la propuesta resultaría más eficiente.

Con relación a los recursos necesarios, lo lógico es que antes de comenzar una tarea, siempre verifiquemos la disponibilidad de todos los recursos para completarla.

No hacerlo puede conllevar a ineficiencia o baja productividad, por tener que dejar la tarea a “medio camino”.

Una situación que debemos evitar es definir tareas que luego resulten complejas, obligándonos a dividirla en subtareas debido a su «extensión».

Las tareas complejas puede desfavorecer la concentración y organización del esfuerzo.

En fin, cuando existan tareas con similares puntajes, pero no se disponga de todo lo necesario para ejecutar una de ellas por completo, priorice las otras.

La eficiencia va de la mano con tener los recursos al momento de empezar una tarea, evitando dejarla a medias.

Conclusión

Más allá del método que utilices para priorizar las tareas propias y del equipo, la eficiencia en su ejecución se verá favorecida si cuentas con una herramienta vinculada a la gestión de la información.

La empresa debe funcionar como una orquesta; y para ello, la organización y ejecución de las tareas es un pilar clave.

Organización de tareas para mejorar la eficiencia.
La organización de tareas sincronizada, como una orquesta, se traduce en eficiencia empresarial.

Vincular las tareas a la información de las áreas funcionales (finanzas, mercadeo, producción, etc.) favorece el foco, el control y la colaboración. Es decir, favorece la eficiencia empresarial.

En fin, ya sea que adoptes el Método G.U.T. u otro, lo importante es que consideres organizar las tareas del equipo (individuales y colectivas), como estrategia para mejorar la eficiencia empresarial.

¡Hasta pronto! Gracias por seguirnos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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