Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

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En esta entrega, David Polo nos enseña cómo administrar el acceso y los permisos, para acceder a la información en las aplicaciones de Platzilla. Responde a la pregunta: ¿cómo organizar el acceso y el control de la información?

La Plataforma de Aplicaciones Platzilla es una herramienta en la nube que ofrece una forma fácil y práctica al gestor o empresario, para que incorpore tecnología en la organización. Lo ideal es hacerlo en las primeras etapas, para gestionar  -desde temprano – la información de la empresa. Representa una ventaja competitiva que facilita aplicar planes de mejora continua.

Platzilla permite al empresario, gracias a su integración y modularidad, contratar aplicaciones según la necesidad real de información en la organización. Asegura la centralización de los datos, compartidos por los módulos de las aplicaciones que se van incorporando a la instancia creada para la empresa.

Recuerda que el primer paso para organizar de manera efectiva el acceso a la información en tu empresa, es establecer los roles de tus colaboradores, pues esto te será de gran ayuda al momento de definir quién puede o no ver determinada información.

[Vídeo: roles y permisos de acceso a la información. Duración: 12’]

Para esta explicación, en particular, David se apoyó en la microempresa Agencia de Festejos La Reina.

Transcripción del vídeo: roles y permisos de acceso y control de la información

Acá tenemos el planteamiento de diferentes perfiles de empresarios sobre el acceso y control de la información, por parte de los colaboradores, en sus empresas:

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

  • El empresario de la mitad, nos dice: “la información ha de estar compartida, pero limitada… por lo tanto considero que los roles son muy importantes”
  • El empresario de la derecha, comenta: “nuestro espíritu es colaborativo…”
  • El tercer empresario (el de la izquierda) simplemente afirma: “no interesa que se vea toda la información…”

¿Quieres saber cómo organizar la información para que se aproveche al máximo, sin correr riesgos? En este vídeo te lo explicamos.

Agencia de Festejos La Reina

¿Cómo organizar el acceso y el control de la información?

Formulario de acceso a la plataforma Platzilla – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

La Agencia de Festejos La Reina, es una empresa que decidió, para poder expandir sus operaciones (operaban en Caracas), abarcar todo el territorio nacional. Y también, operar en España, trabajando con clientes internacionales, apoyados en partners locales.

Es decir, los partners locales hacían el delivery de los festejos o los productos y servicios que la agencia promovía; y Festejos La Reina lo que hacía era la gestión de los proveedores y dar servicio a las agencias locales.

Para ello, Mario Montilla, responsable de la agencia, dentro de su plan de expansión, contrató a 2 personas: Jesús de la Fuente y Alfredo Pérez.

Crear usuarios en Platzilla

Al contratar a estas dos personas, Mario lo que hizo fue darlas de alta en la plataforma de aplicaciones Platzilla, accediendo con sus datos de acceso, por el menú de configuración

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Para crear usuarios, se ingresa por Configuración – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Seleccionó la opción usuarios para ingresar al formulario:

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Opción para la creación de “usuarios” – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Al dar clic a la opción Crear Usuario:

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Vista de configuración de usuarios- Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

…se pueden rellenar los distintos campos de información sobre el nuevo usuario y luego establecer el rol que le corresponderá.

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Vista del formulario Usuario – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?-

Seguidamente, vamos a definir si la imagen del usuario será una foto, haciendo clic en imagen. Luego, damos clic a seleccionar y cargamos una imagen del equipo o computador… o podemos seleccionar un avatar, escoger alguno de los que nos ofrece la plataforma, si así lo prefieres.

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Vista del formulario Usuario – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Como habíamos dicho, tanto Jesús de la Fuente como Alfredo Pérez tienen el Rol de Técnico…

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Usuarios con rol técnico – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

¿Qué es el rol técnico en Platzilla?

Platzilla tiene un sistema de perfiles y de roles.

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Panel de configuración general – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Los perfiles son las distintas aplicaciones a las que accedemos y dentro de éstas podemos definir los campos que necesitemos y los roles…

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Vista al acceder a perfiles – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Si hacemos clic, por ejemplo, en CRM comercial:

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Vista de configuración de las aplicaciones vinculadas a los perfiles – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

… veremos que podemos elegir qué campo queremos que se vean en los distintos módulos que componen CRM comercial, y así aplicación por aplicación.

Entonces, estos perfiles que permiten el acceso a la información, los tenemos que agrupar en roles.

Con la opción Perfiles, el administrador de la instancia define las aplicaciones a las que accederán los roles. Incluyendo la configuración de la visibilidad de los campos de los módulos que componen cada aplicación.

Entonces, ¿qué son los roles?

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Roles en Platzilla – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Los roles agrupan la información de los perfiles (a un rol se le puede asignar uno o más perfiles).

De tal manera que el Rol Técnico, en este caso, tiene dentro de los perfiles asociados tres aplicaciones, denominadas: CRM comercial, Registro y Control de trabajos, y CRM postventa.

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Perfiles asociados al rol técnico – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Y aunque este rol podría tener otros perfiles asociados, Mario Montilla decidió que estos usuarios solo tendrían acceso a:

  • CRM comercial, para las ventas
  • CRM posventa, para las incidencias
  • Registro y control de los trabajos, para hacer seguimiento a los mismos.

Hay algo importante que comentar y es que el sistema de roles tiene unas características muy interesantes, las cuales ponen por defecto que la información que ve el Director, no la ve el Técnico porque es un rol inferior, ni tampoco el Responsable.

Sin embargo, la información que registra el Técnico y el Responsable, por defecto sí la puede ver el Director de la empresa. Evidentemente podemos generar otros roles, según nuestra organización o según esté creciendo o como queramos.

Pero veamos con detalles cómo es esto…

Los roles estándar en Platzilla

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Árbol de roles y jerarquías de Platzilla – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Por defecto, Platzilla tiene estos 3 roles que son el estándar de las organizaciones medias, aunque puedes dar de alta cualquier otro rol – si lo necesitas – haciendo clic en el botón editar (icono púrpura – lápiz – ubicado a la derecha).

Acceso a la información del cliente

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Vista de clientes extendida – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

En el acceso a la información, por ejemplo, en el caso de clientes, yendo al filtro vista de clientes extendida, podemos ver que:

  • Mario Montilla se encarga de los clientes y agencias de Maracaibo y de Caracas, como las dos ciudades más importantes de Venezuela.
  • Jesús de la Fuente se encarga de los clientes que están, desde la ciudad de Caracas hacia el Este, como Puerto Ordaz o Ciudad Bolívar. Además de ello, los que están fuera de las fronteras de Venezuela, en este caso Madrid y Barcelona.
  • Alfredo Pérez se encarga de los clientes que están de Caracas hacia el Oeste, como Mérida o Valencia.

Pero, evidentemente, si accedemos como Alfredo Pérez, veremos que el acceso a los clientes está limitado.

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Acceso con las credenciales de Alfredo Pérez – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Alfredo Pérez solo tiene acceso a los clientes que están asignados a él mismo, en su rol técnico dentro de la plataforma…

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Vista de clientes de Alfredo Pérez – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Y si accedemos con las credenciales de Jesús de la Fuente, ocurre lo mismo:

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Vista de clientes de Jesús de la Fuente – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

¿Las personas con rol técnico pueden compartir información?

Probablemente te estés diciendo: Jesús y Alfredo son dos personas con rol técnico y quizás deberían compartir la misma información. – Sí, esto se puede hacer…

Accediendo con el usuario de Mario Montilla, que es el administrador, vamos a la zona de configuración…

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Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

…y luego a privilegios de acceso:

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Privilegios de acceso en la vista de configuración general – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Al ingresar, veremos, que los módulos que componen la cuenta de Platzilla de Agencia de Festejos La Reina, por defecto tienen el acceso en modo privado, para que la información de un usuario no la pueda ver otro, a no ser que esté en un rol superior.

Es decir, aunque esté privado, el rol de Mario Montilla puede ver la información de los roles inferiores. En este caso, la información de los técnicos.

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Vista de los privilegios de acceso en modo privado – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

¿Cómo cambiamos los privilegios para que la información sea vista por todos?

Ahora, para cambiar esta configuración haremos lo siguiente:

Hacemos clic en cambiar privilegios…

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Vista de los privilegios de acceso en modo privado – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Ajustamos la opción del módulo de cliente a la opción público y damos a guardar. De esta forma, todos los usuarios verán los clientes registrados.

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Configuración de los privilegios de acceso – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Ahora, desde la sesión de Alfredo Pérez, vemos como al cambiar los privilegios de acceso, puede ver a todos los clientes registrados (de todos los usuarios):

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Vista de clientes de Alfredo, luego de cambiar los privilegios de acceso a modo “Público” – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Es probable que ahora te estés diciendo: “un momento; habíamos hablado de que lo vieran solo los técnicos, que Jesús y Alfredo compartieran la información, pero que la información del Director no la vieran los otros”.

– Bueno, esto también se puede hacer, añadiendo una excepción.

¿Cómo añadir una excepción para ajustar los privilegios de acceso?

Para añadir la excepción, ingresamos con el usuario de administración, que es el de Mario, y vamos a:

  • Configuración,
  • Luego a privilegios de acceso y…
  • Damos clic en cambiar privilegios, como lo hemos explicado más arriba.
  • Decimos que el acceso es privado, para dejarlo como estaba, y guardamos.
Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Configuración de los privilegios de acceso – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Ahora vamos al módulo de clientes (en esta misma pantalla) y…

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Clic en el módulo Clientes – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

…añadimos una regla de acceso personalizado, dando clic al icono más.

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Vista de clientes – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

(Formulario para la regla de acceso personalizado)

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Formulario para añadir excepción – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Colocamos lo siguiente:

  • En el campo “A los registros asignados a”: seleccionamos Rol Técnico
  • Para el campo “Otorgar permisos de”: seleccionamos lectura y escritura
  • Y en el campo “A”: seleccionamos Rol técnico.

Una vez que hemos hecho esto, debemos hacer clic en Recalcular y en Aceptar. Así el sistema actualiza los permisos.

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Vista de configuración de privilegios de acceso – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Verificamos los cambios de acceso a la información:

Para comprobar que todo se ha guardado correctamente, accedemos con el usuario de Alfredo Pérez, que tienen Rol Técnico, y podremos verificar que él puede ver los clientes, tantos suyos como de Jesús de la Fuente.

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Vista de clientes de Alfredo Pérez – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Al ingresar con las credenciales de Jesús de la Fuente, también verificamos que él ve a sus clientes y a los clientes de Alfredo Pérez.

Ahora se nos puede dar otra situación: como Jesús de la Fuente lleva clientes de España, Mario Montilla quiere que esta información esté compartida por Jesús y por él. Esto requiere un grupo de trabajo, de forma que a esos clientes los pueda atender cualquiera de los dos.

– Bueno, esto también lo podemos hacer en Platzilla. Funciona mucho con equipos comerciales.

¿Cómo crear un grupo de trabajo?

Para lograrlo, ingresamos con el usuario de Mario Montilla, vamos a la configuración y luego a privilegios de acceso y al ingresar hacemos lo siguiente:

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Configuración de los privilegios de acceso – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Eliminamos la excepción que habíamos creado, haciendo clic en el icono señalado en la imagen. Esto, para que los privilegios estén de la forma inicial. Siempre damos clic en Recalcular para actualizar los privilegios.

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Configuración de los privilegios de acceso – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Ahora vamos a configuración, y lo que haremos será crear un grupo, dando a la opción grupos.

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Vista de configuración general – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Un grupo que se llamará “Grupo internacional”.

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Opción Crear grupo – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

En el campo de descripción podemos poner la descripción que queramos. Luego ponemos que el grupo lo componen Mario Montilla y Jesús de la Fuente.

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Configuración del grupo – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

(Ahora vamos al módulo de clientes).

Una vez creado el grupo, lo que vamos a hacer es que los clientes internacionales, es decir los de Madrid y Barcelona, los abrimos en el navegador, en pestañas individuales cada una. ¿Cómo hacemos esto? De la siguiente manera:

  • En Apple: pulsando y dando a Enter (o intro)
  • En Windows: con el botón derecho del ratón, abrir en una “pestaña nueva”.
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Inclusión de clientes al grupo internacional – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

El grupo es asignado a los clientes:

Entonces lo que hacemos es asignar al Grupo internacional que hemos creado, la empresa UNED que está en Madrid, y así tendremos a este cliente asociado a este grupo. Y hacemos lo mismo con el cliente CH Hotels de Barcelona.

Obviamente, Mario Montilla tiene acceso a esta información, porque es el rol superior del equipo y porque está dentro del grupo.

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Vista extendida de clientes de Mario Montilla – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Si vemos el módulo de clientes desde la sesión de Jesús De La Fuentes, también tiene acceso a esta información, porque él está en el Grupo internacional.

Acá lo vemos:

Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Vista extendida de clientes de Jesús de la Fuente – Control de la información: ¿Cómo organizar su acceso?

Esto es muy interesante para los equipos de venta cuando, por ejemplo, un cliente no tiene porqué atenderlo solo una persona, sino que lo pueden atender distintas personas de la empresa.

En definitiva y como hemos visto, es necesario compartir la información, «exprimirla», utilizarla y ponerla a nuestro servicio. Pero hay que evitar correr riesgos; el sistema de roles, perfiles y usuarios, privilegios de acceso y grupos en Platzilla es suficiente para poder hacer todo este trabajo.

Con este vídeo, David Polo nos mostró parte de las opciones que nos brinda la plataforma para administrar el acceso y los permisos. Con ellas, podemos controlar el acceso a la información, de manera segura, en los módulos de las aplicaciones Platzilla.

¡Muchas gracias por leer y hasta el siguiente tutorial!

Lectura recomendada para aprender más:

Acceso a la información en aplicaciones informáticas

Más de Ejemplos de eficacia, ¿cómo lo hacen?

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