¿Cómo gestionar el proceso de compras en una empresa?

¿Necesitas saber cómo gestionar el proceso de compras en tu empresa?

Además, ¿requieres mejorar la gestión, hacerla más eficiente y tener un desempeño óptimo?

Pues, en este post, conocerás la mejor forma de hacer las compras para lograr las metas de tu empresa.

Sabrás la ruta que puedes aplicar para optimizar el proceso de compras, de tal forma que puedas operar de la mejor forma posible tu empresa ya sea de producción, servicio, distribución o ventas.

Para ello, desarrollaré el siguiente contenido:

  • ¿Por qué debes conocer la forma correcta de comprar en tu negocio?
  • ¿Cuáles son los pasos claves para comprar sin incurrir en costos extras?
  • Define un proceso para comprar con disciplina en tu negocio.

Pero, antes te muestro 6 beneficios de gestionar el proceso de compras en una empresa de forma eficiente.

Gestiona de forma adecuada el proceso de compras en una empresa.
Gestiona de forma adecuada el proceso de compras en una empresa.

Comencemos…

¿Por qué debes conocer la forma correcta de comprar en tu negocio?

En primer lugar, cuando gestionas el proceso de compras de forma correcta, te permite ahorrar tiempo, dinero y maximizar el flujo de efectivo.

Además, cuando compras de forma asertiva podrás ver reducidos los costos en tu negocio.

En este sentido, para gestionar, de forma apropiada, el proceso de compras de tu empresa toma en cuenta las siguientes interrogantes:

  • ¿Cuál es la materia prima o insumos que necesitas para lograr tus objetivos?
  • ¿Cuánta cantidad de productos o insumos son necesarios? Ten presenta que la cantidad dependerá de las necesidades que tengas para el desarrollo de tu negocio.
  • ¿Qué tipo de productos te están entregando?
  • ¿Cuándo debes recibir los productos comprados?; se relaciona con los tiempos de entrega.
  • ¿Cómo será la manera de entrega? Confirma que la vía de entrega y el manejo de los productos se haga con excelente calidad.
  • ¿Dónde será la entrega? Comprueba que sea en el lugar donde se acordó la entrega.

Una vez respondidas estas preguntas, tendrás una noción más clara de lo que debes tomar en cuenta para mejorar el proceso de compras en tu empresa.

También, si deseas comprar de forma correcta es bueno que lleves un control y seguimiento de las tareas asociadas al proceso de compras y al inventario de tu almacén.

En este sentido, puedes plantearte, lo siguiente:

  • ¿Qué compras se realizan cada mes? 
  • ¿Cuáles son los insumos más importantes para asegurar la producción, la prestación de servicios o las ventas? 
  • ¿Quién autoriza esas compras?
  • ¿Qué documentación es necesaria?
  • ¿Cuál es el método y plazo de pago?

Después, de analizar a detalle cada pregunta y que estés claro en cada respuesta podrás aplicar, de forma disciplinada, las estrategias y mejores prácticas en el proceso de compras.

Ahora, conocerás los pasos que te ayudarán a comprar de forma correcta:

9 pasos claves para comprar sin incurrir en costos extras

Es importante que conozcas la ruta o los pasos que debes seguir para qué las compras en tu negocio sean hechas de una manera óptima y eficiente, de forma tal, que no incurras en gastos extras.

Me basaré en una empresa que fábrica calzado.

En este caso, la empresa “Calzados” se dedica a la producción y venta de zapatos para damas.

Brinda diversidad de modelos de calzados para todos los gustos y necesidades de sus clientes.

A continuación, te nombraré los 9 pasos para orientarte en el proceso de compras en esta empresa de producción.

¡Fíjate!

1.- Identifica las necesidades de compras que tiene tu empresa

Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con las metas de tu negocio.

Por ejemplo, en la fábrica de calzados se elabora una lista detallada de los insumos y materiales que usan en la producción; y a partir de ella tienen un control exhaustivo de la materia prima que les hace falta y que necesitan comprar con tiempo.

En este caso, una vez a la semana revisan sus inventarios y así van determinando las cantidades que necesitan para reponer sus inventarios.

Como es el caso de las piezas de cuero completas de piel bovina, suela para calzados y tacones, insumos primordiales para la elaboración de un modelo de zapatos para damas.

2.- Recauda información de los insumos como de los proveedores

Siguiendo con nuestro ejemplo, “Calzados” reúne en una base de datos las características y especificaciones técnicas de la materia prima, así como la cantidad de los insumos que necesita para la producción de los modelos de calzados.

Además, asigna códigos para sus productos.

¿Cómo debes hacerlo? Lleva un registro por escrito en tu base de datos.

Te recomiendo que lleves de forma automática el proceso de compras; lo puedes hacer a través de un software de gestión como Platzilla.

Al tener una base de datos con los ítems importantes de tus productos y proveedores, habrá mayor orden en el área de compras, y así podrás ahorrar tiempo y recursos

En este sentido, te recomiendo ver el siguiente vídeo para la automatización de procesos según las necesidades de tu empresa.

¿Cómo implemento la automatización de procesos de negocio?

También, por cada proveedor guarda datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.

Y, actualiza de forma periódica la información de los proveedores.

3.- Evalúa y elige a los proveedores más adecuados

Te sugiero tener tres o más opciones para el análisis.

Por ejemplo, en la fábrica de calzados evalúan a tres proveedores.

Aquí, el trabajo se centra en comparar los precios para encontrar la mejor opción en el mercado; sin renunciar a la calidad, que es prioridad para la empresa.

Además, debes investigar y seleccionar a los proveedores que más se ajusten a tus necesidades; una de las formas más rápidas para hacerlo es vía online.

En este sentido, “Calzados” encuentra proveedores de materias primas para la producción del calzado sin costo ni compromiso; ahorrando tiempo y dinero.

Es decir, ¡Evitarás gastos extras!

También, es importante visitar las sedes de los proveedores, con el fin de conocer cómo trabajan, que ofrecen, y la calidad de los productos.

4.- Solicita una cotización

Puedes solicitar una cotización sin compromiso o preguntarles a los proveedores las dudas sobre las materias primas o los insumos.

Cuando solicites la cotización, ten en mente tu presupuesto; que tus recursos sean acordes para pagar los insumos o productos que necesitas.

Además, verifica la vigencia de dicha cotización de manera que conozcas el tiempo que tienes disponible para hacer el pedido y los pagos correspondientes.

Estas cotizaciones te servirán para actualizar los costes de los productos o servicios.

Por ejemplo, Laura Castillo dueña del emprendimiento “Calzados” utiliza una plantilla muy sencilla que le permite visualizar los costes por productos según las cotizaciones de los proveedores.

¿Cómo gestionar el proceso de compras en una empresa? 1
Listado de materiales a comprar

Con esta técnica sencilla ya puedes tener una idea de cuál es la cotización más adecuada para tu negocio, ¡aplícala todo el tiempo, te servirá para la toma de decisiones!

¿Cómo vamos hasta aquí?

5.- Elige la mejor oferta al gestionar el proceso de compras

De hecho, hazla en función de las especificaciones técnicas, el precio, la disponibilidad y la calidad.

En nuestro ejemplo, “Calzados” seleccionó al proveedor N.º 1 por ser el que satisface, según la cotización, las necesidades de la fábrica de calzados…

Por supuesto, Laura tomó en cuenta los aspectos de calidad, costes y plazos de entrega.

Cumpliendo así con los requerimientos de la empresa.

6.- Haz la compra como parte de gestionar el proceso de compras

Después de escoger tu mejor opción, realiza la compra.

En este sentido, crea un contrato donde se plasmen por escrito todas las condiciones acordadas: detalles, precios, forma de pago y tiempo de entrega de los insumos.

Además, debe contener los datos del vendedor, la cantidad y las condiciones de calidad, fechas y observaciones pertinentes.

De esta forma, estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido.

7.- Verifica la entrega de los productos o servicios

En este punto, Laura al recibir la materia prima en su fábrica de calzados revisa de forma minuciosa el pedido; es decir, verifica que todo esté completo y cumpla con los requisitos exigidos por la empresa.

Así, que recuerda verificar y validar la calidad de los productos o servicios que estás comprando; evitarás perdidas y podrás cambiar a tiempo la mercancía que no cumpla con las especificaciones.

8.-  Haz el pago al proveedor al gestionar el proceso de compras 

Continuando con nuestro ejemplo, la empresa “Calzados” hace el pago al Proveedor N.° 1, por medio de transferencia bancaria.

Por ello, te recomiendo que te informes sobre las formas de pagos que acepta el proveedor, así como también el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.

Además, ten en cuenta que puedes realizar el pago total (o parcial, según lo acordado con el proveedor); debes notificarlo ¡y listo!

9.- Chequea la factura

Por último, para que no incurras en pagos o gastos extras verifica la factura, que todo esté en regla; y, si está en orden, ¡archiva en los documentos!

Define un proceso para comprar con disciplina en tu negocio

Cuando defines el proceso de compras en tu empresa ¡reduces los costos y obtienes flexibilidad!

En primer lugar, una buena forma de hacerlo es tomando en cuenta, en primer lugar, la necesidad de un producto o servicio y terminando el ciclo cuando se le paga al proveedor lo que suministró.

Es importante destacar que, si llevas un control de las compras de los insumos y materias primas, podrías estimar tus costos según la realidad de tu negocio.

Por lo que, esto te llevaría a fijar precios adecuados para la rentabilidad de tu pyme, y tendrás la tranquilidad de la buena salud financiera de tu negocio.

Pero antes, debes saberlo siguiente:

1.- Haz un seguimiento constante de tus inventarios

Al mantener un monitoreo continuo de tu inventario podrás saber que insumos y consumibles se te acaban más rápido, para su re-abastecimiento inmediato.

Por ejemplo, si tienes una empresa de producción sabrás si posees la materia prima necesaria para seguir con el proceso productivo; evitando alguna afectación a la empresa o con tus clientes.

2.- Gestiona de forma correcta tus proveedores

Después que hayas establecido un plan anual de compras tendrás la opción de ver si necesitas nuevos proveedores para productos que no hayas adquirido antes.

Además, podrás establecer las condiciones comerciales en cuanto a calidad de los productos e insumos, plazos de entrega, servicio post venta.

Recuerda, que debes gestionar y buscar un buen proveedor, de esta forma, garantizas el éxito de tu empresa en el tiempo.

A continuación, te presento un ejemplo de una empresa que gestiona el proceso de compras de manera disciplinada; una tienda que distribuye y vende chocolates, “La casita de Mía”.

Proceso de compras en una empresa de distribución y ventas

María Valentina Arias es la propietaria y lleva la dirección de la mini-tienda “La casita de Mía” que distribuye chocolates, y funciona en un pequeño local de un centro comercial bien concurrido.

María Valentina, debe mensualmente hacer los pedidos de los diferentes tipos de chocolates.

Para ello, 2 veces a la semana está actualizando el inventario de los productos que distribuye, como son:

  • Bombones.
  • Chocolates para cobertura y fuentes.
  • Chocolatinas.
  • Tabletas de chocolate.

De esta manera, tiene al día la cantidad y el volumen de pedidos a realizar.

Al respecto, contacta a los proveedores y solicita la cotización de forma gratuita.

María Valentina definió su proceso de compras de la siguiente manera:

Proceso de Compras

Tareas:
  1. Crear las solicitudes de órdenes de compras de los tipos de chocolates.
  2. Verificar el flujo de aprobación de presupuesto.
  3. Enviar la orden de compras a los proveedores.
  4. Comparar las cotizaciones recibidas para escoger la que mejor se adapte al presupuesto de “La Casita de Mía”
  5. Establecer un cronograma de las cuentas por pagar, para no pasar por alto ningún pago a los proveedores.
  6. Hacer los pagos correspondientes y llevar un control de los gastos en tiempo real.

De igual forma, las tareas del proceso de compras fueron plasmadas en un mapa de procesos, para su seguimiento y control.

Observa la siguiente imagen:

Proceso de compras en una empresa de distribución.
Ejemplo del mapa de procesos de una distribuidora, con detalle del “proceso de compras”.

Si deseas conocer casos exitosos en la gestión del proceso de compras, te invito a consultar los posts:

Conclusiones

En resumen, el proceso de compras en una empresa está referido a la mejor forma de optimizar los recursos para adquirir los insumos y servicios, y así garantizar la producción y prestación del mismo.

Además, los pasos claves que debes seguir para gestionar el proceso de compras de forma eficiente y óptimo son los siguientes:

  1. Identifica las necesidades de compras que tiene tu empresa.
  2. Recauda la información de los insumos y de los proveedores.
  3. Evalúa y elige a los proveedores más adecuados.
  4. Solicita una cotización.
  5. Selecciona la mejor oferta.
  6. Realiza la compra.
  7. Verifica la entrega de los productos o servicios.
  8. Efectúa el pago al proveedor.
  9. Chequea la factura. 

Además, al momento de hacer las compras para tu empresa, presta especial atención a los contratos que estarás haciendo; sobre todo a las especificaciones técnicas, cantidad, precio y el plazo de entrega.

Recuerda que debes buscar un buen proveedor, de esta forma, garantizas el éxito de tu empresa en el corto y mediano plazo.

De ahí que una eficiente gestión ha de orientarse en optimizar los costes de los pedidos, tener el stock vital y qué cantidades deben solicitarse a los proveedores.

Por consiguiente, mantendrás la continuidad en el abastecimiento de tu empresa.

En fin, si llevas un buen control de las compras de los insumos y materias primas, podrías estimar tus costos según la realidad de tu negocio; esto te llevará a fijar precios adecuados para la rentabilidad de tu pyme.

Y, tendrás la tranquilidad de una buena salud financiera para tu negocio.

Manos a la obra, ¡Mejora y optimiza el proceso de compras de tu empresa!.

¡Planifica el buen desarrollo de tu negocio!

Gracias por leernos.  

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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