¿Cómo gestionar el proceso de compras en una relojería?

¿Precisas conocer cómo gestionar el proceso de compras en una relojería y mejorar la forma de hacer las compras?

En este post, entenderás los pasos que debes seguir para que puedas comprar, de forma eficiente y correcta, los productos e insumos y alcanzar los objetivos de rentabilidad en tu relojería.

Además, sabrás cómo planificar de forma apropiada las compras en tu empresa de venta y servicios.

¡Presta atención!, al siguiente al contenido:

  • Conoce la forma correcta de comprar en una relojería.
  • 9 pasos clave en el proceso de compras en una relojería.

Iniciemos…

Conoce la forma correcta de comprar en una relojería

Primero, toma en cuenta las siguientes interrogantes cuando vayas a gestionar el proceso de compras de tu relojería; estas son:

  • ¿Cuáles son los productos o insumos que necesitas para vender y ofrecer los servicios en tu relojería?
  • ¿Cuánto necesitas? Recuerda que la cantidad estará subordinada al servicio que prestas y a las áreas que desarrolles en tu relojería.
  • ¿Qué productos te están suministrando?
  • ¿Cuándo debes recibir los productos comprados?
  • ¿Cómo será la vía de entrega? Comprueba que el manejo de los insumos se realice con óptima calidad.

También, ten en cuenta el tamaño de tu empresa en que etapa te encuentras.

Por ejemplo, si te encuentras en la etapa de puesta en marcha o en funcionamiento irregular debes tener en cuenta los objetivos financieros, la rentabilidad y la relación con los egresos que implican las compras.

Por ello, te recomiendo ver el siguiente vídeo de gestión por etapas de las empresas, te ayudará en cómo dirigir los procesos.

Descubre que herramientas debes utilizar para tu negocio, cómo la puedes evaluar, y que método de gestión implementar para seguir creciendo.

Además, el trabajo se centra en comparar precios para encontrar la mejor opción en el mercado; sin renunciar a la calidad, que es prioridad en tu relojería.

En este sentido, es bueno que gestiones de forma correcta tus proveedores; es decir, establece las condiciones comerciales en cuanto a la calidad, precios y plazos de entrega.

También, busca visitar sus instalaciones y verifica los productos que ofrecen; así podrás escoger tú mismo lo que requieras.

Ahora mismo, te listaré los pasos clave que te ayudarán a mejorar las compras en tu relojería.

9 pasos clave en el proceso de compras en una relojería

Esta ruta a seguir hará que sea más efectivo y gestiones de forma óptima el proceso de compras.

Pero, la mejor forma de describir los pasos clave, es por medio del día a día de una empresa de tu área, me refiero a la relojería “Nine OꞌClock”.

Eso sí, antes te contaré la experiencia de esta empresa:

¡Fíjate!

“Nine OꞌClock” se especializa en la venta de relojes electrónicos, digitales y de pared.

Así mismo, ofrece servicios de desmontaje y reparación de piezas dañadas de relojes.

Desde el inicio de su fase de puesta en marcha, sus propietarios los hermanos Lucia y Juan Ferrer se encargan de ofrecer a su clientela una atención excepcional.

Actualmente la relojería se encuentra en la etapa de crecimiento inestable; es decir, ya inició la facturación y sus dueños llevan la gestión y administración del negocio.

Los pasos que te muestro en la siguiente imagen, aplicados por la empresa “Nine OꞌClock” te servirán de guía para la gestión de las compras en tu relojería.

¡Presta atención!

Pasos para gestionar el proceso de compras de tu relojería.
Pasos para gestionar el proceso de compras de tu relojería.

Te explico la ruta del proceso de compras en una relojería:

1.- Establece las necesidades de compras que tiene la relojería.

Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con los servicios que ofreces en tu relojería.

Te recomiendo que hagas un control semanal de los inventarios y de los insumos que requieres.

Sin embargo, todo dependerá del tamaño de la relojería, el volumen de compras y las áreas que debas cubrir.

Por ejemplo, en “Nine OꞌClock” se elabora una lista detallada de los insumos y materia prima que usan en la prestación de servicios.

Además, de los productos que venden; así llevan un control y seguimiento de la cantidad de productos que les hace falta y requieren adquirir.

Esta sencilla práctica les ayuda a tomar decisiones a tiempo de qué deben comprar y cuándo lo deben hacer.

2.- Diseña una base de datos de tus proveedores y de los insumos

Al respecto, “Nine OꞌClock” reúne las especificaciones técnicas de las piezas de relojería, el tipo de metal o piedra, la cantidad que requiere para la reparación de los modelos de relojes y piezas artesanales.

Además, asigna códigos para los repuestos de relojería y modelos de reloj; por ejemplo: “reloj de muñeca para dama” (NOR-001), “reloj de muñeca para caballero” (NOR-0002), pasadores para correas (NOR-003).

¿Cómo debes recaudar la información? 

Te recomiendo que lleves de forma automática el proceso de compras; lo puedes hacer a través de un software de gestión, como Platzilla.

También, por cada proveedor guarda y actualiza los datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.

Esto te permitirá ahorrar tiempo y dinero, así como también, te ayudará a tener mayor orden dentro del área de compras.

Y, ¿por qué no? Puedes llevar un registro físico de tu base de datos.

3.- Analiza y escoge a los proveedores más adecuados

Por ejemplo, “Nine OꞌClock” evalúa en su proceso de compras a 2 proveedores.

En este aspecto, la tarea se refiere a comparar los precios y estudiar la calidad de los insumos y productos; de manera de elegir la mejor opción del mercado.

Además, de conocer acerca del desempeño de los proveedores y así seleccionar el que más se adecue a tus requerimientos.

En este sentido, una de las vías más rápidas para hacerlo es vía online.

Por ejemplo, “Nine OꞌClock” consigue en Internet proveedores de los insumos y productos para la venta y prestación del servicio; ahorrando en la logística y a la vez economizan tiempo y dinero.

Otra alternativa es visitar las sedes de los proveedores, con el propósito de conocer la calidad de los insumos que ofrecen.

Ahora, si eres tú el que llevas las compras de forma directa evalúa los precios y haz un seguimiento y control de las tareas; vela por una buena relación comercial con los proveedores.

4.- Solicita una cotización

Pide las cotizaciones necesarias a los proveedores y aclara las dudas sobre las piezas o insumos que estás requiriendo.

Cuando solicites la cotización asegura que tu presupuesto cubra las compras de los productos que necesitas.

Otro punto que debes prever es la vigencia de la cotización para que conozcas el tiempo que tienes disponible para hacer el pedido y los pagos respectivos.

Además, con las cotizaciones podrás actualizar los precios de los productos.

En el caso de “Nine OꞌClock” manejan una plantilla muy sencilla que les permite visualizar los costes de las piezas y modelos de reloj; según las ofertas dadas por los proveedores.

¿Cómo gestionar el proceso de compras en una relojería? 1
Ejemplo de lista de compras de una relojería.

Con esta herramienta sencilla puedes llevar el control de los insumos a comprar para tu relojería.

¡Te ayudará a la toma de decisiones!

¿Qué te parece?

5.- Selecciona la mejor oferta

Por supuesto, escoge la opción que cumpla con las especificaciones técnicas, el mejor precio, la disponibilidad y la excelente calidad de los productos.

En nuestro ejemplo, “Nine OꞌClock” seleccionó la mayoría de los insumos ofrecidos por el proveedor N.° 2, excepto los dos primeros productos que fueron escogidos al proveedor N.° 1; por tener mejores precios y excelente calidad de los productos.

Es una buena táctica que puedes aplicar para que ahorres en tu negocio.

6.- Realiza el pedido o la compra

Después que hayas analizado y decidido tu mejor oferta haz la compra, así ganarás tiempo y tendrás a tiempo los productos en tu relojería.

Toma en cuenta, solicitar por escrito las condiciones acordadas de la compra; como las especificaciones, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega de los productos.

Además, que incluya datos del vendedor, plazos de entrega, cantidad y las condiciones de calidad; y observaciones de ser necesario.

De esta manera, protegerás a tu empresa en caso de que haya alguna situación al momento de recibir tu compra.

7.- Verifica la entrega de los productos

Al respecto, asegura de que el pedido esté completo y cumpla con los requisitos exigidos por tu empresa.

Que se cumpla con los términos de calidad.

8.- Realiza el pago al proveedor a tiempo

Te recomiendo que te informes sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor, así como también la forma, el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.

Así tendrás una buena interacción con tu proveedor.

9.- Chequea y archiva la factura

Por último, para que no incurras en pagos extras confirma que todos los datos de la factura estén en orden; y, si cumple ¡guarda en los archivos!

 Conclusiones

Para cerrar, ya sabes que el proceso de compras en una empresa está referido a una serie de pasos que debes aplicar para adquirir las piezas de relojería y la mercancía y así garantizar la prestación del servicio o la venta.

La ruta que debes seguir para comprar de forma correcta, eficiente y óptima es la siguiente:

  1. Establece las necesidades de compras que tiene la relojería.
  2. Diseña una base de datos de tus proveedores y de los insumos a comprar.
  3. Analiza y escoge a los proveedores más adecuados.
  4. Solicita una cotización.
  5. Selecciona la mejor oferta.
  6. Realiza el pedido o la compra.
  7. Confirma los productos durante la entrega.
  8. Realiza el pago al proveedor a tiempo. 
  9. Verifica la factura.

Además, es indispensable que conozcas a tus proveedores; los productos que les estás comprando, la calidad, precios para que escojas la mejor opción.

Y, recuerda que, al tener un buen proveedor que supla los requerimientos de tu relojería, garantizarás el éxito de tu empresa en el corto y mediano plazo.

Por ello, ¡mejora y optimiza el proceso de compras de tu relojería!

Así evitarás la improvisación al momento de comprar tus productos; y que haya escasez en tus inventarios.

Gracias por leernos. 

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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