Proceso de compras en un hostal ¿Cómo gestionarlo?

¿Necesitas gestionar de forma debida el proceso de compras en un hostal?

Pues, en esta entrega encontrarás la vía más eficiente para hacerlo.

Además, sabrás los pasos que debes seguir para que puedas adquirir, los productos e insumos necesarios para conseguir las metas de tu hostal.

Por otro lado, conocerás cómo planificar y ser disciplinado en el proceso de compras en tu empresa de servicios, aplicando los pasos de manera correcta.

Fíjate, en el contenido que te servirá de guía:

  • Descubre la manera correcta de comprar para un hostal.
  • 9 Pasos clave en el proceso de compras para un hostal.

Y, recuerda que, cuando planificas tendrás el control de tus compras.

¡Iniciemos con el tema!

Conoce la forma correcta para comprar en un hostal

Para optimizar y mejorar el proceso de compras de tu hostal, debes aprender a comprar de forma correcta y llevar un buen control en la adquisición de insumos y productos para prestar tus servicios.

Entonces, es bueno que te hagas las siguientes preguntas:

  • ¿Qué compras se realizan cada mes? 
  • ¿Cuáles son los insumos más importantes para asegurar la prestación de servicios? 
  • ¿Quién autoriza esas compras?
  • ¿Qué información es indispensable?
  • ¿Cuál es el método y plazo de pago?

Con estas preguntas en mente, ya tienes una idea de que debes considerar para mejorar las compras en tu empresa.

Adicional, debes tener en cuenta los objetivos financieros, la rentabilidad y la relación con los egresos que implican las compras.

Más aún, si eres dueño de una pequeña o mediano hostal y estás en la etapa de puesta en marcha o en funcionamiento irregular.

Por esto, te recomiendo ver el siguiente vídeo donde conocerás cómo gestionar la empresa por etapas.

Descubre las herramientas que debes utilizar para tu negocio, cómo lo puedes evaluar, y que método de gestión implementar para seguir creciendo

También, debes cuidar la calidad de los productos en la adquisición de tus insumos; además, el lugar y el tiempo apropiado.

De esta forma garantizarás la prestación del servicio en tu hostal.

Asimismo, al gestionar de forma debida el proceso de compras de tu hostal, ahorrarás tiempo, dinero y aumentarás el flujo de efectivo en tu negocio.

Ahora, para optimizar las compras en tu hostal te enseñaré los pasos que debes seguir.

9 Pasos clave en el proceso de compras de un hostal

En este sentido, usaré como ejemplo práctico la experiencia del hostal “Sueño & Descanso” en su proceso de compras.

Por ahora, conocerás un poco de este hostal…

“Sueños & Descanso” es un hostal que está localizado en las afueras del aeropuerto de Ciudad de México.

Ofrece servicio de alojamiento, transporte y desayuno.

Consta de instalaciones cómodas y tranquilas que proporcionan descanso y un sueño reparador a los clientes viajeros que demandan una conexión aérea.

Por ello, el objetivo de gestionar las compras en esta empresa es mantener el excelente servicio que ofrece el hostal.

Es más, a través de la adquisición de los insumos y productos de la mejor calidad.

Al respecto, el departamento de compras mantiene definidos los stocks tanto mínimos, máximos y de seguridad de los insumos de cada área del hostal.

Así evitan la situación de hacer pedidos de forma imprevista.

¡Presta atención!

Pasos para gestionar el proceso de compras de tu hostal.
Pasos para gestionar el proceso de compras de tu hostal.

 

Te describo los pasos del proceso de compras en un hostal:

1.- Establece las necesidades de compras

En primer lugar, identifica que insumos te hacen falta para cumplir con la prestación del servicio del hostal.

En particular, en “Sueño & Descanso” elabora una lista detallada de los insumos y materiales necesarios para la prestación de servicio; esto les permite tener un control detallado lo que le hace falta.

Una de las necesidades de “Sueño & Descanso” es mantener, por ejemplo, el stock de los complementos de baño y productos de limpieza, dos insumos básicos  para la prestación de servicio.

2.- Recaba los datos de los proveedores y de los productos

Te sugiero que automatices el proceso de compras de tu hostal; hazlo a través de un software de gestión, como Platzilla.

Te ayudará a tener mayor orden dentro del área de compras y a ahorrar tiempo y recursos, tendrás una base de datos con toda la información importante de tus productos y proveedores.

Además, puedes llevar un registro manual para guardar los datos básicos de cada proveedor, como por ejemplo: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.

Para lograr que tu hostal se distinga como una empresa de calidad y tengas una base sólida de clientes, asegúrate que tu proveedor tenga la capacidad para suministrar los insumos a la fecha, con calidad, cantidad y condiciones acordadas.

3.- Haz una evaluación y elige a los proveedores más adecuados

Te recomiendo que mires tres o más proveedores.

Por ejemplo, “Sueños & Descanso” evalúa a tres proveedores.

Aquí, se comparan los precios de los insumos para encontrar la opción más adecuada; eso sí, considera en todo momento la calidad de los productos.

Indaga y selecciona a los proveedores que cumplan con las necesidades presentes en tu hostal.

Una de las vías más activa para buscar información y precios es vía online.

De esta forma, ¡ahorrarás en tus compras!

Asimismo, te sugiero visitar las sedes de los proveedores, con el propósito de que observes cómo trabajan y que conozcas lo que ofrecen.

4.- Pide una cotización

Te ayudarán para renovar los costes de los insumos.

Recuerda verificar el tiempo de duración de la cotización, así sabrás el tiempo que tienes para ejecutar las compras y los pagos.

En nuestro caso, “Sueño & Descanso” maneja un listado de los insumos básicos a comprar en el hostal.

¡Fíjate!

Observa la siguiente imagen:

Proceso de compras en un hostal ¿Cómo gestionarlo? 1
Ejemplo de relación de compras para un hostal.

Esta técnica te ayudará a la hora de tomar decisiones, y podrás escoger cuál es la oferta que se ajusta a tu presupuesto.

¿Qué te parece?

5.- Escoge la mejor oferta

Después de evaluar las cotizaciones elige la que cumpla con los requerimientos de tu hostal; toma en cuenta el precio y la disponibilidad; así como la calidad.

En este caso, “Sueño & Descanso” seleccionó productos a cada proveedor; tomando en cuenta los precios ofrecidos por cada uno y la calidad de los insumos.

6.- Efectúa la compra

Realiza la compra de los insumos que requieres.

Al respecto,  establece un contrato donde aparezca por escrito todas las condiciones acordadas, especificaciones, precios, forma de pago y tiempo de entrega de los insumos a comprar.

Además, que incluya los datos del vendedor, cantidad y condiciones de calidad, fecha y observaciones de ser necesario.

Así, resguardarás tu hostal en caso de que exista algún inconveniente al momento de recibir tu compra.

7.- Comprueba el estado de los insumos en la entrega

Al momento de la entrega, verifica y examina cada uno de los insumos que te entregue el proveedor.

Así garantizas que el pedido esté completo y cumpla con las condiciones de cantidad y calidad establecidas por tu empresa.

8.- Ejecuta el pago al proveedor

Te recomiendo que te informes sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor: forma, el plazo y el precio de envío.

De esta forma, estarás al día con el pago al proveedor.

Notifica el pago ¡y listo!

9.- Verifica la factura

Por último, ¡verifica la factura!, que todo esté en orden; así no caerás en gastos extras.

Luego, ¡archiva en los documentos!

Conclusiones

En resumen, en este entrega una forma fácil y correcta de hacer las compras de los insumos para prestar el servicio en tu hostal.

Igual, te planteé ciertas interrogantes que te ayudarán en optimizar las compras y garantizar la prestación del servicio en tu empresa.

Además, te describí la ruta que debes seguir para un proceso de compras óptimo; la cual consiste en 9 pasos claves:

  1. Establece las necesidades de compras.
  2. Prepara una base de datos de los proveedores y de los insumos
  3. Evalúa  y elige a los proveedores más adecuados.
  4. Pide una cotización.
  5. Escoge la mejor oferta.
  6. Efectúa la compra.
  7. Comprueba el estado de los insumos al momento de la entrega.
  8. Ejecuta el pago al proveedor.
  9. Verifica la factura. 

En resumen, ten en cuenta que para gestionar las compras de forma correcta y disciplinada de los insumos de tu hostal es indispensable que conozcas a tus proveedores.

De esta manera, sabrás qué ofrecen, cómo, cuándo lo entregan y muy importante, la calidad de sus productos.

Además, verifica tus inventarios para que así sepas cada cuánto tiempo debes hacer las compras respectivas.

¡Planificarás mejor tus compras!

No olvides que, al tener un buen proveedor que supla las necesidades con calidad, y donde tu empresa sea un cliente fiel, garantizarás el éxito de tu hostal en el corto y mediano plazo.

Al respecto, ¡Mejora y optimiza el proceso de compras de tu hostal!

Así evitarás imprevistos al momento de comprar tus insumos; y que haya escasez en tus inventarios.

Gracias por leernos. 

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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