Eficiencia y eficacia en mipymes. Claves que debes conocer.

. May 30, 2019.

Comenzamos por precisar que los términos eficiencia y eficacia no son sinónimos. ¡Seguro que lo tienes claro! Estos 2 conceptos son muy valorados en las mipymes, cuando el empresario tiene en mente la productividad y la mejora continua.

En esta entrega haremos la distinción de los 2 términos, pero con hincapié en la eficiencia. En particular, por ser un “estado” que toda mipyme debe buscar y mantener. Todas sin excepción y sin importar su tamaño o área de negocio.

La eficacia es un concepto que hace referencia a la capacidad de lograr el “efecto” previsto. Mientras que la eficiencia implica la capacidad de lograr un objetivo o el “efecto”, con el mínimo de recursos posibles.

Dicho en otras palabras, la eficacia se reduce al fin o a la meta prevista, mientras que la eficiencia implica la optimización del uso de los recursos disponibles para tal fin.

Eficiencia y eficacia en mipymes. Claves que debes conocer.
Eficiencia y eficacia en mipymes. Claves que debes conocer.

Todos conocemos la expresión: “se puede ser eficiente sin ser eficaz y del mismo modo, es posible ser eficaz sin ser eficiente”. En la práctica, debemos buscar una combinación de ambas cualidades. Es decir, ser eficientes y ser eficaces.

Diferencia entre eficiencia y eficacia

Si nos basamos en la Real Academia de la Lengua Española, tenemos que:

  • Eficacia es la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”.
  • Eficiencia es la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”.

Pero en el sector empresarial, ser eficaz y eficiente tiene connotaciones un poco distintas. Aunque ambos términos hacen referencia al logro de metas, la diferencia podríamos centrarla en cómo se alcanzan las mismas.

Por ejemplo, en nuestra empresa podemos decir que un colaborador es eficaz cuando cumple con un objetivo en un tiempo previsto. Pero será además eficiente, si alcanza la meta utilizando un mínimo de recursos sin sacrificar la calidad del resultado.

Otro ejemplo es el siguiente: una empresa que fabrica mesas será eficaz si sus 3 empleados logran cada día el mínimo de productos establecidos (“x” cantidad). En cambio, la empresa será eficiente si logra ese mínimo de productos por día, empleando solo 2 colaboradores.

El mayor o menor nivel de eficacia y de eficiencia dependerá de la referencia que tomemos
El mayor o menor nivel de eficacia y de eficiencia dependerá de la referencia que tomemos…

Por otro parte, es importante entender con los ejemplos dados que los conceptos son relativos. Es decir, que el mayor o menor nivel de eficacia y de eficiencia dependerá de cómo es la referencia que tomemos.

En tal sentido, tener métricas y comparar períodos similares permitirá precisar si somos o no más eficientes y eficaces.

¿Cómo lograr la eficiencia en las mipymes?

Cuando un empresario tiene como propósito alcanzar el funcionamiento óptimo o la expansión de la mipyme, debe ocuparse de la excelencia empresarial. Y esta se alcanza a través de la eficiencia. En particular, buscando un equilibrio apropiado con su par, es decir, con la eficacia.

Para lograr este propósito debemos buscar el compromiso de los colaboradores y asegurar el desarrollo armónico de las áreas funcionales. Por lo tanto, debemos considerar:

  • El desarrollo de las competencias de los colaboradores.
  • Mejorar las interacciones y generar confianza en el equipo.
  • Lograr el compromiso de todo el equipo. Esto es fundamental en empresas que basan su actividad principalmente en el talento humano. Por ejemplo, en empresas de servicios.
  • Asegurar un buen diseño de la estructura organizacional y crear las áreas funcionales con base en procesos definidos.
  • Definir con claridad el modelo de colaboración, los roles y la gestión de la información. Así como asegurar una excelente gestión del tiempo.

Es necesario precisar que estos elementos evolucionan mientras la empresa pasa por las etapas, razón por la que cobran “intensidad” según el avance.

¿Cómo lograr la eficiencia en las mipymes?
¿Cómo lograr la eficiencia en las mipymes?

En fin, una empresa alcanza la excelencia cuando se ocupa de ser eficiente, haciendo un uso óptimo del tiempo y de los recursos que se destinan para lograr los objetivos.

@Gestionar Fácil

Claves de la eficiencia empresarial

Para garantizar el éxito de una empresa son necesarios factores como el rendimiento y la productividad. Pero debemos distinguir que una cosa es alcanzar un nivel determinado y otra es mantenerlo.

En tal sentido, el mantenimiento de ese nivel será el resultado de las buenas decisiones y del trabajo disciplinado que se realice día a día. Es claro que implica un esfuerzo que involucra a todo el equipo, que debe estar comprometido.

Por lo tanto, la improvisación y la falta de control quedan fuera de este juego. Es decir, la eficiencia empresarial demanda colaboradores competentes, que aporten valor en una cultura sostenible. Desarrollar procesos y definirlos, creando buenos hábitos en la aplicación de prácticas, son parte de las claves de la eficiencia.

Por otro lado, todo esto da pie para la creación de las condiciones óptimas que garantizan la satisfacción de todos los involucrados: colaboradores, clientes, proveedores y toda la red de contactos que tengamos.

Atributos de empresas eficientes

Si necesitamos precisar cuándo una empresa es eficiente, podemos apoyarnos en los siguientes atributos que le son comunes:

  • Crean valor y generan riqueza, lo que se traduce en calidad de vida para todos los involucrados.
  • Formulan de manera clara los objetivos, asegurando que los planes de acción estén siempre alineados.
  • Desarrollan las actividades con base en procesos definidos y apoyados en herramientas de gestión.
  • Aplican prácticas para asegurar la satisfacción de las necesidades y  expectativas de sus clientes. Escuchan en forma “activa” al cliente.
  • Fomenta la motivación de los colaboradores por el aprendizaje.
  • Gestionan el talento humano como el principal activo de la empresa.
  • Aplican planes de mejora continua, lo que forma parte de la cultura de la organización.

Todo esto puede “sonar” sencillo o fácil, pero sabemos que no lo es. Es un reto lograr que nuestra empresa evidencie los atributos indicados, y más aún, mantenerlos.

Por ejemplo, puede ocurrir que una empresa alcance un nivel alto de madurez o un funcionamiento óptimo. Sin embargo, esto puede cambiar en cualquier momento por la dinámica del sector, por la competencia o porque el propio equipo deja de actuar en forma proactiva. Hay casos en que el empresario y el equipo se quedan en la zona de confort. ¡Nada más peligroso que eso…!

Es un reto lograr que la empresa evidencie atributos de calidad
Es un reto lograr que la empresa evidencie atributos de calidad

En tal sentido, cuando una empresa alcanza la eficiencia, es prioridad ejecutar acciones para mantenerla y seguir creciendo. Y como hemos señalado varias veces, el compromiso de todas las partes es necesario.

“La eficiencia empresarial no depende del número de horas trabajadas, sino del aprovechamiento que se haga de cada una de ellas, con base en una buena planificación”.

WorkMeter.

¿Cómo calcular la eficacia y eficiencia?

Existen diversos criterios para obtener medidas de eficacia y eficiencia. Una forma de definir estas métricas es la siguiente:

  • Eficacia = (Resultado real / Resultado esperado)

La eficacia es simplemente la comparación entre lo alcanzado y lo esperado. A mayor valor de eficacia, mayores serán los esfuerzos y el grado de dificultad afrontado. Sin embargo, no es una relación simple y lineal.

  • Eficiencia= ( Rr / Re )
  • Rr = [ Resultado real / (coste real x tiempo real) ]
  • Re = [ Resultado esperado / (coste esperado x tiempo esperado) ]

En el caso de la eficiencia, el resultado involucra variables críticas como son el coste y el tiempo real, utilizado para la ejecución de la meta deseada. Por supuesto, la relación de estas variables con el resultado es inversa. Mientras menos tiempo y dinero se consuman para obtener el resultado esperado, mejor será el desempeño.

Además, mientras más cantidad de “resultados” se obtenga por unidad de tiempo y de coste, también se estará en una situación de mayor eficiencia.

El cociente de ambos valores (Rr / Re) debería ser el más alto posible, lo cual sucederá siempre que el valor alcanzado o real sea mayor que el valor esperado o estimado. ¿Cómo interpretamos entonces si el resultado (Rr / Re) fuera menor que 1?

Para finalizar:

En muchos casos el empresario o gestor no va más allá de asegurar que sus colaboradores asistan y permanezcan en sus puestos de trabajo. ¡Pero no mide! En este caso, es muy probable que el equipo solo esté haciendo lo mínimo necesario y nada más. Por lo tanto la empresa no es eficiente.

No solo se trata de alcanzar la productividad, hay que mantenerla...
No solo se trata de alcanzar la productividad, hay que mantenerla…

Por otra parte, un empresario debe saber que la productividad se basa en, al menos, 3 aspectos:

  • El aprovechamiento del tiempo.
  • La calidad de la tarea y de los productos/servicios.
  • Una eficiencia empresarial favorable.

Para aumentar la productividad debemos entonces fijarnos en los siguientes elementos:

  • Tomar conciencia de que existen ladrones de tiempo.
  • Tener procesos de gestión y de mejora continua, con claros criterios de productividad.
  • Disponer de un software de gestión que permita obtener métricas, según un sistema de indicadores propio.
  • Implementar una estructura funcional que asegure la gestión de la comunicación, la autonomía de los colaboradores y la transparencia de la gestión.

¡Muchas gracias por leernos!

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