Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?

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Una preocupación común en los gestores y empresarios radica en la incertidumbre de no saber con certeza cómo va la marcha de su negocio. Por ello, es común que recurran a consultores buscando apoyo. En este caso, lo que suele ocurrir es que les ofrezcan un diagnóstico empresarial. En tal sentido, nuestra recomendación es que antes de contratar a un experto, el empresario realice su propio diagnóstico. ¡Bienvenidos(as)!

Este es el caso de la Fábrica V&C, comentado en el artículo: ¿Cómo crear una empresa?. Sus dueños, Valentina y Carlos, se preguntaban con frecuencia cómo iría realmente la fábrica. Tenían claro que el margen entre ingresos y costes+gastos era muy pequeño, a pesar de tener una producción que iba en aumento.

El artículo de hoy no pretende «sustituir», de ninguna manera, al consultor o experto en organizaciones empresariales. El propósito es dar pautas sencillas para que, a partir de preguntas claves, respondas en qué etapa está tu empresa. Y en particular, para que tengas claro que las áreas como mercadeo y ventas, producción y operaciones o el área de talento humano, las puedes diagnosticar.

Si conoces nuestro blog sabrás que en diversos artículos hablamos de 12 áreas funcionales, que pueden estar presentes en una empresa exitosa. Es decir, en organizaciones que han alcanzado el funcionamiento óptimo.

Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?
Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?

Herramienta clave: diagnóstico empresarial

Podemos decir, en este punto, que las empresas también se “enferman”, por lo que requieren atención para que sigan creciendo de manera sana. Por tal motivo, debemos aprender a diagnosticarlas. Y para ello, una herramienta básica es el diagnóstico empresarial.

Sin duda, todo diagnóstico bien realizado brindará “luz” sobre las causas y sobre qué hacer para trazar una ruta hacia la mejora. Y una de las primeras acciones que debemos realizar es precisar en qué etapa está nuestra empresa. Repasemos las etapas que identificamos y por las que pasa toda empresa que alcanza el éxito:

  • Etapa 1. La idea de negocio (actividad clave: evaluar).
  • Etapa 2. Puesta en marcha (actividad clave: sobrevivir).
  • Etapa 3. Funcionamiento regular (actividad clave: ¡facturar!)
  • Etapa 4. Funcionamiento estable (actividad clave: delegar).
  • Etapa 5. Funcionamiento óptimo (actividad clave: incorporar herramientas de gestión).
  • Etapa 6. Expansión o traspaso (actividad clave: pedir asesoramiento).
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito
Etapas por las que pasa una empresa en su camino del éxito

Diagnóstico empresarial: ¿En qué etapa está tu pyme?

La etapa de la idea de negocio es muy clara. Allí aún no tenemos una empresa. Esta debe ser objeto de evaluación para conocer su viabilidad, antes de ponerse en marcha. Es típico en emprendedores entusiastas poner en marcha la idea sin evaluarla, lo que representa un gran riesgo. Es claro que la necesidad de una evaluación en detalle dependerá en parte del tipo de emprendimiento.

Al respecto, compartimos un artículo para que conozcas una forma de clasificar las ideas de negocio. Esta clasificación sugerirá qué tanto debemos evaluarla antes de ir a la puesta en marcha. Artículo: Clases de emprendimiento según la matriz animal.

Es claro que cuando la idea implica un alto riesgo, lo sensato es realizar una evaluación exhaustiva. Si es posible, hacer prototipos y validarlos para decidir, lo más temprano posible, si se continúa o no con la idea de negocio, evitando incurrir en costes o gastos.

Diagnóstico Empresarial: Debes saber en qué etapa estás
Evaluar la idea es clave (aplica la matriz animal)

Por ello, para la etapa #1 la actividad clave es evaluar. Hacerse las preguntas correctas y luego decidir. En el caso de la Fábrica V&C, esta etapa la pasaron sin contratiempo. Los emprendedores tenían certeza sobre la idea y conocían el sector relacionado con fábricas de prendas de vestir. Además, tenían potenciales clientes listos para distribuir su producto, así que pulieron la idea y pasaron a la puesta en marcha.

Cuando se toma la decisión de pasar a la siguiente etapa, es decir, poner en marcha una empresa, comenzamos a transitar la travesía del desierto, que muy bien explica David Polo en su lección «Etapas de las Empresas». Les dejo el enlace por si aún no han visto esta interesante lectura, acompañada de un vídeo que no debes perderte: Etapas de las empresas – La travesía hacia el éxito.

Las claves de las etapas:

Si seguiste con atención la explicación, te habrás dado cuenta de que la puesta en marcha finaliza cuando estamos en capacidad de conseguir los primeros clientes y facturar. Es decir, cuando tenemos el producto o servicio completo y lo podemos vender. Para llegar a este punto habrán pasado muchas cosas…

Debes tener en cuenta que algunas empresas harán la «travesía del desierto» más rápido que otras. Como ya sabemos, depende del tipo de emprendimiento y de la experiencia del emprendedor, además de sus competencias y de los recursos disponibles.

Gestionar Fácil.

Ejemplos que ilustran algunas diferencias son los casos de Donas Redoma y la Fábrica V&C. ¡Claro, vender donas compradas al mayor es más sencillo que establecer una planta para elaborar prendas de vestir! Con la empresa lista para operar, en el momento en que capta clientes y factura, hablamos de que ha entrado a lo que llamamos funcionamiento regular.

Cuando una empresa capta clientes y factura, entra en la etapa "funcionamiento regular".
Cuando una empresa capta clientes y factura, entra en la etapa «funcionamiento regular».

Durante el funcionamiento regular, en el que en muchos casos, los socios estarán solos o con muy pocos colaboradores, se van creando diversas áreas funcionales en la empresa. Eso es así, porque se está logrando la realización del producto o del servicio. En este punto, la recomendación es “aguantar”, mientras la pyme se consolida y aumenta la facturación.

Después del funcionamiento regular:

Si la empresa continúa captando clientes y aumentando la facturación, alcanzará los ingresos suficientes para que el empresario pase a contratar personal, con lo que podrá delegar parte o todas las tareas administrativas, que no demandan toma de decisiones. Aquí un propósito clave es dejar de ser el hombre orquesta, pasando parte del “peso” de las tareas a colaboradores contratados, en las diversas áreas (contabilidad, operaciones, ventas, etc.).

Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?
Mejorando los ingresos el empresario puede contratar personal

El paso de delegar tareas en diferentes áreas marca el inicio de la etapa «funcionamiento estable«. Lo esperado es que la organización siga mejorando, tanto en las áreas administrativas como en producción y operaciones. Cuando el empresario y su equipo apliquen técnicas y estrategias de mejora continua, requerirá herramientas de gestión. Y esto lo llevará a la siguiente etapa de nuestro modelo…

En funcionamiento óptimo, la empresa ya cuenta con un software de gestión. El equipo tiene a la mano indicadores, además del control y la colaboración en la gestión de la información. Al consolidar esta etapa, el empresario puede pasar a la #6, denominada «expansión o traspaso». La empresa estará en un nivel en el que el empresario podrá pensar en expandirse.

Pasemos ahora a una muestra del diagnóstico empresarial:

¿En qué etapa está V&C?:

Le preguntamos a Carlos y a Valentina lo siguiente:

  1. ¿Están sobreviviendo y aún no facturan?
  2. ¿Han logrado facturar pero aún no pueden contratar para delegar la administración?
  3. ¿Facturan y pueden contratar personal para delegar tareas?
  4. ¿Están utilizando herramientas de gestión y tienen indicadores por áreas?

Al momento del diagnóstico, los propietarios de la fábrica V&C respondieron a la segunda pregunta con un «sí». Es decir, aun cuando tienen clientes y facturan, no pueden contratar colaboradores para delegar las tareas administrativas. Es claro que al responder que sí a la segunda pregunta, ya las siguientes no aplican.

Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?
Todo diagnóstico empresarial incluye preguntas generales y específicas.

Veamos las respuestas para todos los casos, en función de las etapas propuestas:

  • ¿Estás sobreviviendo y aún no facturas? Si es sí, estás en la puesta en marcha.
  • ¿Has logrado facturar pero aún no puedes contratar para delegar la administración? Si es sí, estás en funcionamiento regular.
  • ¿Facturas y puedes contratar y delegar? Si es sí, estás en funcionamiento estable.
  • ¿Estás utilizando herramientas de gestión? Si es sí, estás en funcionamiento óptimo.

De acuerdo con esto, la Fábrica V&C está en funcionamiento regular. Pero, ¿qué información aporta esto a Carlos y a Valentina? – Es evidente que no están facturando lo necesario para tener holgura y así contratar personal que asuma las tareas administrativas. En este escenario, ¿qué podría estar pasando?

Los empresarios saben que la producción ha aumentado en los últimos 6 meses de manera lenta, pero constante. Por lo que han logrado facturar más cada mes. Sin embargo, el margen obtenido no es suficiente para incorporar colaboradores que los liberen de tareas repetitivas, y así dedicar más tiempo a la gestión.

Buscando información:

La pregunta entonces es, ¿por qué no hay «holgura financiera», por ejemplo, para pagar la contratación de un auxiliar administrativo? La razón es simple: hay más ingresos, pero los costes+gastos también han aumentado. Por lo que podríamos pasar a preguntarnos si lo que existe es un problema de eficiencia y productividad.

Como V&C aún no podía pagar asesoramiento para mejorar su rentabilidad, Valentina se dedicó a buscar información para tener opciones sobre qué hacer. En cada reunión “social” con empresarios hacía preguntas, buscando pistas sobre lo que podría estar pasando en la pyme.

Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?
Hacerse buenas preguntas es clave en un Diagnóstico Empresarial

En un evento para empresarios a la que fue invitada obtuvo información valiosa. Un joven emprendedor expuso su experiencia… y en su historia contó cómo la falta de control de los costes puso en peligro su pyme.

Fue así como Valentina tuvo una luz, al darse cuenta de que no tenía clara la estructura de costes. ¿Estaría allí la causa de la baja rentabilidad? ¿Se podría hacer algo?

La fábrica V&C en funcionamiento regular

En funcionamiento regular, toda empresa tiene algunas áreas funcionando en un nivel de capacidad medio o «aceptable», pues está logrando captar clientes y facturar. Esto implica que está produciendo el bien y/o realizando el servicio. En el caso de la Fábrica V&C, en esta fase estaba realizando, por ejemplo, las siguientes actividades por áreas funcionales:

  • En producción y operaciones, participaban 9 personas: 7 contratadas y los 2 socios. La producción iba bien y estaba aumentando, según la demanda.
  • En el área administrativa, la contabilidad, los impuestos, la facturación, los pagos y nóminas, estaban bajo control de Valentina.
  • La gestión de ventas y clientes era atendida por los 2 socios. Esta actividad iba muy bien, pues todos los meses tenían clientes nuevos.
  • En diseño de nuevos productos, Valentina seguía proponiendo modelos que gustaban al cliente final.
  • El control de calidad de las prendas, a cargo de Carlos, seguía mejorando. Se rechazaban menos piezas cada día.
  • En análisis del entorno, los 2 socios mantenían alianzas con los proveedores y ya tenían opciones para los diversos rubros.

Área clave: contabilidad y finanzas

Sin embargo, después del evento al que asistió Valentina, los dos empresarios entendieron que en el área de contabilidad y finanzas, una actividad importante es el análisis de costes. Y esto no lo estaban haciendo aún. Se preguntaron si la poca holgura entre los ingresos y gastos+costes podría estar en la falta de un control en la estructura de costes de los productos y de la empresa.

El análisis de costes es una actividad clave en todo tipo de empresa...
El análisis de costes es una actividad clave en todo tipo de empresa…

El incremento de la producción había aumentado los ingresos, allí no había duda. El control de la facturación era sencillo por tener como clientes a distribuidores fijos. Además, los gastos se estaban cubriendo sin problema y se podía pagar la materia prima y demás insumos necesarios para la producción.

Tampoco había cuentas por cobrar pendientes, porque el pago de los distribuidores era casi de inmediato. En este proceso de análisis, Valentina recordó que su hermano, con formación en contabilidad, le había comentado en alguna ocasión sobre la importancia de los costes. Así que se puso en contacto con él.

El análisis de costes:

Después de comentar la situación, el hermano de Valentina le hizo 4 preguntas… Era evidente que en V&C no se estaba llevando la estructura de costes de los productos. Pero las preguntas tenían un fin clave: de manera indirecta Valentina estaría recibiendo información de qué estaba faltando y de porqué era importante dicho análisis.

En el fondo, las 4 preguntas eran un diagnóstico empresarial básico para el área de finanzas, en cuanto a los costes.

Diagnóstico empresarial: ¿sabes en qué etapa está tu pyme?
Valentina analiza la importancia del análisis de costes…

Preguntas que Valentina tenía que responder y en ese orden:

  1. ¿Tienes conocimiento sobre los principales costes de las prendas de vestir y de la operación de la empresa?
  2. ¿Clasificas los costes y tienes control sobre los más importantes?
  3. ¿Existen informes sobre los tipos de costes en la empresa para planificar a corto, mediano y largo plazo?
  4. ¿La empresa cuenta con un sistema de control de costes para realizar análisis de coste/beneficio y tomar acciones para cumplir metas de reducción de los mismos?

Estas preguntas eran algo complejas para Valentina, pero de lo que sí estaba segura era de que no tenía respuesta a ninguna de ellas. De hecho, al responder que «no» a la primera pregunta, ya dejaba claro que las siguientes tampoco tenían respuesta.

En fin, ¿qué acciones tomó Valentina para este caso en particular? – Se apoyó en su hermano para incorporar a la contabilidad de la empresa, el análisis de costes, elemento clave para gestionar toda pyme. Al incorporar la «contabilidad de costes», podría dar respuesta a las preguntas y comenzar a aplicar estrategias para reducirlos, mejorando así el margen de rentabilidad.

En resumen, tenemos:

  • V&C estaba aumentando la facturación por el aumento en la producción según la demanda. Sin embargo, aún no podía disponer de dinero para contratar colaboradores en quienes delegar tareas básicas.
  • El no poder contratar para delegar la administración ubicaba a V&C en la etapa de funcionamiento regular.
  • Valentina, responsable de la administración, indagó y obtuvo información sobre una posible causa por la que el margen entre ingresos y gastos + costes, seguía siendo mínimo a pesar del aumento de la facturación.
  • La causa probable era la falta de control en los costes de la empresa. Era necesario conocer la estructura de los costes para evaluar acciones tendientes a su reducción, donde fuera posible.
  • A través de 4 preguntas, Valentina conoció lo que implicaba el análisis de costos que estaba faltando. Para dar respuesta, la solución era incorporar a la contabilidad financiera, el análisis de costes.

Así, Valentina hizo un diagnóstico empresarial muy básico pero útil, con lo que tomó acciones para mejorar el desempeño de V&C. ¡Por supuesto, esta historia no termina aquí…!

Para finalizar, esperamos que esta lectura sirva de reflexión en cuanto a buscar las causas que pueden estar afectando la “salud” de la empresa. Si logramos diagnosticar bien, tendremos la opción de tomar acciones para aplicar mejoras. Y como sabes, mejorar es clave para avanzar por las etapas, en el camino del éxito.

¡Muchas gracias por leernos!

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