Control de tareas en empresas consultoras B2B

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Caso de uso: control de tareas en proyectos. Ejemplo en la empresa Geosama.

Datos de la empresa:

  • Tipo: Empresa de servicios B2B (business-to-business)
  • Subtipo: Consultora (microempresa)
  • Descripción del caso de uso: ajuste y personalización de la plataforma Platzilla para la coordinación de tareas con la aplicación Proyectos.

Geosama: Consultora B2B

Geosama es una empresa consultora que se especializa en proyectos y estudios en geología. En su contexto, el control de tareas es un elemento esencial.

Sus fundadores, 4 profesionales del área de geología e ingeniería civil, necesitan organizar las tareas asociadas a los proyectos, de manera práctica y ágil. Cuando tienen más de un proyecto en ejecución, se produce cierto caos. Lo que afecta el rendimiento.

Con una herramienta apropiada, podrán mantener el foco y la coordinación en su actividad principal: los proyectos en proceso (oportunidades ganadas).

En las microempresas, el tiempo es un recurso clave.

Características y funcionamiento de Geosama

Las características y el funcionamiento básico de Geosama se explicó en el caso de uso: Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B.

Por ser un equipo pequeño, los socios necesitan automatizar tareas para aprovechar el recurso humano en actividades que agregan valor. Entre ellas, las relacionadas con la gestión de los proyectos.

Para esto, después de evaluar algunas opciones, los socios decidieron contratar una nueva aplicación en la plataforma Platzilla: la aplicación Proyectos.

Geosama en funcionamiento estable

Geosama es una consultora creada varios meses atrás que ya goza de cierta estabilidad. En tal sentido, podemos señalar que está en la etapa de funcionamiento estable.

Entre otros logros, la empresa factura con cierta regularidad gracias a su gestión en mercadeo. Para los proyectos, contrata el personal necesario según el caso. De manera particular, el personal requerido en campo. Además, ha mejorado en varias áreas funcionales, como por ejemplo:

  • Áreas definidas: finanzas, operaciones, dirección estratégica
  • Áreas en proceso de consolidación: mercadeo y gestión de la información

Situación del Índice de Eficiencia Empresarial

Sin duda, los socios lograron avances en poco tiempo, con relación a la eficiencia en las actividades. Pero aún así, la empresa continúa presentando una situación deficiente en algunas áreas. Esto, según el último diagnóstico realizado con base en el Índice IDEAL o Índice de Eficiencia Empresarial.

Con la contratación de la aplicación CRM-comercial de la plataforma Platzilla, Geosama mejoró su índice de eficiencia. Pasó de un índice igual a 3,5 (deficiente) a más de 6 (eficiencia aceptable). Este salto se debió a que el equipo, apoyado en Platzilla, mejoró su sistema de actividades.

Así fue como Geosama pasó de una alta improvisación a un nivel de eficiencia aceptable. El resultado del diagnóstico actualizado por área fue el siguiente:

  • Foco: 2 de 2,5
  • Control: 1,5 de 2,5
  • Colaboración l: 1,5 de 2,5
  • Mejora continua l: 1,5 de 2,5
Control de tareas en empresas consultoras B2B

Geosama mejoró el índice de eficiencia después de contratar una aplicación de Platzilla

Para continuar mejorando, el equipo decidió incorporar la aplicación Proyectos disponible en la plataforma Platzilla. Con esto buscaban mejorar el control de tareas en los proyectos.

Para conocer más detalles del índice IDEAL, esta lectura te será útil: Índice de Eficiencia Empresarial

Control de tareas en empresas consultoras B2B

Como ya lo señalamos, los socios de Geosama habían contratado el CRM comercial de la plataforma Platzilla. Con la incorporación de la aplicación Proyectos, ahora contaban con 2 aplicaciones integradas a través del módulo Clientes, común para ambas.

Control de tareas en empresas consultoras B2B

La incorporación de la aplicación Proyectos implicó realizar ajustes y personalización de algunos elementos, tal como ocurrió en el caso del CRM comercial.

¿Qué ajustes fueron necesarios y por qué? – Los aspectos principales los comentamos en las siguientes secciones.

1. Nuevo rol, necesario en Geosama

El funcionamiento de Geosama requirió, hasta el momento, dos roles propios, diferentes a los definidos por defecto en Platzilla:

  • Rol “Jefe de Proyecto”, con perfil similar al del “Administrador”, tal como lo establece la plataforma.
  • Rol “Responsable en campo”, que debe actualizar tareas asignadas y reportar casos, entre otras actividades.
Control de tareas en empresas consultoras B2B

Control de tareas en Geosama (roles necesarios)

Con la incorporación del nuevo rol, para el personal en campo, la jerarquía de roles para Geosama es como sigue:

Control de tareas en empresas consultoras B2B

Jerarquía de roles en Geosama

2. Ajustes en contenedores de información o módulos

En Geosama la administración de proyectos es relativamente sencilla. El propósito principal es la efectividad del control de tareas, asociadas a las etapas de los proyectos.

El administrador del sistema creó 2 nuevos campos en los contenedores de información denominados: Estatus del proyecto y Tipo de proyecto.

  • Campo 1: Estatus del proyecto (valores: creado, en proceso, finalizado, suspendido).
  • Propósito: diferenciar los estados de los proyectos para generar vistas a través de filtros.
Control de tareas en empresas consultoras B2B

Creación de nuevo campo en un contenedor

  • Campo 2: Tipo de proyecto (lista de opciones).
  • Propósito: diferenciar las etapas de los proyecto, según su tipo.

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3. Filtros para vistas y calendarios

Para los socios es relevante tener a un solo clic vistas de información específica. En tal sentido, un ejemplo de diseño de filtro es el siguiente:

  • Proyectos por los diferentes estatus (tomaron por defecto, la vista de proyectos con estatus = “en proceso”)
Control de tareas en empresas consultoras B2B

Crear filtros en Platzilla es muy sencillo. Puedes indicar si el filtro será la vista por defecto

A través de la opción crear vista calendario, Adriana (rol de administradora) creó una vista calendario para los proyectos en proceso.

Control de tareas en empresas consultoras B2B

Las vista calendario facilitan el control de tareas

Al acceder al calendario y seleccionar “proyecto en proceso”, Platzilla muestra la información como sigue:

Control de tareas en empresas consultoras B2B

Ejemplo de proyectos en proceso

Todos los filtros creados permiten al equipo tener información (desde sus móviles, por ejemplo) a un solo “clic”.

Control de tareas en proyectos

Las tareas de los proyectos se pueden asociar a las etapas. El jefe de proyecto asigna tareas estándar para el control del avance, con una vista permanente para el seguimiento diario.

Esta fue una de las razones por la que agregaron el campo Tipo de proyecto en el módulo “etapas del proyecto”.

Control de tareas en empresas consultoras B2B

Tareas asociadas a un “etapa de proyecto”

Para Geosama, en particular, la mejor alternativa para llevar el control de tareas en cada proyecto, es utilizando la opción directamente en el proyecto:

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Control de tareas en empresas consultoras B2B

El seguimiento de las tareas es fácil a través de la vista Calendario, lo que para el equipo de Geosama, representa un aporte importante.

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Control de tareas en empresas consultoras B2B

El responsable de la tarea actualiza el estatus, por ejemplo, cuando sea ejecutada o requiera ser re-planificada.

En esta vista, Platzilla muestra reuniones, tareas o actividades, según se haya definido el compromiso.

4. Crear informes

Platzilla facilita a cada usuario la creación de sus propios informes. Cada socio creó los necesarios según su rol, que se suman a los informes generales o compartidos.

Cada aplicación en Platzilla tiene sus propios informes, organizados por carpetas. Crear un informe es una tarea simple.

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Ejemplo de vista de informes (muestra)

Resumen:

Con la aplicación Proyectos de la plataforma Platzilla, Geosama experimentó mejoras en el control de tareas asociadas a los proyectos:

  • ¿Qué ganaron los empleados? – Fluidez en la gestión de las tareas y en el seguimiento. Todo el equipo dispone de la misma vista y en un ambiente en línea. Esto se traduce en más y mejor colaboración en la empresa.
  • ¿Qué ganaron los jefes de proyecto? – Los jefes de proyecto tienen seguridad de que el equipo está alineado, sin olvidos en la actividad diaria (pendientes). Se traduce en menos incertidumbre.
  • ¿Qué ganaron los socios? – El desarrollo de las reuniones semanales, para el seguimiento de proyectos, cuenta con información actualizada, para cada proyecto en ejecución. Además, los casos e incidencias, quedan documentados.

Y finalmente, ¿qué ganó la empresa?: con la incorporación de la aplicación Proyectos, Geosama continuó mejorando el índice de eficiencia empresarial.

Hasta acá el caso de uso: Control de tareas en empresas consultoras B2B.

Casos de uso relacionados:

Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

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