Administración de proyectos con aplicaciones CRM

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre aplicaciones CRM en empresas consultoras! En esta oportunidad continuaremos comentando la experiencia de Geosama, con relación a la evaluación de aplicaciones CRM. De manera específica, hablaremos de la administración de proyectos, con base en 2 herramientas: Insightly y Vtiger CRM.

De las 4 herramientas evaluadas por Adriana Carolina, responsable del proyecto de implantación de un CRM, amoCRM y Agile CRM fueron descartadas para la administración de proyectos.

Si has leído los artículos sobre Geosama, sabrás que sus clientes son empresas que demandan servicios de geología. La relación que se crea es a largo plazo. Cada servicio implica interacción permanente hasta el cierre del mismo.

Administración de proyectos con aplicaciones CRM

La realización del servicio que Geosama presta es como sigue:

El primer evento corresponde a la recepción de una solicitud de servicio, que comúnmente, tiene un documento de especificaciones de lo demandado por el cliente.

Toda solicitud de servicio es una oportunidad para Geosama. En tal sentido, esta se gestiona a través del módulo de oportunidades de los CRM.

De esto se habló en el artículo anterior, que comparto acá:

Aplicación CRM en la empresa Geosama. En este se explica cómo las 4 herramientas gestionan las oportunidades (solicitudes de servicio, para el caso de Geosama) y se habla de sus principales funcionalidades.

Para continuar explicando la experiencia de Geosama, en este artículo nos centramos en la experiencia de Adriana con las aplicaciones Insightly y Vtiger CRM, que incorporan un módulo para la administración de proyectos.

Administración de proyectos con aplicaciones CRM

Los 3 primeros pasos del flujo de actividades mostrado, lo podemos representar con un diagrama que ilustra el proceso de preparación de la propuesta:

Administración de proyectos con aplicaciones CRM
Proceso de preparación de propuestas en Geosama. A nivel de la aplicación CRM, la solicitud es una oportunidad a gestionar

Todos los documentos, notas, correos electrónicos y minutas de reunión quedan registrados en el CRM. De esta manera, cualquier colaborador con nivel de permisología apropiada, estará al tanto de la situación del proyecto.

Cuando el cliente aprueba la propuesta, se inicia un proceso de contratación del servicio correspondiente.

Geosama realiza el servicio al cliente bajo la gestión de un proyecto. Esto, sin importar si se trata de un servicio muy específico y de corta duración.

Al inicio de todo proyecto se produce una reunión de arranque o kick off, para acordar la forma de trabajar y todo lo relacionad con la ejecución de actividades. También, para explicar al cliente cómo puede ver el avance del proyecto y qué resultados se estarán entregando en cada fase.

Administración de proyectos con aplicaciones CRM
Todo servicio en Geosama se ejecuta a través de un proyecto

¿Qué actividades implica la contratación del servicio?

A partir de la aprobación de la propuesta, y dependiendo del tipo de cliente, pueden ocurrir varios eventos. La propuesta contiene las fases, actividades y los productos o entregables durante la ejecución del proyecto.

Algunos de los eventos que pueden darse son los siguientes:

  • Evento 1: si el cliente lo requiere, firmar un contrato de servicio y luego dar inicio al proyecto.
  • Evento 2: dar inicio al proyecto con base al documento de la propuesta.

Los documentos que se crean son adjuntados a la oportunidad o al contrato, según el caso.

Como se señaló en otro artículo, todo esto da lugar a un “expediente” alrededor del proyecto, gestionado con el CRM.

Caso Vtiger CRM

La administración de proyectos en Vtiger CRM permite, a partir de una oportunidad, crear el proyecto correspondiente. En la siguiente imagen se muestra esta opción.

Administración de proyectos con aplicaciones CRM
A partir del registro de una oportunidad, se crea un proyecto en Vtiger CRM

Otra opción es utilizar el menú en la vista de proyectos y crear un registro nuevo. En este caso, ingresamos todos los datos y establecemos las relaciones con el cliente y la oportunidad gestionada.

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Un proyecto en Vtiger CRM también puede ser creado desde el menú de proyectos

Una vez registrado el proyecto, Vtiger CRM permite definir detalles como las actividades, hitos, tareas del proyecto, responsables (seguidores), adjuntar documentos, publicar comentarios, etc.

El menú de opciones horizontal que se despliega para el proyecto en pantalla, es similar al del módulo de oportunidades. Por tal razón, es muy fácil iniciar la actualización del proyecto.

Administración de proyectos con aplicaciones CRM
El proyecto se gestiona desde esta pantalla.

A parte de toda la información que se puede asociar al proyecto, para llevar el control y seguimiento del mismo, Adriana hizo pruebas para el control de hitos. Estos se definen y se pueden asociar a actividades.

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Ejemplo de hitos en el proyecto

Vtiger CRM muestra el resumen del proyecto en una pantalla fácil de visualizar. Acceder a la información del proyecto es sencillo. Tiene una excelente usabilidad.

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Pantalla que da acceso a toda la información del proyecto

Casos Insightly

La administración de proyectos en Insightly, de manera similar a Vtiger CRM, permite, a partir de una oportunidad, crear el proyecto correspondiente.

Administración de proyectos con aplicaciones CRM
La última opción del menú contextual (derecha) permite crear un proyecto para la oportunidad seleccionada

Otra opción es utilizar el menú de opciones en la vista de proyectos y crear un registro. En este caso, se ingresan todos los datos y se establecen las relaciones con el cliente y la oportunidad correspondiente (botón nuevo proyecto).

Administración de proyectos con aplicaciones CRM
Nuevo proyecto desde el menú “proyectos” de Insightly

En la siguiente imagen se muestra el formulario de resumen para los proyectos en el CRM. Podemos acceder a toda la información del proyecto con el menú principal: detalles, relacionado, hitos y actividad.

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Formulario de resumen del proyecto en Insightly

En esta pantalla se observan los diferentes datos del proyecto, pudiéndose actualizar cualquiera de las secciones a través del botón “agregar vínculo”.

Resumen del artículo

Las 2 herramientas que Adriana Carolina evaluó para administrar proyectos en Geosama, vinculados con las oportunidades que se gestionen y resulten exitosas, responden bien a los requerimientos exigidos por el equipo de trabajo.

Ambas brindan un conjunto de funcionalidades que satisface todas las expectativas de los socios de Geosama. Como sabes, la gestión de la información es un elemento central en la organización de la consultora, tal como lo comentamos en el pasado.

Con el propósito de ilustrar un poco más la comparación entre las 2 herramientas, acá les comparto un vídeo corto para mostrar la creación de proyectos y la usabilidad en ambas aplicaciones: Insightly y Vtiger CRM (clic en la leyenda, al pie de la imagen).

De acuerdo con lo señalado en este y otros artículos, para Adriana Carolina, la mejor aplicación es Vtiger CRM, por la amigabilidad de su interfaz y facilidad de uso. Este constituye el criterio clave para diferenciar a Insightly de Vtiger CRM.

Con respecto a los otros criterios utilizados para comparar las alternativas de CRM (ver artículo Herramientas CRM. ¿Cuál es la mejor?), las 2 aplicaciones tienen un nivel similar de aceptación.

¡Hasta pronto!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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