Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

. May 17, 2018.

Caso de uso: Organización de clientes y oportunidades. Empresa Geosama

Datos de la empresa:

  • Tipo: Empresa de servicios B2B (business-to-business)
  • Subtipo: Consultora (microempresa)
  • Descripción del caso de uso: ajuste y personalización de la plataforma Platzilla para la gestión de clientes y oportunidades en la empresa. Módulo CRM-comercial.

Geosama: Consultora B2B

Geosama es una empresa consultora que se especializa en proyectos y estudios en geología. Fundada por 4 profesionales, necesita organizar a sus clientes y las oportunidades, de manera práctica, para así enfocarse en su actividad principal: proyectos en geología.

En una microempresa, el tiempo es un recurso clave.

Características y funcionamiento de Geosama

Geosama es una microempresa, que presta servicios a otro tipo de empresas que demandan estudios y proyectos en geología.

La organización de actividades es bastante sencilla. Funciona de la siguiente manera:

  • María Eugenia lleva las tareas de contabilidad, impuestos y facturación.
  • La atención de los proyectos es como sigue:
    • Cuando existe una oportunidad (potencial cliente demandando un servicio), 2 de los socios la atienden, hasta cerrar el contrato.
    • Cada contrato implica un proyecto. Uno de los socios asume el rol de jefe de proyecto para hacer seguimiento y minimizar desviaciones.
Estructura básica de Geosama

Estructura básica de Geosama

Por ser un equipo pequeño, los socios necesitan automatizar tareas. Entre ellas, las relacionadas con los potenciales clientes, clientes y las oportunidades.

Para esto, Adriana contrató la plataforma Platzilla. En particular, la aplicación CRM-Comercial.

Índice de eficiencia empresarial

A partir de un diagnóstico, el valor del índice de eficiencia empresarial de Geosama, antes de incorporar Platzilla, era menor a 4,0.

Este resultado colocaba a Geosama como una empresa con alta improvisación. Lo que validaba el hecho de la pérdida de tiempo en las actividades, como la organización y gestión de los clientes, desarrollo de campañas y gestión de las oportunidades, entre muchas otras.

Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

Geosama tenía un nivel deficiente según el índice de eficiencia (valor logrado < 4)

Para conocer detalles del diagnóstico según el Índice de Eficiencia Empresarial, haga clic en el enlace.

Organización de clientes y oportunidades en Geosama

Para mejorar la organización de los clientes y de las oportunidades, Adriana personalizó diversos elementos en Platzilla.

1. Nuevo rol (necesario en Geosama)

Los roles por defecto en Platzilla son:

Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

Roles por defecto en Platzilla

El funcionamiento de Geosama requirió crear un nuevo rol, adscrito al “Director General”:

  • Rol “Jefe de Proyecto”, con perfil similar al de “Administrador”, tal como lo establece la plataforma.

Adriana creó el rol y asignó los usuarios (socios), alineando la lógica de funcionamiento de Geosama con la plataforma.

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El rol “jefe de proyecto” informará al Director General (aplicación asignada, el CRM)

2. Contenedores de información

El tipo de datos administrado por una consultora como Geosama, implicó que Adriana personalizara 2 de los 4 módulos principales del CRM-comercial:

  • Clientes (empresas)
  • Oportunidades
  • Contactos
  • Potenciales clientes

En el módulo de Clientes, Adriana incorporó los siguientes datos:

  • Tipo de cliente (por ejemplo: constructoras, petroleras…)
  • Especialidad (por ejemplo para constructoras: vialidad, represas, viviendas)
  • Representante legal (persona que firma los contratos de servicio)
Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

La creación de nuevos campos es una tarea intuitiva

Con la personalización, Geosama tenía los datos del cliente a su medida. Esto facilitó organizar y gestionar clientes (como la segmentación, para realizar campañas personalizadas).

En el módulo de Oportunidades, el ajuste se enfocó en las características de la oportunidad para empresas como Geosama.

  • En estas empresas, una “oportunidad” de un potencial cliente corresponde a una solicitud (documento escrito) de un estudio geológico.
  • A toda solicitud, Geosama responde con un documento de propuesta (con 2 partes: técnica y económica).

Para alinear la plataforma con las oportunidades gestionadas Adriana agregó 3 campos personalizados:

  • Tipo de estudio (ejemplo: hidrogeológico, geotécnico, otros)
  • Documento asociado (solicitud)
  • Documento asociado (propuesta)

Los dos primeros los agregó en el bloque “origen de oportunidad”, en el módulo Oportunidades.

Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

En el bloque “origen de la oportunidad” Adriana agregó dos campos: Tipo de estudio y Documento de solicitud

El campo “propuesta” lo incorporó creando un nuevo bloque. Este se muestra al usuario, cuando el Jefe de Proyecto cambia la fase de venta de la oportunidad a estatus, por ejemplo, “en negociación” o “cerrada con éxito”.

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Para esto Adriana ajustó las propiedades del campo fase de venta. El bloque propuesta estará oculto para toda oportunidad en estado “sin selección” o “iniciación”.

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En la sección “dependencias”, se puede ocultar un elemento según el valor del campo

Nota: una oportunidad ganada en Geosama se convierte en un contrato de servicio que da lugar a un proyecto.

Importar los datos disponibles

Para poner en marcha de inmediato la aplicación, Adriana importó los datos de clientes y contactos disponibles, que el equipo compartía en hojas de cálculo (en la nube).

Pasos para importar los datos:

  • Ajustó las columnas de la hoja de cálculo con el contenedor de Platzilla.
  • Exportó los datos a un archivo .csv.
  • Utilizó la opción Importar Datos, desde el módulo de clientes.
Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

Al importar los datos, se ahorra tiempo y se dispone de información en forma inmediata

En diversos pasos, Platzilla valida y finalmente incorpora los registros al módulo. Esto evitó transcribir la información administrada a la fecha, en hojas de cálculo.

3. Vistas de usuario y calendarios

Adriana hace seguimiento a los potenciales clientes y para ello, al final de cada mes, analiza los prospectos convertidos, entre otras cosas.

Para esto, creó un filtro que con un solo clic, le muestra esta información. Fue a la opción crear filtros y diseñó la vista que requería:

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Crear un filtro es una tarea sencilla

Como es información que también interesa a los otros socios, el filtro está a la vista de todos los usuarios.

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Este filtro es útil para todos los usuarios

Antonio y Samuel, socios también, crearon filtros para tener vistas de las oportunidades en fase de venta = “negociación”. El seguimiento diario es una actividad crítica.

Por tal motivo, convirtieron el filtro creado en la vista por defecto. Al ingresar al módulo Oportunidades, tendrán en pantalla las oportunidades en fase de negociación. De allí pueden ir a ver más información con otros filtros, cuando lo requieran.

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Filtro creado para tener por defecto una vista particular de las oportunidades

El calendario es utilizado por los socios para registrar tareas e invitar a las actividades y reuniones de trabajo.

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Calendario General. Múltiples vistas disponibles para los usuarios

Antonio y Samuel, además, utilizaron en el calendario vistas de información importante, que están a un solo clic. Por ejemplo:

  • Potenciales clientes registrados.
  • Fecha de cierre de oportunidades, en fase = negociación.

Adriana se encargó de crear los calendarios solicitados por su equipo:

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Crear vistas de información en calendarios (Outputs)

Calendario con vista de potenciales clientes por fecha de registro:

Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B

Se muestran datos de pruebas

Formulario para crear calendarios personalizados. Caso: calendario de fecha de cierre de oportunidades, en fase de negociación:

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Calendarios según la necesidad de información de cada usuario

Resumen

Con la organización de los clientes y las oportunidades, apoyados en la plataforma Platzilla (aplicación CRM-comercial), Geosama experimentó cambios importantes. Tres de ellos fueron:

  • Fluidez en la gestión de clientes y en el seguimiento de las oportunidades. Lo que se traduce en más y mejor colaboración en la empresa.
  • Más tranquilidad en el equipo, al tener a la vista información clave, como el estado de las oportunidades y en particular, información sobre las que están en negociación. Se traduce en menos incertidumbre. Evita conflictos.
  • Platzilla brindó más control al equipo, en las tareas sobre los clientes, potenciales clientes y las oportunidades.

Al cabo de un mes, el índice de eficiencia empresarial mejoró de manera notoria. Con un nuevo diagnóstico, el valor del índice pasó a “empresa con eficiencia aceptable” (valor del índice > 6).

Los socios consideraron contratar nuevos módulos para gestionar los contratos de servicio derivados de las oportunidades ganadas. Y, probablemente, el módulo de gestión de proyectos.

Hasta acá el caso de uso: Organización de clientes y oportunidades en consultoras B2B.

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