Control de calidad de una empresa – Manual para dummies

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Control de calidad de una empresa. Uno de los grandes retos de una empresa pequeña que está creciendo en número de clientes, es poder entregar sus productos o servicios, de tal forma que satisfagan la expectativa de cada cliente. Para lograrlo, una de sus actividades claves debe ser el control de calidad.

Seguramente ya has intentado informarte sobre el tema y te has encontrado con un montón de términos complicados, que parecen poco compatibles con una empresa de la vida. En este artículo hemos querido facilitarte la vida y hemos creado una Manual para dummies de control de calidad.

Comencemos por lo más fácil, el principio:

¿Qué es control de calidad de una empresa?

El control de calidad de una empresa es realizar seguimiento de los procesos mediante programas, herramientas o técnicas con el objetivo de mejorar la calidad del producto o servicio.

El objetivo del control de calidad es asegurar la mejora continua de los procesos, productos y servicios.

La calidad es el factor más importante para que los clientes te prefieran ante la competencia. Es por ello que cuando trabajas con objetivos de control de calidad, debes enfocarte en la satisfacción del cliente.

Para continuar con el espíritu para dummies, entonces es necesario que te cuente por qué es importante contar con el control de calidad de los procesos.

Importancia del control de calidad de una empresa

El cliente es el que dicta los patrones de calidad en tus productos y servicios. ¿Cómo es eso?, bueno, las especificaciones que demandan tus clientes, nacen de sus necesidades.

Cada demanda del cliente es una descripción de lo que debe tener tu producto o servicio.Esas demandas son los parámetros de calidad que te deben orientar. Por ejemplo, el peso, las características, el tiempo de entrega, etc.
Entonces si tienes la guía, ¿por qué no ajustar los procesos de la empresa, los productos y los servicios a la satisfacción de tus clientes?

Objetivos del control de calidad de una empresa

Los objetivos del control de calidad (en clave para dummies) de una empresa deben ser:

  1. Satisfacer las necesidades de los clientes.
  2. Determinar los estándares de calidad que el mercado espera.
  3. Controlar los procesos involucrados en la producción de bienes y servicios, en búsqueda de la calidad.
  4. Establecer un orden en la interrelación de los procesos de la empresa.
  5. Realizar seguimiento en las operaciones.
  6. Detectar, corregir y prevenir los problemas que se derivan del proceso de producción.

Funciones de control de calidad de una empresa

Para que el control de calidad de una empresa sea óptima, se requiere de 4 funciones fundamentales: las pruebas, el monitoreo, la auditoría y los reportes.

  1. Las pruebas: son controles que se realizan al principio, en la mitad y al final de los procesos para asegurarse de la los estándares de calidad se mantengan en toda la línea de producción. Si los especialistas detectan algún problema,  en cualquier etapa de las pruebas, se reporta al equipo de producción para poder solventarlo.
  2. El monitoreo: se trata de realizar pruebas de manera regular, archivando los resultados históricos. ¿Para qué te sirven los históricos? pues para determinar si la calidad ha disminuido o se ha mantenido. En el caso de que la calidad se mantenga, entonces se puede reducir la cantidad de pruebas en ese proceso. Si por el contrario, se observa que la calidad ha disminuido, entonces la cantidad de pruebas debe aumentar hasta corregir los errores.
  3. La auditoría: se trata de realizar una especie de diagnóstico de procesos que no se le aplique control de calidad. Cuando se realiza la auditoría se cuenta con una información de referencia para empezar a aplicar las pruebas y el monitoreo posterior.
  4. Reportes: cada acción de control de calidad debe ser reportado. Son las únicas referencias que tienes para comparar los resultados obtenidos y determinar si las herramientas de calidad que estás aplicando tienen o no el impacto que se espera.

Bien, y para hacerlo más fácil y para dummies, te dejo la siguiente ilustración:

 

Control de calidad de una empresa - Manual para dummies

Funciones del control de calidad

Sistema de control de calidad de una empresa

Como la esencia de la calidad es cumplir con las expectativas y demandas de los clientes, entonces la implantación de un sistema de control de calidad te ayuda a cumplir con el objetivo.
Los componentes del sistema de control de calidad de una empresa te los muestro en la siguiente ilustración.

 

Control de calidad de una empresa - Manual para dummies

Componentes del Sistema de Control de Calidad

Procesos (explicación para dummies)

Comienzo a explicar la ilustración desde los procesos.

Los procesos son todos aquellos elementos que en su interrelación hacen posible la generación de productos o servicios orientados a la satisfacción del cliente.
Puedes tener 3 tipos de procesos: los estratégicos, los medulares y los de apoyo.

  1. Procesos estratégicos: son aquellos que están diseñados para otorgar valor en los productos y servicios, por ejemplo la selección de los mejores proveedores, definición de tiempos en los procesos, etc.
  2. Procesos medulares o claves: son los que definen la razón de ser de las empresas. Por ejemplo, servicios, producción o fabricación.
  3. Procesos de apoyo: son aquellas acciones que se deben realizar para apoyar los procesos clave. Por ejemplo, los administrativos, gestión del talento, gestión de compras, etc.

Tengo 2 artículos que profundizan mejor en estas dos áreas:
Gestión por procesos (una explicación realmente fácil)
Cómo hacer el mapa de procesos de una empresa (por sectores)

Personas (explicación para dummies)

Cuando ya tienes los procesos definidos, es imprescindible contar con el personal que va a participar en ellos.
Para ello debes capacitar y contratar cuando sea necesario al personal que tenga la actitud y aptitud para que con el desarrollo de su potencial, genere impacto en la productividad de la empresa.

Supone también el entrenamiento permanente del talento humano.

Las empresas de clase mundial destinan cerca de 100 h/año por persona en entrenamiento (aprox. 20 min/día).

En la actualidad la retención del talento humano representa un gran reto y más aun cuando existe tanta competencia en el mercado laboral. Todas las empresas están apostando a la conformación de equipos de alto desempeño, contratando a personal súper capacitado a cambio de planes de compensación atractivos.

Cuídate de estas 8 razones por las cuales los empleados renuncian a sus trabajos.

Control de calidad de una empresa - Manual para dummies

Control de calidad de una empresa – Manual para dummies

Revisa los siguientes artículos:
Beneficios laborales para ofrecer a tus empleados
Gerente de la felicidad
Deja que tus empleados diseñen su plan de retribución flexible

Top 5 de las mejores empresas que manejan la motivación en el trabajo

Cultura y ambiente laboral (explicación para dummies)

Con los procesos y empleados capaces de hacer un cambio real, tangible y productivo en la empresa, requieres una cultura organizacional orientada a la Calidad.
La gestión por procesos tiene que romper los esquemas tradicionales y ajustarse a un sistema de valores, conductas y acciones que motiven a los empleados a sentir pertenencia y compromiso por la empresa.
Me encanta este artículo de Adriana Puleo que habla de las bondades de tener una cultura organizacional innovadora

Ahora bien, el alma de los sistemas de control de calidad de una empresa, se expresa en un manual. Ahora,  veamos de qué va este documento…

Manual de control de calidad

El manual de control de calidad de una empresa es un documento donde se expresan los objetivos de calidad de una compañía. En él se describen las políticas y las herramientas de calidad que se utilizan para lograr los objetivos fijados.
El manual de control de calidad se diseña con base en los procedimientos y requisitos exigidos en metodologías de calidad, como por ejemplo la Norma ISO 9001 promulgada en el año 2008 por la Organización Internacional para la Estandarización.

Tips para dummies

¿Qué es lo mínimo que debe contemplar un manual de control de calidad de una empresa?

  1. Políticas de calidad y la declaración de compromisos para su cumplimiento.
  2. Procedimientos que se usan para poner en marcha el sistema de control de calidad.
  3. Mapa de procesos

Si tu intención es crear un sistema de control de gestión de una empresa, debes pensar también en cuáles son las herramientas de calidad que vas a implementar.

Las herramientas te van a ayudar a simplificar la toma de decisiones, disminuir los riesgos y mejorar la calidad de los procesos.

Aquí podrás descargar un modelo estándar de un Manual de Calidad de una Empresa

Herramientas de control de calidad

Existen herramientas útiles y fáciles de aplicar que te van a dar como resultado un paneo general del control de calidad de una empresa. Te doy algunos ejemplos:

  • Diagrama Causa-Efecto o Espina de pescado: es una herramienta de control de calidad que te ayuda a determinar las causas y los efectos de problemas, para ubicarte rápidamente en el origen y aplicar los correctivos necesarios. Su diseño se asemeja al espinazo del pescado.
Control de calidad de una empresa - Manual para dummies

Control de calidad de una empresa – Manual para dummies

  • Diagrama de dispersión: Con este diagrama puedes identificar de una lista de problemas, cuál de ellos tiene mayor interrelación y dependencia. Así sabrás cuál de ellos debes atacar primero para tener mayor impacto en el resto.
  • Diagrama de flujo: El diagrama de flujo te permite graficar detalladamente los procesos que se deben seguir en las actividades habituales de una empresa. Por ejemplo:
Control de calidad de una empresa - Manual para dummies

Ejemplo Diagrama de Flujo – Control de calidad de una empresa – Manual para dummies

  • Diagrama de Pareto: Es un principio que establece que existe una relación proporcional entre los problemas y soluciones 80/20. Así, el 80% de los problemas se deben al 20% de las causas; el 80% de los defectos están ubicados en el 20% de los productos; el 80% del ausentismo laboral está en el 20% de los empleados y así sucesivamente.

Si quieres conocer a fondo éstas y más herramientas de calidad, te recomiendo el siguiente artículo

7 Herramientas de calidad para la gestión de proyectos

Cómo realizar  control de calidad

El control de calidad de una empresa es liderado en las empresas grandes por un Departamento de Control de Calidad. En las Pymes, generalmente, está a cargo de un pequeño equipo que forma parte de las operaciones.

Su función principal es detectar y eliminar las causas que provocan los errores y los estándares de calidad establecidos por la compañía.
Si bien el jefe de control de calidad (o de operaciones) es el encargado de los procesos, toda la empresa debe estar familiarizada con el sistema para así estar enfocados en el logro de los objetivos de calidad.
Para todos los empleados de una empresa debe ser transparente términos para dummies como los siguientes:

  1. Prevención: para evitar errores en los procesos.
  2. Inspección: para evitar que dichos errores lleguen hasta el cliente.
  3. Muestreo por atributos: cuando el resultado cumple o no con los requisitos mínimos de calidad.
  4. Muestreo por variables: que mide el grado de conformidad.
  5. Tolerancias: que es el rango que especifica los resultados aceptables.
  6. Límites de control: que determina cuándo los procesos se salen del control de calidad.

Así mismo, imagínate implementando este sistema (para dummies) dentro de tu organización

 

Control de calidad de una empresa - Manual para dummies

Control de calidad de una empresa – Manual para dummies

Finalmente, hoy día las empresas enfrentan grandes desafíos para mantener los estándares de calidad, puesto que el objetivo es la eficiencia. Lograr los mismos objetivos pero con menores recursos.
Por eso, te hemos dejado este especie de manual para dummies sobre los términos básicos que debes manejar para hacer control de calidad de una empresa. ¡Qué lo aproveches!
Si quieres continuar leyendo, te recomiendo:
10 Habilidades laborales para las exigencias del futuro

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