Control de una empresa. Tipos y herramientas claves

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El control de una empresa tiene múltiples dimensiones. Como empresario o gestor de una organización empresarial (del tipo que sea: mipyme o gran empresa), necesitas saber qué sucede en ella, estando o no presente. Sin duda, este control es parte de la gestión eficaz de la empresa. Es el tema del que te hablamos hoy. ¡Bienvenidos(as)!

Para entender la importancia del control en las empresas, conviene empezar por entender su propósito. En palabras sencillas, el control tiene como propósito resguardar los recursos del negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, así como detectar desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos estratégicos.

Cuando escuchamos expresiones como «control interno» o «control de una empresa», lo común es que pensemos en la administración. Y pasamos por alto, en muchos casos, que el control no solo debe ser sobre la actividad empresarial y los activos intangibles. Sino también sobre los activos tangibles, como por ejemplo, equipos y herramientas, instalaciones en planta, inventarios, entre otros recursos claves.

La valoración de una empresa involucra activos tangibles e intangibles
La valoración de una empresa involucra activos tangibles e intangibles

Recordemos que la valoración de una empresa involucra 2 elementos esenciales: uno es el que conocemos como valor tangible (maquinaria, herramientas, equipos, beneficios…); el otro es su contraparte, el valor intangible.

Sobre el valor intangible representado por los activos intangibles, no hay una definición consensuada. Sin embargo, podemos señalar que se trata de bienes inmateriales, asociados a marcas, patentes o ventajas competitivas, entre muchos otros. Todos esenciales, porque contribuyen en la creación de riqueza para el negocio y de valor para el cliente.

Aspectos clave en el control de una empresa

De acuerdo con lo comentado, podemos hablar entonces del control de una empresa en términos del resguardo de los bienes tangibles y en términos de su sistema de actividades, en general. Por lo tanto, podemos hablar en términos de, al menos, 2 dimensiones:

  • El control “físico” de bienes e instalaciones.
  • El control “lógico” de la actividad empresarial.

Para efectos de la aplicación de buenas prácticas de control, en el primer caso existen soluciones cada vez más confiables. Esto se debe a que se basan en tecnologías que mejoran de manera continua. Es decir, sistemas que brindan cada vez más seguridad.

Como empresario mipyme, lo lógico es dejar esta dimensión del control y vigilancia a empresas basadas en modelos de servicios de seguridad.

@Gestionar Fácil.

Hablamos de empresas que disponen de los últimos avances en vigilancia física. De hecho, son empresas que no solo prestan servicios a negocios, por lo que las debemos aprovechar inclusive en nuestros hogares. Nos referimos a empresas proveedoras de sistemas de videovigilancia.

Control de una empresa: tipos y herramientas claves
Control de una empresa: tipos y herramientas claves

Por lo tanto, una decisión inteligente es delegar el control y la vigilancia física a empresas especializadas, para centrarnos en nuestro negocio. Es decir, para dedicarnos a lo que sabemos hacer, asegurando el crecimiento necesario para el éxito.

Control “lógico” de la actividad empresarial

El segundo tipo de control al que nos referimos, es el control de la actividad empresarial. Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organizacional: preventivos, concurrentes y posteriores.

1. Controles preventivos:

Tal como su nombre lo sugiere, los controles preventivos son los mecanismos, procedimientos y buenas prácticas que se aplican para analizar las actividades planificadas, antes de su ejecución.

El propósito principal es determinar la “veracidad y legalidad” de las tareas, actividades u operaciones, asegurando que se ajustan a los planes. Y en particular, al presupuesto asignado.

En el caso de la ejecución de proyectos, por ejemplo, este tipo de control garantiza que no inicie hasta haber verificado el presupuesto de recursos humanos, materiales y financieros.

En este punto vale la pena resaltar que el presupuesto financiero implica el tipo más común de control preventivo. Lo que es natural, porque la contratación de colaboradores, equipos y suministros necesitan dinero.

El control preventivo siempre es responsabilidad de la organización, como parte de sus propios sistemas de control interno.

2. Controles concurrentes:

Los controles concurrentes son los que se realizan, tal como su nombre lo indica, mientras se desarrolla la actividad. Esto requiere la aplicación de prácticas, principalmente, de supervisión directa.

Según el tipo de empresa y la actividad involucrada, es claro que las prácticas para realizar el control concurrente serán unas u otras. Así, un supervisor observa las actividades de los colaboradores y podrá corregir en “tiempo real” las situaciones problemáticas que observe. Por supuesto, esto debe seguir un protocolo para evitar conflictos o incomodidad en los ejecutantes de la actividad.

Por su parte, un supervisor en este rol debe contar con competencias y habilidades blandas para asegurar una comunicación eficaz. ¡No se trata de ejercer de policía!

@Gestionar Fácil.
¡Ojo, el control concurrente no implica ser «policía»!

Cuando la empresa cuenta con tecnología para la realización del producto o servicio (en la cadena de valor), el control concurrente podrá realizarse inclusive a distancia.

Por otra parte, en la actualidad los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar a los operadores respuestas inmediatas ante un “error”.

No solo en procesos de fabricación, sino también en la gestión de la información de la empresa. Por ejemplo, podemos disponer de controles para rechazar una orden de compra cuando no cumple con los criterios de calidad establecidos.

3. Controles posteriores:

En muchas empresas, especialmente grandes, el control posterior es una tarea obligatoria. La magnitud y el volumen del trabajo realizado difícilmente podrán ser controlado día a día por un gestor o empresario, por lo que necesita controles más allá de los preventivos y concurrentes.

Es claro que los controles posteriores se llevan a cabo después de la realización de la actividad. Y el propósito puede ser muy variado. Uno es determinar las causas de cualquier desviación del plan original. Porque con esta información se podrán aplicar mejoras en nuevas actividades similares.

Control de una empresa: tipos y herramientas claves
Control de una empresa: tipos y herramientas claves

Por otra parte, en las mipymes podemos plantear controles posteriores básicos. De hecho, podemos incluir la gestión postventa cuando es la empresa que va al cliente para evaluar la satisfacción y la calidad percibida. Es decir, para ejercer un control que permita corregir, ajustar u obtener información para nuevos productos y servicios.

Pero los controles posteriores típicos son las auditorías contables, financieras, del cumplimiento de metas, etc. En algunos casos, pueden ser realizados por empresas especializadas en área de interés.

Desarrollar un control interno adecuado al tipo de empresa nos permitirá la utilización de los recursos con calidad, para alcanzar una gestión que conlleve a la mayor productividad posible.

@Gestionar Fácil.

Herramientas de gestión para el control de una empresa

En el proceso general del control de una empresa, se produce mucha información. Por ejemplo, al momento de procesar una venta importante para un cliente 5 estrellas, aparte del comercial responsable, es muy probable que intervengan otros colaboradores.

Es decir, colaboradores que podrían ejecutar una especie de control concurrente, para asegurar la mayor calidad posible en la venta y sugerir acciones específicas.

En este aspecto, una posibilidad es que los colaboradores intercambien información por teléfono o por correo electrónico. Pero esto no sería eficiente, porque la información que se produce no será accesible por todos los involucrados.

Por tal motivo, una opción interesante es compartir tanto el registro de la venta en curso, como los comentarios, sugerencias e instrucciones, en un sitio único. En un lugar visible para todos. Que incluya, además, los documentos que podrían estar asociados.

Hablamos de que para el equipo sería ideal tener en una pantalla la “historia” de la venta. Así, si debe participar el empresario para tomar una decisión, por ejemplo, podrá ponerse al tanto de inmediato. No dependerá del “cuento” del comercial o del responsable del equipo de ventas.

En tal sentido, ¿crees que una herramienta de gestión que te permitiera el control concurrente con visibilidad de toda la información, sería una ventaja competitiva? No solo para ventas, sino para otras áreas como producción, facturación, inventarios, etc.

Contar con un sistema de control actualizado en las áreas básicas de la empresa, permitirá alimentar al sistema de información, facilitando la toma de decisiones y los procesos de auditorías sobre las áreas funcionales.

@Gestionar Fácil.

Software de gestión Platzilla:

Una herramienta que nos brinda la posibilidad de administrar la información y, además, ejercer control sobre la actividad empresarial, es el software de gestión Platzilla.

https://app.platzilla.com/
https://app.platzilla.com/

Platzilla es un software de gestión que tiene una fortaleza clave: es fácil adaptar a casi cualquier tipo de empresa. Es un software en la nube que puedes adaptar a tu empresa, y no al revés, como ocurre en otros casos.

Comentarios para finalizar

Como sabemos, la gestión exitosa de una empresa demanda diverso tipos de controles. Estos existen en todos los casos, aun cuando el empresario no lo haya planificado así. Porque es natural controlar a lo interno de una organización, cuando estamos comprometidos con su éxito.

Así que el control interno en las empresas es una tarea ineludible para quienes desean ser competitivos en su sector. Los controles internos disminuyen la ocurrencia de errores, el fraude en la información financiera, la pérdida de recursos y equipos, entre otros aspectos. Por lo que un buen control redunda en la capacidad de las áreas funcionales para asegurar la calidad en términos generales.

Por otra parte, los entes reguladores catalogan a las empresas que cumplen con las leyes y regulaciones, generando un impacto positivo en el negocio y su imagen. Lo que puede atraer a inversionistas que apuesten al crecimiento y sustentabilidad.

Y si te apoyas en herramientas de gestión para tratar a la información como un activo, estarás edificando la organización sobre bases sólidas.

Para finalizar, no olvides que el control de una empresa implica tanto el control “físico” de bienes e instalaciones, como el control “lógico” de la actividad empresarial.

¡Muchas gracias por leernos!

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