¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! En esta nueva entrega te hablaremos de uno de los pilares de toda empresa exitosa: la calidad. Sobre la calidad en una empresa encuentras diversos artículos y enfoques en este blog. Si haces clic en este enlace lo comprobarás.
Sin embargo, no es un tema fácil de agotar. En el artículo: Más sobre cómo gestionar la calidad… enfocamos el área funcional “gestión de la calidad”, como una de las áreas obligatorias para alcanzar el funcionamiento óptimo. Lo que no es una novedad, porque una empresa sin incluir la calidad no puede llegar muy lejos…
En este caso queremos abordar otros temas básicos – pero no por ello, menos relevantes – sobre la importancia de la calidad en una empresa.
El propósito es que, al finalizar esta lectura, tengas más información y consejos para saber cómo y por qué debes gestionar la calidad en tu empresa.
Importancia de la calidad en una empresa
En un mundo como el actual, conectado y globalizado, los retos son cada vez mayores. De manera especial, por la intensa competencia en muchos sectores de la sociedad, tanto a nivel nacional como internacional. Hay competencia en el campo educativo, en investigación científica, en aplicaciones de la tecnología, en el campo militar y, por supuesto, en el campo empresarial.
Las organizaciones que permanecen son la que implementan, entre otras prácticas, la calidad. No solo la calidad de un producto o servicio, sino la calidad en todos sus procesos internos, y en la relación con clientes y proveedores.
Una condición que debe tener todo proceso para conseguir su mayor capacidad de respuesta (rendimiento), es la calidad. Para lo cual debe cumplir normas y reglas que aseguren la satisfacción y necesidades del cliente. Porque todo proceso tiene un cliente al que entrega algo, un producto, un servicio, un insumo…
Como sabes, la calidad dentro de una empresa es un factor clave que produce satisfacción a sus clientes, empleados y accionistas. El fin de la calidad en una empresa es dotar de herramientas prácticas a la organización para una gestión integral. Y si esta gestión es ágil y fácil de ejecutar, ¡mejor!
Enfoque en estándares de calidad…
Un aspecto que debes tener en cuenta en la actualidad, es que resulta necesario cumplir con ciertos estándares de calidad para competir en un mercado cada vez más exigente.
En tal sentido, la calidad en una empresa debe enfocarse en 4 puntos:
- la mejora continua,
- la satisfacción de los clientes,
- la estandarización y
- el control de los procesos.
Es necesario que las unidades, los departamentos o las áreas funcionales, busquen siempre la satisfacción del cliente.
Cuando el área provee servicios o productos a otra área, dentro de la empresa, la relación es con un cliente interno. Por lo que la búsqueda de la satisfacción aplica igual que para un cliente externo, en procura de mejorar la calidad dentro de la organización. Esto demanda que las áreas deben defender los objetivos de calidad que le corresponden a cada una.
Una manera de lograr esto es hacer un sistema basado en las normas ISO 9000, porque estas buscan la estandarización, con calidad, de todos los procesos dentro de una empresa.
Nota sobre la norma ISO 9001
La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC). Estos agrupan todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para que su sistema sea efectivo; que no le impida administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.
El objetivo de la norma ISO es incrementar la satisfacción del cliente, mediante procesos de mejora continua. Está pensada para que, las organizaciones que la apliquen, puedan garantizar su capacidad de ofrecer productos y servicios que cumplen con las exigencias de sus clientes.
Un punto importante que debes saber es que estas normas son totalmente voluntarias. No existe una entidad gubernamental que las haga cumplir, salvo normas legales similares que por diversos motivos, los gobiernos dictan en el ámbito de sus competencias.
Por otro lado, la ISO como ente internacional de normalización, no tiene autoridad para exigir su cumplimiento. Su adopción es por voluntad, en procura de la eficiencia empresarial.
Calidad en una empresa. Ventajas de cumplir con la norma ISO
Podríamos enumerar muchas ventajas que nos brinda la aplicación de las normas ISO en diversos ámbitos de la empresa. Algunas de ellas son:
- La satisfacción del cliente, con la entrega de productos o servicios que cumplan los requisitos que se hayan establecido. Esto, según ciertos estándares acordados.
- La reducción de costes, a través de la mejora continua. Esto involucra la mejora de procesos, con la correspondiente eficiencia operativa de las áreas funcionales. La reducción de costes tiene varias aristas a ser consideradas.
- La conformidad legal, por medio de la comprensión de cómo influye el impacto de los requisitos legales en la empresa y sus clientes.
- La mejora en la gestión de los riesgos, mediante una mayor consistencia y trazabilidad de los servicios y productos. Este es un tema que demanda una o varias entregas aparte. Las organizaciones maduras gestionan riesgos, por lo que no es común conseguir prácticas, en este aspecto, en empresas que transitan las sus primeras etapas.
- Al aplicar normas ISO mejora las relaciones entre las partes interesadas. Esto es, entre colaboradores, clientes y proveedores. Tres grupos que al operar siguiendo estándares, crean sinergia en pro de la empresa y de la sociedad.
- Las credenciales que otorga la norma a partir de la verificación independiente de su cumplimiento.
- La posibilidad de abrir nuevos mercados, en especial si los mismos exigen la certificación como condición. Existen gobiernos y sectores que exigen la certificación para participar en mercados específicos.
Mejorar la eficiencia empresarial
Si bien la eficiencia empresarial puede ser mejorada aplicando un conjunto básico de buenas prácticas, en el contexto en que se encuentre la empresa; la aplicación de normas como la ISO es una opción importante. Claro está, esto demanda recursos y esfuerzo.
Lo común es que estas normas – o similares – se adopten en empresas que han transitado varias etapas, alcanzando, al menos el funcionamiento estable. Depende del entorno, en buena parte.
Y uno de tales esfuerzos, implica un cambio en la mentalidad de los colaboradores de la empresa. Un cambio cultural en el enfoque de la calidad de cada trabajador y de los accionistas de la empresa.
Cómo se trabaja diariamente
De hecho, podemos afirmar que la calidad está en la forma de cómo se trabaja diariamente. La clave es que te asegures de que las cosas se hagan bien siempre, desde el primer paso. Cada colaborador debe internalizar la importancia de la calidad en una empresa y en su actividad diaria. ¡Debe practicarla!
Para mejorar la calidad de cada colaborador se tienen que examinar con frecuencia sus actitudes, competencias, compromisos, valores y métodos de trabajo.
Y esta revisión puede lograrse siguiendo algunas pautas como las siguientes:
- Establecer objetivos personales de calidad. Lo que implica fijar metas para mejorar el nivel de desempeño y hacer seguimiento de forma periódica.
- Establecer “cuentas de calidad personal”. Esto permite saber dónde se encuentra un individuo respecto a un plan para mejorar su estándar de calidad.
- Eliminar el origen de las causas que generan errores en el desempeño de las funciones.
- Trabajar de manera eficaz. Esto presupone un conocimiento del alcance del trabajo y los resultados esperados, tanto en cantidad como en calidad.
- Comprometerse y cumplir con los objetivos fijados.
- Fortalecer la autodisciplina, el aprender a aprender, finalizando lo que se comience.
- Hablar sobre calidad y requerir calidad de parte de todos los involucrados.
Calidad en una empresa: ¿Cuándo desarrollar el área gestión de la calidad?
En la entrega cómo gestionar la calidad en mi empresa (parte 1/2), señalamos que la gestión de la calidad debe desarrollarse desde el inicio. Es lo ideal.
Hablamos, en principio, de una política simple: hacer las cosas bien, desde el mismo momento en que el empresario pone en marcha su empresa. En el 99 % de los casos, será de una manera informal. Lo que no significa que no funcione.
La clave radica en tener presente que toda actividad debe hacerse de la mejor manera posible. Según los medios, conocimientos y competencias que se tengan a la mano. Se trata de hacer las cosas bien, como parte de la cultura organizacional.
Cuando la empresa comienza a crecer en cantidad de colaboradores y en actividades, es importante dar pasos en materia de gestión de la calidad, con mayor formalidad. Esto representa un pilar para avanzar con buen pie.
¡Hasta la próxima entrega!
