Contabilidad con Excel para un hostal

¿Necesitas llevar la contabilidad con Excel para un hostal? Si la respuesta es afirmativa, este artículo es para ti.

No cabe duda que una buena gestión de las cuentas agrega valor a una pyme de hospedaje en su fase inicial. Además, contribuye a su fortalecimiento y facilita el proceso administrativo.

Cuando se trata de registrar ingresos y gastos, llevar inventarios o emitir reportes financieros en un hostal, ¡nada mejor que Microsoft Excel!

Probablemente no conozcas a profundidad las bondades de esta herramienta, pero NO TE PREOCUPES.

En este artículo te enseñaré las ventajas de Excel y te entregaré las plantillas modelo para registrar las transacciones de tu negocio, de manera sencilla y segura, por medio de hojas de cálculo que ofrecen soluciones efectivas a tu gestión.

Presta atención al siguiente contenido:

  • Lo que puedes hacer con Excel en tu hostal
  • Plantillas de contabilidad con Excel para un hostal
  • Ventajas de la contabilidad con Excel para tu hostal
  • Conclusiones

Para entrar en materia inmediatamente, te daré un adelanto de las ventajas de llevar la contabilidad con Excel en un hostal. ¡PRESTA ATENCIÓN!

Ventajas de la contabilidad con Excel en un hostal
Ventajas de la contabilidad con Excel en un hostal.

Una de las claves del éxito de una pyme es tener las cuentas claras, para eso necesitas dominar el programa donde las vas a procesar. Con la siguiente información, aprenderás lo que necesitas y sacarás el máximo provecho de Excel.

¡No te lo puedes perder!

Lo que puedes hacer con Excel en tu hostal

Cuando certificas tu idea de negocio y pones en marcha tu empresa, asumes las obligaciones. Al igual que un “hombre orquesta”, diriges la administración, la contabilidad y la gestión de tu hostal.

Entonces, lo mejor es buscar soluciones inmediatas y que no impliquen gastos extra.

En este sentido, Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados para registros contables. Se adapta a las necesidades de negocios pequeños que aún no disponen de recursos para adquirir un software contable.

Con un poco de dedicación inicial y el diseño apropiado, Excel te permitirá crear tu propio sistema contable para facturar, elaborar reportes financieros y procesar diariamente los movimientos de entradas y salidas de dinero.

En este sentido, es un gran aliado para cumplir tu plan de acción. Ya que te brindará la información necesaria para tomar decisiones pertinentes y mantener el control financiero de tu negocio.

A través de plantillas y fórmulas podrás realizar operaciones matemáticas o elaborar gráficos fácilmente, para generar facturas, reportes y estados financieros.

Es decir, podrás crear un sistema contable básico y personalizado para tu hostal, desde la comodidad de tu ordenador.

“En las primeras etapas de una pyme, Microsoft Excel es una excelente opción para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu negocio de hospedaje con Excel!”

Registros contables con Excel para un hostal

La actividad hotelera amerita un control específico y detallado, todo dependerá de los servicios que ofrezcas: hospedaje, restaurante u otros productos que buscan mejorar la estadía del huésped e incrementar la rentabilidad del negocio.

En este sentido, los registros que puedes hacer con Microsoft  Excel en un hostal son incontables.

Puedes comenzar con la facturación, así llevarás el control de los ingresos cronológicamente. Luego, registras los costes de cada sección (habitaciones, mantenimiento, restaurante u otros) y, por último, los gastos administrativos en general.

Puedes organizar, por ejemplo: registros de compras de artículos de limpieza, las cuentas por pagar a proveedores, cuentas por cobrar a huéspedes, pago de impuestos, sueldos al personal y mucho más.

También, Excel te facilita la gestión de reservaciones, los inventarios, elaboración de estados financieros y otros aspectos que te permiten conocer el resultado entre ingresos y gastos.

Como puedes apreciar, Excel es una alternativa que responde favorablemente a la necesidad de registrar, de manera ordenada y precisa, los movimientos de dinero de tu empresa.

¡Lleva las cuentas de tu hostal con Excel! Gestiona tu pyme en forma eficiente.
¡Lleva las cuentas de tu hostal con Excel! Gestiona tu pyme en forma eficiente.

Plantillas de contabilidad con Excel para un hostal

Las plantillas que te presento a continuación, te servirán para llevar un registro básico con Excel de las entradas y salidas de dinero en tu pyme dedicada al hospedaje.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al abrir las puertas de tu hostal empiezas a recibir huéspedes y, por consiguiente, a emitir facturas.

En este orden de ideas, la factura de tu hostal debe contener una primera sección descriptiva con el nombre del negocio, fecha de emisión, número de comprobante y los datos del huésped.

Luego, en el cuerpo de la factura describes lo correspondiente a la habitación (por ejemplo: individual, matrimonial, suite), cantidad de noches pagadas por el cliente y el precio.

Finalmente, debes incluir el porcentaje de IVA y cualquier otro impuesto que aplique en tu país para el ramo hotelero.

Contabilidad con Excel para un hostal 2
Modelo de factura para un hostal con Excel

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Cada habitación rentada y cada servicio al huésped se traducen en un ingreso para tu hostal. Adicionalmente, con Excel puedes llevar el control de reservaciones, ingreso y salida de clientes, disponibilidad de habitaciones y tasa de ocupación.

Por otra parte, las salidas de dinero o los pagos que realizas, representan un gasto.

Los gastos más comunes en un hostal son: los gastos por aprovisionamiento, impuestos, servicios públicos, sueldos y salarios.

En la plantilla de Excel podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual, así sabrás si tu negocio de hospedaje gana o pierde dinero.

Modelo de relación de ingresos y gastos
Modelo de relación de ingresos y gastos para un hostal.
  • Relación de ventas e inventarios

El inventario de un hostal obedece a una contabilidad de costos, es decir, que tu stock contiene: tanto artículos necesarios para prestar una buena atención como productos consumibles que se cargarán al importe que paga el huésped.

Algunos registros para los inventarios de tu hostal pueden ser: artículos de limpieza, artículos de aseo personal para los huéspedes (jabón, champú, papel higiénico), mobiliario, lencería, equipamiento textil (colchones, cortinas, sábanas), bebidas y alimentos.

En este sentido, Excel te brinda opciones para llevar detalles de cada rubro. Así, puedes clasificar el inventario aplicando filtros, identificación numérica o alfabética. 

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Relación de ventas e inventarios para un hostal

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario

En él puedes asentar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu hostal.

Se estructura en columnas conformadas por:

  • Fecha
  • Código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
  • Descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
  • Folio del mayor
  • Debe
  • Haber.
Modelo de libro diario para un hostal
Modelo de libro diario para un hostal
  • Libro mayor

Permite llevar el registro de los movimientos de cada partida contable de tu hostal, así puedes visualizar tanto los ingresos como los egresos.

El monto de las cuentas que se afectan en el libro diario debe traspasarse al mayor. Se compone de columnas donde se indica:

  • Código de la cuenta
  • Nombre
  • Saldo anterior
  • Debe
  • Haber
  • Saldo actual.
Contabilidad con Excel para un hostal 6
Modelo de libro mayor para un hostal

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación para un hostal
Modelo de balance de comprobación para un hostal

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu hostal durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para tu hostal

Un hostal es un negocio muy atractivo, siempre y cuando se administre de la forma adecuada.

En este sentido, la contabilidad con Excel te ofrece las siguientes ventajas:

  • Es fácil de usar. Las hojas de cálculo se adaptan a los formatos que necesites para el registro de ingreso por hospedaje, costos de los servicios y gastos operativos. 
  • Puedes comparar valores y medir variables por medio de gráficos.
  • Te permite generar reportes y estados financieros al instante, a medida que registras las transacciones. Gracias a que puedes concatenar los libros del programa, de manera que se actualicen automáticamente.
  • No demanda una preparación especializada para su uso.
  • Para un hostal, en la fase inicial del emprendimiento, representa un ahorro; ya que no tendrás que invertir en licencias de programas de contabilidad de escritorio o en la nube.
  • Reduce las posibilidades de errores de cálculo que ocurren, con frecuencia, al llevar cuentas de forma manual.
  • Por último, puedes aplicar diversos tipos de fuentes, líneas, insertar imágenes o colores para destacar datos.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes importar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de hostales en fase inicial o con poco presupuesto.
Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de hostales en fase inicial o con poco presupuesto.

Conclusiones

Si tu hostal se encuentra en la etapa de emprendimiento o puesta en marcha, llevar la contabilidad con Excel es una alternativa ideal para ti.

Ya que te permite registrar todas las transacciones que se generan de tu actividad hotelera, de forma ordenada y precisa. Lo cual es fundamental dentro de una gestión contable eficaz y exitosa.

Excel te ofrece muchas ventajas, entre las que destacan: su flexibilidad, fácil uso, diseño personalizado, precisión en los cálculos, generación de reportes numéricos y gráficos.

En sus hojas de cálculo puedes procesar información de reservaciones y uso de habitaciones, gastos operativos y administrativos, facturación, inventarios, nómina y otros movimientos contables.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros: en primer lugar, la probabilidad de incurrir en errores si haces los cálculos manualmente; segundo, el dinero que destinarías para la compra del software contable de escritorio o en la nube.

No olvides que en esta etapa de tu hospedaje, el principal objetivo es sobrevivir en un mercado muy competitivo y mantener la empresa en funcionamiento, transitando la famosa “travesía del desierto”.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu hostal con Excel! Ahorrarás tiempo, esfuerzo y dinero.

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leerme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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