¿Cómo organizar una empresa caótica, de manera eficaz?

Si necesitas saber cómo organizar una empresa caótica y ¡no morir en el intento!, esta entrega te interesa.

Tener claro el porqué surge el caos, te ayudará a tomar acciones para controlar la pyme y avanzar con claridad. Así que en este corto artículo te brindamos algunas «luces» al respecto.

Y para lograr el propósito de esta lectura, pon atención al siguiente contenido:

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  • ¡El caos es inevitable en las organizaciones!
  • ¿Cómo organizar una empresa caótica?
  • Fuerzas para controlar el caos y lograr la eficiencia empresarial.
  • Conclusiones.

Ahora, PRESTA ATENCIÓN porque te voy a contar 3 tips para controlar el caos y lograr la eficiencia y más adelante volveré sobre el tema para profundizar en cada uno de los puntos.

¿Cómo organizar una empresa caótica, de manera eficaz?
¿Cómo organizar una empresa caótica, de manera eficaz?

Comencemos a desarrollar el tema con un punto clave: ¿El caos es inevitable? Puede ser que tengas una idea clara; pero es necesario que lo precisemos antes de hablar cómo controlarlo.

¡El caos es inevitable en las organizaciones!

Para comenzar, queremos dejar claro que el término caótico(a) es un adjetivo que tiene relación con el caos.

Implica que “algo” está desordenado y confuso. Y cuando nos referimos a una empresa, debes saber que el caos es inevitable.

En tal sentido, por mucho control que tengas, siempre habrá un cierto «grado» o nivel de caos en el sistema organizativo.

Esto ocurre en pymes que aplican, inclusive, las mejores prácticas para un funcionamiento óptimo. En pymes de todos los tipos y tamaños.

La buena noticia es que si el caos es gestionado, estará a favor del crecimiento del negocio. O al menos, no será un obstáculo que lo bloqueé.

Así que el caos en la empresa también es necesario, siempre que tengas claridad sobre su presencia y ¡qué hacer con él!

¿Cómo organizar una empresa caótica y no morir en el intento?
¿Cómo evitar el caos en tu empresa y no morir en el intento?

Si tienes una microempresa con 10 o menos colaboradores, es probable que sientas que todo está bajo control.

Claro, esto es muy factible si, por ejemplo, tu mipyme funciona bajo ciertas características como las siguientes:

  • Tienes definidas las tareas según el funcionamiento esperado de la organización (según estándares), por cada una de las áreas funcionales.
  • Conoces las mejores prácticas para la realización del producto o servicio y los colaboradores están capacitados.
  • Tienes visibilidad de la información que fluye porque cuentas con un software de gestión ideal para mipymes. Por ejemplo, el software de gestión Platzilla.
  • Sabes delegar tareas y aplicas estrategias básicas, pero importantes, para crear valor intangible.

Si aplicas estas y otras prácticas de administración y gestión, sin duda tendrás todo – o casi todo – “bajo control”.

¿Cómo organizar una empresa caótica?

Como señalamos arriba, cierto grado de caos en la organización es inevitable. Así que lo “inteligente” es hacer lo necesario para gestionarlo.

De hecho, las empresas emergentes o Startup, por su naturaleza, deben lidiar con el caos de manera intensa. Desde el primer día.

Pero antes de seguir, vamos a fijarnos en qué es caos, según la Real Academia Española:

  1. m. Estado amorfo e indefinido que se supone anterior a la ordenación del cosmos.
  2. m. Confusión, desorden.
  3. m. Fís. y Mat. Comportamiento aparentemente errático e impredecible de algunos sistemas…

En el lenguaje común, caos es entendido como confusión y desorden.

¿Acaso nunca has percibido que en una empresa – o en tu empresa – hay desorden?

Es cuando el empresario lanza expresiones como “¡esto es un caos…!»

Pero es importante tener claro que desde otros puntos de vista, el caos en las organizaciones no es desorden.

De allí la importancia del tema. Al final dejaremos algunas notas para tu reflexión. Por ahora, sigamos con el contenido.

No permitas que el caos te arruine el día… Aprende a gestionarlo.
No permitas que el caos te arruine el día… Aprende a gestionarlo.

¿Qué es lo que produce ese estado de confusión o desorden en una organización?

Pues el origen puede estar en el número de elementos que intervienen y la cantidad de relaciones entre ellos.

En tal sentido, es lógico pensar que si en lugar de tener 8 colaboradores en tu fábrica de zapatos más 2 tiendas, tienes 80 personas y 10 tiendas, la complejidad de la organización es mayor.

Por lo tanto, si la organización no aplica medidas para controlar las actividades, muy probablemente, habrá más desorden o caos.

Las organizaciones son caóticas por naturaleza. Están sujetas a fuerzas externas e internas a las cuales son particularmente sensibles.

Fuerzas y contrafuerzas (estado caótico)

Lo primero que debemos reconocer es que toda empresa está sometida a fuerzas internas y a fuerzas del entorno.

Mientras más fuerzas y contrafuerzas participen, probablemente más caos habrá.

¡Pero esto no necesariamente es malo!

Es parte de la evolución y del cambio. Así que el empresario debe tener competencias para lidiar y aprovechar estas fuerzas y generar valor.

La organización es un sistema caótico en cuanto tiene un conjunto de fuerzas y contrafuerzas en juego.

(Thiétart y Forgues, 1995).

Algunas de esas fuerzas conducen al sistema organizativo hacia la estabilidad y al orden. Por ejemplo, el caso de las fuerzas de la “planificación”, “el control” y “la estructuración funcional”.

Otras fuerzas (o contrafuerzas) conducen al sistema organizativo hacia la inestabilidad y al desorden.

¿Te imaginas ejemplos de estas contrafuerzas? Dedica unos segundos a pensar en ellas, antes de continuar…

¡Listo! Veamos algunos ejemplos de este tipo de contrafuerzas:

  • En primer lugar, la innovación en productos y servicios; también en la forma de hacer las cosas, en los procesos. Hablamos de cambios, sean deliberados o no.
  • En segundo lugar, las iniciativas de los colaboradores. Sobre todo, cuando tienen poder de decisión y autonomía en sus áreas.
  • Y en tercer lugar, la experimentación y los cambios para mejorar.

Por supuesto hay muchos más ejemplos de fuerzas (o contrafuerzas) que conducen al sistema organizativo hacia la inestabilidad.

El acoplamiento de todas esas fuerzas puede conllevar a una situación altamente compleja: una organización en estado caótico.

Entonces, la empresa, del tamaño que sea, es una organización que tiende a ser caótica; lo que demanda atención para asegurar el cumplimiento de su misión y visión. Y para que permanezca en el tiempo y sea sostenible.

Influencia del entorno y cómo organizar una empresa

Sin duda, el entorno también contribuye con el caos, porque involucra fuerzas que tienden a generar inestabilidad. Algunos ejemplos son los siguientes:

  • Nuevas regulaciones contables o tributarias.
  • Normas ambientales que impliquen cambios en el proceso productivo.
  • Innovaciones tecnológicas aplicadas por la competencia, con impacto en los costes.
  • Oportunidades y amenazas en el sector en que opere nuestra empresa.

Es por esto que en empresas maduras o que han alcanzado el funcionamiento óptimo, un área funcional que suele desarrollarse es la denominada “análisis del entorno”.

Vigilancia tecnológica: ¿qué aporta a las pymes?
Vigilancia tecnológica: ¿qué aporta a las pymes?

En este punto, te recomendamos la siguiente lectura que expone este tema: Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar.

Se trata de una lectura amena que, con base en una microempresa, comenta qué es el análisis del entorno y cómo puede ser aprovechado para mejorar.

Por lo tanto, si bien el entorno es fuente para el estado caótico de una empresa, también es fuente de crecimiento y creación de valor.

Fuerzas para controlar el caos y lograr la eficiencia

Ahora bien, ¿qué fuerzas consideramos clave para organizar la empresa caótica?

Pues según nuestro enfoque, consideramos 4 elementos clave. Con ellos proponemos al empresario o gestor, buscar de manera continua la eficiencia empresarial.

Y esto aplica para todo tipo de mipyme que esté transitando las etapas en el camino del éxito.

Los 4 elementos a los que nos referimos son:

  • Primero, el foco en lo importante según la etapa en que se encuentre la empresa.
  • Segundo, el control de las actividades y de la información en la empresa.
  • Tercero, la colaboración del equipo en el seguimiento y transformación de la información que fluye por las áreas.
  • Y como cuarto elemento, la mejora continua. Mejora en el día a día, con apoyo del equipo y de manera incremental.

Sin duda, podríamos señalar que el foco, el control y la colaboración son fuerzas que nos apoyan en la estabilidad, la armonía y el orden.

Por su parte, la mejora continua podríamos asumirla como una «contrafuerza», que nos plantea el reto de generar cambios e innovaciones en la forma de hacer las cosas, tanto en procesos como en productos y servicios.

Fuerzas y contrafuerzas: ¿cómo organizar una empresa caótica?
Fuerzas y contrafuerzas: ¿cómo organizar una empresa caótica?

Es claro que si un equipo de trabajo tiene, como parte de su cultura, la necesidad de mejorar, el empresario no puede limitar la iniciativa. Es decir, no puede obstaculizar la creatividad y la experimentación.

Y como señalamos, estas son contrafuerzas que propician el caos. Un caos que bien gestionado, dará frutos. Creemos que en esto estamos de acuerdo, ¿cierto?

Al respecto, un artículo que te puede ir muy bien es: plan de reenfoque de áreas en mipymes… tema del que hemos venido hablando en los últimos artículos.

Aprende a organizar una empresa, desde otras perspectivas

Algunas notas sobre el caos que pueden apoyarnos en la gestión, tomadas de otras disciplinas:

  • «El caos no es desorden sino el verdadero orden de las cosas en estado permanente de movilidad. El concepto de orden no sirve porque es estático y parcial. Asumir el caos en el campo de la imagen es entender la dinámica abstracta sin excluir la concreción individual». Luis Felipe Noé: protagonista central del arte argentino contemporáneo.
  • «Los especialistas dicen que asumir lo impredecible ya no es una excepción en el management; alentar a quienes tienen visiones innovadoras del negocio debería ser la regla». Paula Urien, en www.lanacion.com.ar.
  • Una enorme empresa multinacional puede llegar a la quiebra en meses si corre un rumor que se viraliza contra ella. Eso era imposible hace unos años, hoy no. Los expertos recomiendan asumir el caos y la impredictibilidad, porque llegaron para quedarse. Andrés Schuschny, autor de La Red y el Futuro de las Organizaciones.

Conclusiones

Para finalizar este corto artículo, te dejo algunas consideraciones que como empresario, debes tener presentes:

  • En primer lugar, el caos es inevitable. Las organizaciones son caóticas por naturaleza.
  • En segundo lugar, en las primeras etapas de la empresa es natural que los colaboradores estén haciendo “de todo un poco”. El empresario suele ser un “hombre orquesta” en el inicio de las operaciones. Por supuesto, hay excepciones. En cualquier caso, el estado caótico estará presente, lo que no implica que no pueda facturar y conseguir clientes.
  • Y por último, con las competencias apropiadas, el empresario puede distinguir y aplicar planes para fomentar fuerzas estabilizadoras. Con ello controla el caos.
  • Pero además, el empresario puede distinguir y gestionar el caos necesario para avanzar: creatividad del equipo, innovación en procesos y productos o servicios, experimentación, entre otras “fuerzas” necesarias.

Podríamos afirmar que en la literatura sobre las organizaciones, los conceptos de equilibrio y estabilidad han sido recurrentes, llegando a aparecer como una meta que ha de perseguir el buen gestor.

En cualquier caso, el conocimiento y el desarrollo de competencias serán clave para transitar por el camino del éxito.

Mejorar la capacidad del equipo y sus competencias, como afirmo siempre, son condiciones necesarias para alcanzar el funcionamiento óptimo o la etapa de expansión.

¡Éxitos con la gestión del caos de tu empresa!

Muchas gracias por leernos.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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