Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!

Hoy quiero que aprendas de una manera sencilla, qué es el análisis del entorno empresarial, con lo que podrás crecer sin parar.

Esto te será especialmente útil si te encuentras en las primeras fases de tu empresa como, por ejemplo, en crecimiento regular o funcionamiento estable.

Y para lograr este aprendizaje que proponemos, te adelanto lo que verás:

  • Caso «análisis del entorno de Músik con K».
  • Diagnóstico previo al análisis del entorno empresarial:
    • Crecimiento de Músik con K.
    • Decisiones a partir del diagnóstico de Músik con K.
  • Análisis del entorno empresarial con la matriz FODA.
    • Área funcional Análisis del Entorno Empresarial.
  • Comentarios para cerrar.

Comenzamos con una breve historia de Músik con K y cómo se abordó el análisis de su entorno.

Caso «análisis del entorno de Músik con K»

Para presentarte este interesante tema, nos basaremos en una pequeña empresa: Músik con K.

Una mipyme que avanzó por las etapas, desarrollando gran parte de las 12 áreas funcionales de una empresa madura:

Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!
Áreas funcionales típicas en empresas maduras.

La historia de Músik con K la compartimos en varios artículos de este blog. Te dejo un enlace para que conozca esta interesante experiencia: Historia de una empresa en crecimiento.

Con relación al entorno, como sabes, de él toda empresa recibe capital, materiales, recursos, entre otros insumos. Necesarios para la realización del producto o servicio.

A estos elementos los denominamos «entradas», que una vez transformadas, proporcionarán unas «salidas». Es decir, los productos y servicios que la empresa oferta a sus clientes.

Ahora bien, no hay duda de que el entorno empresarial es inestable, complejo y competitivo. Y para algunas empresas, ese entorno es más determinante que para otras.

El empresario debe conocer ese entorno, “leerlo” y adaptarse, además de prever los cambios. Esto fue lo que la dueña de Músik con K hizo cuando la empresa se «estancó».

Pero un empresario no debe esperar a tener problemas… Debe evaluar de manera continua el posible impacto de los cambios y prepararse para cuando se produzcan.

En la literatura encontrarás que el entorno empresarial lo dividen, básicamente, en general y específico.

¿Para qué sirve esta división?

Sirve para analizarlo mejor:

  • En el nivel general, incluyen aspectos como el ambiente social o normativo del sector.
  • Mientras que en el específico, incluyen aspectos como la relación con clientes, con proveedores y la competencia directa.

Visualizar a la empresa como un sistema y analizar su entorno, te permitirá alcanzar los objetivos y establecer las estrategias que lleven al éxito.

Pero pasemos a considerar detalles del análisis del entorno de la mipyme Músik con K.

Diagnóstico previo al análisis del entorno empresarial

En nuestro modelo de áreas funcionales para las empresas tipo pyme, una que destaca es la denominada análisis del entorno empresarial. En la imagen compartida la pudiste apreciar.

La razón de que esta sea una de las áreas funcionales del modelo es clara: se trata de un área clave para avanzar por las etapas y alcanzar el éxito.

Es decir, es una área – conjunto de prácticas – necesaria para lograr una empresa madura y con alta capacidad de respuesta.

Cuando la dueña de Músik con K, Karen Leiva, alcanzó el crecimiento regular, realizó un diagnóstico para trazar un camino. Motivada, principalmente, por el estancamiento de su empresa.

Esto lo hizo apoyada en Jesús Morán y su padre, colaboradores claves en su emprendimiento.

Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!
Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!

Jesús, experto en administración, planteó recomendaciones a Karen, para que ejecutara algunos planes de acción.

El diagnóstico fue motivado, además, por la necesidad de Karen de tener información clara sobre la marcha del negocio.

Solo de esta manera podía pensar en acciones concretas para seguir avanzando y retomar el camino del éxito.

Dentro de las recomendaciones hechas por Jesús, estaba la de realizar un análisis del entorno antes de tomar decisiones.

Incluso, antes de incorporar los nuevos productos y servicios, que Karen tenía en mente.

Crecimiento de Músik con K

Como se comentó en otros artículos sobre esta empresa, Karen estuvo enfocada en actividades claves para desarrollar la organización, apoyada en sus conocimientos, habilidades y valores.

Aparte de su capacidad de escucha de los consejos que recibía de familiares y amigos.

Así alcanzó la etapa de funcionamiento regular en corto tiempo, pues contó con clientes desde el primer momento, gracias a su padre que pertenecía al mundo de la música académica y popular.

Hasta ese momento, Karen llevaba todo el peso de la empresa. Gestionaba y administraba; es decir, tomaba decisiones y realizaba las tareas para lograr el funcionamiento mínimo.

El conocimiento ganado en el negocio y del proceso de venta, le permitió aumentar sus ingresos en el primer año.

Así, Karen logró cierta holgura financiera. Los ingresos superaron a los gastos y costes de Músik con K, en un corto tiempo.

Con este escenario y siguiendo su visión, Karen tomó decisiones importantes:

  1. Buscó proveedores de instrumentos de mejor calidad.
  2. Estableció relación con lutieres reconocidos, para mejorar la oferta de instrumentos.
  3. Contrató colaboradores para el apoyo administrativo.
  4. Creó un espacio para la enseñanza de música, en el mismo local.
  5. Estableció acuerdos con profesores de orquestas de la ciudad, para ofertar talleres de música, con pago por hora trabajada.

La decisión de crear el espacio para el dictado de talleres fue impulsada por el éxito de una campaña en esa dirección: Aprende Músik con K (para niños y adolescentes).

Aprende Músik con K (para niños y adolescentes).
Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!

Decisiones a partir del diagnóstico de Músik con K

Del diagnóstico se concluyó que Músik con K, estando en funcionamiento regular, había desarrollado parcialmente las áreas de Finanzas, Operaciones, Mercadeo y Ventas, y Dirección Estratégica.

Pero como Karen es una persona enfocada, en poco tiempo logró pasar a la etapa de funcionamiento estable o crecimiento regular.

Con la contratación de una administradora, Karen delegó las tareas de finanzas y del recurso humano.

En particular, las actividades delegadas fueron:

  • la contabilidad y la facturación;
  • el control de ingresos, gastos y costes;
  • el pago de impuestos;
  • la elaboración del flujo de caja mensual y pago a proveedores;
  • también el pago de gastos fijos y servicios.

Al delegar gran parte de las tareas administrativas, Karen pudo dedicarse a la dirección estratégica, a aplicar planes y a mejorar la organización.

En esta actividad de organización, siempre recibía apoyo de su amigo Jesús.

Otras actividades ejecutadas a partir del diagnóstico

El diagnóstico rápido sugirió a Karen, entre otras cosas, prestar atención al entorno.

Es decir, realizar un análisis del entorno. Para ello, partió de la construcción de una matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) para Músik con K.

Una matriz FODA le permitiría tener información para trazar una ruta de mejora, con bases más sólidas a la hora de tomar decisiones.

Una matriz FODA permite tener información para trazar una ruta de mejora,
Una matriz FODA permite tener información para trazar una ruta de mejora,

Análisis del entorno empresarial con la matriz FODA

El análisis del entono se relaciona con la matriz FODA y corresponde, en particular, a las oportunidades y amenazas (O-A) que ofrece el contexto en que se encuentre una empresa.

Para aprender a desarrollar una matriz FODA, te dejamos el siguiente artículo: Generación de estrategias en pymes con la Matriz FODA.

La propuesta del diagnóstico fue que Músik con K abordara el análisis del entorno como un área funcional, para realizar una evaluación periódica de los factores involucrados.

Recordemos que en funcionamiento estable o crecimiento regular, Karen estableció algunos objetivos estratégicos.

Lo que le exigió mejorar las áreas funcionales desarrolladas hasta la fecha. Entre ellas, el área de mercadeo y ventas.

Área funcional Análisis del Entorno Empresarial

Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!
El área «análisis del entorno» exige evaluar el ambiente social, normativo, tecnológico y económico de una empresa.

A lo indicado en la imagen, el análisis del entorno empresarial también considera las evaluaciones específicas de agentes que compiten con la empresa. Entre ellos, los clientes, los proveedores y los competidores.

También involucra las alianzas y la búsqueda de nuevos negocios.

El logro de estos propósitos pasa por una capacidad organizacional destinada a la prospección permanente de nuevas oportunidades. Además del desarrollo de relaciones asociativas.

En el caso particular de Músik con K, el interés se centró en agentes específicos y las posibles alianzas con proveedores, con organizaciones dedicadas a la música (clientes) y con docentes del área (aliados y clientes, a la vez).

Karen sabía que por la naturaleza de Músik con K, no tenía prioridad gastar recursos en atender los aspectos genéricos del análisis del entorno, como el ambiente social o el normativo.

O plantearse la búsqueda de nuevos negocios. Al menos, no en la etapa de funcionamiento estable.

1. Relación con clientes:

En este punto, Karen procedió a realizar un estudio del perfil de los clientes del negocio, por tipo.

Quiso conocer a sus clientes: dónde están, quiénes son, cuántos son, cuánto gastan, por qué compran, qué comentan, qué les falta, etc.

Para esto, Músik con K ya contaba con excelente información, gracias al desarrollo de las actividades de mercadeo y ventas. Una de las áreas más atendidas desde el inicio de las operaciones.

Karen había atendido de manera planificada las siguientes subáreas de mercadeo y ventas:

  • Relación con clientes. Karen centró esta relación en la calidad de la atención, la creación de relaciones y la medición de la satisfacción del cliente.
  • Segmentación. En esta subárea, el esfuerzo lo dirigió a distinguir segmentos y a descubrir qué valoraban de los productos y servicios. Obtenía información a través de encuestas breves y de la comunicación con clientes.
  • Fijación del precio. En cuanto a la fijación de precios, Músik con K utilizaba información de la estructura de costes. Y en menor medida, la información de los precios de la competencia.
  • Gestión de venta. El pequeño equipo de trabajo fue capacitado en ventas. Además, utilizan material de apoyo. Por ejemplo: información de instrumentos, de los fabricantes y lutieres; información sobre los talleres de música y sus docentes, etcétera.
  • Canales de distribución. La empresa utilizaba su tienda como canal de venta. Pero a partir del funcionamiento estable, con la adquisición de una aplicación en la nube, Músik con K pasó a tener una minitienda en línea. Una tienda virtual, en una etapa incipiente.

Con la información de la tienda, de redes sociales, y con el apoyo del software de gestión adquirido, Karen logró tener datos significativos sobre sus clientes.

2. Factores relativos a los proveedores:

Hasta la fecha, Músik con K había contado con proveedores confiables de instrumentos. Sin embargo, para ampliar la variedad de productos y establecer una gama de muy alta calidad, Karen amplió su lista de proveedores.

Además, en el caso de los lutieres, necesitaba confiabilidad, pues algunos instrumentos eran a petición. Esto es, con requerimientos específicos del cliente (que en este caso, suele ser un músico).

Para buscar posibles alianzas, Karen realizó un análisis detallado de sus proveedores.

Utilizó factores como: calidad del instrumento o del accesorio, tiempo real de entrega de pedidos específicos, condiciones de pago y precios.

Karen ya sabía que la calidad de los instrumentos era un elemento clave para su servicio al cliente y la fidelización del mismo.

Con las gestiones realizadas, Karen logró acuerdos en precios, calidad del producto o accesorio, tiempos de entrega y flexibilidad en las condiciones de pago.

Comentarios para cerrar

Después de un tiempo, Karen y su pequeño equipo habían definido un conjunto de actividades para atender de manera continua el “análisis del entorno”.

Es decir, establecieron prácticas para recopilar la información necesaria del entorno, en todos los aspectos: generales y específicos.

Con esto, podían analizar de manera periódica la información de los clientes, de los proveedores y lutieres, entre otros aspectos de interés para la empresa.

Aparte de tener más conocimiento sobre sus competidores directos e información sobre productos sustitutos.

Además, Karen se suscribió a varias revistas digitales especializadas en música e instrumentos musicales.

Estas le permitieron tener información actualizada sobre eventos, sobre productos y tiendas del ramo, de interés para Músik con K.

Hasta aquí esta parte de la historia sobre el área funcional análisis del entorno empresarial, y su contribución en la ruta hacia la mejora de la empresa Músik con K.

La información que genera el área entorno empresarial, constituye una fuente importante para mantener a la vista una matriz FODA.

De manera particular, con relación a la identificación de oportunidades y amenazas, que están continuamente presentes en el entorno de toda empresa, pequeña, mediana o grande.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


2 comentarios en “Análisis del entorno empresarial, ¡para crecer sin parar!”

Deja un comentario

Este sitio esta protegido por reCAPTCHA y laPolítica de privacidady losTérminos del servicio de Googlese aplican.

Si continúas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. más información

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra Política de cookies, haga clic en el enlace para mayor información.

Cerrar