Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre gestión de empresas y mejora continua! En esta entrega queremos hablarte del entorno empresarial, como elemento clave para el crecimiento de toda organización. Las empresas desarrollan su actividad en un entorno concreto que se compone de “fuerzas” que tienen incidencia sobre su actividad.

El entorno empresarial, en tal sentido, se refiere a los factores externos que influyen en la empresa y que condicionan su accionar. Su análisis es importante, pues para muchas empresas, determina parte del éxito y su ritmo de crecimiento.

Para desarrollar este interesante tema, nos basaremos en una pequeña empresa: Músik con K.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

La historia de Músik con K la compartimos en varios artículos. Acá te dejo un enlace para que conozca esta interesante experiencia:

Plan de mejora en Músik con K

Del entorno, toda empresa recibe capital, materiales, recursos, entre otros insumos. A estos los denominamos «entradas», que una vez transformadas, proporcionarán unas «salidas». Es decir, los productos y servicios que la empresa oferta a sus clientes.

Sin duda, el entorno empresarial es inestable, complejo y competitivo. Para algunas empresas, ese entorno es más determinante que para otras.

El empresario debe conocer ese entorno, “leer” y adaptarse a las necesidades, prever los cambios. Cuando corresponda, evaluar el impacto de los cambios en su actividad y prepararse para cuando se produzcan.

En la literatura encontrarás que el entorno empresarial, generalmente, lo dividen en general y específico. ¿Para qué esta división? – Sirve para analizarlo mejor.

Visualizar a la empresa como un sistema y conocer su entorno, te permitirá alcanzar sus objetivos y establecer las estrategias que la lleven al éxito.

Análisis del entorno empresarial

En nuestro modelo de áreas funcionales para las empresas, una de ellas es el análisis del entorno.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Modelo de 12 áreas funcionales en empresas maduras

La razón de que esta sea una de las áreas funcionales del modelo es clara: es clave para avanzar por las etapas y alcanzar el éxito, es decir, para lograr una empresa madura y con alta capacidad de respuesta.

Cuando la dueña de Músik con K, la joven Karen, superó la puesta en marcha de la empresa y alcanzó el funcionamiento regular, realizó un diagnóstico para trazar un camino. Esto lo hizo apoyada en Jesús Morales y su padre, colaboradores en su emprendimiento.

Jesús, experto en administración, planteó recomendaciones a Karen, para que ejecutara algunos planes de acción.

El diagnóstico fue motivado por la necesidad de Karen, propia de muchos empresarios, de tener información clara sobre la marcha del negocio. Solo así podía pensar en acciones concretas para seguir avanzando por buen camino.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Karen buscó un diagnóstico de la empresa para continuar por buen camino

Dentro de las recomendaciones hechas por Jesús, estaba la de realizar un análisis del entorno antes de tomar decisiones. Antes de incorporar los nuevos productos y servicios, que Karen tenía en mente.

Crecimiento de Músik con K

Como se comentó en los artículos sobre la empresa, Karen estuvo enfocada en actividades claves para desarrollar la organización, apoyada en sus conocimientos, habilidades y valores. Aparte de su capacidad de escucha de los consejos que recibía de familiares y amigos.

Alcanzó la etapa de funcionamiento regular en un tiempo corto, pues contó con clientes desde el primer momento. Esto, gracias a su padre que pertenecía al mundo de la música académica y, también, al mundo de la música popular.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Karen avanzó por las etapas con paso firme

Hasta ese momento, Karen llevaba todo el peso de la empresa. Gestionaba y administraba, es decir, tomaba decisiones y realizaba las tareas para lograr el funcionamiento mínimo.

El conocimiento ganado del negocio y del proceso de venta, le permitió aumentar sus ingresos. Así, Karen logró cierta holgura financiera. Los ingresos superaron a los gastos y costes de Músik con K, en un corto tiempo.

Con este escenario y siguiendo su visión, Karen tomó decisiones importantes:

  1. Buscó proveedores de instrumentos de mejor calidad
  2. Estableció relación con lutieres reconocidos, para mejorar la oferta de instrumentos, en cuanto a la calidad
  3. Contrató colaboradores para el apoyo administrativo
  4. Creó un espacio para la enseñanza de música, en el mismo local.
  5. Estableció acuerdos con profesores de orquestas de la ciudad, para ofertar talleres de música, con pago por hora trabajada.

La decisión de crear el espacio para el dictado de talleres fue impulsada por el éxito de una campaña en esa dirección: Aprende Músik con K (para niños y adolescentes).

Análisis del entorno de Músik con K

Del diagnóstico se concluyó que Músik con K, estando en funcionamiento regular, había desarrollado parcialmente las áreas de Finanzas, Operaciones, Mercadeo y Ventas, y Dirección Estratégica.

Como Karen es una persona enfocada, en poco tiempo logró pasar a la etapa de funcionamiento estable.

Con la contratación de una administradora, Karen delegó las tareas de finanzas. En particular, las actividades delegadas fueron: la contabilidad, la facturación, el control de ingreso, gastos y costes; pago de impuestos, elaboración del flujo de caja mensual y pago a proveedores. También, el pago de gastos fijos y servicios.

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Karen entregó parte de la administración a personal contratado

Al delegar las tareas administrativas, Karen pudo dedicarse a la dirección estratégica, a aplicar planes y a mejorar la organización. En esta actividad de organización, siempre recibía apoyo de su amigo Jesús.

Actividades a partir del diagnóstico de Músik con K

El diagnóstico sugirió a Karen, entre otras cosas, prestar atención al entorno. Es decir, realizar un análisis del entorno.

Para ello, partió de la construcción de una matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) para Músik con K.

Una matriz FODA, conocida también como matriz DAFO, le permitiría tener información para trazar una ruta de mejora, con bases más sólidas a la hora de tomar decisiones.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Matriz FODA para análisis de empresas

¿En qué consiste el análisis del entorno?

El análisis del entono se relaciona con la matriz FODA y corresponde, en particular, a las oportunidades y amenazas (OA) que ofrece el contexto en que se encuentre una empresa.

La propuesta del diagnóstico fue que Músik con K abordara el análisis del entorno como un área funcional, para realizar una evaluación periódica de los factores involucrados.

Recordemos que en funcionamiento estable, Karen estableció algunos objetivos estratégicos. Lo que le exigió mejorar las áreas funcionales desarrolladas hasta la fecha. Entre ellas, el área de mercadeo y ventas.

Después de un tiempo de estar en la etapa de funcionamiento estable, Músik con K mostraba avances, que se reflejaban en la gestión de la empresa.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Porcentaje de avance de las áreas en Músik con K (2do. diagnóstico)

Área funcional: análisis del entorno

En términos formales, el área “análisis del entorno” cumple con el propósito de evaluar el ambiente social, normativo, tecnológico y económico que afecta a la empresa.

Además, considera las evaluaciones específicas de agentes que compiten con la empresa. Entre ellos, los clientes, los proveedores y los competidores.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Análisis del Entorno. En la ruta hacia la mejora de Músik con K

También involucra las alianzas y la búsqueda de nuevos negocios. El logro de estos propósitos pasa por una capacidad organizacional destinada a la prospección permanente de nuevas oportunidades. Además del desarrollo de relaciones asociativas.

En el caso particular de Músik con K, el interés se centró en agentes específicos y las posibles alianzas con proveedores, con organizaciones dedicadas a la música (clientes) y con docentes del área (aliados y clientes, a la vez).

Karen sabía que por la naturaleza de Músik con K, no tenía prioridad gastar recursos en atender los aspectos genéricos, como el ambiente social o normativo. O plantearse la búsqueda de nuevos negocios. Al menos, no en la etapa de funcionamiento estable.

Relación con clientes

En este punto, Karen procedió a realizar un estudio del perfil de los clientes del negocio, por tipo. Quería conocer a sus clientes: dónde están, quiénes son, cuántos son, cuánto gastan, por qué compran, qué comentan, qué les falta, etc.

Para esto, Músik con K ya contaba con excelente información, gracias al desarrollo de las actividades de mercadeo y ventas. Una de las áreas más atendidas desde el inicio de las operaciones.

Karen había atendido de manera planificada las siguientes subáreas de mercadeo y ventas:

  • Relación con clientes. Karen centró esta relación en la calidad de la atención, la creación de relaciones y la medición de la satisfacción del cliente.
  • Segmentación. En esta subárea, el esfuerzo lo dirigió a distinguir segmentos y a descubrir qué valoraban de los productos y servicios. Obtenía información a través de encuestas breves y de la comunicación con clientes.
  • Fijación del precio. En cuanto a la fijación de precios, Músik con K utilizaba información de la estructura de costes. Y en menor medida, la información de los precios de la competencia. La administradora fue clave en este punto.
  • Gestión de venta. El pequeño equipo de trabajo fue capacitado en ventas. Además, utilizan material de apoyo. Por ejemplo: información de instrumentos, de los fabricantes y lutieres; información sobre los talleres de música y sus docentes, etcétera.
  • Canales de distribución. La empresa utilizaba su tienda como canal de venta. Pero a partir del funcionamiento estable, con la adquisición de una aplicación en la nube, Músik con K pasó a tener una mini tienda en línea. Una tienda virtual, en una etapa incipiente.

Con la información de la tienda, de redes sociales, y con el apoyo del CRM comercial adquirido, Karen logró tener datos significativos sobre sus clientes.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Uno de los tipo de clientes de Músik con K…

Factores relativos a los proveedores

Hasta la fecha, Músik con K había contado con proveedores confiables de instrumentos. Sin embargo, para ampliar la variedad de productos y establecer una gama de muy alta calidad, Karen amplió su lista de proveedores.

Además, en el caso de los lutieres, necesitaba confiabilidad, pues algunos instrumentos eran a petición. Esto es, con requerimientos específicos del cliente (que en este caso, es un músico).

Para buscar posibles alianzas, Karen realizó un análisis detallado de sus proveedores. Utilizó factores como: calidad del instrumento o del accesorio, tiempo real de entrega de pedidos específicos, condiciones de pago y precios.

Karen ya sabía que la calidad de los instrumentos era un elemento clave para su servicio al cliente y la fidelización del mismo.

Análisis del entorno empresarial, clave para avanzar

Karen estableció alianzas con los proveedores

Con las gestiones realizadas, Karen logró acuerdos en precios, calidad del producto o accesorio, tiempos de entrega y flexibilidad en las condiciones de pago.

Implementación del área funcional “análisis del entorno”

Después de un tiempo, Karen y su pequeño equipo habían definido un conjunto de actividades para atender de manera continua el “análisis del entorno”. Es decir, establecieron prácticas para recopilar la información necesaria del entorno.

Con esto, podían analizar de manera periódica la información de los clientes, de los proveedores y lutieres, entre otros aspectos de interés para la empresa. Aparte de tener más conocimiento sobre sus competidores.

Además, Karen se suscribió a varias revistas digitales especializadas en música e instrumentos musicales. Estas le permitieron tener información actualizada sobre eventos, sobre productos y tiendas del ramo, de interés para Músik con K.

Hasta acá esta parte de la historia sobre el área funcional “análisis del entorno” y su contribución en la ruta hacia la mejora de la empresa Músik con K.

Espero que lo comentado te permita tener una visión general de lo que implica el análisis del entorno.

La información que genera esta área, constituye una fuente importante para mantener a la vista una matriz FODA actualizada. De manera particular, con relación a la identificación de oportunidades y amenazas que están continuamente presentes en el entorno de toda empresa, pequeña o grande.

¡Hasta la próxima entrega!

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