Características de una herramienta de gestión para una pyme

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¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! Al momento de buscar opciones para incorporar aplicaciones, los empresarios suelen hacerse una pregunta: ¿cuáles son las características de una herramienta de gestión para una pyme? De este importante tema queremos hablarte en este artículo. ¡Así que no te lo pierdas!

La elección de una herramienta de gestión debe realizarse con disciplina. No significa esto un proceso engorroso y burocrático. De hecho, todo empresario requiere agilidad en la toma de decisiones.

Por disciplina nos referimos a que debes seguir unos pasos deliberados; pensados en el contexto de la empresa. Esto aplica para todo tipo de negocio, en particular para micro, pequeñas y medianas empresas.

Debes tener claras las respuestas a preguntas como las siguientes:

  • ¿Qué tipo de empresa tienes? ¿Empresas de fabricación, distribución y venta (B2B), servicios profesionales o ventas al por menor de productos y servicios?
  • ¿En qué etapa se ubica la empresa? ¿Funcionamiento regular, estable, óptimo…?
  • ¿Por cuáles de las áreas funcionales quieres iniciar la gestión de la información? ¿Mercadeo y venta, finanzas, operaciones, talento humano…?

Las respuestas te pueden ayudar a definir la búsqueda, a partir de las necesidades y características de una herramienta de gestión para tu pyme.

Aunado a lo anterior, debes tener claros los planes de crecimiento para el mediano y largo plazo. No es lo mismo quedarse con una sola tienda, que tener planes de expandir el negocio por la ciudad en los próximos 2 años.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

¿Cómo son tus planes de crecimiento?

La disciplina, en tal sentido, permitirá realizar la mejor elección posible. Recordemos que en términos concretos, lo que hace una herramienta de gestión es organizar la operación y facilitar la visibilidad de la información de las áreas funcionales. Esto lo comentamos en el artículo anterior:

Pregunta previa: ¿cuándo adquirir una herramienta de gestión?

En el artículo mencionado hicimos hincapié en que cuando la información es confiable y está en tiempo real, se convierte en un activo clave. Y si este es aprovechado por el equipo, eleva la eficiencia empresarial.

Sabemos que una empresa (micro o pyme) difícilmente tenga recursos para contratar aplicaciones en sus primeras etapas. Sin embargo, nuestra recomendación es que el momento adecuado para implementar una herramienta de gestión es “lo antes posible en el ciclo de vida de la empresa”.

Razones para no hacerlo pueden ser, por ejemplo, que no tengas aún una facturación regular. Es por esto que en cada etapa el empresario debe saber qué es lo importante y mantener el foco en ello. Cuando la facturación es regular y tienes clientes recurrentes, puedes avanzar a la etapa de funcionamiento estable.

Por otro lado, con independencia de si tienes más o menos colaboradores, al crecer el volumen de los datos que necesitas procesar y compartir, tendrás que incorporar una herramienta de gestión.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

Ejemplo de base de datos en una hoja de cálculo. Relación entre clientes, órdenes y libros…

Por supuesto, puedes iniciar la captura de datos utilizando hojas de cálculo o aplicaciones locales de base de datos. Son soluciones válidas mientras estás solo o con uno o dos colaboradores, en la etapa de funcionamiento regular.

Al entrar en funcionamiento estable, debes iniciar 2 acciones sobre las que hablamos en el Índice de Eficiencia Empresarial. Se trata del control y la colaboración en la gestión de la información. Para detalles sobre el índice, te recomiendo el siguiente artículo:

Qué es eficiencia según el índice lDEAL

En fin, la decisión de cuándo adquirir una herramienta de gestión depende de la necesidad real de compartir datos entre las áreas funcionales, para mejorar el control y la colaboración, además del foco y la mejora continua. ¡Mientras más temprano, mejor!

Características de una herramienta de gestión para una pyme

Sobre las características de una herramienta de gestión encontramos mucha información en la Web. Acá consideramos algunas específicas, claves para empresas en proceso de consolidación, que tienen recursos limitados. Empresas en etapas de funcionamiento regular, estable u óptimo.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

5 características de una herramienta de gestión

Como empresario sabes que en las pymes, la gestión y la administración son un dolor de cabeza, si no se tienen herramientas para fomentar un trabajo dinámico y eficiente.

Es por ello que muchas aplicaciones software se han convertido en la columna vertebral de empresas grandes y pequeñas.

Las soluciones en la nube forman parte de una tecnología que simplifica la implementación y mejora la experiencia laboral. Las 5 características importantes que destacamos son:

1. Seguridad que ofrece

Contrario a lo que piensan algunos empresarios y gestores, las aplicaciones de gestión empresarial en la nube son seguras.

La propia plataforma y el proveedor se hacen cargo de las copias de seguridad diariamente. Además, los usuarios de la herramienta pueden, en muchos casos, descargar información desde la propia aplicación. De esta manera se evita la pérdida de información.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

La seguridad es una de las características de una herramienta de gestión

Una aplicación en la nube permite que tu información sea siempre accesible y minimiza los problemas típicos de las soluciones software en el entorno tecnológico de la empresa. Sin duda, reduce los costes de mantenimiento.

2. Eficiencia en la operación

Existen estudios y evidencia empírica de que un software de facturación, por ejemplo, puede hacer “ganar” hasta 8 horas semanales al equipo de trabajo. Esto es así al automatizar y agilizar el proceso mediante el uso de dos conjuntos de datos: productos y clientes.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

Ejemplo de aplicaciones en la plataforma Platzilla

Ganas eficiencia, sin lugar a dudas, al permitirte, además, encontrar cualquier factura con un solo clic o al notificarte sobre facturas vencidas, pendientes por cobrar.

Por tanto, el empresario y su equipo gana eficiencia al realizar más operaciones y atender más requerimientos en menor tiempo.

3. Acceso mucho más cómodo

Las aplicaciones en la nube te permiten acceder a la información desde cualquier lugar y con diversos dispositivos móviles. Es una característica importante la libertad de movimiento que ofrece. El diseño debe ser responsive o adaptativo.

Por ejemplo, puedes crear facturas desde un ordenador, un Smartphone o desde una Tablet. Y lo puedes hacer en la oficina, en casa o en la calle.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

El diseño debe ser “responsive”, característica clave en soluciones software

4. Evolucionar según el crecimiento de la empresa

Una buena herramienta de gestión facilita la adaptación al tipo de empresa y sus necesidades específicas.

Algunas plataformas permiten contratar aplicaciones según las necesidades de información de la empresa. De esta manera solo pagas por lo que utilizas en cada momento, y te permite escalar según crecen las áreas funcionales en la empresa.

5. Fácil de usar

La última característica importante que resaltamos es la relacionada con la usabilidad. Una aplicación fácil de usar (con menos funcionalidades) puede ser preferible a una muy completa (y compleja) pero difícil de aprender a manejar.

En las empresas que están comenzando a ganar clientes o que apenas recorren las primeras etapas, no hay tiempo para un aprendizaje lento de las soluciones que se adopten para gestionar información.

Las aplicaciones, en tal sentido, deben facilitar el aprendizaje y minimizar tiempos y recursos para aprovechar al máximo sus prestancias.

El tema de la usabilidad y de la accesibilidad es complejo, por lo que tiene mucha atención en la actualidad.

Caso: Plataforma de Aplicaciones Platzilla

Dentro de la amplia gama de posibilidades de soluciones en la nube, queremos dejar algunos comentarios sobre la Plataforma de Aplicaciones Platzilla. Como sabes, sobre esta plataforma ya hemos dejado ejemplos en este blog. Sus características principales son:

  1. Portabilidad: Platzilla es un software al que se puede acceder desde cualquier parte del mundo.
  2. Multiplataforma: Platzilla puede ser ejecutado en diversos sistemas operativos, así como desplegado en diversos navegadores web y dispositivos.
  3. Modularidad. Es un sistema modular por excelencia, donde toda la gestión se hace mediante la utilización de módulos. Estos se integran en aplicaciones que atienden áreas específicas en la empresa.
  4. Personalizable. Platzilla tiene la capacidad de utilizar módulos nativos y de crear nuevos módulos según la necesidad del cliente. De esta manera brinda la posibilidad de que una empresa utilice procedimientos genéricos o que adapte su propio modelo de negocio.
  5. Multiusuario. Platzilla permite el acceso de múltiples usuarios, cuyos niveles de acceso se controlan mediante la asignación de roles y perfiles. Lo que limita realizar o no acciones en la gestión de la información.
  6. Auditable. Todas las operaciones realizadas en Platzilla son almacenadas en la base de datos. Esto permite conocer en tiempo real qué usuario realizó qué operación y cuáles entidades estuvieron involucradas.

Características de una herramienta de gestión para una pyme

Sobre esta plataforma estaremos compartiendo información en el contexto de tipos de empresas, que te permitirán conocer interesantes experiencias. No solo respecto al cómo se utilizan las aplicaciones, sino también respecto al para qué utilizan Platzilla las pymes.

Y con esto finalizo la entrega de hoy, no sin antes hacer hincapié en que cada empresa tiene necesidades de información únicas, por lo que debe centrarse en incorporar aplicaciones personalizables, accesibles, sin limitaciones en cuanto a la plataforma. Y por supuesto, con un coste que se ajuste según vaya demandando más funcionalidades y aplicaciones.

¡Hasta la próxima entrega!

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