El análisis de las ventas es una obligación, no sólo para saber si la empresa va mejor. Esto es obvio, pero sin embargo es aún más importante medir cómo van nuestros proceso o procesos e ventas.
No hay que confundir el análisis de las ventas con el análisis de las campañas de marketing y acciones de comercialización. Estos puntos se abordan en otros artículos.
No sólo se trata de vender sino de mejorar cómo vendemos
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Así, por si eres nuevo en estos artículos sobre gestión de ventas, para ilustrar lo que debemos analizar y cómo lo hace Platzilla, usaremos un ejemplo. En este caso es el de la empresa Músika con K empresa que vende instrumentos musicales, además de impartir cursos de música.
Además de esto, para contextualizarle le informamos que dirigir el área de ventas lo encuadramos en 3 artículos:
- Gestión de las ventas en empresas de venta al público: en el cual se muestran los distintos tipos de flujo y ventas.
- Organización de las ventas: donde explicamos cómo basado en los procesos definidos, precisamos la información que vamos a necesitar para operar. Además de ello, qué tareas automáticas u ocultas se deben hacer.
- Análisis de las ventas: para hacer seguimiento y mejorar día a día. El análisis no sólo nos servirá para controlar este área en la empresa, sino para organizar las ventas y la gestión. Este es el artículo actual.
Tipos de análisis de las ventas
Existen 3 tipos de análisis de las ventas o cualquier otra área y estos 3 los aboramos en nuestro software Platzilla
- Informes puntuales. Son listas de registros de uno varios módulos entrelazados
- Gráficos de operaciones. Son gráficos de distintos formatos en módulos de varios tipos y en un momento específico del tiempo.
- Panel de indicadores. Es un cuadro donde podemos visualizar ratios o porcentajes que nos indican la evolución de nuestras operaciones. Este cuadro muestra la evolución de dichos indicadores a lo largo del tiempo. El objetivo del mismo es que se pueda tener un control de cómo vamos funcionando.
Análisis de las ventas: Informes
Dentro del módulo de informes de Platzilla, musika con K además de los informes por defecto que vienen con el sistema, se a creado algunos particulares. Así los informes estándar que usan son:
- Listado de clientes por periodo
- Listado de facturas por periodo
- Cursos impartidos por periodo
- Presupuestos por periodo
- Pedidos por periodo
Informes customizados o particulares
Los informes particulares que ellos mismos se han creado son:
- Alquiler de ventas por familia de instrumento por periodo. Este informe ayuda a tener una idea en un listado de qué unidades se alquilan más que otras. Todo ello segmentado en instrumentos de cuerda como viento y percusión.
- Cantidad de depósitos de reservas por periodo. Este listado es sacado y enviado automáticamente al departamento de contabilidad. Así, pueden crear los asientos contables de los anticipos. Funciona a modo de recibos internos para ellos.
Si desea saber cómo se realiza estos informes Platzilla tenemos también un artículo específico sobre realización de informes en Platzilla.
Gráficos
A diferencia de los informes que son listados, los gráficos son representaciones gráficas que nos ayuda a saber cómo funciona la empresa.
Si queremos saber la evolución de estos gráficos podemos optar por hacer una consulta de fechas. También podemos comparar evolución de ratios en el Panel de indicadores.
Dentro de Platzilla, al igual que ocurre en los informes, se dispone de la posibilidad de realizar informes específicos. En el caso de los gráficos estándar, Musika con K suele consultar los siguientes:
- Clientes por tipo
- Clientes por tipo de venta
- Ventas por tipo
- Facturas por estado
- Pedidos comerciales por estado
- Cotizaciones por estado
Gráficos personalizados o customizados
Los gráficos que Musika con K decide crear para su personalización son los siguientes:
- Distribución de las ventas. Alquiler, venta y cursos. Con este gráfico identifican de sus ventas cuántas corresponden a sus distintas vias de ingresos y actividades.
- % de clientes de cursos por cantidad de cursos. Con este gráfico, se trata de identificar los clientes de cursos por grupos. Así se tiene los que hacen 1 sólo curso, los que hacen 2 cursos o los que hacen más de 2. El objetivo de la formación es que sea agradable y fidelice al alumno. De este modo, no sólo se venden más cursos. Además, las probabilidades que terminen comprando un instrumento aparte aumentan exponencialemente.
- % de presupuestos cerrados. Este gráfico de torta ayuda a saber si la oferta es atractiva.
- % de facturas pagadas a tiempo en cursos a empresas. Este gráfico es muy particular, ya que sirve para hacer seguimiento de una situación que se repite. Los clientes con muchos alumnos tardan en pagar. Esto genera problemas de tesorería que hay que tratar de aliviar. En el momento de crear este informe, Musika con K estaba valorando un prepago con descuento. Este hecho lo implementó más tarde, mejorando sustancialmente la salud de la tesorería. Aparte de, ahorrar tiempos en reclamaciones.
Panel de indicadores
El panel de indicadores lo reservamos al siguiente artículo sobre mejora contínua a partir del análisis de la información recogida en el día a día.
Un panel de indicadores es la herramienta definitiva que nos ayuda a entrar en el ciclo contínuo de mejora indefinida que detallamos en nuestro Índice Ideal que a su vez en la sección de mejora contínua se basa en el ciclo de la calidad, base de las normativas ISO.
Conclusión
El análisis de las ventas en empresas de venta al público va más allá de saber cuánto se vende.
Está más orientado a saber si nuestras acciones comerciales y procesos de venta son eficaces.
Consiste en saber si mejoramos nuestros procesos y actividades. Mejor aún saber si a partir de este análisis mejoramos nuestros procesos y actividades.
