La gestión de las ventas es un área muy amplia que requiere una especial atención. Por gestión de las ventas, entendemos el proceso de venta, no las técnicas de venta ni las campañas comerciales, las cuales se incluyen en el apartado correspondiente de los materiales que proponemos.
Este artículo es la primera parte de una serie de 3 orientado al control y desarrollo de este área de gestión. Así tenemos:
- Gestión de las ventas en empresas de venta al público (artículo actual) donde nos enfocamos en procesos y flujos de trabajo.
- Organización de las ventas: basado en estos procesos definidos, determinamos la información necesaria para hacerlo realidad además de las tareas automáticas de soporte
- Análisis de las ventas: para hacer seguimiento y mejorar día a día. El análisis servirá para controlar este área en la empresa y para organizar este área tan importante en la empresa.
Para ilustrar como se gestionan las ventas en empresas que fabrican vamos a usar varios ejemplos en varios artículos. En este artículo usaremos el siguiente caso:
Musika con K: Una empresa que vende diversos tipos de instrumentos musicales, accesorios para instrumentos, además de instrumentos artesanales (que pueden ser personalizados), y facilita cursos particulares, avanzados, en ejecución instrumental.
El caso de Musika con K: La gestión de varios modelos de venta
Músik con K vende a 3 tipos de clientes:
- 1) al cliente básico, que compra un instrumento o accesorio del inventario, el cual se factura de forma inmediata
- 2) al cliente artesanal, que desea un instrumento artesanal que puede ser personalizado. Se toma el pedido, se asigna una fecha según el tiempo de entrega, para luego proceder a la venta.
- 3) al cliente servicio, que contrata un servicio, que puede ser un curso, clases particulares sobre instrumentos o música y alquiler de instrumentos. Cuando la tienda registra un pedido, toma los datos, asigna un estado y prioridad del pedido. El pago se recibe cuando se hace la entrega. Cuando es un servicio, depende de el plazo que se estableció para recibir el pago del curso o clase.
Así, según cada cliente, tenemos distintos modelos de venta:
Registro y gestión de ventas directas en la tienda:
En este caso, el flujo sería el siguiente:
Como se observa, al registrar la venta se reduce el stock del producto sea cual sea el almacén donde se encuentre.
Además, en este caso, es poco probable que un cliente en la tienda pida una factura, ya que instrumentos musicales suelen ser vendidos en tienda a particulares. Si es cierto que a veces en el establecimiento ha ido algún encargado de un colegio o escuela de música, en cuyo caso sí ha podido solicitar una factura. Esto es necesario poder realizarlo si nos lo solicitan.
Si aún no usas Platzilla o no lo usas al 100%… ¿Cómo puedes hacer esta actividad de gestión de ventas ? Tienes varias opciones:
- En un excel: En cuyo caso, tendrás que programarlo para restar stock y quizás no puedas realizar una factura. Obviamente no es un sistema y has de mantener backups constantes y no puedes usarlo desde cualquier dispositivo a la vez. Tampoco puedes gestionar stock, ni hacer evaluación del desempeño, ni alertas ni nada por el estilo. Es una opción poco recomendable.
- Con un software TPV. Podría servirte, pero te limita a eso, a ventas. Quizás no puedas gestionar varios almacenes, stock, hacer compras de productos, gestionar alertas, informes cruzados, campañas y un sinfín de funcionalidades que te permite un sistema integral de gestión
- Con Platzilla que te permite gestionar toda la empresa, no sólo las ventas como podrás ver en nuestros Planes Avanza, cursos de gestión y tutoriales.
Registro y gestión de ventas a partir de pedidos:
Los instrumentos son pedidos por escuelas y centros formativos a lo que es necesario un sistema para poder registrarlos y después realizar la venta. El flujo podría ser el siguiente:
Así, al recepcionar el pedido, podemos registrar la venta o… dejarlo ahí para corroborar que tenemos stock o quizás agruparlo otros pedidos u otras circunstancias. Es decir, no siempre es necesario que salga un pedido automáticamente si nuestras circunstancias no están preparadas.
En Platzilla, es también posible que el cliente tenga su cuenta creada y pueda generarte pedidos directamente, es decir, reducir los tiempos administrativos considerablemente. Así vemos que en el cuadro verde del proceso está compartir datos con el cliente. Esto puede ser tanto para ver las facturas, incidencias o inclusive realizar pedidos. Esto es vital para cumplir con la dimensión de “compartir información” del índice IDEAL de gestión.
Registro y gestión de ventas a partir de un curso
Musika con K, da cursos de música. Esta actividad, no sólo le reporta las ventas de los cursos, sino que además muy probablemente, terminará siendo otra vía ventas de instrumentos. Tiene todo el sentido del mundo que alguien que hace un curso de música y no tiene instrumento para tocar, acabe comprando uno.
Para ello, en Platzilla, en el módulo de personas, podemos tener distintas opciones como “Contacto comercial”, “Colaborador en nuestra empresa” o “Alumno”. En este caso registraríamos dichas personas como alumnos si fueran por ejemplo personas de una empresa que compra los cursos (un colegio, por ejemplo) o bien si la persona es cliente a la misma vez lo registraríamos como cliente directamente.
Registro y gestión de ventas de alquiler de un instrumento
Este caso es particular, ya que no vendemos un producto sino un servicio. El proceso es similar con la diferencia que, el alumno es registrado en un servicio.
Ahora supongo que surgirán dos dudas: ¿Puedo hacer una acción comercial a posteriori a dichos alumnos? por supuesto, pero eso ya es otro cantar, de otro artículo. Sólo decirte que tenemos planes de adaptación de la empresa y configuración de su Platzilla.
Los distintos flujos de registro de la ventas
Hemos visto algunos ejemplos o flujos a partir de Musika con K. En la imagen de abajo puedes ver las distintas rutas que se pueden tomar para hacer un registro de las ventas. Obviamente, depende de la empresa y su operativa, cada caso es distinto:
Seguimiento de las unidades alquiladas y control de stock
¡Madre mía! ya nos estamos saliendo de contexto, ¡pero usted tiene estas dudas! normal. Por supuesto que es posible con la gestión del stock y los informes para detectar dónde están. Así aparte de las unidades que se encuentran en uno o varios almacenes, se genera un almacén llamado “en cliente” (lo puede hacer usted o lo haríamos nosotros).
Finalmente, con los gráficos que mostraremos en otro tutorial podremos hacer un seguimiento de dichas unidades y las variaciones en stock.
¿y las incidencias en productos o servicios?
Obviamente con la venta viene el servicio y la atención al cliente. En Platzilla es muy sencillo registrar incidencias asociadas a ventas. También éstas se asocian a clientes. Su seguimiento y resolución se hace con trato por email o bien accediendo directamente al sistema.
Conclusión
La gestión de las ventas no puede ser tratada como algo aislado. Como has podido ver ésto es sólo la punta del iceberg.
Así que, ahora que estás concienciado, te invitamos a seguir investigando cómo Platzilla puede ayudarte. Si lo prefieres, déjanos ayudarte con nuestros planes a avanzar y montar todo orquestadamente.
Gracias por la atención. ¡Felices ventas!
