Crear informes para apoyar la gestión en una pyme.

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión empresarial! En esta entrega queremos mostrarte cómo crear informes para apoyar la gestión en una pyme, utilizando la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.

La Plataforma de Aplicaciones Platzilla es una solución en la nube. Brinda al empresario una forma fácil para incorporar tecnología en la organización. Nuestra recomendación es que tal incorporación sea en las primeras etapas, para gestionar – desde temprano – los datos de la empresa. Lo que representa, sin duda, una ventaja competitiva.

Platzilla permite al empresario, gracias a su integración y modularidad, contratar aplicaciones según la necesidad real que tenga de gestionar la información en su empresa.

Esto garantiza la centralización y consistencia de los datos. Los mismos son compartidos por los módulos de las aplicaciones que se van incorporando a la plataforma de la empresa.

[Vídeo: Crear Informes. Duración: 06′ 20”]

¿Cómo crear informes para apoyar la gestión en una pyme?

Transcripción del vídeo: creación de informes

En este vídeo veremos una explicación básica sobre qué son los informes y cómo se crean en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.

¿Cómo lo haremos?

Utilizaremos la plataforma de la empresa La Casita de Mía, para mostrar detalles sobre cómo podemos elaborar informes que se exporten en diferentes formatos.

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Sesión de María Valentina – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme.

Estamos en una sesión de María Valentina, la administradora de esta plataforma; y vamos a ver brevemente sus datos, a través de su cuenta Platzilla.

Observe que se despliega por defecto el calendario, cuando María Valentina inicia la sesión. Allí se reflejan todas las tareas que tiene en proceso.

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Vista por defecto al iniciar sesión – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Esto lo configuramos con la opción Mi cuenta Platzilla.

Allí tenemos la información del usuario; ella tiene el rol de director, y mostramos cómo definió iniciar con el Calendario, cuando ingresa a Platzilla.

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Configuración de la información del usuario – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Informes en Platzilla

Ahora vamos al menú Revisión, entramos a Informes, donde veremos algunos detalles sobre esta funcionalidad.

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Menú Revisión – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Podemos ver un conjunto de informes que están separados por secciones que llamamos Carpetas.

  • CRM es una carpeta
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Carpeta de informes CRM – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

  • Facturación es otra carpeta con otro grupo de informes
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Carpeta Facturación – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

  • Tenemos otro grupo de carpetas que en este caso están vacías… porque todavía no tienen informes creados.
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Diferentes carpetas sin informes – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Aquí vemos un conjunto de informes que por defecto son creados cuando se genera la instancia de la plataforma para una empresa.

Entramos, por ejemplo, al informe oportunidades por fase de venta, y vamos a ver algunos detalles…

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Informes de la carpeta CRM – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Este se refiere a información que está en el módulo oportunidades.

En este informe se despliegan 6 registros, relacionados con oportunidades, para los que, como pueden ver, la fase de venta está en negociación.

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Informe: Oportunidades por fase de venta – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

¿Cómo creamos informes?

Ahora vamos a ver cómo se creó este informe de oportunidades por fase de venta. Hacemos clic en este icono para editar el informe…

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Informes de la carpeta CRM – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Vemos que Platzilla nos muestra una serie de opciones para crear informes. Es un asistente.

En la opción General, tenemos una serie de campos, como:

  1. La carpeta a la que pertenece
  2. El formato en que va a salir el informe
  3. El nombre del informe
  4. Una descripción
  5. El módulo correspondiente, del que toma la información. En este caso, de Oportunidades, que pertenece a la aplicación CRM Comercial.
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Sección General en el asistente para crear informes – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Hacemos clic en siguiente y como segundo elemento, tenemos las columnas que se van a desplegar; podemos seleccionar las columnas que queramos que se muestren (campo seleccionadas *) en este informe tabulado.

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Crear informes: opción columnas – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Por ejemplo, podríamos quitar observaciones

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Quitar columnas del informe – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

…y agregamos otro campo como tipo de oportunidad.

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Agregar columnas al informe – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Vamos a agregar nuevamente el campo observaciones.

Además podemos hacer cambios en la distribución y posición de las columnas, según como queramos que se muestren al momento de la generación del informe.

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Ordenar posición de columnas – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Pasamos a la siguiente sección que me permite decidir qué totales o valores quiero manejar. Por ejemplo:

  • Suma
  • Promedio
  • Máximo
  • Mínimo

En este caso los seleccionamos todos para el campo valor de la oportunidad.

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Crear informes: opción totales – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Filtros para seleccionar la información

En la siguiente sección de filtros, hay un primer filtro que se refiere a las oportunidades según la fecha estimada de cierre, para el mes actual.

Tenemos diferentes opciones, que podemos seleccionar en cualquier momento, para mostrar información de un período personalizado o particular. En este caso, dejamos «mes actual».

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Filtros en la creación de informes – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Acá hay un filtro adicional, que es el que me permite mostrar solamente aquellas oportunidades que están en fase de negociación.

Podemos eliminar o crear nuevos filtros según la necesidad que tengamos de desplegar información.

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Filtros avanzados – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

La sección visibilidad tiene que ver con quiénes verán este informe, en este caso podemos poner el grupo Equipo de La Casita de Mía. Así todos los usuarios podrán ver este informe.

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Sección visibilidad para los informes – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

La opción programar envío, por ahora la dejamos desactivada. En otra ocasión lo explicaremos.

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Sección programar envíos – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Guardamos los cambios y cerramos la ventana.

Podemos ver nuevamente el informe de oportunidades por fase de venta, que filtra los registros solo para el caso de oportunidades en negociación.

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Vista general de Informes en la carpeta CRM – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Si hacemos clic sobre el nombre del informe podemos ver la información que se despliega, como la mostramos antes. Observen entonces como cumple como lo que hemos indicado.

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Vista del informe oportunidades por fase de venta – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

¿Cómo exportar informes?

Podemos ejecutar varias acciones como:

  • Guardar como…
  • Exportar a PDF
  • Exportar a Excel

Son las posibilidades que me brinda esta plataforma para llevar esta información a otros medios, y presentarla de otra manera.

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Diferentes maneras de exportar la información – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

¿Cómo agregar más informes?

En la carpeta CRM podríamos agregar otros informes, simplemente haciendo clic en más (+) y lo que resta es crear el informe siguiendo las secciones del asistente que nos brinda Platzilla, que ya vimos.

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Agregar más informes a la carpeta CRM – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Como ven, crear informes en la plataforma Platzilla para los diferentes módulos es una tarea sencilla, fácil de realizar y que nos permitirá ver información de muchas formas o vistas según los filtros que aplicamos.

Vista de la información en el módulo Oportunidades

Aquí vamos a ver la misma información en el módulo oportunidades, a través de la vista extendida de oportunidades.

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Menú Planificación / Oportunidades – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Observen que en esta vista las oportunidades se diferencian con colores, según el valor en el campo “fase de venta”.

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Vista extendida de oportunidades – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Vamos a ordenar este conjunto de registro por fase de venta, haciendo clic en esa columna, para que nos muestre las oportunidades ordenadas.

Podemos ver en este punto las oportunidades registradas en fase de venta negociación, como la vimos en el informe.

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Registros ordenados por fase de venta – Crear informes para apoyar la gestión en una pyme: ¡Te enseño!

Sin duda, la creación de informes es una funcionalidad interesante y muy fácil de utilizar en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.

En resumen:

  • Con esta entrega compartimos una introducción sobre qué son los informes y cómo se crean en la Plataforma de Aplicaciones Platzilla.
  • La flexibilidad que brindan permite crear y compartir información, aplicando filtros para seleccionar grupos de registros.
  • El asistente para crear los informes es fácil de utilizar, lo que permite que en unos pocos minutos podamos tener la información que necesitemos, desplegada en pantalla y con opciones de exportar.
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Gracias a esta funcionalidad de Platzilla, cada uno de los usuarios de La Casita de Mía crea sus propios informes, que puede compartir con sus compañeros.

Es decir, cada uno puede diseñar informes según la necesidad que tenga de buscar, seleccionar y organizar la información, a través del asistente de informes.

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Administración de proyectos para una gestión fácil

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