Áreas claves en empresas consultoras. Caso: Geosama

. Dic 4, 2017.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua en las empresas! En esta oportunidad te hablaré de las áreas funcionales claves en empresas consultoras. Se trata de la continuación del artículo sobre la consultora Geosama:

Geosama fue fundada hace algunos años por 4 profesionales con experiencia en el campo de la geología. Después de adquirir conocimientos y habilidades durante más de 10 años, en sus áreas de especialización, los 4 amigos decidieron crear una empresa consultora, en el campo de la geología aplicada.

En este artículo continuaremos revisando las áreas funcionales que desarrolló Geosama, estando en la etapa de funcionamiento estable.

Áreas claves en funcionamiento estable para empresas consultoras

En diversas historias que hemos comentado en varios artículos, hicimos hincapié en que las áreas funcionales que forman parte de una organización, se van conformando y desarrollando de manera progresiva con su paso por las etapas. Unas se desarrollan más que otras.

Esto es, unas áreas crecen y elevan la madurez más que otras, según sea el tipo de empresa y las competencias del empresario.

Por otra parte, hay una distinción que para nosotros, en Gestionar Fácil, es muy importante, referida a gestionar y administrar.

En el artículo sobre mejora continua en las empresas (etapas y áreas funcionales), decíamos que gestionar y administrar se pueden entender de la siguiente manera:

  • Gestionar es tomar decisiones. Por ejemplo, en el caso de Geosama, se deben seleccionar empresas (para subcontratos) que hagan parte del trabajo de campo. Esto es un proceso de toma de decisiones. Para esto, la empresa aplica un proceso formal, con el cual deja documentada cada experiencia.
  • Administrar es hacer las tareas. Por ejemplo, registrar las facturas en la contabilidad, hacer la declaración del impuesto o pagar a los proveedores. Son tareas que hay que cumplir para que la empresa funcione. En Geosama, estas tareas fueron delegadas en la administradora contratada.

Áreas en la etapa funcionamiento estable

La ejecución de algunas áreas funcionales, comunes en toda empresa, se basa más en administrar que en gestionar.

Por ejemplo, para Geosama, la administración es una actividad relativamente sencilla. En las empresas consultoras, parte de las áreas funcionales implican un volumen bajo de “transacciones”. Esto es evidente en el caso de las áreas de finanzas, normativa ambiental y talento humano, por ejemplo.

Otras áreas demandan tomar decisiones, como el área de gestión de la información, descrita en el artículo anterior sobre Geosama.

En dicho artículo comentamos sobre las siguientes áreas:

  • Dirección estratégica
  • Liderazgo y toma de decisiones
  • Gestión de la información

También señalamos que áreas funcionales como producción y operaciones no se desarrollan, al menos en buena parte de las subáreas que la componen. Esto es debido a que las empresas consultoras no transforman materia prima en bienes.

Por ejemplo, en las empresas consultoras no se requieren actividades como: planificar compras de materia prima para la producción del bien o servicio; disponer de un número grande de proveedores; inspeccionar insumos; sistematizar inventarios, etc.

En este caso, la producción de la empresa se centra en un servicio especializado, basado en la entrega de estudios técnicos. Lo que se produce forma parte de proyectos, de mayor alcance, como la construcción de una carretera, una represa o un conjunto residencial.

El producto de las consultoras empresariales son informes (estudios técnicos)

El producto de las empresas consultoras es casi siempre, informes o estudios técnicos

Una subárea en este sentido puede ser la subcontratación, tal como está previsto en Geosama. Sobre todo, para el caso de trabajos de campo, que pueden ser desarrollados por técnicos en geología aplicada. Son actividades que se pueden delegar.

Otras áreas desarrolladas por empresas consultoras como Geosama, estando en funcionamiento estable u óptimo, son: estructura organizacional, mercadeo, análisis del entorno y gestión de la innovación y tecnológica.

Un nota sobre el área de finanzas

Como ya señalamos, el área de finanzas se ejecuta de manera óptima sin demandar un esfuerzo importante. Las empresas consultoras tienen poca facturación y transacciones contables. Tampoco realizan pagos como lo hace una fábrica o una empresa en el ramo de la construcción civil.

Con el ingreso de la administradora, todos los aspectos del área financiera en Geosama estaban atendidos con la calidad necesaria.

Sin embargo, un aspecto que requería mucho control, era el registro de la ejecución administrativa y financiera de cada proyecto. Esto era necesario para poder generar indicadores que permitieran conocer la rentabilidad del mismo, los costos asociados, el flujo de caja, entre otros aspectos.

Cada proyecto tenía su propio control financiero. Típico en empresas consultoras.

Cada proyecto tenía su propio control financiero. Típico en empresas consultoras

Los socios sabían que disponer de información confiable al respecto cumplía, además, un segundo propósito: mejorar la presentación de ofertas en proyectos similares.

Es decir, la disponibilidad de esta información daba más capacidad a la empresa para competir y ganar la adjudicación de nuevos proyectos en geología aplicada.

Estructura organizacional

Con la experiencia ganada, el equipo de trabajo había desarrollado una organización que le permitía coordinar la atención de proyectos y prestar el servicio de estudios en geología aplicada.

Recordemos que la dinámica era la siguiente:

  • Todos los socios buscaban proyectos de consultoría en las ramas de la competencia del equipo.
  • Cuando un potencial cliente demandaba el servicio, dos socios lo atendían, hasta cerrar el contrato.
  • Si el contrato no se firmaba, los responsables hacían una breve memoria del caso para registrar “lecciones aprendidas”.
  • Cuando se firmaba un contrato, el equipo completo trabajaba en su planificación. Se elegía a uno de los socios para ser el jefe de proyecto.

El jefe de proyecto es quien representa a Geosama ante el cliente. Es decir, un solo socio “habla” con el cliente. Trata temas legales de contratación, de pagos; atiende las no conformidades que surjan, discute cambios de alcance del proyecto, entre otras tareas.

También, presenta el avance del proyecto y novedades, en las reuniones semanales. Al finalizar, hace el cierre definitivo del proyecto.

El jefe de proyecto cumple un rol clave. Atiende al cliente en todo lo que sea necesario

El jefe de proyecto cumple un rol clave. Atiende al cliente en todo lo que sea necesario

Como ya sabemos, es típico en empresas consultoras, subcontratar actividades o tareas de campo. En tal sentido, el equipo decidió asignar esta responsabilidad a Samuel.

Cuando un proyecto requiera subcontratar tareas técnicas, se gestionaría a través de él.

Después de un tiempo en funcionamiento estable, Geosama contaba con una organización del trabajo que involucraba: la administración, la gestión de proyectos y las subcontrataciones.

Por otra parte, el “poder de decisión” estaba suficientemente claro y las decisiones se tomaban de manera oportuna y por consenso (imperaba un estilo de liderazgo democrático y colaborador). Las decisiones quedaban documentadas en un repositorio a la vista de los socios.

Estructura básica de Geosama

Estructura básica de Geosama

Análisis del entorno

En las empresas consultoras hay diversos factores del entorno que deben ser objeto de atención, por constituir fuentes tanto de oportunidades como de amenazas.

El equipo de Geosama ha dispuesto atender factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales.

Uno de los aspectos de mayor interés en cuanto al entorno, está relacionado con la competencia. En este sentido, Antonio dedicaba tiempo a conocer detalles de la tecnología utilizada por empresas consultoras similares. De manera especial, en los casos en que no lograban ser favorecidos en un proyecto, en que competían con sus pares.

Herramienta de gestión

La experiencia de Antonio y de Adriana, en particular, los llevó a considerar la opción de incorporar una herramienta de gestión. En concreto, una aplicación automatizada para llevar un control fácil y ágil de los proyectos.

Conocían un software CRM que les ofrecía versatilidad, dándole opción a modificaciones según sus necesidades.

Por ejemplo: el CRM tenía un módulo de proyectos, que se vinculaba con los clientes. Esto permitía controlar los proyectos de cada cliente, conocer detalles y el estado de los mismos.

el CRM tenía un módulo de proyectos, que se vinculaba con los clientes

El CRM cuenta con un módulo de proyectos, que se vincula con los clientes

Así que una vez contratado el servicio del CRM, el primer paso que Antonio y Adriana dieron fue cargar la lista de los 115 posibles clientes que habían depurado, registrados en una hoja de cálculo.

Un grupo ya era clientes, otros fueron definidos como prospectos. Para cada uno detallaron los servicios que puede demandar. De esta manera, quedaron clasificados por áreas de desarrollo (hidrogeología, geotecnia, prospección minera, cartografía).

Registro de clientes en el CRM

Registro de clientes en el CRM Platzilla.

Con toda la información ya disponible, iniciaron acciones para acercarse a los prospectos y estar “presentes” cuando requirieran estudios en algunas de las áreas de geología aplicada.

Para ello, utilizaron la opción de enviar correos electrónicos a sus prospectos, con detalles de sus servicios y ejemplo de proyectos ejecutados.

Capacitación en el CRM

Con el fin de que todos dominaran la herramienta, Adriana contactó al equipo de soporte del CRM, para que le habilitara un módulo de formación. Allí incorporaron vídeos tutoriales de cómo manejar el CRM, para que sus compañeros aprendieran a utilizarlo.

Todos aprendieron a realizar tareas como ingresar actividades en el calendario, registrar prospectos, generar facturas, entre otras funcionalidades.

Con el uso del CRM, decidieron clasificar a los clientes  y potenciales clientes en tres tipos:

  • Prospectos (son los que nunca han contratado los servicios de Geosama)
  • Clientes puntuales (son los prospectos que han contratado 1 o 2 proyectos).
  • Clientes frecuentes (son los que han contratado 3 o más proyectos, entablando una relación más perdurable).

Esta clasificación permitía diferenciar el tipo de información compartida vía correo electrónico.

Mercadeo con el CRM

A partir de la campaña formal vía correo electrónico, apoyada en el CRM, Geosama recibió solicitudes de información detallada sobre sus servicios. Para responder a esto, la empresa disponía de material de alta calidad y de una página web informativa.

De los prospectos que tenían registrados en el CRM, 16 se interesaron en los servicios. De estas empresas, 3 contrataron de inmediato, estudios de suelo y la elaboración de la cartografía de una zona, en las afueras de la ciudad.

La experiencia permitió a los socios darse cuenta de que realizando campañas por este medio, podían incrementar las contrataciones.

Además, esperaban aumentar los proyectos porque tenían previsto realizar una campaña con descuentos especiales, dirigida a empresas del tipo cliente frecuente, para asegurar una mayor participación con ellos.

Informes del CRM

El CRM generaba informes interesantes

Después del desarrollo progresivo de estas campañas, Geosama logró tener 8 clientes fijos o frecuentes, y más de 12 clientes puntuales.

La calidad del trabajo realizado a lo largo de esos 2 años, además, abrió la oportunidad de ser contratados por una empresa extranjera que ejecutaba obras en el país.

Se trataba de unos de los proyectos más grandes en que habían participado, que implicó varias subcontrataciones.

La contratación estaba referida a conocer de qué manera se afectaba la estabilidad de los taludes de la zona de Tapipa, para la construcción de una carretera. Y de qué forma podían mitigar la inestabilidad de taludes, que abarcaba un 40% del total de la zona donde se construiría la carretera.

Proyectos en la zona de Tapipa

Proyectos en la zona de Tapipa

Con este proyecto, Geosama consolidó su lema: ”la experiencia y los medios tecnológicos hacen que la calidad de los trabajos sea nuestro principal activo”. La gestión del proyecto la realizaron con otros módulos del CRM, que les permitió realizar un seguimiento fácil.

Geosama en funcionamiento estable

Las áreas funcionales con más desarrollo y madurez en Geosama, son las siguientes:

  • Dirección estratégica
  • Liderazgo y toma de decisiones
  • Gestión de la información
  • Estructura organizacional
  • Análisis del entorno
  • Mercadeo y ventas
  • Gestión de proyectos (como parte de producción y operaciones)
  • Finanzas

En otra medida, también la administradora y María Eugenia, han ido desarrollando parte del área de talento humano. De manera particular el aspecto de la formación.

Esto es lógico, porque una empresa consultora debe capacitar de manera permanente a todo su personal, atendiendo no solo aspectos técnicos, sino también de formación personal.

Nuevas ideas de servicios

A contar con el CRM, los 4 socios pudieron tener mejor visibilidad de la información para cada proyecto. También, mejoraron la comunicación con los clientes lo que permitió descubrir otras necesidades, que fueron abordadas como nuevos servicios.

Concluyeron que el CRM les ayudaba a generar ideas para diseñar nuevos servicios. Para innovar.

¿Qué necesita Geosama para pasar a funcionamiento óptimo?

La incorporación de un CRM coloca a la empresa Geosama muy cerca del funcionamiento óptimo.

Los 4 socios, al conocer cada día más la herramienta disponible, y por la experiencia que tenían de su práctica profesional, planearon diseñar una serie de indicadores. En particular, indicadores para obtener información del proceso y de la ejecución de los proyectos. También, la administradora quería incorporar a su trabajo de análisis, algunos indicadores para la empresa.

Después de más de 24 meses de operaciones, Geosama estaba muy cerca del funcionamiento óptimo.

En funcionamiento óptimo las empresas utilizan herramientas de gestión

En funcionamiento óptimo las empresas utilizan herramientas de gestión

Para completar la interesante historia de Geosama, en un próximo artículo comentaremos sobre los indicadores diseñados y utilizados por el equipo para obtener información de los proyectos y de la empresa.

Veremos cómo los utilizan para tomar decisiones y mejorar las condiciones de contratación, sin dejar de ser competitivos.

También comentaremos sobre la apertura de dos nuevas oficinas, gracias a la contratación de empresas transnacionales, que ejecutan grandes obras civiles en el país.

¡Hasta pronto!

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