Sistemas de información de gestión: más allá del juego

Gestionar es fácil si sabes cómo hacerlo y dispones de sistemas de información de gestión. No es un misterio que hayan muchos gestores de éxito que vayan a donde vayan, siempre triunfan. ¿Por qué será?

Lo mismo ocurre con los emprendedores, hay muchos que han conseguido dar con la técnica para emprender prácticamente cualquier cosa con éxito.

Emprender es un juego:

En gestionar, la intuición pasa a un segundo plano y la información es quien nos ayuda. El flujo de la información, desde quien lo registra dentro de un proceso, hasta los indicadores es la herramienta del gestor de información eficaz.

Pasando a la acción con sistemas de gestión de información

Ya que no deseo hacer el ejercicio muy técnico voy a poner el ejemplo del uso de sistemas de información de gestión en el ámbito comercial para gestionar ventas.

Softwares tales como Platzilla u otro CRM te facilita hacer cosas tales como:

10 ventajas del CRM para gestionar clientes
10 ventajas del CRM para gestionar clientes

1. Mejorar el flujo de ventas

Estas aplicaciones permiten identificar prospectos y saber cuándo contactarlos. Al contar con la información necesaria, los equipos de marketing y ventas pueden agilizar los procesos y optimizarlos de acuerdo a cada cliente, gracias a estos sistemas de información de gestión.

2. Información de gestión centralizada al alcance de todos

La información concentrada en la Nube permite que cualquier persona dentro de la empresa pueda acceder a la información almacenada en el sistema CRM-ERP desde cualquier lugar.

Gestionar clientes de manera efectiva implica poder ver la información en el momento adecuado. Además, cualquier cambio que se haga estará inmediatamente a disposición de todo el equipo.

3. Ahorro de tiempo al calcular las métricas

Cualquier empresa, sea una startup o no, necesita medir los resultados de sus estrategias de marketing. Cuando es un negocio pequeño quizá dé resultado hacerlo con un programa como Excel, pero con un sistema de información de gestión como Platzilla lo puedes hacer de manera automática.

Este tipo de sistemas puede hacer reportes en cualquier etapa del proceso. Así que ya no tienes que dedicar tanto tiempo al cálculo de las métricas de la empresa, sino que se lo puedes dejar a este sistema automatizado.

4. Información detallada sobre cada cliente

A través de un sistema de este tipo se almacenan los datos de cada persona que haya estado interesada en el producto o servicio de tu empresa. Puedes confiar en la memoria, pero cuando son muchos compradores los que debes recordar, seguro olvidarás alguno de ellos.

Al gestionar clientes, quieres tener a la mano las fechas de contacto, forma de ingreso al sistema, actividades después de la compra, el estatus, direcciones de contacto, relación con la competencia, entre otros.

5. Personal preparado para atender a los clientes

Es necesario que todo el equipo sepa manejar la aplicación. Hay que integrar cada departamento al sistema de información de gestión, de tal manera que puedan acceder para conocer oportuna y rápidamente las necesidades de los clientes y brindar soluciones efectivas.

6. Conocer el estatus de cada cliente

Una parte importante de la tarea al gestionar clientes es saber en qué etapa del proceso de venta se encuentra, así atiendes a tiempo a los prospectos o clientes que están dispuestos a comprar o trabajar con ellos de acuerdo a la fase que corresponda.

De esta manera, también aplicas la estrategia de ventas que más convenga según sea el caso. Para que el estatus del cliente aparezca reflejado en el sistema hay que actualizarlo después de cada contacto.

7. Capacidad de adelantarse a los problemas de los prospectos y clientes

Cuando cuentas con la información actualizada de cada posible cliente y se le hace el seguimiento correspondiente a los compradores, también puedes prever las necesidades e inconvenientes que tendrán, así que puedes plantearte soluciones incluso antes de que llegue un reclamo.

8. Almacenamiento seguro de los datos

Otro beneficio de gestionar clientes a través de un CRM o un sistema de información de gestión es la seguridad que brinda a la hora de administrar los datos. Cuando almacenas información en una computadora, por ejemplo, si esta se daña puedes perder todo. Con un CRM esto no sucede, pues además de poder crear respaldos, los datos estarán siempre en el servidor.

9. Mejor organización de la información

Tener todos los datos en un mismo lugar te hará más manejable la labor de gestionar clientes. Puedes acceder a ellos en cualquier momento, clasificar los contactos y añadir etiquetas a cada uno de ellos.

10. Optimizar los tiempos de ventas

Con información en tiempo real evitas repetir tareas, perder tiempo buscando o enviando correos, de manera que te puedes centrar en las ventas.

¿Por qué no improvisar o jugar con la información?

Se puede establecer un cierto paralelismo entre el gestor poco diligente que no usa sistemas de información de gestión y la bolsa y los casinos.

Los juegos se pueden comparar con las acciones de las empresas, y las cuotas de ganancias con las posibilidades de que esas acciones suban o disminuyan su valor. Los gestores que no usan sistemas de información de gestión, en el fondo están «apostando», tal y como se hace en la bolsa.

Me atrevo a crear estos paralelismos tras haber mostrado una lista de características en el ámbito comercial para ilustrar que gestionar no es un juego al contrario que la bolsa y los juegos de azar

En gestión, las decisiones han de estar soportadas por información. Sin embargo en bolsa y juego, ambas actividades tienen cierta cuota de azar para lograr el éxito. Estas acciones pueden ser azar 100%, especulación u otro tipo de acción no fundada en hechos ilustrados en tu sistema de información de gestión.

Cuando tienes todo estructurado, las decisiones vienen por sí mismas. El gestor sólo ha de ejecutarlas

Tenemos que huir de la emoción, la adrenalina e incertidumbre como posibles emociones que se encuentran en cualquiera de las actividades donde «se apuesta». En gestión no se apuesta, en gestión se ejecuta acorde con un plan estratégico.

Bolsa, Juego y Gestión

Sin embargo, cuando se analiza de forma más profunda y detalla, se encuentran diferencias sustanciales entre estas 3 actividades.

La bolsa es operada por gente profesional, que estudió por años para capacitarse de manera efectiva para trabajar en el mundo de las inversiones. Aquellas personas saben analizar y estudiar los mercados, junto con las posibilidades de ganancias que hay, entre otros aspectos, que hacen que el efecto del azar se reduzca lo máximo posible. 

Por su parte, el juego no es una profesión, sino más bien un entretenimiento. Si bien existe una forma de mejorar las posibilidades, con conocimientos de matemáticas o estrategias, a la larga sigue siendo el azar el elemento fundamental que controla el resultado.

sistemas de gestión de información

En la gestión, siempre que se haga correctamente y se usen sistemas de gestión de información, las decisiones se toman con más facilidad. No es necesario estar muy formado como en el caso de los operadores de valores, ni disponer de su información.

Sin embargo, tampoco es un juego de azar, luego no nos vayamos al otro extremo. Como ves esta comparativa es algo extremista, pero espero que este artículo te ayude a encontrar las diferencias entre hacer las cosas bien o hacerlas improvisadamente.

Ahora bien, puedes tener estas preguntas:

¿Cuándo he de implantar sistemas de gestión de información para gestionar?

La respuesta es que puede ser en casi cualquier etapa de la empresa, pero de manera natural llegará en la etapa número 3 como explicamos en el siguiente vídeo:

Muchas gracias por leernos y cualquier duda, por favor ¡haznos algún comentario!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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