Sistemas de información de gestión: más allá que emprender

Emprender y Gestionar es fácil si sabes cómo hacerlo y dispones de sistemas de información de gestión. No es un misterio que hayan muchos gestores de éxito que vayan a donde vayan, siempre triunfan. ¿Por qué será?

Lo mismo ocurre con los emprendedores, hay muchos que han conseguido dar con la técnica para emprender prácticamente cualquier cosa con éxito. Se trata de aplicar la fórmula correcta una y otra vez.

Emprender es un juego, fíjate:

Vamos a desengranar los 3 componentes de emprender y los 10 de gestionar.

En gestionar, la intuición pasa a un segundo plano y la información es quién nos ayuda. El flujo de la información, desde quien lo registra dentro de un proceso, hasta los indicadores es la herramienta del gestor de información eficaz.

Componentes para emprender

Son 3 los componentes para emprender: Equipo, recursos y capital

El equipo marca la diferencia a la hora de llevar a cabo una idea, sea de cualquier tipo.

Los recursos normalmente técnicos, dotan al equipo de herramientas para llevar a cabo su emprendimiento.

El capital facilita disponer de un equipo para poder llevar a cabo una idea.

Ningún componente es más importante que el otro. Veamos un ejemplo de una industria donde no siempre es necesaria una alta inversión:

Ejemplo del sector consolidado del entretenimiento

Tanto en el mundo offline como en el mundo online, el sector de entretenimiento está muy consolidado.

Eso no quiere decir que sea una cuestión de disponer de capital y aplicar reglas estándar para salir adelante.

Por ejemplo, si hablamos de tómbola online a pesar de ser un juego conocido, la aplicación de sensaciones en el juego requiere de las personas adecuadas que conozcan dicha técnica o formar al equipo en las técnicas de captación y engaging necesarias.

Lo mismo ocurre si hablamos de eventos online. En este caso, se puede tener el equipo y los conocimientos pero sin el capital para hacer acciones intensivas de captación es muy difícil tener una ventaja competitiva.

En el caso de entretenimiento en circos, el circo del Sol es un claro ejemplo de capacidad de buscar fórmulas de entretenimiento aplicando técnicas diferentes que convierten a este formato en un éxito rotundo. Podríamos decir que a efectos de inversión y mantenimiento, las necesidades de capital son muy inferiores ya que no trabajan con animales.

Pasando a la acción con sistemas de gestión de información

En el caso de la gestión, es muy diferente su alcance. Partiendo de la base que tenemos los 3 recursos anteriormente mencionados de emprendimiento, tratamos de llevar la empresa con ciertas acciones.

Podemos tener dicho conocimiento técnico o podemos apoyarnos en sistemas de gestión como guía de gestión.

Ya que no deseo hacer el ejercicio muy técnico voy a poner el ejemplo del uso de sistemas de información de gestión en el ámbito comercial para gestionar ventas.

Softwares tales como Platzilla u otro CRM te facilita hacer cosas tales como:

Ventajas del CRM para gestionar clientes

1. Mejorar el flujo de ventas

Estas aplicaciones permiten identificar prospectos y saber cuándo contactarlos. Al contar con la información necesaria, los equipos de marketing y ventas pueden agilizar los procesos y optimizarlos de acuerdo a cada cliente, gracias a estos sistemas de información de gestión.

2. Información de gestión centralizada al alcance de todos

La información concentrada en la Nube permite que cualquier persona dentro de la empresa pueda acceder a la información almacenada en el sistema CRM-ERP desde cualquier lugar.

Gestionar clientes de manera efectiva implica poder ver la información en el momento adecuado. Además, cualquier cambio que se haga estará inmediatamente a disposición de todo el equipo.

3. Ahorro de tiempo al calcular las métricas

Cualquier empresa, sea una startup o no, necesita medir los resultados de sus estrategias de marketing. Cuando es un negocio pequeño quizá dé resultado hacerlo con un programa como Excel, pero con un sistema de información de gestión como Platzilla lo puedes hacer de manera automática.

Este tipo de sistemas puede hacer reportes en cualquier etapa del proceso. Así que ya no tienes que dedicar tanto tiempo al cálculo de las métricas de la empresa, sino que se lo puedes dejar a este sistema automatizado.

4. Información detallada sobre cada cliente

A través de un sistema de este tipo se almacenan los datos de cada persona que haya estado interesada en el producto o servicio de tu empresa. Puedes confiar en la memoria, pero cuando son muchos compradores los que debes recordar, seguro olvidarás alguno de ellos.

Al gestionar clientes, quieres tener a la mano las fechas de contacto, forma de ingreso al sistema, actividades después de la compra, el estatus, direcciones de contacto, relación con la competencia, entre otros.

5. Personal preparado para atender a los clientes

Es necesario que todo el equipo sepa manejar la aplicación. Hay que integrar cada departamento al sistema de información de gestión, de tal manera que puedan acceder para conocer oportuna y rápidamente las necesidades de los clientes y brindar soluciones efectivas.

6. Conocer el estatus de cada cliente

Una parte importante de la tarea al gestionar clientes es saber en qué etapa del proceso de venta se encuentra, así atiendes a tiempo a los prospectos o clientes que están dispuestos a comprar o trabajar con ellos de acuerdo a la fase que corresponda.

De esta manera, también aplicas la estrategia de ventas que más convenga según sea el caso. Para que el estatus del cliente aparezca reflejado en el sistema hay que actualizarlo después de cada contacto.

7. Capacidad de adelantarse a los problemas de los prospectos y clientes

Cuando cuentas con la información actualizada de cada posible cliente y se le hace el seguimiento correspondiente a los compradores, también puedes prever las necesidades e inconvenientes que tendrán, así que puedes plantearte soluciones incluso antes de que llegue un reclamo.

8. Almacenamiento seguro de los datos

Otro beneficio de gestionar clientes a través de un CRM o un sistema de información de gestión es la seguridad que brinda a la hora de administrar los datos. Cuando almacenas información en una computadora, por ejemplo, si esta se daña puedes perder todo. Con un CRM esto no sucede, pues además de poder crear respaldos, los datos estarán siempre en el servidor.

9. Mejor organización de la información

Tener todos los datos en un mismo lugar te hará más manejable la labor de gestionar clientes. Puedes acceder a ellos en cualquier momento, clasificar los contactos y añadir etiquetas a cada uno de ellos.

10. Optimizar los tiempos de ventas

Con información en tiempo real evitas repetir tareas, perder tiempo buscando o enviando correos, de manera que te puedes centrar en las ventas.

Conclusiones

Para emprender es necesario un orden de elementos unido a una estrategia, conocimiento del mercado y un plan de acción.

En el caso de gestionar, la labor principal es la toma de decisiones del día a día para lo cual debemos apoyarnos en sistemas de información de gestión.

Es importante, diferenciar ambos verbos “emprender” y “gestionar” ya que tanto muchos emprendedores pueden sentirse abrumados por el hecho de tener que aprender a gestionar. Siendo así, la gestión puede derivar en una toma de decisiones sin criterio que pueda poner en riesgo el emprendimento.

A su vez, los gestores puede que no comprendan el equilibrio de emprender y priorizar las acciones para sacar un producto al mercado lo antes posible.

Este artículo ha ilustrado las diferencias de ambas maneras de funcionar.

Muchas gracias por tu atención y hasta el siguiente artículo.

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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